Faaborg Outdoor Event 2016-2018

Bilag 1 d. 24. august 2015 Rico Boye Jensen Formand for Faaborg Outdoor Event Faaborg Outdoor Event 2016-2018 Bevillingen fra FMK til Faaborg Outdoor Event udløber med udgangen af 2015. Dette notat præsenterer en model for, hvordan eventen kan fortsætte og styrkes de næste tre år. Det vil forudsætte en fortsat støtte fra FMK. Notat indeholder indledningsvist baggrunden for eventen samt en kort evaluering af de seneste tre år. Evalueringen af 2015 er dog begrænset, da eventen netop er afsluttet (under 24 timer siden). Baggrund I 2012 tog en række lokale foreninger initiativ til arrangere en friluftsevent baseret på primært løb og cykling. Hele administrationen og markedsføringen viste sig dog at være en svær opgave for de frivillige foreninger. Faaborg-Midtfyn Kommune gik derfor i 2013 aktivt ind i samarbejdet. Det blev udvidet med nye foreninger, Oure Skolerne og Naturturisme I/S. Der blev stiftet en selvstændig forening med egen bestyrelse og økonomi. Kommunen bevilligede 300.000 kr./år i form af en eventmanager i perioden 2013-2015. Herudover bidrog Nordea-fonden og Naturturisme I/S med i alt 1,4 mio. kr. over samme periode. Bestyrelsen for Faaborg Outdoor Event består af repræsentanter fra følgende foreninger/organisationer: Faaborg Ski og Motion Faaborg Orienteringsklub Faaborg Havkajakklub Udvikling Fyn Naturturisme I/S Dansk Firmaidræt Oure Skolerne Faaborg-Midtfyn Kommune Erhvervsmand valgt direkte på GF En event der sætter Faaborg og omegn på kortet Faaborg Outdoor Event skal være et nationalt samlingspunkt for folk der vil være aktive i naturen. Vi samler en række forskellige friluftsaktiviteter og skaber en event til det moderne menneske, som gerne dyrker flere forskellige aktiviteter. 1

Faaborg Outdoor Event tilbyder relativt nyt produkt i markedet der adskiller sig fra de traditionelle enkeltstående løb. Det er en event, hvor hele familien kan få en weekend-oplevelse. Familiemedlemmerne kan deltage i flere og forskellige aktiviteter. De kan endvidere stifte bekendtskab med nye aktiviteter i den særlige No stress try it afdeling. De forskellige muligheder skal få familien til at overnatte for at opleve hele eventen og området. Faaborg Outdoor Event kan således tilbyde en helhedsoplevelse for den moderne aktive familie. Med dette sigte er det efter 3 år lykkedes at skabes landets største deciderede outdoorevent dvs. en event der samler en række aktiviteter på samme sted. I de seneste år er der dukket flere andre friluftsevent op i Danmark eksempelvis i Silkeborg, hvor der også satses på en række forskellige aktiviteter og ikke blot et stort løb. Der er dog typisk tale om enkeltdagsaktiviteter og/eller aktiviteter med et mere lokalt sigte. Med det nuværende koncept og indhold har Faaborg en klar førerposition på markedet og med områdets landskabelige værdier, herunder bakkerne og Øhavet, har det også en naturgiven styrkeposition. Vi har således i dag en event, som høster stor anerkendelse for dens forretningside og indhold hele grundideen om at skabe en outdoor event for hele familien. Der er eksempelvis 3.111 personer der følger eventen på Facebook. Til sammenligning følger 2.657 personer Faaborg- Midtfyn Kommunes officielle FB-side). Eventen er inde i en god vækst, men mangler samlet set volumen og hermed en større økonomisk robusthed. At eventen er ny på det danske marked giver nogle klare markedsmæssige fordele, men det bevirker også, at eventen selv skal opbygge kendskabet til produktet på markedet. Eventen skal selv åbne markedet, hvilket stiller store krav til markedsføringen, og vil uvilkårligt kræve mere tid end med et mere velkendt produkt. Eventen er en kompleks størrelse med mange forskellige interessenter. Skal den udvikles og drives, er der fortsat brug for et kommunalt engagement til selve organiseringen og koordineringen af de mange frivilliges aktiviteter. Eventens formål Eventen skal generere en lokal omsætning under selve eventen, men endnu vigtigere brande Faaborg, som et af landets bedste områder for outdoor-aktiviteter. Den skal understøtte og styrke områdets profil, som en destination for aktiv ferie og et bosætningsområde for folk, der ønsker et aktivt fritidsliv. Endvidere skal eventen styrke de lokale foreninger ved at sætte fokus på deres aktiviteter og på sigt generere en indtægt til foreningsarbejdet.

