J.nr.: 00-01-06-6-07 Dato: 21. juni 2007 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Onsdag, den 20. juni 2007 kl. 16.30 Sted: Nymindegab Kro Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil (afbud) Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen Ole Jacobsen (afbud) Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Dagsordenspunkter: 42/07 Orienteringer... 53 43/07 Høringssvar til budget 2008... 53 44/07 Udformning af udbudsvilkår for 1. udbud af buskørsel... 55 45/07 Høring om grundlæggende principper for stoppesteder og rutebilstationer... 56 46/07 Orientering om status på Rejsekortet... 57 47/07 Regnskab 2006 for X bus... 58 48/07 Forslag til Dagsorden for Repræsentantskabsmøde 2007... 58 52
42/07 Orienteringer Dato: 12. juni 2007 Til orientering Orientering foretaget. Alt vedrørende dagsordenen udsendes fremover både elektronisk og i papir. Bilag Læserbrev fra DSB salgsdirektør Bjørn Wahlsten Brev af 5. juni fra formændene for trafikselskaberne i Danmark til KL og Danske Regioner Nyansatte i Sydtrafik Brev af 6. juni 2007 fra Brancheforeningen Dansk Kollektiv Trafik 43/07 Høringssvar til budget 2008 Dato: 11. juni 2007 Høringssvarene tages til efterretning og indarbejdes i endeligt budget 2008. Der skal træffes beslutning om valg af takstmodel. Sydtrafiks bestyrelse vedtog på sit møde den 25. april 2007 at udsende oplæg til budget 2008 og budgetoverslag 2009 2011 til høring hos Region Syddanmark og kommunerne i Sydtrafiks område efter foreslået tidsplan. Høringsfristen er fastsat til 15. juni 2007. 53
På denne baggrund har Sydtrafik med høringsbrev af 30. april 2007 udsendt følgende materiale til Region Syddanmark og kommunerne i området: Budget 2008 med budgetoverslagsårene 2009-2011 Noter for budget 2008 Bemærkninger til budget 2008 og overslagsårene 2009-2011 Notat om finansieringsfordeling Opgørelse af rutefordeling Fordeling af finansieringsbidrag Notat om takster Tidsplan for budget Notat om takster indeholder følgende 3 takstscenarier: Vest 2007 taksterne fastholdes Takster I Øst Takststigninger klippekort og periodekort Syd Takststigninger klippekort og periodekort Samlet merprovenu skønnet til 6,3 mio. kr. Takster II Vest Øst Syd Kontant billetter nedsættes Klippekort og periodekort stiger Klippekort og periodekort stiger Samlet merprovenu skønnes til 5,6 mio. kr. Vest Kontant billetter nedsættes Zone 1 fjernes for klippekort og periodekort Takster III Zone 1 klippe- og periodekort sættes op til Zone 2 pris medens taksterne for efterfølgende zoner nedsættes Øst Klippekort og periodekort stiger Syd Klippekort og periodekort stiger Samlet merprovenu skønnes til 6,8 mio. kr. Resultatet af høringen er således: Bemærkninger Region Syddanmark Der er ikke fremkommet høringssvar pr. 15. juni 2007. Undersøger sagen. Billund kommune Der er ikke fremkommet høringssvar pr 15. juni 2007. Har lovet tilbagemelding den 18. juni 2007. Esbjerg kommune Anbefaler takstforslag I. Trafikselskabet bør udvikle stordriftsfordele og udvise besparelse på administrationsomkostningerne. Fanø kommune Meddelt telefonisk, at der administrativt ikke er bemærkninger til budget 2008 og overslagsårene og at der ikke forventes bemærkninger fra politisk side. Fredericia kommune Har telefonisk meddelt, at Takstforslag III anbefales og at budgetoplægget er taget til efterretning Haderslev kommune Der er ikke fremkommet høringssvar pr. 15. juni 2007. Kolding kommune Anbefaler takstforslag III. Forslag til budget 2008 og overslagsår 2009-2011 tages til efterretning, 54
