SecureAware Opfølgning Manual Manualen beskriver brugen af SecureAware version 3 Dokument opdateret: juni 2009 Om dette dokument Dette dokument er en vejledning i brug af opfølgnings-modulet i SecureAware. Dokumentet giver en beskrivelse af modulet og dets funktioner og har til formål at guide dig igennem blandt andet oprettelse af aktivitetsskabeloner, uddelegering af aktiviteter samt opsætning af rapporter for dette.
Indholdsfortegnelse Opfølgning...3 Aktivitetsskabeloner og indstillinger...4 Opret aktiviteter...7 Udfør en aktivitet...8 Administration af aktiviteter...10 Administration af mangler...13 Aktivitetsarkivet...14 Rapporter...15 Rapportkonfigurering...15 Kontaktinformation...17 2
Opfølgning SecureAware Opfølgning er et modul, der anvendes til at håndtere uddelegering af opgaver, der skal løses inden for en bestemt tidsramme. I modulet kan man oprette en kontrol med start og forventet afslutningstidspunkt, samt en specifikation af den ønskede opgave. Modulet aktiverer også funktionalitet i de øvrige moduler, så kontroller kan oprettes direkte i disse. Modulet er i stand til at sende beskeder til de personer der står for at udføre kontrollen. Beskederne sammensættes ved at flette informationerne med skabeloner i det sprog, som modtageren foretrækker. De enkelte kontroller kan sættes op, så de gentages med et fast interval, så de data der kontrolleres bliver vedligeholdt over tid. Du får adgang til at administrere modulet ved at klikke på i øverste højre hjørne, eller i fanebladet Genveje på Min SecureAware, hvor du også kan se status på alle aktiviteter. 3
Aktivitetsskabeloner og indstillinger Før du går i gang med oprettelsen af aktiviteter, bør du tilpasse aktivitetstyper, gentagelsesintervaller og skabeloner. Når du klikker på du adgang til at redigere i disse. Indstillinger, får Vælger du Aktivitetstyper, Kan du nu slette, eller oprette en aktivitetstype. Som udgangspunkt indeholder SecureAware aktivitetstyperne Opret, Udfør, Opdatér, Godkend og Læs korrektur, men du kan, som sagt, vælge at oprette dine egne, skræddersyede, aktivitetstyper. Du kan ændre i den rækkefølge aktivitetstyperne bliver vist, ved hjælp af pilene. Vælger du at oprette en ny aktivitetstype, skal navnet og en eventuel beskrivelse af aktiviteten indtastes, før du klikker på Opret. Aktiviteter skal som regel gentages med et vist interval. Du ønsker måske, at alle procedurer skal opdateres hvert kvartal, og at sikkerhedspolitikken skal godkendes hvert halve år. Gentagelsesintervaller giver dig mulighed for, at oprette de intervaller, du oftest vil få brug for. Som det ses i billedet til venstre, findes der 4 prædefinerede intervaller. Intervallet En uge hver måned betyder, at aktiviteten skal gentages månedligt, og at den ansvarlige har en uge til at udføre den. 4
Du kan slette de intervaller, du ikke mener at få brug for, hvis du ønsker dette. For at oprette et nyt interval, klikker du på Opret interval. I tekstfelterne kan du nu angive navn og beskrivelse til intervallet. Interval i dage og Åben dage, skal angives med tal. Eksemplet på billedet viser et nyt interval, hvor en aktivitet skal udføres i løbet af to uger (Åben dage: 14) hvert kvartal (Interval i dage: 90). Klik på Opret for at tilføje det nye interval. For at du, på et senere tidspunkt, skal kunne uddelegere aktiviteter uden at skulle oprette disse fra bunden hver gang, kan du oprette et antal aktivitetsskabeloner. Dette gør du ved, i Aktivitetsstyring, at klikke på Aktivitetsskabeloner. Klik herefter på skærmbillede. Opret aktivitetsskabelon, for at komme til følgende Billedet her viser en aktivitetsskabelon med aktivitetstypen Opdatér valgt. Det er en skabelon, der skal benyttes til at oprette opdateringsaktiviteter. I feltet Beskrivelse, kan der eksempelvis indtastes en instruktion til den ansvarlige. Her er der valgt, at brugeren både skal have besked (adviseres) når aktiviteten starter, når den er udført og når fristen for udførelsen er overskredet. Dette kan naturligvis ændres efter behov. Det er ligeledes valgt, at aktiviteten skal udføres indenfor 14 dage, og at dette skal gentages hvert halve år. 5
