DI version 2015-06-19 Medarbejderuddannelse og træning Kaizenlederens vejledning Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 1 af 13
Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at: sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 2 af 13
Indhold... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Undervisningsmateriale... 4 1 Forberedelse... 4 2 Undervisning... 4 3 Udførelse... 4 4 Opfølgning... 4 5 Diplomer... 4 Adobe fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende MUT... 6 Formål med MUT... 6 Målet for MUT kaizenevent... 6 Krav til kaizenlederen... 6 Metoder og processer... 6 Datagrundlag og forberedelse... 6 Tips til MUT... 7 Rammer for MUT kaizenevent... 7 Tidsplan for 3 dage... 8 Krav til forankring... 8 Kaizenevent - generelt... 9 Kaizenlederens opgaver... 9 Varighed... 9 Information til interessenter... 9 Anvendelse af stopur... 9 Indkaldelse til kaizenevent... 9 Deltagere til kaizenevent... 10 Accept, læring og forankring... 10 Kaizenkultur... 10 Forberedelse... 10 Undervisning deltagerne og deres forventninger... 10 Undervisning P-plads... 11 Indsamling af information... 11 Planlagte opgaver... 11 Afrapportering... 11 Evaluering... 11 Tjekliste kaizenevent... 12 Tjekliste - MUT... 12 Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 3 af 13
Undervisningsmateriale 1 Forberedelse Medarbejderuddannelse og træning MUT - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes MUT - Kaizenlederens vejledning - Adobe - udskrives MUT - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning MUT - Noter deltager - Adobe - udskrives MUT - Noter underviser - Adobe MUT - Præsentation - Adobe - præsentationen MUT - Skema - øvelsen for ledelsesprofil - Adobe MUT - Specifikation for Bøjle 1 - Adobe MUT - Specifikation for Bøjle 2 - Adobe MUT - Specifikation for Bøjle 3 - Adobe MUT - Specifikation for opgave - Adobe MUT - Specifikation for T-shirt - Adobe Øvelse i tidtagning - Adobe 3 Udførelse MUT - Evaluering af metoden - Adobe - udskrives MUT - Evaluering af træner - Adobe - udskrives MUT - Kort for Arbejdsrelationer - blåt papir - Adobe MUT - Kort for Arbejdsrelationer - hvidt papir - Adobe - udskrives MUT - Kort for Metodeforbedringer - grønt papir - Adobe MUT - Kort for Metodeforbedringer - hvidt papir - Adobe - udskrives MUT - Kort for Træning i opgaver - gult papir - Adobe MUT - Kort for Træning i opgaver - hvidt papir - Adobe - udskrives MUT - Metode nedbrydning - Excel-skema MUT - Metode - Master - Word - udskrives MUT - Specifikation for opgave - Word - udskrives 4 Opfølgning MUT - Evaluering af udførelsen - Excel-skema MUT - Audit - med makro - Excel-skema MUT - Audit beskrivelse - Adobe 5 Diplomer MUT - Diplom for deltagelse i kaizenevent - PowerPoint MUT - Diplom for kaizenleder - PowerPoint MUT - Diplom for kaizenspecialist - PowerPoint MUT - Evalueringsskema - Excel For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 4 af 13
Adobe fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med MUT-præsentationen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser slideshow. Visning i fuldt format: Ctrl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menu bjælken. Her vælges: View Full Screen Mode. Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Det kan udnyttes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 5 af 13
Specielle forhold vedrørende MUT Medarbejderuddannelse og træning Formål med MUT Ledelsen afklarer virksomhedens lederstil og menneskesyn. Denne afklaring anvendes til at sætte rammer for lederne og for implementeringen af leanledelse. Lederens ejerskab til processerne skal vise sig ved, at de løbende forbedres, så produktiviteten stiger. For at fastholde de opnåede resultater skal medarbejderne trænes i metoderne på en effektiv måde. Målet for MUT kaizenevent Ledelsen og lederne får en fælles opfattelse af virksomhedens lederstil og menneskesyn. De får sammen afklaret, hvilke konsekvenser det har for implementeringen af leanledelse. Ledelsen beslutter, hvorledes lederstil og menneskesyn skal udvikles. Ledelsens forventninger til lederstil og menneskesyn er de gældende rammer for lederne. Lederne lærer at nedbryde og dokumentere metoder med en systematik, som egner sig til træning af medarbejderne og til forbedring af metoderne. Lederne lærer at træne medarbejderne i metoderne for en opgave. Lederne lærer at følge op på, hvordan medarbejderne udfører opgaverne. Lederne lærer at anvende et værktøj til at forbedre metoder med. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal beherske værktøjet MUT. Metoder og processer Metoder er den måde, som arbejdet ved processerne udføres på. I de etablerede standarder er det forudsat, at der anvendes bestemte metoder. Metodefriheden bliver begrænset ved etablering af standardarbejde, men den er til stede. Metodefriheden er begrænset til detaljer i arbejdets udførelse. De væsentlige elementer for at få et godt resultat er fastlagt af standarden. Standarden sikrer en ensartet høj kvalitet og et ensartet lavt tidsforbrug til opgaven. Hvis de enkelte trin i sekvensen for standarden er meget korte, kan der være et overlap mellem trinene og metoderne, så metoderne er meget styret af standarden. Datagrundlag og forberedelse Kaizenlederen skal på forhånd have udvalgt de opgaver, som skal anvendes til træning af metoderne. For disse opgaver skal der være aftalte standarder for processerne. De aftalte standarder skal være dokumenterede i henhold til anvisningerne fra de relevante værktøjer. Kaizenlederen skal afklare, om de valgte opgaver til træning af metoder kan anvendes til træning i forbedring af metoderne. Hvis de valgte opgaver ikke er egnet til træning i forbedring af metoder, skal der findes andre opgaver, som kan anvendes til denne træning. Der skal være etableret en aftale om træning af medarbejdere i de metoder, der udvælges til kaizeneventen. Medarbejderne skal på forhånd vide og godkende, at træningen optages på video. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 6 af 13
Kaizenlederen skal på forhånd indrette det område, hvor der skal udføres træning. Træningen optages på video, som afspilles i et egnet lokale. Kaizenlederen sikrer sig på forhånd, at udstyret virker. Tips til MUT Kaizenlederen bør forberede en afklaring af, hvordan materialet for træning (Specifikation for opgave) kan struktureres og arkiveres, så der bliver så få af dem som muligt. Når antallet af dokumenter til træning reduceres, bliver opgaven med at træne tilsvarende mindre. Reduktionen medfører endvidere, at forbedringer af en metode i materialet til træning, påvirker mange standarder og dermed mange ydelser (varer). Rammer for MUT kaizenevent Deltagerne er ledere, ledelsen og eventuelt ressourcepersoner, som har opgaven med at være specialister i de anvendte værktøjer. Til kaizeneventen skal anvendes et egnet undervisningslokale, som også kan anvendes til træning i at træne. Deltagerne i kaizeneventen skal trænes i udarbejdelse af materiale til træning af medarbejdere. De skal også trænes i at udføre træning i de anvendte metoder, samt i at nedbryde metoderne for at forbedre dem. I forbindelse med træningen træner deltagerne hinanden. Efter træningen træner de udvalgte medarbejdere, som på forhånd har accepteret at deltage. Træningen udføres for deltagerne på skift, til alle har prøvet. Tillader tiden det, kan der trænes flere gange, hvilket kræver, at der er forberedt opgaver nok. Gruppen afklarer, hvorledes strukturen skal være for dokumentering og arkivering af de gode metoder. Hvis der er besluttet en struktur for dokumentering og arkivering af metoder, udgår arbejdet med at træffe denne beslutning af kaizeneventen. I stedet for instruerer kaizenlederen deltagerne i den besluttede struktur og arkiveringsform for metoder. Gruppen afklarer, hvorledes strukturen skal være for dokumentering af materialet for træning (Specifikation for opgave). Der søges etableret en meget enkel struktur med så få dokumenter som muligt. Det betyder, at det enkelte dokument helst ikke må være knyttet til varianter af ydelser, og at det gerne skal kunne anvendes på tværs af ensartede processer. Hvis der er besluttet en struktur for udarbejdelse og arkivering af materialet for træning, udgår arbejdet med at træffe denne beslutning af kaizeneventen. I stedet for instruerer kaizenlederen deltagerne i den besluttede struktur og arkiveringsform for materiale for træning. Deltagerne trænes i grupper i nedbrydning af metoder for at forbedre dem. Grupperne udarbejder forslag til nye metoder, som de evaluerer og tilpasser, til alle får en fordel ud af at anvende dem. De udviklede metoder afstemmes med alle interessenter og indføres som de nye og bedre metoder. Hvis det er nødvendigt at ændre standarden, aftales ændringerne med interessenterne og den nye aftalte standard dokumenteres. Brugere af de nuværende metoder trænes i de nye metoder i forbindelse med implementeringen. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 7 af 13
Tidsplan for 3 dage Dag 1 formiddag: Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen. Undervisning i MUT ved en kaizenspecialist i MUT Dag 1 eftermiddag: Debat om hvordan lederstil og menneskesyn passer med lean Debat om håndtering af problemer med en medarbejder Forberedelse af opgaver til træning Debat om struktur og arkivering af de gode metoder Dag 2: Dag 3: Forberedelse af opgaver til træning Udførelse af træning Evaluering af træning Ovenstående gentages så ofte som muligt Beslut struktur og arkivering af de gode metoder Plan for udarbejdelse af mere træningsmateriale Udarbejdelse af struktur for og arkivering af træningsmateriale Etablering af struktur for og arkivering af træningsmateriale Nedbrydning af metode Udfordring af metoden Udvikling af ny metode Evaluering og tilpasning af ny metode Etabler struktur og arkivering af de gode metoder Gentage forbedring af metoder så ofte som muligt Plan for arbejdet med at forbedre metoder Præsenter resultatet af kaizeneventen Deltagerne i kaizeneventen evaluerer forløbet Krav til forankring Lederne opstiller nogle klare krav til anvendelsen af de færdigheder, som de har lært i denne kaizenevent. De udarbejder og anvender undervisningsmateriale for træning af medarbejderne så ofte, at de bliver rutinerede. Dette arbejde udføres løbende og starter umiddelbart efter kaizeneventen. Hvis ikke alle ledere har deltaget i denne kaizenevent, skal der udarbejdes en plan for deres deltagelse i en tilsvarende kaizenevent. Der etableres en simpel form for arkivering, så der er nem adgang til dokumenterne til træning af medarbejderne. Træning af medarbejdere i nye kompetencer ved processerne udføres efter de principper og metoder, som deltagerne har lært ved denne kaizenevent, se de udleverede kort. Alle nyansatte trænes efter principperne for MUT. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 8 af 13
