Svar på det åbne brev til borgmester Jørgen Gaarde fra Venstre omkring klimaprojektet i Låsby. 1. at det var en budgetforudsætning, at der var en så konsekvent budgetstyring, at tillægsbevillinger som denne skulle udgås, Alle anlægsprojekter skal styres, således at tillægsbevillinger undgås. På dette projekt burde der, set i forhold til projektets kompleksitet, have været afsat mindst 15% til uforudsete udgifter, svarende til 932.000 kr. Der var afsat 300.000 kr. Det fremgår af notatet til Økonomiudvalget d. 22/2-17 om Skanderborg Kommunes byggestyringsregler, at der skal afsættes op til 15 % til uforudsete udgifter, når der er tale om store komplicerede projekter, som der tilmed ikke er stor erfaring med. Årsagerne til kompleksitet i fondsprojektet er: at skabe synergi med medfinansieringsprojektet og følgeudgiftsprojektet som begge blev etableret parallelt med fondsprojektet. Synergien blev kun delvist blev realiseret, jordbundsforholdene, med blød jordbund som forsinkede arbejdet, vejrlig, som er særligt indgribende i denne projekttype, da arbejdet foregår i jorden, en projekttype, som kommunen ikke havde erfaring med. Fondsprojektet er i anlægsperioden forløbet parallelt med klimatilpasningsprojektet. Fondsprojektet er udbudt som delvist funktionsudbud på motionsredskaberne og tillægspris på jordarbejderne. Det er den udbudsform bygherrerådgiver anbefalede. Omkring årsskiftet 2017 har rådgiveren meget sent i forløbet præsenteret kommunen for en række ekstra uforudsete udgifter og dermed en overskridelse af anlægsbudgettet. 2. at det ikke af sagen fremgår hvorledes aftaler med bygherre (Skanderborg Forsyning) og entreprenørerne om kommunens del af projektet er indgået, så de sikrer risikominimering for kommunen, Skanderborg Kommune er bygherre på alle tre projekter der har kørt parallelt i Låsby: Medfinansieringsprojektet, følgeudgifterne og Fondsprojektet. For klimamedfinansieringsprojektet og følgeudgifterne er der lavet aftale med forsyningsvirksomheden om udførelse og økonomistyring. For fondsprojektet er der indgået aftale med en ekstern rådgiver om total udførelse og økonomistyring. Det, at der har været tale om den samme leverandør af jordarbejde i både fondsprojekt, klimamedfinansieringsprojekt og følgeudgifterne har ikke givet den forventede synergi i den samlede opgaveportefølje og hermed sikret et lavere risikoniveau og i sidste ende budgetoverholdelse. Dette skyldes, at den forventede udførelse af opgaverne i sammenhæng de tre projekter imellem, ikke har kunnet praktiseres. Der har været byggemøder, hvor forsyningens rådgiver og fondsprojektets/kommunens rådgiver begge har deltaget, men med hver deres ansvarsområde. 3. at det ikke af sagen fremgår, om der er fejl og mangler omkring projekteringen af arbejdet, som kan henføres til kommunen,
I projekteringen burde kommunen have taget højde for dræn ned til den nye hal. Der var et dræn, som i første omgang blev vurderet til at være tilstrækkeligt, men senere, af rådgiveren, blev anbefalet skiftet for at undgå oversvømmelse i hallen. Hertil kan det igen nævnes, at det var en fejl kun at afsætte 5% til uforudsete udgifter. Der burde have været afsat 15% til uforudsete udgifter, som også beskrevet under spørgsmål 1. I projekteringen blev projektet skåret ned til et minimum, for at kunne holde det indenfor den afsatte bevilling. Set i bakspejlet, skulle der allerede på dette tidlige tidspunkt have været sendt en sag til Byrådet igen med ansøgning om en større bevilling, eller en stillingtagen til, om projektet overhovedet skulle have været gennemført. I sidstnævnte situation skulle der have været sendt 6,2 mio. kr. tilbage til fondene. 4. at det ikke af sagen fremgår, hvilke nødvendige ekstraarbejder, entreprenørerne allerede har udført, og hvem der har godkendt dem, Nedenfor følger en oversigt over uforudsete udgifter i fondsprojektet. Det fremgår af oversigten om arbejderne er udført. Nedenstående udgiftsposter er godkendt af kommunens rådgiver. Skanderborg Kommune er først blevet bekendt med merudgifterne i december måned 2016. Kommunen har igennem projektforløbet flere gange spurgt ind til projektøkonomien, og har hver gang fået tilbagemelding på at budgettet blev overholdt. Opgørelse over uforudsete udgifter Overskrift Kort beskrivelse Udført Budget regnskab Disponering/ ekstra udgift Merudgifter i projektet Ekstra regulering af terræn Ved