idet kommunens ønske om besparelse på 3.374.200 kr i det lokale kørselsomfang indarbejdes i budgettet Sønderborg kommune Meddelt at kommunens Teknik- og Miljøudvalg kan behandle sagen den 20. juni 2007. Tønder kommune Det er telefonisk oplyst, at sagen ikke er behandlet.. Varde kommune Der er ikke fremkommet høringssvar pr. 15. juni 2007. Vejen kommune Anbefaler takstforslag II. Trafikselskabet opfordres til at se på stordriftsfordele og effektiviseringsgevinster. Vejen kommune har iværksat en analyse af den kollektive trafik i kommunen med henblik på mulige forbedringer og forventer at afsætte 1 mio. kr til forbedringer i 2008. Vejle kommune Anbefaler takstforslag III. Opfordrer til gennemførelse af analyser til sikring af korrekt indtægtsbudgettering og udgifter til handicapkørsel. Aabenraa kommune Der er ikke fremkommet høringssvar pr. 15. juni 2007. I henhold til Bus/Tog aftalen er takstforslagene til takster for 2008 fremsendt til DSB og Arriva for kommentarer. DSB og Arriva har stillet nogle spørgsmål angående den anvendte gennemsnitlige takststigning på 3,4% og nogle praktiske forhold. I denne forbindelse skal bemærkes, at takststigningen på 3,4 % er den af Kommunernes Landsforening udmeldte prisstigning fra 2007 til 2008, som på tidspunktet for budgettets udarbejdelse var eneste officielle prisstigningsindex. I rapport fra Transport og Energiministeriet (udsendt 4. juni 2007) overvejes en udmelding om et takststigningsniveau på 3%. Der er endnu ikke udstedt bekendtgørelse herom. Takstforslag udleveret på mødet. Høringssvarene tages til efterretning og Kolding Kommunes besparelsesforslag indarbejdes i det endelige budget 2008, idet bestyrelsen beklager de få indkomne høringssvar. Efter drøftelse var der enighed om takstforslag II. 44/07 Udformning af udbudsvilkår for 1. udbud af buskørsel Dato: 4. juni 2007 Udbudsvilkår og kontrakter godkendes, idet de i notaterne anbefalede principper indarbejdes i standardmaterialet. Tildelingskriterier og kvalitetsbestemmelser godkendes. 55
Sekretariatet færdiggør bilagsmaterialet. Udbudsprocessen iværksættes ifølge tidsplan. Efter høring i region og kommuner vedtog Sydtrafiks bestyrelse i sit møde den 30. maj 2007 en række grundlæggende principper for 1. udbud af buskørsel. Med baggrund heri er udarbejdet udbudsbetingelser og kontraktgrundlag. Efter ønske fra en kommune er miljøvenlige busser og sundhedstiltag i arbejdsmiljøet indarbejdet som en del af tildelingskriterierne. Udbudsmaterialet skal herudover indeholde en række tekniske bilag, som udarbejdes af sekretariatet. Udbudsvilkår af kontrakter godkendt. Jørgen Elsted Hansen stemte imod, idet han ønsker et udbud, der tilgodeser den enkelte kommune bl.a. med pakker og kombinationer kun indenfor den enkelte kommune for så vidt angår lokalruterne. Der blev stillet ændringsforslag til vægtningen af tildelingskriteriet: det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor pris og kvalitet vægtes med 75%, henholdsvis 25%. Flertallet stemte for. Morten Kristensen stemte for den oprindelige indstilling med vægtningen 60%, henholdsvis 40%. en om kvalitetsbestemmelser tiltrådt dog således, at der gives bod for ikke udført kørsel i forhold til den pris, der gives pr. køreplantime på ruten. Boden er stigende med først 125% og dernæst 150% af timeprisen. Tavlen viskes ren med udgangen af hvert kalenderår. 45/07 Høring om grundlæggende principper for stoppesteder og rutebilstationer Dato: 8 juni 2007 Stoppestedsudstyr anskaffes og finansieres af Sydtrafik incl. topskilte, afgangstavler o.l. Opsætning og vedligehold (areal) foretages af kommunerne. Læskure anskaffes, opsættes og finansieres af kommunerne. 56
