VTC Vejledning til VTC-registrering for medarbejder Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø 09.03.2015 Version 4
Indholdsfortegnelse 1. Velkommen til Arbejdsmiljøsystemet...3 2. Medarbejderstartside...4 3. Udfyld nyt VTC-skema (første side - straksregistrering)...5 4. Udfyld nyt VTC-skema (hele skemaet)...6 5. Genoptagelse af parkeret skema...7 6. Genoptagelse af skemabesvarelse (skema der er sendt retur fra arbejdsmiljøgruppen til videre udfyldelse)...9 7. Vedhæft/se vedhæftede fil eller link... 11 8. Udskrivning af VTC-skema... 15 9. Se Aktive skemaer... 17 10. Se Inaktive skemaer... 18 11. Support... 19
1. Velkommen til Arbejdsmiljøsystemet Denne vejledning beskriver trin for trin, hvordan du som medarbejder kan bruge Arbejdsmiljøsystemet (AMS) til registrering af vold, trusler og chikane (VTChændelser), og hvordan du kan se dine aktive VTC-sager. Der er to adgangsveje til AMS-databasen: Via et tilsendt link i en mail: Klik på linket eller via intranettet: Åbn Internet Explorer. Start Internet Explorer-browser.lnk Region Midtjyllands Intranet åbnes www.intranet.rm.dk Vælg Personale Vælg Arbejdsmiljø Vælg AMS (APV og VTC) Klik på AMS ikonet. Log on skærmbilledet fremkommer: Dit bruger ID - er det samme som dit regions bruger ID. Dit password - er det samme som du benytter til regions it systemer, herunder ESDH, EPJ, ØS og Fraværsregistrering. Klik Log på. Side 3
2. Medarbejderstartside Når du er logget på, kan du i højre side se VTC-modulet. Her kan du vælge: VTC - udfyld nyt skema Parkerede skemaer Skemaer der afventer svar fra dig Aktive skemaer Inaktive skemaer Derudover kan du i venstre side se menuerne i modulet til APV (ArbejdsPladsVurdering). Du kan læse mere om APV-modulet i vejledningen APV vejledning til kortlægning for medarbejder. Vejledningen finder du på AMS log on siden under menuen Vejledninger. Side 4
3. Udfyld nyt VTC-skema (første side - straksregistrering) 1. Ansættelse - Klik på dropdown og vælg ansættelse. Har du flere ansættelser. skal du være OBS på, at du vælger den ansættelse, som svarer til arbejdspladsen, hvor hændelsen fandt sted. Hvis dropdown er Tom, er det fordi du ikke er tilknyttet en arbejdsmiljøgruppe. Kontakt din arbejdsmiljøgruppe eller AMS/BSK superbruger (se afsnit 11. Support) 2. Indsend skema Klik på dropdown og vælg Ja eller Nej Ja betyder, at skemaet bliver indsendt til din arbejdsmiljøgruppe, når du har udfyldt felterne og klikket på Gem Nej betyder, at skemaet er åbent for dig til videre udfyldelse i 72 timer. Du kan genfinde skemaet under Parkerede skemaer. Din arbejdsmiljøgruppe kan også se skemaet, og de kan se at skemaet ikke er færdigudfyldt. Når du har udfyldt de felter, du umiddelbart kan udfylde, skal du huske at klikke på Gem, så skemaet gemmes under de parkerede skemaer. 3. Ansættelsestype - Klik på dropdown og vælg ansættelsestype. 4. Dato for hændelsen Klik på og vælg dag/måned/år. 5. Tidspunkt for hændelsen - Klik på dropdown og vælg tidsinterval. 6. Varighed af hændelsen - Klik på dropdown og vælg varighed. 7. Hvor fandt hændelsen sted Beskriv kort hvor hændelsen fandt sted. (Fx på beboers/patients egen stue). 8. Kort beskrivelse af hændelsen Beskriv kort og præcist hændelsen (fx jeg blev kradset på armen, da jeg skulle hjælpe beboer/patient med at få overtøj på). 9. Belastningsgrad - Klik på dropdown og vælg belastningsgraden fra 1-5 (1 er lav belastning 3 middel belastning - 5 høj belastning). Indsend dit skema, klik på Gem. Side 5
Du modtager en automatisk kvitteringsmail, når registreringen er indsendt. 4. Udfyld nyt VTC-skema (hele skemaet) Udfyld første side som beskrevet i afsnit 3. Udfyld nyt VTC-skema, se forrige side. Udfyld felterne fra punkt 1 til 9. OBS: Undlad at indsende skemaet, førend du har udfyldt fanerne i bunden af skærmbilledet. Se hvordan du udfylder fanerne 1-4 på næste side. Klik på fane 1. Kontekst. Udfyld skemaet - afkryds felterne. Du må gerne sætte flere kryds under hvert spørgsmål. Side 6
Klik på fane 2. Fysisk overgreb Udfyld skemaet - afkryds felterne, du må gerne sætte flere kryds under hvert spørgsmål. Fortsæt med at udfylde 3. Psykisk overgreb og 4. Hændelsesforløb. Tjek at du har udfyldt alle aktive faner, inden du gemmer. Klik på Gem for at indsende dit VTC-skema. Tjek at du kan se det VTC-skema, som du har indsendt (se Aktive skemaer side 4). 5. Genoptagelse af parkeret skema Klik på Parkerede skemaer Side 7