Når du nu klikker på Opret, kan du redigere yderligere i skabelonen samt vælge, hvem der skal være ansvarlig bruger, samt hvem der skal være angivet som leder i forbindelse med denne type aktivitet. 6
Opret aktiviteter Du kan nu begynde at oprette de aktiviteter, der skal udføres. Dette gøres ved at klikke på Opret en ny aktivitet i Opfølgnings-hovedmenuen. Herfra har du mulighed for at oprette en aktivitet på én af følgende måder: ved at benytte én af de skabeloner du har oprettet, eller ved at basere aktiviteten på en aktivitetstype (f.eks. Opret, Udfør eller Opdater). Opret aktivitet ved hjælp af skabelon Klik på den skabelon, du ønsker at basere aktiviteten på. Aktiviteten arver på denne måde skabelonens egenskaber. Du har dog mulighed for, at redigere i disse ved at klikke på. Du kan ligeledes knytte et aktivitetslink til aktiviteten. Dette gøres som forklaret i dette eksempel: Vi antager, at aktiviteten omhandler, at brugeren skal opdatere reglen Genbrug af kodeord, som findes i en politik i kategorien Brugerens ansvar. Du har allerede valgt, at aktivitetstypen hedder Opdatér. Ud for Aktivitetslink klikker du på Tilføj. Du får nu, i rullemenuen, mulighed for at vælge mellem, om det er politik-indhold, regler, procedurer, strategi eller dele af beredskabsplanen, der skal opdateres. Du vælger Regel, og klikker på. Rullemenuen ændres nu til at indeholde dine politikker. Du vælger den ønskede politik og klikker på. Rullemenuen vil nu vise kategorier og underkategorier i den valgte politik, og du vælger nu kategorien Brugerens ansvar (er politikken lavet over en nummereret DS484-standard, er det afsnit 11.3). Klik igen på, 7
og rullemenuen viser de regler, som er tilknyttet kategorien. Du vælger Genbrug af adgangskoder og klikker på. Du får nu beskeden Aktivitetslink er korrekt oprettet. Klik en sidste gang på og linket tilføjes aktiviteten. Du kan ligeledes redigere i aktivitetens andre egenskaber ved at klikke på ud for den egenskab, du ønsker at ændre eller slette samt tilføje brugere og ledere. Opret aktivitet ud fra aktivitetstype Vælger du at oprette en aktivitet ud fra en aktivitetstype, klikker du i stedet på aktivitetstypens navn i Opret Aktivitet. Du vil nu få samme skærmbillede (og dermed muligheder), som hvis du opretter aktiviteten ud fra en skabelon. Forskellen er dog, at den eneste egenskab der nu er nedarvet, er aktivitetstypen. Du kan nu tilrette aktiviteten på samme måde som du ville gøre det ud fra en skabelon. Udfør en aktivitet Når brugeren logger på, vil han se sine aktiviteter listet på startsiden Min SecureAware (han kan også vælge at klikke på Opfølgnings-fanebladet). Klik på en kolonnes overskrift for at sortere indholdet. For at filtrere aktiviteter, skal du indtaste dit søgekriterie i søgefeltet og klikke på filter-ikonet. Klik på "Fjern filter"- ikonet for at fjerne filtreringen. Ønsker du kun at se aktiviteter med en bestemt status, eksempelvis alle overskredne aktiviteter, skal du vælge denne i rullemenuen over statuskolonnen. I søgefeltet over kolonnen ID, kan du indtaste et ID-nummer på en bestemt aktivitet. Du kan adskille ID-numre med komma, for at se flere aktiviteter (eksempelvis 31,65,44). Indtast to ID-numre adskilt af mellemrum for at se aktiviteter indenfor dette interval (eksempelvis 104-133). Ønsker du kun at se aktiviteter af en bestemt type, eksempelvis alle opdateringsaktiviteter, skal du vælge denne i rullemenuen over kolonnen Type. For kun at se aktiviteter relateret til specifikke elementer, eksempelvis alle procedurer, skal du vælge denne i rullemenuen over kolonnen Navn. 8
For kun at se aktiviteter, der har er åbne inden for et bestemt tidsinterval, skal du klikke på kalenderen øverst på siden og vælge en start- og slutdato. Når brugeren nu klikker på aktiviteten, vil han blive præsenteret for et skærmbillede, der viser ham aktivitetens detaljer såsom start- og slutdato samt instrukser i forbindelse med aktiviteten. Klikker han på aktivitetslink, bliver han guidet direkte til den politikdel, regel eller procedure, han er blevet anmodet om at behandle. Han kan ligeledes markere aktiviteten som udført samt indtaste information i relation til aktiviteten, reglen m.m. 9
Administration af aktiviteter Når aktiviter er oprettet og uddelegeret til brugere, kan du nu holde styr på status på disse. I Aktivitetsstyringens venstre side, kan du danne dig et overblik over dine aktiviteter. Administrer aktiviteter: Her har du mulighed for at se alle dine aktiviteter, uanset status. Åbne aktiviteter: Aktiviteter, der er blevet startet, og hvor afslutningsdatoen ikke er overskredet. Igangværende aktiviteter: Aktiviteter som den ansvarlige har angivet som værende sat i gang. Overskredne aktiviteter. Aktiviteter, der ikke er blevet afsluttet inden for den fastsatte deadline. Udførte aktiviteter. Aktiviteter, som er meldt færdige af den ansvarlige. Ventende aktiviteter. Disse aktiviteter er tidligere meldt færdige og venter på, igen at blive åbnet i forbindelse med en gentagelse af aktiviteten. Ikke aktive aktiviteter. Aktiviteter, som er sat i bero. Denne status sikrer, at du ikke behøver at slette kontroller, som midlertidigt ikke skal anvendes. 10
Når du klikker på en af disse, vil du se en liste over aktiviteter med den pågældende status. Klik på Administrer aktiviteter for at se alle aktiviteter. Du kan nu redigere i aktiviteten på samme måde, som da du oprettede den. Dette gøres ved at klikke på aktiviteten, hvorefter redigeringsmulighederne vises. Klik på en kolonnes overskrift for at sortere indholdet. For at filtrere aktiviteter, skal du indtaste dit søgekriterie i søgefeltet og klikke på filter-ikonet. Klik på "Fjern filter"-ikonet for at fjerne filtreringen. Ønsker du kun at se aktiviteter med en bestemt status, eksempelvis alle overskredne aktiviteter, skal du vælge denne i rullemenuen over statuskolonnen. I søgefeltet over kolonnen ID, kan du indtaste et ID-nummer på en bestemt aktivitet. Du kan adskille ID-numre med komma, for at se flere aktiviteter (eksempelvis 31,65,44). Indtast to ID-numre adskilt af mellemrum for at se aktiviteter indenfor dette interval (eksempelvis 104-133). Ønsker du kun at se aktiviteter af en bestemt type, eksempelvis alle opdateringsaktiviteter, skal du vælge denne i rullemenuen over kolonnen Type. 11
For kun at se aktiviteter relateret til specifikke elementer, eksempelvis alle procedurer, skal du vælge denne i rullemenuen over kolonnen Navn. For kun at se aktiviteter, der har er åbne inden for et bestemt tidsinterval, skal du klikke på kalenderen øverst på siden og vælge en start- og slutdato. Du får nu vist alle aktiviteter, der har været/vil være åbne på et tidspunkt inden for dette interval. Søg efter en bestemt brugers aktiviteter ved at indtaste bruger-id i søgefeltet over kolonnen Bruger (du kan benytte * som joker). Klik på brugerikonet for at søge i alle SecureAware-brugere. Send e-mail til en bruger vedrørende en specifik aktivitet ved at klikke på mail-ikonet ud for aktiviteten. Klikker du på mail-ikonet øverst, kan du sende mail til samtlige brugere, der er vist i skærmbilledet. 12
Administration af mangler Når du har oprettet skabeloner til dine aktiviteter, kan du, på en nem måde, oprette de opgaver (aktiviteter), der mangler at blive uddelegeret. Klik på Opret manglende aktiviteter for at få adgang til dette. Du får nu mulighed for at vælge, om det er politik-indhold, regler, procedurer, strategi eller beredskabsplanen, der skal oprettes aktiviteter ud fra. Vælg nu hvilke elementer du ønsker at lave aktiviteter på. I eksemplet ovenfor er det procedurer, der kan vælges. Aktivitetsskabelon: Hvilken skabelon skal benyttes til aktiviteterne? Når du klikker på skabelonen, oprettes aktiviteterne automatisk. Klik på OK for at vende tilbage til foregående skærmbillede. 13
Aktivitetsarkivet Når aktivitetsansvarlige har udført de aktiviteter, de er blevet pålagt og har arkiveret disse, har du direkte adgang til dem fra hovedmenuen. Klik på. Aktivitetsarkiv for at få adgang til denne funktion. Du kan nu filtrere i visningen ved at klikke på og på aktivitetstyper ved at klikke på. Der kan sorteres på moduler ved at klikke på disse, 14
Rapporter Opfølgningsmodulet indeholder 6 prædefinerede rapporttyper, men med rapporttypeadministrationen kan du ændre disse eller oprette helt nye rapporttyper. For at give et overblik, anvender mange af rapporterne grafer, søjle- og lagkage-diagrammer, mens den detaljerede information normalt er i liste eller tabel-format. En rapporttype består af én eller flere rapportsektioner, som kan udvælges og sorteres i den rækkefølge, der er mest hensigtsmæssig. Klik på Rapporter i Opfølgnings-hovedmenuen, for at vælge rapporttype. Du kan også angive et tidsinterval for rapporten og på denne måde kun se de aktiviteter, der er åbne indenfor denne periode. Rapportkonfigurering Klik på Indstillinger i menuen Aktivitetsrapporter. Du vil nu se en liste over de prædefinerede rapporttyper. Klikker du på en af disse, kan du se, hvilke sektioner denne indeholder. 15
For at ændre i rapporttypens navn eller beskrivelse, klikker du på ud for dette, indtaster dine ændringer og klikker på. Du kan slette en eksisterende sektion i rapporten ved at klikke på og ændre rækkefølgen af sektionerne ved brug af piletasterne. Yderligere sektioner tilføjes ved hjælp af rullemenuen, hvorefter der klikkes. Klikker du på Slet-knappen, slettes hele rapporttypen. 16
Kontaktinformation - For yderligere information, kontakt Neuparts kontorer: Europa Neupart A/S Hollandsvej 12 2800 Lyngby Danmark Tel +45 7025 8030 Fax +45 7025 8031 Nordamerika United States Neupart Inc. 2553 Crescent St Ferndale, WA 98248 Tel. 360-820-2545 Fax 360-392-6078 Neupart GmbH Kaiserwerther Strasse 115 40880 Ratingen/Düsseldorf Germany: Tel. +49 (0) 2102/4209-26 Fax +49 (0) 2102/42062 Copyright 2006 Neupart A/S. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokuments forfatter er Neupart A/S. Alt indhold, inkl. tekst og grafik tilhører, medmindre andet er angivet, Neupart A/S og er ophavsretligt beskyttet i henhold til dansk og international lovgivning. Gengivelse af dokumentet eller dele heraf, tillades kun i det omfang, at dette sker i uændret form, og at Neupart A/S udtrykkeligt angives som kilde på samtlige kopier. Kopiering og distribuering må ikke foregå uden forudgående og udtrykkelig tilladelse fra NeupartA/S. Neupart A/S forbeholder sig ret til, på ethvert tidspunkt og uden varsel, at foretage ændringer og/eller forbedringer af de nævnte produkter. Andre virksomheders produkter, samt disses varemærker kan være registrerede eller ophavsretlige beskyttede. Logoerne for Neupart, SecureAware samt navnet SecureAware er varemærker, som tilhører Neupart A/S. Dokumentet leveres som det er og foreligger uden nogen form for garanti. Dokumentet samt tilhørende grafiske fremstillinger kan muligvis indeholde fejl eller mangler. Der gives ingen garantier for opnåelsen af resultater ved brug af denne dokumentation. Neupart A/S forbeholder sig ligeledes alle, ikke udtrykkeligt nævnte, rettigheder. 17