Det konkrete indhold i 2015 Programmet er vokset hvert eneste år. Der er fem primære kategorier i eventen, som hver rummer 1 til flere konkrete aktiviteter. I 2015 så aktivitetslisten således ud: Bike Adventure Mountain bike løb. Tre forskellige længder (den gode, den onde og den grusomme). Mountain bike løb for børn Trail Adventure Trailløb - 100 km på Øhavsstien Løb - Tre forskellige længder (den gode, den onde og den grusomme) Triatlon 2 forskellige distancer Børnetriatlon i Faaborg by. Sea Adventure Sejlsportsligaen Kajak Ocean Race. Tre forskellige længder (den gode, den onde og den grusomme). Kajakorienteringsløb Wind- og kitesurfing SUP Race Åbne Fynske Teamworkmesterskaber i havkajak Team Adventure K1 Team run (løb målrettet virksomheder) No stress Try it Byorienteringsløb Havkajak workshops og kurser Snorkel I våddragt Yoga på SUP (på vandet) Prøv at windsurfe Prøv SUP Fra 2014 startede og sluttede stort set alle aktiviteter ved havnebadet i Faaborg. Der blev for første gang etableret en festivalplads med scene, start og målsted, forskellige aktiviteter og udstillingstelte med diverse sports- og friluftsudstyr. Besøgstallet er vokset men ikke så hurtigt som ønsket I de seneste to år, hvor eventen er blevet drevet med hjælp fra FMK, er besøgstallet vokset. I 2013 var der cirka 1.000 deltagere.

I 2014 deltog omkring 1.500 i eventen, heraf knap 700 betalende deltagere. Herudover var eventen i samarbejde med Radio Klubben arrangør af en koncert, der tiltrak yderligere 1.500-2000. Koncerten ramte ikke eventens målgruppe eller understøttede eventens profil, og bestyrelsen har valgt ikke at fortsætte dette samarbejde. Vi kan via tilmeldingslisterne konstatere, at der kommer folk fra hele landet og endda Nordtyskland til eventen. Efter et netop vellykket event i 2015 kan vi registrere knap 1.700 betalende deltagere til eventen. Herudover har der været en del mennesker til diverse gratisaktiviteter. Det er endnu ikke evalueret på baggrund af tilbagemeldinger fra foreningerne. En foreløbig og forsigtig vurdering er min. 200 deltagere til gratis aktiviteterne. Vi får igen i år meget positive tilbagemeldinger fra deltagere og erhverv med standplads. I 2013 blev der opsat et mål for eventen på 20.000 deltagere i 2020. Et ambitiøst mål der bygger på eventens position i markedet og den voksende interesse omkring outdoor. Der er fortsat en tro på ambitionen, som også underbygges af den vækst der er set i eventens korte levetid. Det må dog også konstateres at væksten går langsommere end først forventet. Dels tager opbygningen af hele samarbejdet og organiseringen tid. Men også at opbygge den nødvendige viden og tiltrække samarbejdspartnere der kan løfte ambitionen. Eksempelvis har der de første to år været vanskeligheder med afviklingen af eventens største aktivitet moutain bike. Afmærkningen og tidtagningen har været mangelfuld, hvilket klart skader eventens omdømme og tilslutning. Løbet arrangeres nu af andre og der er rettet op på manglerne. Erfaringerne fra blandt andet Norge viser da også, at det tager tid at opbygge en stor event, og at der kan ske en kraftig vækst, når først eventen er slået igennem. Økonomisk set har eventen balanceret omkring nul til et mindre overskud. Det er lykkedes hele tiden at tilpasse udgiftssiden til de færre indtægter fra deltagerbetalingen. Dette er dog kun muligt via tilskuddet fra FMK og de to andre bidragsydere. Et stærkt afsæt for fremtiden På trods af, at deltagerantallet ikke når de højder, vi havde budgetteret med, står Faaborg Outdoor Event stærkt i en fortsat videreudvikling. Der er gennem de første år gjort mange erfaringer om alt fra målgruppen til den konkrete markedsføring. Der er allerede skabt en synlighed og et omdømme omkring eventen og Faaborg, som bør bygges videre på. Eventens væsentligste styrker er: Har mange gode aktiviteter der understøtter områdets styrker og profil Har et relativt skarpt fokus på målgruppe og indhold. Fået startet en særdeles positiv udvikling af en festivalplads Står rigtig stærkt på det danske marked for outdoor events Har generelt fået særdeles gode tilbagemeldinger fra brugerne

Hele eventen lægger sig op af en national bølge omkring aktiv ferie og understøtter det at satse på et aktivt fritidsliv som en del af bosætningsstrategien. Muligheden for at tiltrække private sponsorer er også styrket gennem årene. Nye samarbejder med lokale og fynske virksomheder afprøves i 2015. Den store nationale sponsor er fortsat ikke fundet. Her har bestyrelsen vurderet, at eventen skal stå stærkere, før dette arbejde indledes. Fremtidens Faaborg Outdoor Event Der er gjort en række tanker omkring fremtiden for Faaborg Outdoor Event. Der er fem primære områder, som den fremtidige event skal styrke eller fortsætte indsatsen. Have flere store (brede) aktiviteter med kvalitet Det er nødvendigt for eventen at have flere aktiviteter, der kan tiltrække den brede deltagerkreds. Bestyrelsen har bl.a. drøftet om der skal et fokus på at udvikle særlige aktiviteter eller løb, der er målrettet kvinder eller andre målgrupper, at udvikle landevejscykelløb og et traditionelt motionsløb, men har ikke fundet arrangører af disse løb. Det vil kræve en snak med en bredere kreds af foreninger end de lokale aktører og eventuelle kommercielle løbsarrangører. Tiltrække up-coming og nicheaktiviteter Eventen skal også være forsøgspladsen for nye outdoor-aktiviteter. Det kan være niche-aktiviteter der tiltrækker få folk, men er spektakulære for publikum. Dette kræver involvering af foreninger, ildsjæle mv. Der er eksempelvis i 2015 afholdt et langdistance trailløb på Øhavsstien af en række ildsjæle fra primært Odense og Svendborg. Løbet blev udsolgt på kort tid. Eventen skal således kunne gribe og hjælpe disse ildsjæle, der ikke nødvendigvis er foreningsbaseret, med at arrangere aktiviteten. Disse grupper vil også blåstemple områdets særlige kvaliteter og dermed understøtte hele områdets profil som en outdoor destination. Fortsat udvikle festivalpladsen Festivalpladsen er unik i Danmark. Antallet af aktiviteter og placeringen ved havnebadet gør den attraktiv for den aktive familie, der søger forskellige oplevelser og aktiviteter. Her mødes de forskellige deltagere, og pladsen bliver et samlingspunkt for hele familien. Vi skal fortsat udvikle og udvide dette festivalkoncept, så vi skaber Roskilde-stemningen i Faaborg.for outdoorfolket i hele landet. De hidtidige erfaringer fra 2014 er særdeles positive. Vi oplever at der i 2015 har været efterspørgsel på standplads fra nye virksomheder. Der er således i 2015 oplevet en større efterspørgsel fra virksomheder end det har været muligt at imødekomme. No stress try it I denne del af eventen kan lokale og deltagere i eventen komme og prøve forskellige outdooraktiviteter eller deltage i workshops. De er ikke en del af et løb. Det er en god måde for foreningerne at udstille deres aktiviteter, og nye brugere kan snuse til foreningen. Det er med til at brede eventen ud, så den også rammer en stor del af lokalbefolkningen.