Der udarbejdes fællesdesign, som kommunerne kan benytte (evt. central indkøbsaftale med leverandør). Ventesale uden bemanding etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne. Busstationer med bemanding etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne, med tilskud fra Sydtrafik til kortsalg og chaufførfaciliteter, efter en fast lejemodel. Bemanding af og drift af busstationer afholdes af Sydtrafik. Stadepladser (Vejareal) etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne. Ændringen til de nye principper indarbejdes, når det er muligt at opsige bestående aftaler/kontrakter. Ændringerne indarbejdes løbende i budgetterne og budgetopfølgningerne. De tre hidtidige trafikselskaber har haft forskellige politikker for indkøb, opsætning, drift, vedligehold og finansiering af stoppesteder, læskærme og rutebilstationer. Bestyrelsen for Sydtrafik besluttede derfor på sit møde den 28. marts 2007, dagsordenspunkt 25/07, at sende forslag til grundlæggende principper i høring hos region og kommuner med høringsfrist 8. juni 2007. Høringssvarene fremgår af vedlagte notat. en tiltrådt med den bemærkning, at det tydeliggøres overfor kommunerne, at Sydtrafik er kontraktligt bundet til en medfinansiering af visse rutebilsstationer indtil kontrakterne kan opsiges. 46/07 Orientering om status på Rejsekortet Dato: 6. juni 2007 Orienteringen tages til efterretning Der foretages en orientering om status på arbejdet med Rejsekortet. en tiltrådt. 57
47/07 Regnskab 2006 for X bus Dato: 8. juni 2007 Regnskabet med revisionsberetning tages til efterretning. X bus samarbejdet har udsendt regnskabet for 2006 med tilhørende beretning. Desuden er der fremsendt en revisionsberetning. Regnskabet ender med et 0-regnskab, hvor indtægter og udgifter går lige op. Det har i årets løb været nødvendigt at opkræve 31.485 kr ekstra for at opnå denne balance. Den samlede balancesum er på ca 3,76 mill kr. Aktiverne og passiverne er 0 kr ultimo 2006. Sydbus bidrog i 2006 til X bus samarbejdet med 363.542 kr og VAT med 209.037 kr, begge incl ekstraopkrævningen. Sydtrafik er ved kommunesammenlægningen indtrådt i X bus samarbejdet, som fortsætter med sekretariatet placeret ved Midttrafik. 4 X bus ruter berører Sydtrafiks område: 900X Sønderborg-Vejle 907X Vejle-Skjern 913X Århus-Esbjerg 915X Sønderborg-Esbjerg en tiltrådt. 48/07 Forslag til Dagsorden for Repræsentantskabsmøde 2007 Dato: 5. juni 2007 Dagsordenen godkendes og der fastsættes en dato for Repræsentantskabsmødet. 58
I henhold til 13 i trafikselskabets vedtægt, skal der årligt afholdes mindst ét Repræsentantskabsmøde. Repræsentantskabet holdt sit første møde den 20. december 2006, hvor der blev valgt bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, godkendelse af vedtægt og forretningsorden samt godkendelse af den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering (Budget 2007). I henhold til Lov om Trafikselskaber og trafikselskabets vedtægt, skal Repræsentantskabet godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering, bestyrelsens forslag til ændringer af eller tillæg til vedtægten samt træffe beslutning i sager, som bestyrelsen forelægger. I bestyrelsesmødet den 28. februar 2007, dagsordenpunkt 12/07 drøftede bestyrelsen Repræsentantskabets opgaver. Trafikselskabets vedtægter har været fremsendt til Trafikministeriet til godkendelse. Ministeren (Trafikstyrelsen) har meddelt godkendelse af vedtægten på visse betingelser. To af disse betingelser om Vestbanens indskrivning i vedtægten og valg af suppleanter er tilbageskrevet Styrelsen, med henblik på en endelig afklaring af disse to punkter. Der foreligger p.t. ikke svar fra styrelsen, men det er aftalt, at det tilstræbes, at sagen kan godkendes i repræsentantskabsmødet. Vedtægtsændringen skal endvidere til godkendelse hos Regionen. Fordelingsprincipperne for finansiering fastsættes i bestyrelsens endelige behandling af Budget 2008 f.f. på bestyrelsesmødet i august. Mødedato bør fastsættes efter bestyrelsesmødet i august (29. august ). Forslag mandag den 10. eller den 17. september kl. 14-16. Forslag til dagsorden tiltrådt med tilføjelse af punktet: Sydtrafiks strategiovervejelser. Repræsentantskabsmødet afholdes den 10. september 2007 kl. 14.00. 59