Referat af bestyrelsesmøde 6/2010 Dato for mødet: 26. september 2010 Til stede: Afbud: Henrik Westeraa (HeWe), Annette Pedersen (AnPe), Michael Johannesen (MiJo), Michael H. Jensen (MhJ), Thelde Ravn Toft (TrTo), Connie Stisen (CoSt) Ulla Zinn Hvidberg (UzH) Mødets dagsorden: 1. Godkendelse af referat af møde 5/2010 2. Fastsættelse af dagsorden, tidsramme samt rækkefølge af punkterne 3. Regnskab 2010 3.1. Økonomi status 3.2. Medlemssituationen status 3.3. Budget drøftelse, fastsættelse af procedure 4. Beslutninger fra tidligere møder opfølgning 4.1. Beagle Klubbens guldnål status 4.2. Kom-godt-igang - status 5. VSS 5.1. VS 2010, evaluering 5.2. Campen/problemer vedr. el-instalationen drøftelse, beslutning 5.3. VSS 2011 status 6. Udstillingsaktiviteterne 6.1. Dommerønsker 2011+2012 - status 6.2. Forslag om ændret betegnelser for juniorhandling A samt generel tilmelding til juniorhandling på dagen drøftelse, beslutning 6.3 Hitlisten for juniorhandling på hjemmesiden 6.4 VSS 2010 - VSS udstillingen (PM, program, afvkling, pokaler) 6.5 Nye udstillingsregler fra 2011 status, beslutning 7. Medlemskartotek 8. Regionsledermøde 9. Forslag om scanning af gamle Magasiner - drøftelse, beslutning 10. Forslag / synliggørelse af pasningsordningen - drøftelse, beslutning 11. Forslag / efterlysning af marchregler drøftelse, beslutning 12. DKK efterlyser folder til stamtavler 13. Undersøgelse vedr. Beagle-Pain-Syndrome - status 14. Postliste 15. Bordet rundt diverse, drøftelse og beslutning 16. Eventuelt 17. Næste møde / møderække 1
1. Godkendelse af referat af møde 5/2010 Der var ingen bemærkninger til referatet, der herefter kunne godkendes. 2. Fastsættelse af mødets dagsorden Se ovenfor. 3. Regnskab 2010 3.1. Økonomi status Fra Pia Ahlen havde bestyrelsen modtaget balance for perioden med budget, udstillingsregnskab, diverse kontoudtog samt kommentarer til regnskabet. Det blev således oplyst, at der pr. 22.09.10 mangler nogle få bilag, som enten ikke er modtaget eller bogført endnu. MhJ gav udtryk for en forventning om et resultat for hele perioden i nærheden af 0,00, evt. et mindre underskud bla. er der ikke budgetteret med en éngangsudgift på jakker til frivillige i klubben og det kommende regionsledermøde. Regnskabet blev gennemgået og enkelte poster drøftet: Vedr. web var der enighed om at opsige abonnementerne på hhv. betalingsordningen samt fællesdrevet. Show-beagle-pegningen drøftedes og det aftaltes, at MiJo kontakter de få abonnenter og spørger, om de ønsker at fortsætte; pris pr. år er fra 01.01.11 kr. 500,-. Dressur-områdets kørselsgodtgørelse i forbindelse med kurser nævntes og CoSt blev anmodet om at drøfte praksis på dette område samt underskud på VSS og forplejning ved arrangementer med udvalget ved førstkommende møde. Hvad angår AG aftaltes det, at AnPe rykker udvalget for et regnskab vedr. VSS. Afslutningsvis drøftedes hvalpeanvisningen, der giver overskud. En øget eksponering drøftedes, og det besluttedes at bevilge web-teamet kr. 3.000 til at ad-word e hjemmesiden for derigennem at øge synliggørelsen af klubbens hvalpe. Ordningen gælder resten af året, hvorefter effekten evalueres. 3.2. Medlemssituationen Klubben har pt. 984 medlemmer, heraf er 432 enkeltmedlemsskaber og de 276 husstands. Der forventes ingen eller kun moderat stigning i medlemstallet; dels er der færre hvalpefødsler og dels er der nationalt generelt en stagnation/nedgang i foreningers medlemstal. 