VERSION 5.1/5.2 INTRODUKTIONSKORT TIL WINDOWS 16-BIT TM
GROUPWISE 5.2 INTRODUKTIONSKORT GroupWise er software, som kan opfylde dine krav til udveksling af beskeder, planlægning og kalenderbrug. Her følger en kort oversigt over, hvordan du kan bruge GroupWise. Sende beskeder og planlægge aftaler Med muligheden for at sende beskeder i GroupWise, undgår du besværet med at skrive et memo, kopiere det, distribuere det, og derefter spekulere på, om modtagerne nogensinde fik memoet. Med GroupWise kan du hurtigt sende en besked til flere personer og registrere hvem der åbner beskeden, sletter den, osv. Med planlægningsfunktionen kan du nemt finde ud af, hvornår de ønskede personer, konferencerummet samt evt. andre ressourcer, du har brug for, er ledige. Bruge din personlige kalender Med GroupWise kan du organisere din planlægning ved at registrere dine aftaler, opgaver og memoer fra dag til dag. Med de forskellige layout, der er tilgængelige i kalenderen, kan du se en dag, en uge, et år ad gangen eller kun opgaver, kun aftaler osv. Du kan også planlægge og ændre tidspunkter for aftaler i kalenderen. Finde og sortere addresser Når du sender en besked til mere end én person, vil du måske gerne undgå at skrive alle navnene i feltet Til. Ved hjælp af adressebogen kan du nemt vælge flere modtagere af en besked. Du kan sortere oplysningerne i adressebogen på flere forskellige måder. Du kan slippe for at søge i hele adressebogen, hvis du opretter personlige adresser. Hente statusoplysninger I stedet for at spekulere over om en modtager har modtaget eller åbnet en postbesked fra dig, kan du se status for udgående beskeder ved hjælp af oplysninger. I vinduet med oplysninger kan du se, hvilken dato og tidspunkt modtagerne modtager, åbner, accepterer eller sletter din besked. For indgående beskeder kan du i vinduet med oplysninger se navnene på andre modtagere. Andre funktioner Med GroupWise kan du arbejde hurtigere og mere effektivt. Ved hjælp af Hylde kan du hurtigt åbne en filtreret Ind-bakke eller Ud-bakke, et postlayout, du ofte bruger, et program, du ofte starter osv. Ikoner, du placerer på hylden, fungerer som genveje, der er tilgængelige, når GroupWise er åben. Via GroupWise Notifikation får du besked, når du modtager nye indgående beskeder, når en person åbner en besked, du har sendt, eller når du har en aftale. Når GroupWise Notifikation kører, kan du også indstille alarmer, der minder dig om et telefonopkald, du skal foretage, et program, du skal starte osv. Med distributionslisten kan du sende en postbesked eller opgave fra et medlem af en gruppe til det næste, så hver person kan tilføje en kommentar, før den videresendes til den næste person. Du bestemmer, i hvilken rækkefølge medlemmerne modtager beskeden, og hvis du angiver dig selv som den sidste person på distributionslisten, sendes beskeden tilbage til dig.
Sådan fungerer hovedvinduet Hovedvinduet er udgangspunktet for brugere af GroupWise 5. Når du befinder dig i hovedvinduet, kan du åbne Ind-bakken eller Ud-bakken, planlægge aftaler, se i kalenderen osv. se en liste over kuverter, du har sendt. Med hylden kan du nemt åbne de mest anvendte layout, makroer eller programmer. se en liste over kuverter, du har modtaget. se en liste over kuverter, du har slettet. se din planlægning. sende en postbesked. planlægge et møde. tildele en opgave. skrive et memo. sende en telefonbesked. Mapper i Ind-bakke og Ud-bakke Mappen Bruger (vist ved dit navn) angiver din GroupWise-database. Brugermappen indeholder andre mapper og kuverter. Mappen Postkasse i Ind-bakken indeholder alle kuverter, du har modtaget. I Ud-bakken indeholder den alle kuverter, du har sendt. I kalenderen kan du se en liste med alle dine aftaler, memoer og opgaver. Mappen Kabinet er en objektbeholder til alle dine personlige mapper. Værktøjslinien Hvis du vil se en linie med genveje til almindelig opgaver, kan du klikke på Vis > Værktøjslinie i et hvilket som helst layout eller vindue. Du kan ændre alle værktøjslinier til at omfatte de opgaver, du anvender mest, indlæse et program, køre en makro osv. Oplysninger om hovedvinduet Et emne i Hjælp kan beskrive, hvad ikonerne ved siden af Ind-bakken repræsenterer. ikoner>dobbeltklikke på ikoner (Ind-bakke). En instruktør kan lære dig, hvordan du kan filtrere Ind-bakken, Ud-bakken eller papirkurven, så du kan se de kuverter, der opfylder de kriterier, som du definerer. Klik på Hjælp>Instruktør>Kun vise bestemte kuverter>ok. Et emne i Hjælp kan vise, hvordan du kan bruge hylden. Hylde>klikke på Vise emner>vise Emner. I en Hvordan bog, der beskriver hvordan forskellige funktioner udføres, kan du vælge imellem flere forskellige emner om organisering af postkassen. Klik på Hjælp>Hvordan>Arrangere og rydde op i postkassen>arrangere ind- og Udbakken>klikke på et emne. Et emne i Hjælp kan beskrive, hvordan du kan anvende Kalender til at håndtere din planlægning. Kalender>klikke på Vis emner>dobbeltklikke på Kalender.
