Projektnavn ESDH Sidst redigeret af Tina Malene Ørsted Sidst redigeret den 6. april 2010 Udbudsplan og betingelser SKI miniudbud i tre trin ESDH- system I dette materiale præsenteres de konkrete tildelingskriterier og processen for miniudbud i trin under SKI aftale 02.18, delaftale vedrørende Tværgående kommunikation og procesunderstøttelse med leveranceform som længerevarende projekter og afregnet til indkøbsformen Forbrugsafregning med maks. pris. Miniudbuddet er opbygget i tre trin med løbende tildeling. Dette betyder at hver tilbudsgiver, efter et afsluttende trin, bliver vurderes efter dette materiales tildelingskriterier. Det endelige valg af leverandør til et ESDH-system, vil vurderes ud fra tildelingskriterier med udgangspunkt hvad der er det økonomiske mest fordelagtige tilbud for Syddansk Universitet. TRIN 1 1.A. Tildelingskriterier Tilbudsgiver vil blive vurderet og valgt til TRIN 2 ud fra følgende tildelingskriterier. Kvalitet og Leveringssikkerhed (100%) Modenhed (20 %) Ved modenhed forstås leverandørens kompetenceniveau (certificering og individuelle kompetencer) samt kompetencebredde (antal medarbejdere med samme kompetence) på området. Desuden vægtes leverandørens anvendelse af en kvalitetsmodel (projekt-, leverance og kvalitetsstyring). Produkterfaring (60%) Ved produkterfaring forstås den produktspecifikke implementeringserfaring leverandøren kan forelægge med ESDH i større gerne offentlige komplekse organisationer/myndigheder. Her vægtes erfaring gerne længerevarende med implementering og design af en standard ramme ESDH-løsning, eksempelvis oven på en AD-platform, med fokus på Single Sign-on (OSS) samt mangfoldige og fuldstændige integrationer til andre systemer. Samarbejdserfaring (20%) Ved samarbejdserfaring forstås konstruktive referencehistorier, som tilbudsgiver kan dokumentere med kunder såvel som it-leverandører i forhold til: Universiteter eller andre uddannelsesinstitutioner Større offentlige organisationer. Det overordnede tildelingskriterium Kvalitet og Leverings-sikkerhed vil også blive vurderet under TRIN 2, men med udgangspunkt i et mere produktspecifikt perspektiv. Side 1 af 6 Projektafdelingen Februar 2009
1.B. Forventninger til tilbud til TRIN 1 Tilbuddet på TRIN 1 skal være Syddansk Universitet i hænde senest den 23. april 2010 kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes i elektronisk form til projektleder Tina Malene Ørsted, tmd@sdu.dk. Tilbudsgiver bedes fremsende tilbud med følgende bilagsnavne: 1.B.1: Modenhed 1.B.2: Produkterfaring 1.B.3: Samarbejdserfaring Hvert bilag bør ikke omfatte mere end 2-5 sider. 1.C. Valg af tilbudsgiver til TRIN 2 4. maj 2010 meddeler Syddansk Universitet hvilke 5 tilbudsgivere der går videre til TRIN 2, såfremt de i tilstrækkelig grad opfylder ovenstående tildelingskriterier. TRIN 2 2.A. Tildelingskriterier Tilbudsgiver vil blive vurderet og valgt til TRIN 3 ud fra følgende tildelingskriterier. Pris og Rabat Prisstruktur (20 %) Ved prisstruktur forstås en vurdering af tilbudsgivers opbygning af priser i forhold med licenser til software, drift og vedligehold, konsulentydelser, etableringsomkostninger og evt. pakkeløsninger. Sortiment Arkitektur (20 %) Ved arkitektur forstås en samlet vurdering af systemets arkitektur. Eksempelvis indbyrdes sammenhænge og kobling af komponenter. Anvendelse af åbne standarder og mængden af fleksibilitet m.v. Funktionalitet (30 %) Her forstås en samlet vurdering af systemets funktionalitet. Eksempelvis vurdering af systemets håndtering af sager og dokumenter samt brugervenligt design og håndtering af rettighedsstyring. (bilag til vurdering af funktionalitet vedlægges) Testmiljø (20 %) Ved testmiljø forstås tilbudsgivers evne til at etablere testmiljøer til brug for Syddansk Universitets brugere Markedsmæssig position (10 %) her forstås ESDH-systemets anslåede værdi i leverandørens portefølje, udbredelse på markedet i forhold til sammenlignelige produkter. 2.B. Afholdelse af teknisk afklarende møde Der vil blive indbudt til et teknisk afklarende møde for samtlige tilbudsgivere, der er udvalgt til TRIN 2. Møderne afholdes følgende datoer: 10. maj, 17. maj, 19. maj og 28. maj. Endelig indbydelse udsendes sammen med start af TRIN 2 Side 2 af 6
2.C. Forventninger til tilbud til TRIN 2 Tilbuddet på TRIN 2 skal være Syddansk Universitet i hænde senest den 4. juni 2010 kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes i elektronisk form til projektleder Tina Malene Ørsted, tmd@sdu.dk. Tilbudsgiver bedes fremsende tilbud med følgende bilagsnavne: 2.C.1: Pris og Rabat: Prisstruktur 2.C.2: Arkitektur 2.C.3: Funktionalitet (det udsendte materiale) 2.C.4: Testmiljø 2.C.5: Markedsmæssig position Hvert bilag bør ikke omfatte mere end 2-5 sider. 2.D. Valg af tilbudsgiver til TRIN 3 21. juni 2010 meddeler Syddansk Universitet hvilke 3 tilbudsgivere der går videre til TRIN 3, såfremt de i tilstrækkelig grad opfylder ovenstående tildelingskriterier. TRIN 3 3.A. Tildelingskriterier Tilbudsgiver vil blive vurderet og valgt til TRIN 3 ud fra følgende tildelingskriterier. Pris og Rabat (50 %) Herved forstås den samlede pris for den forestående løsning. Det være sig såvel licenser, pris på optioner og konsulenttimer Sortiment (25 %) Ved sortiment i TRIN 3 forstås løsningsforslagets krav-opfyldelsesgrad. Kvalitet og leveringssikkerhed (25 %) Her vurderes tilbudsgivers leveringsplan for løsningen inklusiv Syddansk Universitets andel i opgaven. 3.B. Forventninger til tilbud til TRIN 3 Tilbuddet på TRIN 3 skal være Syddansk Universitet i hænde senest den 10. september 2010 kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes i elektronisk form til projektleder Tina Malene Ørsted, tmd@sdu.dk. Tilbudsgiver bedes fremsende tilbud med følgende bilagsnavne: 3.B.1: Samlet pris (udspecificeret) 3.B.2: Besvarelse af kravspecifikation 3.B.3: Plan for levering 3.C. Tildeling af kontrakt Tildeling vil ske senest den 1. oktober 2010. Alle tilbudsgivere vil blive underrettet på samme tid. Side 3 af 6
Generelle vilkår og betingelser Dette miniudbud på trin gennemføres af: Syddansk Universitet Projektafdelingen Campusvej 55 5230 Odense M Som også er den ordregivende myndighed. Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser fra tilbudsgiver til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen i forbindelse med miniudbuddet skal ske skriftligt via e-mail og skal rettes til: Projektleder Tina Malene Ørsted e-mail: tmd@sdu.dk Kontrakt Leverancen indgås i overensstemmelse med Rammekontrakt 02.18 på delaftalen Tværgående kommunikation og proces-understøttelse. Leveranceaftalen vedrører længerevarende projektforløb med forbrugsafregning til maks. pris. Leveranceaftale med tilhørende bilag fremsendes i forbindelse TRIN 3. Desuden vil en vedligeholdelseskontrakt udsendes i forbindelse med TRIN 3. Udbyders forbehold Syddansk Universitet forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede miniudbud og/eller gennemføre nyt miniudbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Nærværende miniudbudsmateriale samt materiale udsendt i forbindelse med TRIN 1, 2 og 3 og evt. supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenternes tilbud. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og evt. efterfølgende kontrahering er Syddansk Universitet uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. Gennemførsel af spørgerunder Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, gennemføres spørgerunder, hvor der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlag samt anmode om uddybende beskrivelse af konkret punkter i materialet. Side 4 af 6
