Til Fodbold bestyrelsen i HEI samt FU Hermed indkaldes der til bestyrelsesmøde mandag den 20. januar kl. 19.00. Mødet afholdes i Skæring hallen. Dagsorden: 1. Velkomst Fremtidig regnskabsfører Lene Laursen kommer forbi og præsenterer sig selv Kunstgræsbane projektfolkene deltager i mødet til punkt 2 2. Status multibane og kunstgræsbane 3. Godkendelse af sidste referat 4. Gennemgang af action punkter fra sidste referat er aftalte aktiviteter gennemført Børneattester - er der indhentet for alle? Er arket i dropbox opdateret? Betaling u5 opstart penge fra? Kim Elgaard - intet svar på mailen fra bestyrelsen, hvad er status? Løsningsforslag? 5. Status rekruttering til bestyrelsen Orientering om Henrik Skovsby s møde med regnskabsfører mv. 6. Foreløbigt årsregnskab for 2013 7. Kontingentopkrævning og medlemsstatus Kort gennemgang af debitorsaldoliste Kan vi ændre til, at udmeldelse for efterårssæsonen skal ske senest 1. august (pt. er det 1. juli)? 8. Status aktiviteter omkring HEI hallen Input til workshop weekend med halbestyrelsen den 25. januar 2014 9. Planlægning af generalforsamling Dagsorden Tidspunkt for afholdelse, besked til HB Kandidater til posterne, på valg Input til næstformandens beretning og øvrige emner Lederpokal - indstillinger 10. Punkter fra Jette Petersen HEI Fodbolds indstilling til HB s fremtidige sammensætning HEI Fodbolds input til nye vedtægter fra HB udsendes forhåbentlig inden mødet 11. Punkter fra Claus Rehoff Hansen Forlængelse af kontrakt med Lars Lunde U14 M1 træner. Sum i alt 20.000 for foråret, U14 betaler halvdelen selv. Bemærk for punkterne Bordet rundt og Eventuelt; bestyrelsen kan som udgangspunkt ikke træffe beslutninger under disse punkter. Punkter der skal træffes beslutninger omkring skal være indsendt og påført dagsordenen. 12. Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt) orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer 13. Eventuelt Husk mødelokalets ti bud:
Træd i karakter som mødeleder, så det er klart fra starten, hvem der styrer Start til tiden luk døren og begynd selvom alle ikke er kommet Byd velkommen og introducer nye mødedeltagere Sig hvornår mødet slutter Hav en dagsorden hvor det fremgår, hvad der skal udrettes, med en sætning under hvert punkt. Styr snakken og taletiden, deltagerne skal komme med deres pointer hurtigt Anerkend mødedeltagernes holdninger og ideer Sørg for at konkludere efter hvert punkt Gør det klart efter hvet punkt, hvem der gør hvad Afslut mødet til tiden Mange sportslige hilsner HEI Fodbold Henrik Skovsby
Referat: Tilstede: Jette Petersen (JP), Kim Frank (KF), Claus Rehoff Hansen (CRH), Kim Elgaard (KE), Birgitte Henckel (BH) og Henrik Skovsby (HS) Ikke tilstede: Afbud: Referat: Henrik Skovsby Ad. 1: Velkomst: Der blev budt velkommen til årets første møde. Ad. 2: Status multibane og kunstgræsbane: En repræsentant fra bestyrelsen skal med til kommunen Claus Petersen og Jan Elmstrøm fra kunstgræsbane projektgruppen deltog i mødet. Gruppen oplyste, at der skal påregnes egenbetaling/delvis selvfinansiering fra HEI s side. Placering af banen er blevet diskuteret med kommunen. Projektgruppen har lavet en tidsplan og skitsetegninger til kunstgræsbanen. Der arbejdes på at banen skal kunne stå færdig til 1. september 2014. Projektet har ansvaret for at styre projektet, herunder følgende opgaver: 1. Plan og styring af projektet i samarbejde med kommunen 2. Etablere selskabs/forenings/fondsstruktur omkring kunstgræsbane set up et 3. Plan og budget for driftsmæssig styring af banen, når den går i drift 4. Etablere funding af den del af projektet som skal selvfinansieres Der arbejdes pt. med forskellige scenarier for placering af kunstgræsbanen, heruder eventuel placering på bane 1 (Stadion). Projektgruppen tager kontakt til advokatfirma mhp. advokatassistance ift. projektet. JP tager denne kontakt og JP må godkende aftale om igangsættelse af advokathjælp sålænge omkostningen hertil ikke overstiger dkk 10.000,- Projektgruppen vil på generalforsamlingen komme med et indlæg omkring projektet. Ad. 3: Godkendelse af sidste referat: Referat for den 25. november 2013 blev godkendt. Ad. 4: Gennemgang af action punkter fra sidste referat: er aftalte aktiviteter gennemført Børneattester - er der indhentet for alle? Er arket i dropbox opdateret? Betaling u5 opstart penge fra? Kim Elgaard - intet svar på mailen fra bestyrelsen, hvad er status? Løsningsforslag? Der mangler fortsat børneattester for enkelte ungdomstrænere. Kim følger op.