Sådan bliver du fortrolig med adressebogen Tænk på adressebogen som din telefonbog i GroupWise. Adressebogen gemmer navne, e-mailadresser, telefonnumre osv. Du kan sortere navnene på listen efter fornavn, efternavn eller bruger-id, når du vil foretage en hurtig søgning. Brug Personlige Adresser, hvis du vil se en liste over de interne navne, eksterne adresser samt grupper, du ofte sender kuverter til. Hver post i en personlig adresse kan ændres, når du har behov for at opdatere oplysninger som f.eks et navn, en adresse, et telefonnummer eller navn på organisation. Introduktionsopgaver Sådan sender du en postbesked 1. Klik på Send>Ny post. 2. Skriv ét eller flere brugernavne i feltet Til. 3. Skriv et emne. 4. Skriv en besked. 5. Klik på Send. Sådan læser du en kuvert, du har modtaget 1. Dobbeltklik på Ind-bakken i hovedvinduet. 2. Dobbeltklik på den kuvert, du vil læse. Sådan får du vist kalenderen 1. Klik på Vindue>Kalender. Hvis du vil se et andet kalender-layout, skal du klikke på ruloplisten Kalender i hovedvinduet>klik på et layout. Sådan føjer du kalender-layoutet til værktøjslinien 1. Klik på Vis>Værktøjslinie i hovedvinduet, hvis det er nødvendigt at vise værktøjslinien. 2. Højreklik på værktøjslinien>klik på Redigér. 3. Klik på menuen Vindue på kategorirullelisten Funktion.Finestra. 4. Klik på Kalender i listefeltet Funktioner. 5. Klik på knappen Tilføj>OK. Sådan finder du ledige tidspunkter til et møde 1. Klik på Send>Ny aftale. 2. Skriv brugernavne og ressourcenavne i feltet Til. Hvis du ikke kender de korrekte navne, skal du klikke på Adresse>dobbeltklik på hver enkelt bruger og ressource, du vil planlægge>klik på OK. 3. Angiv den først mulige dag for et møde i feltet Startdato. 4. Angiv mødets længde. 5. Klik på Optaget?>OK. 6. Træk konturboksen indtil du finder en ledig tidsblok (ikke skygget) i den øverste række>klik på OK. 7. Færdiggør aftalen>klik på Send.
Sådan bruger du online Hjælp Hele klientdokumentationen til GroupWise er tilgængelig online. Der findes flere forskellige metoder til at få adgang til online Hjælp, så du kan vælge den, der passer dig bedst. Hvordan deler emnerne i Hjælp ind i almindelig opgaver, sådan at du nemt kan finde det, du søger efter. 1. Klik på Hjælp>Hvordan. Søg viser nøgleord, der kan hjælpe dig med at finde emner, på samme måde som et indeks i en bog. 1. Klik på Hjælp>Søge efter hjælp om. Smarte funktioner, du bør afprøve Funktion Indstilling af alarmer Tilbagetrækning af besked Anvendelse af fuldmagt fra en anden bruger Hentning af statusoplysninger Brug af din personlige kalender this is to make a line wrap. Gennemgang af andre personers aftaler for at finde konflikter, før et møde planlægges Hvor kan du få mere at vide? Klik på Hjælp>Instruktør>dobbeltklikke på Aftale-Sæt alarm. Klik på Hjælp>Hvordan>Rette fejl>tilbagetrække en besked. fuldmagt>klikke på Vis emner >dobbeltklikke på Fuldmagt. Klik på Hjælp>Hvordan>Sende besked>aflevere besked>sørge for, at alle har modtaget min besked. personlig planlægning>klikke på Vis emner>dobbeltklikke på Kalender. Klik på Hjælp>Instruktør>dobbeltklikke på Aftale - Undersøge, om der er konflikter.
Brug af automatiske funktioner GroupWise Enhancement Pack indeholder ekstra funktioner, der fungerer automatisk, f.eks. tilføjelse af en underskrift til en besked, du sender, stavekontrol af beskeder, åbning af et kalenderlayout, hver gang du åbner en aftale, sortering af ensartede beskeder til en beskedtråd, tilføjelse af dit navn til aftaler, du planlægger, genafsendelse af beskeder, der ikke kan afleveres osv. GroupWise Enhancement Pack installeres ikke sammen med GroupWise. Hvis du vil installere Enhancement Pack, skal du køre SETUP.EXE, der er placeret i kataloget UTILS\GEP i installationskataloget Client. Åbning af de samme layout, hver gang du starter GroupWise Hvis du åbner de samme layout, hver gang du starter GroupWise, kan du spare tid ved at placere alle disse layout på hylden i et Start-ikon. Det kan f.eks. være, at du altid gerne vil åbne layoutet, der viser din planlagte dag, samt en filtreret Ind-bakke, når du åbner GroupWise. 1. Åbn to eller flere vilkårlige vinduer eller layout. 2. Arrangér vinduerne på den måde, du vil se dem, når de åbnes. 3. Minimér layoutene, så de vises som ikoner på skrivebordet. 4. Træk et af layoutikonerne til hylden. 5. Træk det andet layoutikon til det eksisterende ikon på hylden. 6. Luk layoutikonerne på skrivebordet. Når du dobbeltklikker på hyldeikonet første gang, vises layoutene som minimerede ikoner. Dobbeltklik på hvert enkelt minimeret ikon, og luk derefter de åbne layout. Når du dobbeltklikker på hylde-ikonet, åbnes begge layout. Dette introduktionskort og yderligere oplysninger om GroupWise kan du finde på hjemmesiden GroupWise Cool Solutions på adressen www.gwmag.com. Hvis du har spørgsmål om din postkasse, skal du kontakte din lokale IS&T-repræsentant. Patentanmeldt Produceret i USA 102-001056-001 A PDF