Herudover giver det en mulighed for deltagerne at stifte bekendtskab med Faaborg og omegn. Fremfor eksempelvis blot at køre mountain bike-løbet og dernæst tage direkte hjem, kan deltagerne og deres familie gratis prøve vandaktiviteter og dermed opleve Øhavet. Dette er derfor også en god markedsføring af hele områdets kvaliteter som outdoor-område. Den er ikke i sig selv indtægtsskabende og kræver en del ressourcer at opbygge og koordinere, og vil derfor kræve en ekstern finansiering fra fonde og kommune. Tiltrække samarbejdspartnere Eventen har brug for at tiltrække flere samarbejdspartnere - både sponsorer og foreninger, der gennemfører en aktivitet. Der skal efter en vellykket event i 2015 arbejdes med opsøgende kontakt og salgsarbejde i forhold til større sponsorer. Det kan være virksomheder med livsstilsprodukter, der henvender sig til outdoorsegmentet, som ofte er veluddannede. Der vil også blive arbejdet på et tættere samarbejde og økonomisk involvering med Sport Event Fyn. Der skal endvidere arbejdes på at finde en mediesponsor med national rækkevidde. Ud over sponsorer er der brug for flere foreninger, der kan løfte nye og større aktiviteter. Indtil nu er eventen primært bygget på lokale foreninger. For en fortsat udvikling af eventen er der brug for flere samarbejdspartnere end de lokale foreninger omkring Faaborg. Vi kan konstatere, at der er begrænsede lokale ressourcer til at løfte hele eventen. Der vil også være aktiviteter, hvor der ikke findes foreninger, som kan løfte opgaven, og der skal indledes samarbejde med kommercielle løbsarrangører. På nuværende tidspunkt er tre lokale foreninger med i bestyrelsen for eventen. De får andel i et eventuelt overskud af hele eventen, og ikke blot af deres egen aktivitet. Herved hæfter alle solidarisk for aktiviteter der giver underskud. Denne model giver to grundlæggende udfordringer: Den umiddelbare økonomiske gevinst ved en vellykket aktivitet arrangeret af en forening er meget svær at se for foreningen. Motivationen for den enkelte forening, der i høj grad drives af økonomien, nedsættes ved denne kollektive fordeling. Den vanskeliggør samarbejdet med nye foreninger og i særdeleshed kommercielle aktører. Hvorfor skal de arbejde mod et overskud, som tilfalder tre andre foreninger. Når der skal engageres en bredere skare af foreninger, er det derfor nødvendigt at kigge på en ny måde at organisere eventen på, som sikrer motivationen hos alle. Model for fremtidens FOE

Modellen skal sikre, at det fortsat er muligt at fokusere og prioritere eventen. Det skal ikke udvikle sig hen imod en event, som opsamler forskellige aktiviteter, der ikke understøtter eventens profil. Modellen skal samtidig sikre en synergi mellem aktiviteterne og skabe en stor motivation for foreningerne til at deltage. Det skal være tydeligt, hvad foreningerne får ud af at deltage. Der skal være en direkte økonomisk gevinst ved at genere et overskud på den pågældende aktivitet. Dette giver en model med disse forskellige arbejdsopgaver: Eventen Selve eventsekretariatet skal sikre ressourcer og de faglige kompetencer til at koordinere, opsøge nye samarbejdspartnere og markedsføre eventen. Et arbejde der generelt kan være svært for de frivillige foreninger. Med andre ord, så skal eventen skabe de attraktive rammer for foreningerne, så de kan koncentrere sig om at lave aktiviteten. Det skal være attraktivt for foreningerne at være en del af fællesskabet. Det betyder, at sekretariatet udfører følgende opgaver: Laver markedsføringen