væg og hus og stativ (nødvendige arbejder) 64.855 Ekstra arbejder Danjord Nødvendige ekstraarbejder under hele byggeprioden godkendt af rådgiver x 192.827 Ekstra arbejder FK Smedie Nødvendige ekstraarbejder under hele byggeprioden godkendt af rådgiver x 99.250 Interne Bygherreomkostninger Intern rådgivning Teknik og Miljø og forsyningen. x 153.350 190.975 37.900 Indvielse ekstra arbejder Afskærmning, sikkerhed og skiltning på pladsen m.m. x 91.086 Udgifter p.g.a. byggestop Grundet vejrlig og oversvømmelse x 20.000 Udgifter p.g.a. byggestart Grundet vejrlig og oversvømmelse 35.000 Byggepladssikkerhed Længere byggeperiode end forventet blandt andet p.g.a. våd sommer x 77.150 Håndtering af jord (jordbunken) Labland rådiverhonorar og Danjord x 170.000 203.850 33.850 Afvanding ved hallen Sikring af afvanding af skråningen og store regnskyl i forhold til Hallen x 80.574 Forlængelse byggeplads Manglende synergi mellem anlægsentreprenør og smed x 170.100 Vibrationsmålinger Af hensyn til ikke at forårsage ødelæggelser på bygninger x 126.000 Vejrligsdage Arbejde på vejrligsdage - rengøring af værktøj x 15.000 Byggepladshegn Byggesikkerhed ved byggestop x 35.000 Ekstra myndighedsbehandling Forundersøgelser for pæleprojekt geoteknik x 23.660 Låsby Hallen Bestilte arbejder af Låsby Hallen x 47.087 Låsby Hallen Betaling for bestilte arbejder og bidrag fra hallen x -100.000 Uforudsete udgifter Afsat i projektet -300.000 749.339 5. at det ikke af sagen fremgår, hvorfor der ikke i budgettet er taget højde for eksempelvis afvanding af skråninger, indvielse af projektet, byggepladsomkostninger, og generel byggepladssikkerhed, eller hvem der har godkendt sådanne ekstraudgifter. Afvanding af skråninger:
Der var ikke taget højde for udgifter til afvanding af skråninger. Der var et dræn, som i første omgang blev vurderet til at være tilstrækkeligt, men senere, af rådgiveren, blev anbefalet skiftet for at undgå oversvømmelse i hallen. Problemet er opstået som konsekvens af, at der ikke i tilstrækkelig grad har været etableret dræn rundt om Låsby Hallens nye tilbygning, der kunne aflede vandet. Fondsprojektet har derfor i projektforløbet måttet etablere et fornødent drænrør, der både kan tage vand fra cykelstien og skrænterne ved Hallen (80.574 kr.). Indvielse af projektet: Der har ikke været afsat penge i fondsprojektet til indvielse. Indvielser sker normalt efter anlæggene er færdigetableret. I Låsby blev der valgt at holde indvielsen før anlægget var helt færdigt. Kommunen traf beslutningen om at indvie projektet i november, fordi Kommunen troede, at projektet var færdiggjort, og fordi der var en stor forventning fra fondenes og de frivilliges side, om at se projektet færdigt. Såvel klimatilpasningsprojektet som fondsprojektet har været længe undervejs, der har været ganske store tidsfristforlængelse begrundet i vejrlig. Der var derfor ønsker fra flere sider, jf. ovenfor, om at nå afslutning og indvielsen. Da denne blev fastlagt havde vi stadig en forhåbning om at nå i mål i 2016. Desværre drillede vejret igen med alt for våde arealer, hvorfor pladsen blev lukket ned for vinteren. Indvielsen betød at der i princippet skulle kunne lukkes op til 1.000 borgere ind på en igangværende byggeplads. Når det lykkes så godt, er det fordi der blev foretaget de nødvendig foranstaltninger til at pladsen var afsikret, og renholdt for mudder (91.086 kr.). Byggepladsomkostninger/Byggepladssikkerhed: Der blev kun afsat penge til byggepladsomkostninger og byggepladssikkerhed til den oprindeligt planlagte projektperiode. På grund af at projektet har været så længe under vejs, er dette budget blevet overskredet (77.150 kr.). Godkendelse af ekstra udgifter: Rådgiverne har godkendt de ekstra udgifter, som Skanderborg Kommune først er blevet bekendt med sent i processen. Se i øvrigt notatet til økonomiudvalget den 22.02.2017, hvori byggestyringsreglerne skærpes i forhold til samarbejde med ekstern rådgiver. 6. at vi gerne ser en fortegnelse over de ting der endnu ikke er færdiggjort Nedenfor følger listen over de ting, der endnu ikke er færdiggjort. De anførte arbejder vurderes at have en værdi af ca. 280.000 kr. Det skal tilføjes, at udbetalingen af fondsmidlerne er afhængig af, at hele projektet bliver færdiggjort: Færdiggørelse af montager Crossfitredskab nr. 1 Pyramider inkl. udførelse af motoriksti Færdiggørelse af montager Crossfittredskab nr. 7 Ringe inkl. udførelse af stiforbindelse Regulering af terræn ved Crossfittredskab nr. 6 Hus Færdiggørelse af overgang sti til Crossfitredskab nr. 6 Hus Færdiggørelse af overgang sti til Crossfitredskab nr. 3 Platform