3.3. Budget drøftelse, fastsættelse af procedure MhJ gjorde opmærksom på, at ikke alle poster i regnskabet dækker det samme som budgettet, og han henstillede, at vi indretter regnskab og budget så tallene er sammenlignelige. Der var enighed om, at budgetprocessen bør gennemføres på et bestyrelsesmøde og ikke som tidligere pr. mail. Budget drøftes på mødet 5. december. MhJ udarbejder et oplæg med opsplitning af poster i det af generalforsamlingen godkendte budget; målet er at gøre det lettere at se evt. behov for indgriben ved overskridelser. 4. Beslutninger fra tidligere møder opfølgning 4.1. Beagle Klubbens guldnål Fra UzH forelå nogle klip fra katalog fra Jydsk Emblem Fabrik. Det aftaltes, at UzH går videre med sagen og undersøger diverse forhold så som min. kvantum og priser til bestyrelsesmødet den 14. november. Nålen vil blive uddelt første gang januar 2011. 4.2 Kom-godt-igang Det aftaltes, at CoSt kontakter UzH med henblik på at få igangsat udviklingsarbejdet snarest. 2
5. VSS 5.1 VSS 2010 evaluering MiJo fortalte, at gruppen bag årets VSS var tilfredse med forløb og resultat, dog havde affaldsmængde og strømforbrug overrasket. Der havde været et fint samarbejde med AG og dressur. Med udstilling kunne der godt have været bedre koordination. HeWe nævnte, at flere havde fremsat ideer til andre/nye aktiviteter i VSS-konceptet. Efter en kort gennemgang af Håndbogens vejledning konkluderedes, at rammerne er meget vide; dog vil man skulle indrette sig efter aftaler med eksteriørdommere - alternativt må kommende arrangører være endnu mere på forkant. MiJo kunne afslutningsvis meddele, at medlemmer af VSS-Fyn-gruppen gerne deler erfaringer med kommende arrangører. 5.2 Campen / problemer vedr. el-installationen En række medlemmer havde til mødet fremsendt opgørelse over skader på el-ting. MiJo oplyste, at elektrikeren havde besøgt campen 2 gange på baggrund af klager. Der havde ikke være overspænding ingen sprængte sikringer men det var konstateret, at man grundet et meget stort strømforbrug havde underspænding, hvilket transformere ikke kan tåle. HeWe kunne i øvrigt oplyse, at han havde været i kontakt med en assurandør, der havde vurderet, at der set fra klubbens side ikke var noget at gøre i forhold til elektrikeren. Bestyrelsen konkluderede, at klubben ikke kan påtage sig noget skadesansvar, men må henvise de berørte medlemmer til at søge erstatning hos eget forsikringsselskab. Det konkluderedes endvidere, at der i alt skriftligt materiale fremover skal stå, at BeK ikke kan påtage sig ansvar for tyveri, skader m.m., der måtte ske i forbindese med klubbens arrangementer. Det aftaltes, at CoSt orienterer de berørte medlemmer, og at aktivitetsudvalgene bliver bedt om at tilføje dette deres materiale. Tilføjelsen skal endvidere ske i Håndbogens afsnit 11.1 vedr. arrangementer i klubben. 5.3 VSS 2011 status AnPe kunne oplyse, at stedet for 2011 endnu ikke er fastsat. Så snart beslutning foreligger, vil hun orientere medlemmerne herom via maillisten. 6. Udstillingsaktiviteterne 6.1 Dommerønsker 2011+2012 status HeWe oplyste, at der pt. fortsat mangler en dommer til 2011. Dommerønsker vil blive behandlet på et Udstillingsudvalgsmøde fastsat til den 6. oktober med henblik på forelæggelse på bestyrelsesmødet den 14. november. CoSt gav i den anledning udtryk for en forventning om, at bestyrelsen præsenteres for udvalgets samlede beslutningsgrundlag, og MiJo forventede også en kort begrundelse for udvalgets indstilling. Under dette punkt drøftedes ligeledes udstillingslederes funktion samt udstillingssekretærens. CoSt bad derfor om, at at deres respektive funktioner beskrives kort i nogle hovedpunkter. HeWe gav tilsagn om at tage disse ting med til udvalgets kommende møde. Endelig drøftedes udvalgets arbejdsform- og rammer. Det aftaltes, at debatten herom fortsættes primo 2012, og at MiJo og CoSt udarbejder et oplæg til bestyrelsen. 3