Klik på skemanummeret Klik på Redigér skema Du kan nu udfylde de manglende oplysninger under fanerne 1-4 i bunden af skemaet. Se hvordan under afsnit 4. Udfyld nyt VTC-skema. Husk at ændre i rubrikken Indsend skema fra Nej til Ja Klik på Gem Skemaet er nu indsendt. Du kan finde skemaet under Aktive Skemaer (se side 4) Side 8
6. Genoptagelse af skemabesvarelse (skema der er sendt retur fra arbejdsmiljøgruppen til videre udfyldelse) Du vil modtage en mail i Outlook, hvis din arbejdsmiljøgruppe åbner et skema for videre udfyldelse. I mailen kan der stå en besked fra din arbejdsmiljøgruppe og maile har et direkte link til VTC-skemaet. Klik på linket i mailen fra din arbejdsmiljøgruppe. Herefter skal du logge på Arbejdsmiljøsystemet Dit bruger ID - er det samme som dit regions bruger ID. Dit password - er det samme som du benytter til regions it systemer, herunder ESDH, EPJ, ØS og Fraværsregistrering. Klik Log på. Du komme direkte ind på sagen. Hvis du ikke benytte linket i mailen, skal du logge på Arbejdsmiljøsystemet som beskrevet på side 3. Side 9
Du finder sagen under overskriften Skema(er) der afventer svar fra dig. Klik på skemanummeret for at åbne sagen. Klik på Rediger skema Udfyld de manglende felter i skemaet under fanerne 1. Kontekst, 2. Fysisk overgreb, 3. Psykisk overgreb og 4. Hændelsesforløb, som er beskrevet i afsnit 4. Klik på Gem Efter arbejdsmiljøgruppen har modtaget din VTC-registrering, vil arbejdsmiljøgruppen ændre status på sagen. Arbejdsmiljøgruppen markerer, at sagen er i gang, og du modtager en automatisk mail om dette. Side 10
7. Vedhæft/se vedhæftet fil eller link Du kan vedhæfte billeder og dokumenter eller indsætte et link på et VTC-skema, som du er i gang med at oprette eller redigere (parkeret skema eller skema, der afventer svar fra dig). Klik på Vedhæft Dokument Klik på Find fil hvis du vil vedhæfte et billede eller dokument - se næste skærmbillede. Hvis du vil indsætte et link, skal du skrive adressen i boksen under Web Adresse og klikke på Gem. Du kan først se det vedhæftede link, når du har gemt skemaet. Side 11
Klik på Gennemse Vælg dokument/billede Klik på Åbn Klik på OK Side 12
Klik på Save and Close Det vedhæftede dokument vises først, når du har klikket på Gem Du kan genfinde, det du har vedhæftet på et skema ved at klikke på fanen 4. Hændelsesforløb/Vedhæftninger Side 13
Klik på fanen 2. Vedhæftninger Klik på det vedhæftede Hvis det er et link du har vedhæftet, åbner det op med det samme, du klikke på det. Er det et dokument - se næste skærmbillede. Klik på Åbn. Side 14
8. Udskrivning af VTC-skema Du kan udskrive dine VTC-skemaer. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan udskrive et skema, som du er i gang med at oprette. Skemaet skal være gemt, inden det kan udskrives. Vælg en overskrift under Se tidligere VTC registreringer Vælg det skema du ønsker at udskrive Klik på skemanummeret Side 15
Klik på Udskriv Skema Klik på Ok når du har læst teksten Klik på Print (herefter vælg printer og vælg evt. liggende) Side 16
9. Se Aktive skemaer På medarbejderstartsiden har du mulighed for at se alle dine aktive VTC-registreringer. Klik på Aktive skemaer. Åbn et VTC-skema fra listen ved at klikke på skemanummeret. Du kan se alle detaljer på et oprettet skema. For at se, hvad du har afkrydset, skal du klikke på fanerne i bunden af skemaet. Du kan ikke skrive i skemaet, da det er låst af din arbejdsmiljøgruppe. Klik på Hovedmenu for at komme tilbage til medarbejder startsiden. Side 17
10. Se Inaktive skemaer Når arbejdsmiljøgruppen har afsluttet/lukket et skema, vil du modtage en automatisk mail fra Arbejdsmiljøsystemet. Følg linket og log på Arbejdsmiljøsystemet. Du vil komme direkte ind på sagen. Når du er logget på via intranettet, kan du på medarbejderstartsiden se alle dine inaktive VTC-skemaer. Skemaerne er afsluttet og færdigbehandlet af din arbejdsmiljøgruppe. Klik på Inaktive skemaer. Åbn en af de lukkede VTC-skemaer fra listen ved at klikke på skemanummeret. For at se, hvad du har afkrydset i skemaet, skal du klikke på fanerne i bunden af skemaet. Du kan ikke skrive i skemaet, da det er låst af din arbejdsmiljøgruppe. Klik på Hovedmenu for at komme tilbage til medarbejderstartsiden. Side 18
11. Support Du kan få hjælp hos din arbejdsmiljøgruppe eller kontakte superbrugeren/superbrugerne for dit område. Listen med superbrugere finder du på log on siden under support, se skærmbilledet nedenfor. Klik på Support Klik på det område du tilhører, for at se listen med superbruger. Liste med superbruger Side 19
Side 20 Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø