Outlook Web App Outlook Web App (OWA) bruges til at håndtere e-mails og kalendere uden at skulle have Outlook klient programmet installeret. OWA kan bruges på en hvilken som helst computer, der har adgang til internettet. OWA kan også med fordel bruges på en UCL computer, hvis man ikke er koblet til UCLs netværk. Indhold Outlook Web App... 1 Login...2 Post...2 Ny e-mail...2 Kladde...4 Indbakken...5 Søgning...7 Kalender...7 Åbne anden postkasse...9 Indstillinger... 10 Autosvar... 10 E-mailsignatur... 10 Skifte tema... 11 Skifte adgangskode... 11 Foto... 12 Log af... 12 IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 1 af 12
Login 1 Man logger på OWA på https://mail.ucl.dk. Indtast brugernavn og adgangskode (samme koder, som man bruger til netværket). Sæt kun flueben i Privat computer, hvis du er den eneste, der bruger computeren. Ved Privat computer tillader serveren en længere periode uden aktivitet, inden du bliver logget af. Tryk Enter eller klik på log på. Post 2 OWA starter som standard på fanen Post (se øverst til højre i den blå bjælke). Vinduet ligner til forveksling Outlook klienten med en mappestruktur til venstre, en mailliste i midten, og en læserude til højre. Ny e-mail 3.1 Man laver en ny e-mail ved at klikke på ny e-mail øverst til venstre i billedet. Den nye e-mail vises i læseruden til højre. Hvis man gerne vil have vist den nye e-mail i et vindue for sig selv, f.eks. hvis man vil arbejde med flere e-mails samtidig, klikker man på de overlappende vinduer øverst til højre. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 2 af 12
3.2 Her er e-mailen vist i et vindue for sig selv. Klik på Til for at åbne adressekartoteket. 3.3 Som standard åbner adressekartoteket i dine egne kontaktpersoner. Klik på dobbeltpilen til venstre for Mine kontakter for at finde UCLs adressekartotek. 3.4 Vælg f.eks. All Users eller en bestemt afdeling i menuen i venstre side. Rul frem til den ønskede person, eller brug søgefeltet øverst i vinduet. Dobbeltklik på de(n) ønskede person(er) og afslut med at klikke på OK øverst til venstre for at komme tilbage til e-mailvinduet. 3.5 Vinduet indeholder som standard nogle få formateringsmuligheder. Ved at klikke på dobbeltpilen til højre for formateringsikonerne, får man mulighed for at vælge flere ikoner. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 3 af 12
3.6 Øverst i vinduet kan man vælge mellem at sende e- mailen, fjerne (slette) e-mailen, indsætte billede eller vedhæftet fil, eller man kan klikke på de 3 prikker for at få yderligere valgmuligheder. Kladde 4.1 Hvis man påbegynder en ny e-mail og hopper til noget andet uden at sende e-mailen, gemmes den i Kladder. 4.2 En kladde åbnes ved at dobbeltklikke på den. For at arbejde videre med e-mailen, klikkes på Fortsæt redigering. 4.3 Hvis man har været i gang med at besvare eller videresende en e-mail og er hoppet til noget andet, uden at sende e-mailen, gemmes den i kladder, og den oprindelige e-mail markeres med [Kladde]. Dobbeltklik på [Kladde] for at arbejde videre med e-mailen. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 4 af 12
Indbakken 5.1 Hvis man modtager en e-mail med vedhæftede billeder, kan man se miniaturer af billederne i e- mailen. 5.2 Hvis man klikker på én af miniaturerne, åbnes billedet, og man får vist en større udgave af billedet, uden at skulle åbne eller gemme filen. Ved hjælp af pilene til højre og venstre for billedet kan man få vist alle billederne som et slideshow. 5.3 Hvis man markerer en e-mail eller holder musen hen over den, får man mulighed for at slette den eller markere den med flag. 5.4 Hvis man markere flere e-mails, får man flere muligheder for, hvad man kan gøre med de markerede e-mails. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 5 af 12
5.5 Hvis man højreklikker på én e-mail, får man en række muligheder, bl.a. marker som ulæst og flyt. 5.6 Hvis man markerer flere e-mails og højreklikker på dem, får man de samme muligheder som ovenfor, med undtagelse af opret regel. 5.7 Man kan vælge imellem, hvad man vil have vist i maillisten: Alle e-mails Alle ulæste e-mails Alle e-mails, hvor jeg står i til-feltet Alle e-mails, der er markeret med flag Man kan vælge at sortere e-mails i maillisten ved at klikke på den lille pil ved Samtaler af dato. Her vælger man ønsket sorteringsrækkefølge. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 6 af 12
Søgning 6.1 Øverst i maillisten kan man fritekstsøge i sine e- mails. 6.2 Når man begynder at skrive i søgefeltet, kommer der i menuen i venstre side yderligere muligheder for at afgrænse søgningen. Skriv søgeord og tryk Enter for at få vist resultatet af søgningen. For at komme væk fra søgningen igen, klikker man på x i højre side af søgefeltet. Kalender 7.1 Kalenderen åbnes ved at vælge Kalender øverst til højre i den blå bjælke. 7.2 Øverst til højre vælger man visning af kalenderen dag, arbejdsuge, uge eller måned. Der er også mulighed for at dele og udskrive kalenderen. Bemærk: Ansatte i UCL kan se (læse) alle andre ansattes kalendere. Ansatte kan ikke se studerendes kalendere, og studerende kan ikke se andres kalendere. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 7 af 12
7.3 For at åbne en anden persons kalender højreklikker man på Folks kalendere i menuen i venstre side og vælger åbn kalender. 7.4 Skriv navnet på den person, hvis kalender du ønsker at åbne, i feltet Fra mappe og klik Åbn. Personen kommer til at stå nederst på listen Folks kalendere. Marker personen for at få vist kalenderen. 7.5 Som standard vises altid egen kalender. Her har jeg valgt også at få vist en kollegas kalender. Mine aftaler er vist med blåt, og kollegaens med grønt. 7.6 Man udvælger selv frit, hvilke og hvor mange kalendere, der skal vises ved at vælge kalendere i listen i venstre side af skærmbilledet. Hvis man fjerner fluebenet ud for Kalender under Mine kalendere, vises egen kalender ikke. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 8 af 12
7.7 Ved at klikke på en kalenderaftale får man vist aftalens detaljer. 7.8 Hvis man højreklikker på en kalenderaftale, får man en række muligheder, f.eks. svar, acceptér, afslå eller slet. Åbne anden postkasse 8 Hvis man har adgang til andre postkasser end sin egen, f.eks. en fællespostkasse, åbner man den ved at klikke på den lille pil til højre for sit navn øverst til højre i vinduet og vælge åbn en anden postkasse. Skriv postkassens navn i det næste vindue og klik Åbn. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 9 af 12
Indstillinger 9 Ved at klikke på det lille tandhjul øverst til højre i vinduet, får man mulighed for at lave diverse indstillinger, bl.a. autosvar, e-mailsignatur og skifte adgangskode. Autosvar 10 Klik på tandhjulet, vælg Indstil automatiske svar. Udfyld felterne. Husk at klikke Gem for at afslutte. E-mailsignatur 11 Klik på tandhjulet, vælg Indstillinger, vælg indstillinger i menuen i venstre side. På fanen e- mail kan man oprette eller ændre sin e- mailsignatur. Husk at klikke Gem for at afslutte. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 10 af 12
Skifte tema 12 Standardudseendet på Outlook Web App kan for nogen virke lidt blegt, og teksten kan være vanskelig at læse. Man kan ændre på farverne ved at skifte tema. Der er 22 forskellige temaer at vælge imellem. Prøv dig frem til du finder det tema, du bedst kan lide. Klik på tandhjulet, vælg Skift tema. Husk at klikke OK for at afslutte. Skifte adgangskode 13 Klik på tandhjulet, vælg Skift adgangskode. Der åbnes et vindue, hvor man kan ændre sin adgangskode. Husk at klikke Gem for at afslutte. OBS! Ændring af adgangskoden i webmail betyder også, at adgangskoden til UCL s trådløse netværk, Fronter via WAYF, UCL s kopimaskiner og UCL s stationære pc ere ændres. Hvis adgangskoden er udløbet, og man vælger at ændre den via OWA, ser vinduet lidt anderledes ud: Her er feltet med brugernavn ikke udfyldt automatisk, og der skal au\ foran brugernavnet, f.eks. au\abcd1234. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 11 af 12
Foto 14.1 Man kan tilføje et foto til sin konto, så andre får det vist, når man sender en e-mail til dem. Klik på dit navn øverst til højre. Klik på skift under billedikonet (hvis man ikke allerede har tilføjet et foto, vises der blot et ikon og ikke et foto). 14.2 Klik på Gennemse og vælg det foto, der skal tilføjes. Hvis man senere vil udskifte fotoet, følger man samme procedure. Log af 15 Specielt hvis du bruger en fremmed computer, er det meget vigtigt at logge af, når du er færdig med at bruge OWA, så andre ikke får adgang til dine e- mails. Klik på den lille pil til højre for dit navn øverst til højre i vinduet og vælg Log af. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 12 af 12