indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm.dk
Indholdsfortegnelse Indledning Side 3 Formål Side 3 Organisering Side 3 Indsatsområder Side 4 Kontraktforhold Side 5 Medarbejderadfærd Side 6 2
1. Indledning En væsentlig del af Campus Bornholms omkostninger er indkøb af varer og tjenesteydelser. Det er derfor vigtigt, at indkøbspolitikken er kendt og bliver efterlevet, så alle indkøb håndteres økonomisk og juridisk ansvarligt. Indkøbspolitikken omfatter indkøb af samtlige varer og tjenesteydelser på Campus Bornholm. 2. Formål Indkøbspolitikkens formål er, at alle indkøb af varer og tjenesteydelser foretages på den for Campus Bornholms mest effektive og økonomisk fordelagtige måde samt at sikre, at indkøbte varer og tjenesteydelser overholder gældende regler på området. Campus Bornholm skal handle efter princippet bedste vare til rette formål til laveste pris. Campus Bornholm skal optræde som én ordregiver overfor leverandørerne, og dermed udnytte de stordriftsfordele, det giver. Vi skal endvidere understøtte Bright Green Island visionen ved gennem grønt indkøb at minimere miljøbelastningen. Vi skal koordinere alle indkøb for at minimere antallet af ordrer / fakturaer og dermed reducere de omkostninger, som der er forbundet hermed. Ved at koordinere indkøbene opnås der ydermere en ikke ubetydelig besparelse i fragt og ekspeditionsgebyr. 3. Organisering Kun personer, der af direktøren er bemyndiget til det, kan foretage indkøb på vegne af Campus Bornholm. De bemyndigede indkøbere er chefgruppen, mellemlederne samt personer med specielle indkøbsopgaver. De bemyndigede indkøbere skal sikre, at alle indkøb og disponeringer foretages indenfor indkøbspolitikkens rammer. Vi skelner mellem fire funktioner i forhold til skolens indkøb: Øverste indkøbsansvarlige Indkøbsfunktionen, som varetager det strategiske indkøb Primære indkøbere som er de indkøbere der har ansvar for varekategorier med volumen, der falder ind under reglerne om EU udbud. Operative indkøbere som er en fællesbetegnelse for alle bemyndigede indkøbere. 3
Direktøren er den øverste indkøbsansvarlige. Indkøbet er organiseret som et koordineret centralt/decentralt indkøb. Indkøbsfunktionen sikrer sammen med de primære og operative indkøbere, at alle indkøb sker efter de juridisk gældende love og instrukser. Indkøbsfunktionen har ansvaret for udbud og forhandlinger med leverandørerne samt indgåelse af aftaler og rammeaftaler. I dialog med de operative indkøbere afdækkes behov for yderligere aftaleområder samt gennemgang af eksisterende aftaler. Alle forbrugsvarer indkøbes centralt. Med forbrugsvarer tænkes der på varer, der løbende købes ind til brug i undervisningen samt til den daglige drift af bygninger, inventar mm. Ansvaret for indkøb af forbrugsvarer kan uddelegeres. Indkøbets organisering tilpasses løbende for at skabe de bedste rammer for indkøb på Campus Bornholm. Se i øvrigt bilag A for organigram. 4. Indsatsområder Det skal sikres at: alle medarbejdere er bekendt med skolens indkøbspolitik og kender de procedurer, der er for indkøb på Campus Bornholm. institutionens primære indkøbere har kendskab til indgåede aftaler/kontrakter og er bekendt med jura omkring indkøb, og især EUbekendtgørelser med tilhørende tærskelværdier og annonceringspligt. indkøbene samles på så få leverandører og varetyper som muligt, med henblik på at opnå stordriftsfordele. Leverandører skal systematisk udvælges og med jævne mellemrum udsættes for en konkurrencemæssig vurdering. synergieffekten mellem centralt og decentralt indkøb styrkes, så det samlede indkøb opnår større dynamik og gennemslagskraft. Indkøb af varer som potentielt kan benyttes på tværs af institutionen skal koordineres, så varerne kan anvendes fleksibelt. alle ordrer bestilles elektronisk for at kvalitetssikre ordren og for at opnå mængderabat, webrabat mm. Det skal sikres, at forretningsgange og dokumenthåndtering bliver digitaliseret for at optimere og økonomisere indkøbsprocessen. 4