Der vil være spørgerunder i hvert trin og vil foregå skriftligt. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret i umiddelbar fortsættelse af spørgefristens udløb. Alle spørgsmål anonymiseres og svar vil blive offentliggjort til alle tilbudsgivere på mail samt på hjemmesiden: www.sdu.dk/esdh Spørgsmål skal meldes ind til Tina Malene Ørsted, tmd@sdu.dk Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning til konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve miniudbudsmaterialet, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Spørgerundernes tidsfrister fremgår i afsnittet om Tidsfrister for miniudbuddet. Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt korrekt. Øvrige forbehold i tilbuddet kan føre til afvisning, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres på tidspunktet for tilbudssammenligningen i TRIN 3. Eventuelle forbehold skal være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. I det omfang tilbudsgiver ikke udtrykkeligt tager forbehold over for de enkelte bestemmelser, og tillige angiver, hvilken konkret formulering af den pågældende bestemmelse tilbudsgiver vil foreslå, lægges det til grund, at tilbudsgiver har accepteret bestemmelsen, således at denne kan indgå i den endelige kontrakt. Tilbudsgiveren skal på det følgebrev, som medsendes i tilbuddet i TRIN 3, tilkendegive hvorvidt der er forbehold i tilbuddet eller ikke. Eventuelle forbehold skal anføres i separat bilag til følgebrevet. Forbehold noget andet sted i tilbudsgiverens tilbud vil ikke blive accepteret. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Miniudbudsmaterialet Miniudbuddet gennemføres i tre trin. I beskrivelsen af de enkelte trin fremgår det, hvilke oplysninger, tilbudsgiver skal afgive i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiver bør indledningsvis læse hele det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelse af tilbud. Tilbud og tilbudsfrist Tilbudsgiverens tilbud skal være på dansk og være Syddansk Universitet i hænde inden udløbet af fastsatte tilbudsfrister for de enkelte trin (jf. afsnit om Tidsfrister for miniudbuddet ) Tilbud, der ikke er Syddansk Universitet i hænde inden nævnte tidspunkter, vil blive afvist. Afgivne tilbud skal være gældende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen for TRIN 3. Såfremt tilbudsgiver efter gennemgang af miniudbudsmaterialet alligevel ikke ønsker at afgive tilbud, bedes tilbudsgiver snarest muligt meddele Syddansk Universitet om dette. Alle tilbud afgives på e-mail til Syddansk Universitets kontaktperson. Side 5 af 6
Endeligt tildelingskriterium Ordren vil blive tildelt efter tildelingskriteriet: Det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriteriet vil ske på baggrund af en vurdering af de i TRIN 3 anførte delkriterier og i forhold til den vægtning, der er anført for hvert kriterium. En oversigt over de anvendte delkriterier samt vægtning af disse fremgår i nedenstående tabel Delkriterier Vægtning Pris og rabat 50 % Sortiment 25 % Kvalitet og leveringssikkerhed 25 % Tildelingsprocedure I forbindelse med tilbudsgivers besvarelse af kravspecifikationen som udsendes i TRIN 3, vil Syddansk Universitet vurdere opfyldelsesgraden med udgangspunkt i en matematisk opgørelse af opnået point score. Offentliggørelse af pointsystemet udsendes i TRIN 3 og offentliggøres ligeledes på hjemmesiden www.sdu.dk/esdh Tidsfrister for miniudbuddet TRIN 1 Udsend udbudsmateriale 6. april 2010 Spørgetid for leverandørerne 6. 12. april 2010 Send anonymiserede svar til leverandørerne 13. april 2010 Sidste frist for aflevering af 1. tilbud 23. april 2010 kl. 12.00 TRIN 2 Udsend udbudsmateriale 10. maj 2010 Spørgetid for leverandørerne 10. 18. maj 2010 Send anonymiserede svar til leverandørerne 19. maj 2010 Sidste frist for aflevering af 2. tilbud 4. juni 2010 kl. 12.00 TRIN 3 Udsend udbudsmateriale 5. juli 2010 Spørgetid for leverandørerne 5. juli 9. august 2010 Send anonymiserede svar til leverandørerne 10. august 2010 Sidste frist for aflevering af 3. tilbud 10.september 2010 kl. 12.00 Valg af system Senest 1. oktober 2010 Side 6 af 6