Kaizenevent - generelt Medarbejderuddannelse og træning Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde, og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed En kaizenevent forløber typisk over to-fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutningen på dagens event. Afholdes kaizeneventen inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så hele holdet ikke venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer for de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdspladserne. Anvendelse af stopur Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen må der ikke tages tid på arbejdsopgaver, med mindre der er indgået en aftale om fordeling af produktivitetsgevinsten med repræsentanter for de faglige organisationer. Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager, mellem medarbejderne. Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at fordele belastningen mellem medarbejderne. I lean fokuseres der på at fjerne ikke værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres: hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen dage og tidsrum hvem der er kaizenledere tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 9 af 13
Deltagere til kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige, og skal bidrage med det, de kan. Deltagerne i en MUT-kaizenevent er normalt ledelsen, ledere, enkelte specialister og eventuelt udvalgte medarbejdere, som arbejder med træning i arbejdsopgaver. Blandt deltagerne skal der være nogen, som kan udføre træning i de udvalgte opgaver til kaizeneventen. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen, og deres repræsentanter ikke er i mindretal. De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af kaizeneventen. Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents. 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med passende intervaller. Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende intervaller. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning deltagerne og deres forventninger Indled med at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 10 af 13
Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvem der er ansvarlig, en deadline for punktet, samt hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af data samt formålet med denne kaizenevent. Planlagte opgaver Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80% løsning, som kan gennemføres under kaizeneventen end at vente på en perfekt løsning. Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig for opgaven, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin. Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres. Afrapportering For at skabe interesse for kaizen afsluttes en kaizenevent med en afrapportering til alle medarbejderne i det område, hvor kaizeneventen har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har relationer til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører: hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 11 af 13
Tjekliste kaizenevent Medarbejderuddannelse og træning Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med lederne i området Aftal tidspunktet med underviser Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér, at pc og beamer virker Kontrollér, at der er whiteboard eller flipover i lokaler Kontrollér, at der er skriveredskaber til whiteboard Kontrollér, at der er skriveredskaber til deltagerne Forbered diplomer til deltagerne Tjekliste - MUT Emne Udført Accept Bemærkning Video optager og afspiller skal være til rådighed. Lær at betjene video optageren på forhånd. Kontroller at batterier er opladet til dagen, samt at der er lader og ekstra batterier. Kontroller om lysforholdene er tilstrækkelige. Hvis ikke skal der skaffes belysning til optagelserne. Kontroller at afspilningsudstyret virker. Kan være på pc. Hvis der skal bruges pc til afspilning, afprøves det, at videoen kan overføres til pc. Opgaver udvælges til træning. Der skal være flere Opgaver udvælges til forbedring. Arbejdspladser for træning etableres eller reserveres. Materialer, værktøj, udstyr, maskiner og dokumenter til opgaverne fremskaffes. Aftaler deltagelse med medarbejdere vedrørende træning, som filmes med video. Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 12 af 13
Alle rettigheder tilhører DI 3-5-1 - MUT - Kaizenlederens Vejledning - 2015-06-19 side 13 af 13