alle faktura håndteres elektronisk, så de modtages og godkendes i skolens flow system. alle der modtager varer på Campus Bornholm foretager en kvalificeret modtagekontrol. Det betyder at varen skal kontrolleres om den er i en stand og kvalitet der svarer til det bestilte, og at der er modtaget den rette mængde i forhold til den afgivne ordre. Dato for modtagekontrol og initialer noteres på følgesedlen, og den afleveres til den ansvarlige for indkøbet. Campus Bornholm vil understøtte Bright Green Island visionen. I forhold til skolens indkøb betyder det, at Campus Bornholm vil udvise et samfundsmæssigt ansvar og leve op til de etiske, miljømæssige og sociale standarder, der gælder for offentlige institutioner. Campus Bornholm vil vægte at købe varer med officielt anerkendte miljø mærker og økologiske fødevarer. Indkøb skal foretages under hensyntagen til en samlet livscyklusbetragtning og ikke kun ud fra varens nettopris. Alle farlige og certificerede varer skal indkøbes efter de procedurer, der er gældende for disse. Dette omfatter bl.a. kemiprodukter, sprængstoffer, certificeret stål mv. Arbejdsmiljøorganisationen laver en produktliste, som omfatter alle de farlige stoffer, som skolen har registreret og udarbejdet arbejdsmiljøanvisninger på. De bemyndigede indkøbere kan bestille de produkter, der står på denne liste. Øvrige produkter skal godkendes af arbejdsmiljøorganisationen, før de kan bestilles hjem. 5. Kontraktforhold Det skal sikres, at Campus Bornholms indkøb lever op til gældende lovgivning, herunder EU s krav om udbud og annoncering. EU s tærskelværdier og annonceringskrav fremgår af bilag B. Udbud: Når et nødvendigt enkeltindkøb eller kategori overstiger EU s tærskelværdier skal indkøbet håndteres efter gældende EU regler. I disse tilfælde tages der kontakt til indkøbsfunktionen. Annonceringspligt Når et nødvendigt enkeltindkøb eller en kategori overstiger EU s annonceringspligt skal indkøbet håndteres efter gældende EU regler. I disse tilfælde tages der kontakt til indkøbsfunktionen. 5
Kontrakter og aftaler De bemyndigede indkøbere er forpligtet til kende de rammeaftaler og kontrakter, der er gældende for indkøb på Campus Bornholm. Dette gælder kontrakter/aftaler indgået af Campus Bornholm, rammeaftaler med FM (Statens indkøb), SKI (Statens og kommunernes Indkøbsservice) samt gennem skolens indkøbsfællesskab. Indkøb uden aftaler: Ved indkøb, som beløbsmæssigt er under EU's tærskelværdier, og hvor Campus Bornholm ikke har en indkøbsaftale, skal indkøberne handle under hensyntagen til principper og bestemmelser i indkøbspolitikken. Tilbudsindhentning: Det overordnede princip er, at ingen leverandører må forskelsbehandles. Såfremt der ikke er en rammeaftale eller kontrakt, som dækker det nødvendige indkøb, skal der i videst muligt omfang indhentes 2 på hinanden uafhængige tilbud eller tilbudsindhentning gennem underhåndsbud (Flere end 2 tilbudsgivere). Leasing: Leasingaftaler kan kun indgås efter aftale med Indkøbsfunktionen. Journalisering Alle kontrakter og aftaler der indgås på vegne af Campus Bornholm skal journaliseres i skolens journalsystem. Alle referencetilbud skal ligeledes journaliseres. 6. Medarbejderadfærd: Samarbejdet med Campus Borholms leverandører betragtes som et strategisk samarbejde, hvor vi ønsker at opbygge gode, dynamiske relationer til leverandørerne. Det skal sikres, at alle indkøb mærkes med formål og Att. person. Alle der modtager varer og udfører modtagekontrol skal følge instruks som beskrevet under punkt 4. Får en indkøber tilbudt en vare eller et vareområde på mere fordelagtige vilkår end de eksisterende aftaler, berettiger dette ikke til køb udenom disse aftaler. Hvis en indkøber får et godt tilbud fra en leverandør, skal det straks sendes til indkøbsfunktionen med henblik på afklaring og koordinering. Aftaler og kontrakter er fortrolige og må ikke videregives til tredjemand. 6
Campus Bornholms indkøbere skal iagttage de almindelige habilitetsregler i forbindelse med indkøb. For at undgå sammenblanding af interesser, må der ikke købes noget til private formål hos Campus Bornholms leverandører til bedre priser og/eller vilkår end de, der gælder for Campus Bornholm. Det påhviler de indkøbsansvarlige at orientere indkøbsfunktionen om evt. kundegoder i forbindelse med indkøb såsom bonuspoint mv. Om indkøbspolitikken: Indkøbspolitikken er udarbejdet af indkøbsfunktionen og vedtaget på chefmøde den 01-11-2012. Politikken vil efterfølgende blive drøftet på førstkommende møde i HSU og LSU. Indkøbspolitikken tages op til revision i lige årstal. Campus Bornholm den 1. november 2012 Direktør Mads Kofod 7
8
9