6.2 Forslag om ændret betegnelse for juniorhandling A samt generel tilmelding til juniorhandling på dagen - drøftelse og beslutning AnPe og HeWe anbefalede, at man fastholder betegnelserne Junior A og Junior B. Det blev ligeledes foreslået, at det skal være muligt at foretage tilmelding til juniorhandling (både A og B) på dagen. Der var enighed om at følge begge forslag. Hunden skal fortsat opfylde betingelsen om en DKK-stambog og være tilmeldt udstillingen inden for den ordinære tilmeldingsfrist. Prisen for juniorhandling følger DKK s. 6.3 Hitlisten for juniorhandling på hjemmesiden Opdatering af hitlisten foretages indtil videre manuelt, idet der er så få deltagere. Data sendes til Gerner Sørensen. Det aftaltes, at AnPe kontakter Hanne Veggerby, der har tilbudt at indsamle data. 6.4 VSS udstillingen (PM, program, afvkling, pokaler) PM, program og afvikling vil blive drøftet på førstkommende Udstillingsudvalgsmøde. HeWe vil sørge for, at disse ting kommer på dagsordenen. Hvad angår pokaler til uddeling på årets VSS blev det oplyst, at det ikke har været muligt at revidere fundatsteksterne i nogle år, idet de ikke har ligget tiigængeligt for andre end web-teamet. MiJo tilbød at se nærmere på materialet. Det blev dog oplyst, at det af fundatserne skulle fremgå, at pokalerne skal gives til dansk opdrættede og / eller dansk ejede beagler. Når en udenlandsk opdrættet og ejet beagle sidste år fik udleveret en af pokalerne, må dette desværre tilskrives en fejl. På baggrund af de på mødet foreliggende oplysninger besluttede bestyrelsen at bede CoSt give ejerne af den polske BIR-hund en tilbagemelding samt det medlem, der har henvendt sig herom. Bemærkning tilføjet af referenten efter mødet: Da der dagen efter mødet er kommet nye oplysninger i sagen, afventes iflg. aftale med HeWe endelig drøftelse og beslutning på næste bestyrelsesmøde. Der var enighed om, at ændringer i fundatserne kun må ske efter godkendelse i bestyrelsen i modsat fald ser klubben sig ikke i stand til at modtage pokalen til uddeling. Der blev fremsat forsalg om, at der fremover på VSS gives en erindringspræmie til BIR og BIM. Forslaget forelægges udstilllingsudvalget. 6.5. Nye udstillingsregler fra 2011 Der foreligger pt. ingen meddelelser fra DKK herom. Dette vil bla. kunne betyde, at hitlisten ikke vil kunne opdateres fra begyndelsen af 2011. Det aftaltes, at CoSt kontakter DKK herom og beder om status for de nye udstillingsregler herunder status for aftalen med de øvrige nordiske lande samt randstaterne. 7. Medlemskartoteket Indtil videre fortsætter MiJo/Web-teamet med den løbende ajourføring af medlemskartoteket. Baggrunden er, at systemet efterhånden er blevet påbygget så mange forskellige funktioner, at det ikke længere fungerer hensigtsmæssigt i forhold til behovet. Da klubben er afhængig af et velfungerende system, forslog MiJo at der anskaffes et nyt (PBS). Der er nogle økonomiske omkostninger, der dog indtjenes ved besparelser bl.a. i porto, således den foreslåede løsning vil være udgiftsneutral på kort sigt og på længere sigt give yderligere besparelser i takt med, at forhåbentligt flere medlemmer betaler deres kontingent via PBS. MiJo tilbød at foretage omlægningen, herunder udføre tastearbejdet, således det kan gå i drift fra 1. januar 2011. I første omgang med samme kontingentperiode som hidtil, idet denne er vedtægtsbestemt. 4