nationalt og i Nordtyskland - i tæt samarbejde med VisitDenmark og Destination Fyn. Opbygger og afvikler festivalpladsen Koordinerer aktiviteterne imellem Opsøger nye foreninger/arrangører Kontakt til og aftaler med sponsorer Tilladelse til ruter fra myndigheder. Indhentning af samlet tilbud på skiltning og tidtagning. Opbygge No-stress Zonen. Hjælpe foreninger ind også foreninger der ikke deltager med løb/betalingsarrangementer. Driften af selve sekretariatet er rygraden i eventen. Der er i eventens levetid prøvet to forskellige modeller: - Koordineringen ligger hos foreningerne. Kommunen yder et tilskud. - Koordineringen løftes af en eventmanager i kommunen. Foreningerne kan ikke alene løfte denne store opgave, hvorfor denne model blev afløst af en model, hvor sekretariatet primært drives af en eventmanager ansat i kommunen. Eventmanagerstillingen er en meget bred stilling som omfatter en række forskellige opgaver fra kontakten til foreninger og sponsorer til markedsføring og fundraising. Eventens økonomi muliggør ikke, at der, ud over eventmanagerens løn, kan indkøbes fagpersoner til disse opgaver. Der er i fremtiden brug for at gentænke opbygningen af sekretariatet. Der skal skabes en model, som kan dække de væsentligste fagområder og i endnu højere grad have fokus på at udvikle

forretningsdelen af eventen. Dvs. at sikre en højere indtjening også igennem større samarbejde med private virksomheder herunder hele turistsektoren. Igennem indledende snakke med fagpersoner virker det realistisk, at opbygge et eventteam som kan udvikle og opbygge eventen. Teamet skal som udgangspunkt fungere uafhængigt af den kommunale forvaltning. En kommunal fritidskonsulent e.l. skal muligvis indgå i teamet. Eventteamet skal referere til en ny bestyrelse i FOE. Dette eventteam vil ligeledes kunne stilles til rådighed som professionel sparringspart for andre events i kommunen, eksempelvis Hjerterdame touren og Rynkebyløbet. Vi ser et sekretariat bestående af 3-5 personer med forskellige kompetencer, der kan skabe dynamik og effektivitet. De kontraktansættes med et varierende timeantal. Følgende kompetencer er centrale: o Person med høj grad af eventfaglighed. En person der kender alle led i planlægningen og eksekveringen af en event indefra. Kan hjælpe med at sikre kvaliteten, udvikle og sparre på de enkelte aktiviteter/løb. o PR (kommunikation og markedsføring). o Fundraising. o Opbygning af netværk hos erhvervsliv herunder sponsorer. o Motivere foreninger og frivillige til at deltage og udvikle aktiviteter, herunder dem med størst forretningspotentiale. o Hjemmeside, nyhedsbreve, kontakt til deltagere (besvare mails), kontorarbejde, planlægge og koordinere fællesaktiviteter (fælles stævneplads, kontrakter, indhente tilbud). Foreningerne De hidtidige erfaringer viser, at der er brug for en endnu tydeligere forventningsafstemning med de pågældende foreninger. Hvem gør hvad. Med denne nye model skal foreningerne påtage sig arbejde og ansvar for den pågældende aktivitet, mens eventen sikrer rammerne. Foreninger/arrangører skal derfor påtage sig følgende opgaver: Afvikle og planlægge aktiviteten Afholde udgifter og dermed risici Indgå i fællesskabet mht. skiltning, logoer osv. Aktiviteten skal indgå som en tydelig del af Faaborg Outdoor Event. Bestyrelsen Bestyrelsen skal sikre den overordnede strategi og drift af eventen. Den skal være bindeled til forskellige samarbejdspartnere. Det skal være en arbejdende bestyrelse, som opsøger og bruger kontakter i baglandet.