Status er, at pengene fra de U5 spillere som tilmeldte sig på opstartsdagen er indbetalt i banken og afstemt i forhold til den medlemsliste der er sendt til Marianna Sørensen. Ad. 5: Status rekruttering til bestyrelsen: Orientering om Henrik Skovsby s møde med regnskabsfører mv. Lene Laursen deltog i mødet og præsenterede sig for bestyrelsen. Lene vil fremadrettet blive ansvarlig håndtering af regnskab. Ad. 6: Foreløbigt årsregnskab for 2013: Der foreligger endnu ikke regnskab for 2013. Når dette foreligger rundsendes det til bestyrelsen. Ad. 7: Kontingentopkrævning og medlemsstatus: Kort gennemgang af debitorsaldoliste Kan vi ændre til, at udmeldelse for efterårssæsonen skal ske senest 1. august (pt. er det 1. juli)? Ændringer jfr. ovenstående pkt. er accepteret af bestyrelsen og ændret på hjemmesiden. Bestyrelsen besluttede, at man på næste møde endeligt vil vedtage om man skal hæve kontingentet med dkk 50 pr. halvår af hensyn til at kunne skabe noget kapital til kunstgræsbanen. Ad. 8: Status aktiviteter omkring HEI hallen: Input til workshop weekend med halbestyrelsen den 25. januar 2014 Punktet udgår da workshoppen er udskudt på ubestemt. Ad. 9 Planlægning af generalforsamling: Dagsorden Tidspunkt for afholdelse, besked til HB Kandidater til posterne, på valg Input til næstformandens beretning og øvrige emner Lederpokal - indstillinger Generalforsamling er foreløbig tidsfastsat til torsdag den 27. marts kl. 19.00. Ad. 10: Punkter fra Jette Petersen: HEI Fodbolds indstilling til HB s fremtidige sammensætning HEI Fodbolds input til nye vedtægter fra HB udsendes forhåbentlig inden mødet Hjortshøj-Egå Idrætsforening nedlægges som hovedforening og der oprettes herefter selvstændige foreninger for de enkelte underforeninger. Underforeningerne skal give deres tilsagn til HB om man accepterer denne ændring. Såfremt HB nedlægges mener fodbold, at de bør have udbetalt den andel af kapital, som pro rate tilhører HEI Fodbold. Såfremt HB nedlægges vil HS og JP mødes inden næste bestyrelsesmøde mhp. at fastlægge plan for oprettelse af selvstændige vedhægter for fodbold.
Ad. 11: Punkter fra Claus Rehoff Hansen: Forlængelse af kontrakt med Lars Lunde U14 M1 træner. Sum i alt 20.000 for foråret, U14 betaler halvdelen selv. Godkendelse blev givet. Ad. 11: Bordet rundt: CRH: Underskrift på aftale med AGF. Der arbejdes på at finde træner til U14 B2. Talentcenter Nord opstartes nu og fredagstræning foregår på HEI s baner. JP: Der er kommet 3 regninger fra Idrætshøjskolen vedr. kunstgræs til U11. Regninger fra 2012 betales (2 stk.), mens regning fra 2013 afvises. JP besøger DBU den 21. januar mhp. at få information om fremtidig brug af elektronisk holdkort. BH: Arbejder på at få repræsentanter fra Dame senior til at træde ind i bestyrelsen. KE: ÅM indendørs er afsluttet med succes. Dog er det beklageligt, at visse forældre opfører sig meget negativt overfor dommerne. Det vurderes om vi skal trække senior holdet pga. manglende tilslutning. KF: Der tilmeldes to hold til old boys - dkk 600,-. Der er ikke god nok belysning på multibane. KF følger op på punktet. Ad. 12:Eventuelt: Ad. 13: Næste møde: Næste møde afholdes mandag den 17. februar 2014 kl. 19.00