Finregulering af terræn ved Crossfittredskaberne 6, 7 og 1 Montage af belysning langs grustier mod øst og syd Opsætning af bænke og skraldespande opholdssteder Opsætning af 1 stk. skilt Wayfindingsprojekt Reparation af påpegede skader på malede overflader ved ibrugtagning 7. at vi gerne ser en slutdato for projektet. Hvis vi får et almindeligt forår (tørt forår) kan projektet stå færdigt medio maj 2017. 8. at vi får indblik i hvilke konsekvenser ligger der i "ekstra-ordinære udgifter, som vil blive selvstændig behandlet i regi af budgetopfølgning på marts-møderne", ses i sammenhæng med at der allerede i maj 2016 blev givet tillægsbevilling. Det, der er ment med ekstraordinære udgifter i sagsfremstillingen, er de udfordringer, som der er i klimamedfinansieringsprojektet og de kommunale følgeudgifter. Den tekst, som fremgår nedenfor, fremgår også af 1. budgetopfølgning for 2017: Klimaprojekt Låsby, Medfinansieringsdelen, orientering om forventet merforbrug Spildevandsselskaberne har siden 1. februar 2013 haft mulighed for at medfinansiere både private og kommunale klimatilpasningsprojekter over spildevandstaksterne. Eksempelvis er det muligt at lave klimaveje eller grønne områder til opsamling af regnvand og bortledning på terræn. Dette skaber en mulighed for synergi og samskabelse mellem flere forskellige aktører i et samlet projekt. Byrådet vedtog med baggrund i Klimatilpasningsplanen og den tilhørende indsatsplan med 16 indsatsområde, at igangsætte klimatilpasningsprojektet Låsby Søpark. Klimatilpasningsprojektet Låsby Søpark er efterfølgende i 2014 blevet godkendt af Forsyningssekretariatet under Konkurrencestyrelsen til at kunne finansieres 100 % gennem taksterne hos Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S. Skulle projektet have været løst ved en sædvanlig afhjælpningsløsning, vil det have bestået i en forøgelse af rørdimensioner og bassiner for at kunne håndtere en 100 års regnhændelse. Løsningen ville medføre anlægsomkostninger på 23,3 mio. kr., der er 17,2 mio. kr. større ene det ansøgte klimaprojektet i Låsby på 6,1 mio. kr. Samarbejdet mellem borgere, Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S, tekniske rådgivere, fonde og kommunen er skabt med afsæt om at skabe merværdi, synergi og innovation i klimatilpasningsprojekterne og har derudover betydet en væsentlig besparelse i forhold til en traditionel anlægsløsning i jorden. Der forventes et merforbrug på ca. 383.000 kr. på projektet, som udgør 6,2 % af anlægsbevillingen på 6,1 mio. kr. Merforbrugets størrelse er ikke endeligt fastlagt, idet der pågår forhandlinger med rådgivere og entreprenør, som eventuelt kan reducere dette beløb. Årsagen til budgetoverskridelsen skyldes primært, at der ved ansøgningen til forsyningssekretariatet ikke er taget højde for Skanderborg Kommunes anlægskoordinering. Låsby Søpark er et af de første klimaprojekter, hvor der skabes synergi og samarbejde mellem mange aktører og er et udviklingsprojekt med en stor kompleksitet. Udviklingsprojekter af denne kompleksitet fordrer meget samarbejde og stor indsats for at opnå de opstillede mål og skabe synergi i projektet. Dette har således betydet væsentlig ressourcer til
anlægskoordinering, samarbejdsmøder, organisering og forhandlinger samt forlængelse af anlægsperioden, der ikke var taget højde for i forbindelse med budgetteringen i indsatsplanen. Klimaprojekt Låsby, følgeudgifter, Orientering om forventet merforbrug For de Kommunale følgeudgifter er der et forventet merforbrug på 141.000 kr. Dette skyldes ekstra projektering (57.000 kr.), ekstra anlægsarbejde og teknisk byggeledelse (75.000 kr.), koordinering med det parallelle fondsprojekt og deltagelse i Vand i Byer s udviklingsarbejde på Byskellet (10.000 kr.), med etablering af vand-rendesystem i fortov og vej. Anlægsbevillingen på Låsby følgeudgifter er på 5 mio. kr., så der er tale om et forventet merforbrug på 2,8 % af bevillingen. Der er ikke anvist finansiering til det forventede merforbrug. Både medfinansieringsprojektet og de kommunale følgeudgifter er i anlægsfasen ca. 90 til 95 % færdige, og afsluttes i foråret 2017, hvorefter den endelige regnskabsaflæggelse finder sted.