Bestyrelsen tilsluttede sig forslaget, og det blev her ud over besluttet, at der skal fremlægges et forslag til vedtægtsændring på førstkommende generalforsamling, således årligt medlemsskab kan tegnes uanset indmeldelsestidspunkt. Dette kendes f.eks. også fra DKK. 8. Regionsledermøde MhJ gennemgik kort den foreløbige dagsorden. Der manglede fortsat tilmelding fra regionerne på Fyn og Sjælland samt fra D-udvalget. Det aftaltes at fremsende en reminder med ny tilmeldingsfrist onsdag den 29.september. 9. Forslag om scanning af gamle Magasiner Fra Toke Larsen forelå et forslag om scanning af gamle Magasiner samt et tilbud om at udføre arbejdet. Tokes forslag ville koste ca. kr. 5.000 til udstyr. Der var i bestyrelsen enighed om, at det var et godt initiativ og at ideen er rigtig. MhJ oplyste, at han ville kunne udføre scanningsarbejdet uden udgifter for klubben, hvorfor det besluttedes, at MhJ kontakter Toke for at låne Magasinerne. MhJ vil forsøge at få arbejdet udført i indeværende år. 10. Forslag/synliggørelse af pasningsordningen drøftelse, beslutning Fra Elsebeth Ring Andersen forelå et forslag om at få synliggjort den gamle pasningsordning på hjemmesiden. Der var enighed om, at det er et godt koncept, som mange medlemmer har været / vil blive glade for. Der er imidlertid nogle formelle forhold, der gør, at klubben ikke kan tegne ordningen således som beskrevet af Elsebeth; dels vil der være nogle forsikringsmæssige dels nogle skattemæssige forhold, som klubben ikke kan involvere sig i. Men der vil ikke være noget til hinder for, at Elsebeth er kontaktperson for ordningen, der så iøvrigt præsenteres som en privat aftale mellem de pågældende medlemmer, der skal have deres beagle passet. Elsebeths mailadresse kan således fremgå af hjemmesiden med en beskrivelse af konceptet. Det aftaltes, at CoSt kontakter Elsebeth herom. 11. Forslag / efterlysning af marchregler På foranledning af indlæg på maillisten opfordrede CoSt til, at marchudvalget skriver noget til håndbogen/hjemmesiden om, hvor man får trimkort m.v. I dag er det alene hitlistereglerne, der fremgår af Håndbogen. Det var der enighed om, og AnPe vil kontakte Aase Gade. 12. DKK efterlyser folder til stamtavler Fra DKK s administration forelå et ønske om at få leveret nogle foldere om BeK. Vi har hidtil haft en lille A5. Det aftaltes, at CoSt udarbejder et udkast. 13. Undersøgelsen vedr. Beagle-Pain-Syndrome status Fra dyrlæge Ph.D Mette Berendt, KU, forelå en tilbagemelding om det foreløbige resultat af analysen af de modtagne besvarelser. Af de 304 hunde, der er besvarelser på, har 13 måske været eller er positive for sygdommen, men kun få af de 13 har fået stillet en egentlig diagnose. Mette Berendt ridser i sin tilbagemelding forskelige muligheder op for, hvorledes man evt. kan bringe sagen videre, så det aftaltes, at MiJo kontakter hende for en yderligere afklaring på mulighederne. 14. Postliste Postlisten blev gennemgået. 5
Under dette punkt drøftedes mail fra Michael Allerup Nielsen, der beder om BeK s anbefaling til at påbegynde uddannelsen som eksteriørdommer for beagle. Det anføres i ansøgningen, at han i forvejen er dommer for gravhund. Der var enighed om at anbefale dette. 15. Bordet rundt diverse, drøftelse og beslutning Web-shoppen: MhJ havde modtaget forespørgsel om forventet indtjeningsgrad samt disponeringsramme. Det besluttedes, at priserne som udgangspunkt er gange 2, og at disponeringsrammen ligger på kr. 25.000. Der var dog en del overvejelser og drøftelse herom, idet en stor del af varesortimentet ikke hjemkøbes og lagerføres. Det aftaltes, at MiJo er kontaktperson til web-shoppen. Web-teamet: Der udarbejdes en liste over liggende sager til næste bestyrelsesmøde. 16. Eventuelt Der var intet til dette punkt. 17. Næste møde / møderække Næste møde afholdes den 14. november hos TrTo. Møde den 5. december afholdes i Vejle. Pia Ahlen indbydes. Hvad angår møder i 2011 aftaltes det, at HeWe snarest fremsender en datoliste, hvorefter alle bedes give ham tilbagemelding hurtigst muligt. 29.09.2010 CoSt 6