HåndOffice Medlemsimport
Indledning... 2 Excel fil... 2 Medlemsimport... 3 Indledning Denne vejledning gennemgår Medlemsimporten i HåndOffice. Medlemsimporten har til formål, at oprette alle spillere samt træner og holdledere via en Excel fil. Der er eksempel på hvorledes Excel filen skal udfyldes i nedenstående samt beskrivelse af hvorledes selve importen sættes i gang. Excel fil Import filen bliver lettest at overskue, hvis den har følgende udseende: Følg vejledningen til tilretning af importfiler inden importen, da der er tips i denne vedrørende frasortering af dubletter og meget andet. Vær meget opmærksom på, at navn skal deles i minimum Fornavn og Efternavn samt at Adresser skal opdeles i Vej og Nummer som minimum. Postnummer skal med men ikke Postdistrikt. I kolonnen Køn skal der stå 1 for mænd/drenge og 2 for kvinder/piger. Fødselsdato og Indmeldelsesdato skal angives med dd-mm-åååå. Hvis man importerer trænere og holdledere, så skal der E-mail adresse med på personerne samt et af hvervene (Træner, Holdleder). Årsagen er, at trænere og holdledere skal have adgang til HåndOffice og der sendes automatisk en mail med Brugernavn og Password til disse foreningskontakter, når man efterfølgende opretter dem som brugere. Sådanne brugere får ikke samme rettigheder i HåndOffice, som f.eks. en person med et Postadresse hverv men skal kunne f.eks. oprette spillertrupper og sætte elektroniske holdkort. Side 2 af 7
En ide kunne være, at importere medlemmer/spillere i en fil og efterfølgende alle personer, der ikke er medlemmer af foreningen men trænere eller holdledere i en anden fil. Medlemsimport Klik på Personer/Spiller.Medlemsimport åbner menuen til valg af import fil. Klik på Vælg fil og find den Excel fil hvori data er gemt. Når filen er valgt, så kikkes på Næste trin knappen. Dette åbner en menu, hvori man matcher sine kolonner med de felter DHF har i databasen. Felter, der er markeret med en *, er obligatoriske felter og skal være udfyldt i import filen for at importen kan fungere uden problemer. Hvis Excel filen har samme kolonne overskifter som database felterne har, så vælges de korrekte kolonner automatisk fra filen og der kan trykke på knappen Vis medlemmer til import. Side 3 af 7
Hvis der i et af dropdown boksene står Ikke valgt, så skal man klikke på den lille trekant og vælge den kolonne i Excel filen, som svarer til database feltet. I dette eksempel står der Gadenavn i Excel filen men der forventes Vej. Klik på trekanten og vælg Gadenavn for at knytte det felt med Vej. Side 4 af 7
Hvis man mangler en tilknytning mellem Excel data og et obligatorisk felt, så kommer der en besked, når man klikker på Vis medlemmer til import. Ret og klik igen på Vis medlemmer til import. Dette åbner oversigts menu, hvor der er mulighed for at til- eller fra-vælge om personer skal oprettes som medlemmer/spiller eller ej. Der er automatisk sat hak i venstre side ud for alle personer, der kommer fra Excel filen og en person med Ѵ vil blive forsøgt importeret som et medlem/spiller. En person uden Ѵ vil blive importeret kun som person. Importerer man medlemmer/spillere i en fil og trænere samt holdledere i en anden, så skal alle personer i den første fil være markeret med Ѵ medens få eller ingen i den anden fil skal. Side 5 af 7
Det er muligt, at fra- eller til-vælge alle ved at klikke i øverste boks til venstre. Ønsker man at fravælge kun en så fjerne man Ѵ ud for den person. I dette eksempel er alle personer medlem af foreningen og bliver oprettet som spillere. Man kan hive op/ned eller højre/venstre for at se alt data, inden der klikkes på knappen Importer. Efter klik på Importer knappen kommer der besked om, at data er lagt i kø til import. Selve importen sker om natten for ikke, at belaste serveren i dagtimerne. Der sker nemlig dette, at databasen bliver gennemsøgt for at finde ud af om de personer man gerne vil have importeret eksisterer i forvejen i databasen. I dagtimerne arbejder alle ansatte i databasen via administrationssystemet Hånd@, dommere og foreninger benytter databasen via HåndOffice og alle visninger på Side 6 af 7
HåndboldInfo trækkes ligeledes derfra og derfor har vi efter råd fra vores udviklere valgt denne model. Der kommer dagen efter en mail til dig som bruger med besked om hvorledes importen er gået. Spillerimport status hvor alt er gået godt Til Brugernavn Denne mail er sendt automatisk, da der er blevet importeret spillere til jeres forening. Status på importen er følgende: Der er blevet importeret 5 spiller. OBS der står altid spiller Med venlig hilsen kreds/forbund/region Side 7 af 7