Eventen skal udvikle sig mod en bæredygtig forretning, hvilket kræver flere eventfaglige og forretningsmæssige kompetencer i bestyrelsen. Der skal udarbejdes nye vedtægter for eventen, som skal godkendes af kommunalbestyrelsen. I den forbindelse vil der blive kigget nærmere på bestyrelsessammensætningen. Budget og finansieringsplan De næste tre års event er fortsat under opbygning og vil kræve eksterne ressourcer. Der arbejdes med følgende overordnede årlige budget for eventen: 2016 2017 2018 2016-2018 Koordinering mv. (løn) 500.000 kr. 500.000 kr. 500.000 kr. 1.500.000 kr. Markedsføring inkl. web 300.000 kr. 300.000 kr. 300.000 kr. 900.000 kr. Festivalpladsen 100.000 kr. 100.000 kr. 200.000 kr. 100.000 kr. No stress-try it 100.000 kr. 100.000 kr. 150.000 kr. 100.000 kr. Vi gjorde det -festen 30.000 kr. 30.000 kr. 30.000 kr. 30.000 kr. for frivillige Regnskab o.l. 40.000 kr. 40.000 kr. 40.000 kr. 40.000 kr. I alt 1.070.000 kr. 1.070.000 kr. 1.230.000 kr. 3.370.000 kr. Der er en indledende og meget positiv snak med større fond omkring en 3-årig støtte til eventen. Nedenstående realiseringsplan vurderes derfor realistisk, såfremt tilskuddet fra FMK sikres. På baggrund af de nuværende snakke, vurderes det endda realistisk, at fonden kan ansøges om et endnu større tilskud, der kan booste eventen endnu mere til primært markedsføringen. 2016 2017 2018 2016-2018 FMK (løn til koordinering) 500.000 kr. 500.000 kr. 500.000 kr. 1.500.000 kr. Større fond 300.000 kr. 300.000 kr. 300.000 kr. 900.000 kr. Deltagerbetaling *) 100.000 kr. 150.000 kr. 300.000 kr. 550.000 kr. LAG / Fonde 100.000 kr. 100.000 kr. 0 200.000 kr. Sponsorer 50.000 kr. 50.000 kr. 150.000 kr. 250.000 kr. I alt 1.050.000 kr. 1.100.000 kr. 1.250.000 3.400.000 kr. *) Deltagerbetalingen er her nettoindtjeningen til selve eventen. Denne udgør en mindre del af den samlede deltagerbetaling. Den resterende del tilfalder de foreninger, der laver aktiviteten herunder til dækning af de direkte omkostninger til aktiviteten. Det forventes muligt, at skaffe den eksterne finansiering fra LAG / Fonde på 100.000 kr. i periode på 2 år, hvorefter eventens nyhedsværdi er begrænset, og en fortsat fondsstøtte fra mindre lokale fonde, derfor vanskelig.

Endvidere vil der arbejdes mod et større sponsorat. Dette og den øgede brugerbetaling skal gøre eventen økonomisk bæredygtig fra 2019. De næste skridt Den nye model for Faaborg Outdoor Event kræver en afsøgning af samarbejdspartnere bredt på Fyn og i hele landet. Parter som vil og har ressourcerne til at løfte en aktivitet. Foreløbige drøftelser med udvalgte foreninger og forbund giver en tro på at mange vil finde den nye Faaborg Outdoor Event interessant at være en del af. Oure Skolerne, Dansk Firmaidræt, Svendborg Mountainbike er eksempler på parter der har været indledende drøftelser med. På grund af den forestående event i 2015 har det ikke været muligt at gennemføre en større afsøgning. De lokale foreninger i bestyrelsen for eventen har forholdt sig positivt til modellen. I ugerne frem mod efterårsferien vil en række nationale forbund og lokale / regionale foreninger blive kontaktet for nærmere drøftelse af modellen. Der er tale og forbund og foreninger inden for eventens fem aktivitetskategorier (jvf. side 2). Kontakten skal afdække interessen for at bidrage med aktiviteter. Der vil løbende gennem de næste 3 år kunne optages nye foreninger og aktiviteter. Der vil frem mod efterårsferien blive udarbejdet en ansøgning til den pågældende fond, samt lavet udkast til nye vedtægter i tæt dialog med de lokale foreninger i bestyrelsen.