Boligselskabet Domea Horsens Afdeling 60-03 Referat af afdelingsmøde afholdt den 10. oktober 2017 Så mange beboere deltog: 67 beboere fordelt på 41 husstande Fra administrationen deltog: Kundechef Lars Todbjerg-Hansen og servicekoordinator Jytte Nielsen Øvrige deltagere: Formand Boje Krogh-Hansen bød velkommen 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Preben Johansen blev valgt til dirigent Jytte Nielsen blev valgt til referent Egon Jørgensen, Frits Mikkelsen og Ejvind Hansen blev valgt til stemmeudvalg 2. Afdelingsbestyrelsens beretning Dirigenten gjorde opmærksom på, at bestyrelsens beretning var vedlagt den udsendte dagsorden. Boje Krogh-Hansen fortalte endvidere det er med lidt vemod, at jeg sidder og skriver min sidste beretning som formand for vores afdeling 6003 "Lille Manhattan", hvor jeg har siddet i bestyrelsen som formand lige siden februar 2012. Først for Jyllandsgade 55 og ved færdiggørelsen af 57 og første afdelingsmøde i 2013 formand for hele afdelingen. Det har for mig været en spændende opgave at have fået lov til at være med til at få husorden og diverse aftaler på plads med Domea.dk samt opbygge en helt ny afdelingsbestyrelsebestyrelse. I forbindelse med jeg blev valgt ind i bestyrelsen ved Domea.dk har jeg fået tildelt forskellige poster, fordelt på arbejdsgrupper, organisationsbestyrelser som Domea.dk s repræsentant samt diverse udvalg. 3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab for 2016/2017 til orientering Lars Todbjerg-Hansen orienterede om årsregnskabet. Der er generelt en god økonomi i afdelingen. Årets resultat udviser et underskud på kr. 4.572. Underskuddet skyldes primært større udgifter til renholdelse samt almindelig vedligeholdelse end det i budgettet afsatte beløb. Dette modsvares delvist til af mindre udgifter til administrationsbidrag end budgetteret. Derimod har afdelingen fået flere renteindtægter end forventet samt
side 2 ekstraordinære indtægter, MT Højgaard for betaling af elevatorskakt. Der er i regnskabsåret foretaget vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder for kr. 781.613. Der var planlagt udført arbejde for i alt kr. 50.144. Afvigelsen skyldes primært, at det var nødvendigt at levere, montere samt lave noget ekstra arbejde i forbindelse med affaldsfraktionen. Derudover er der efterbeplantning af bøg, træer og buske samt epoxy/akryl behandlet reposerne. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgør pr. 31. marts 2017 kr. 1.373.289 svarende til kr. 20.195 pr. lejemål. Henlæggelserne er ifølge langtidsplanen for drift og vedligeholdelse tilstrækkelige til at dække de kommende års udgifter. Det anbefales, at henlæggelserne løbende øges, indtil de udgør kr. 35.000 pr. lejemål. Årets lejetab udgør kr. 378, som er dækket af henlæggelser. Den fremtidige udlejningssituation forventes at være god. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 497, som er dækket af henlæggelser. 4. Fremlæggelse af afdelingens budget for 2018/2019 til godkendelse Besparelse på ca. kr. 3000,00 pr. bolig dikteret fra staten og på landsplan skal der spares 1.5 mia. Der blev forklaret hvilke konti vi har indflydelse på og hvert 5. år skal vores forsikringer i udbud. I Horsens endte med en besparelse på ca. 62.000 det vil sige ca. 18% i forhold til nu. På renholdelse er der i 2015/2016 brugt 426.000 og budgetteret med 597.000 i 2017/2018 og i 2018/2019 er der budgetteret med kr. 430.000. Budgettet blev godkendt med en lejestigning på 0,00 % 5. Behandling af eventuelt indkomne forslag 5.a Opsætning af hjertestarter (2 indkomne forslag vedrørende dette) Vi er en del ældre der bor i afdelingen, så vi mener begge det vil være en god ide at opsætte en hjertestarter. Hvis der ringes til 112, kan ambulancen være fremme på ca. 4 10 minutter. Vi skal tænke os om, om kvalificeret hjælp kan være hur-
side 3 tigere fremme end vi selv kan nå at hente en hjertestarter på. Der stemmes ikke om forslaget, men den lægges over til den nye bestyrelse. Der er en opgave til den nye bestyrelse om, at undersøge hvilke muligheder der er for at søge om støtte til indkøbet. 5.b Oprette en arbejdsgruppe på 5-6 personer, som vil hjælpe til med at finpudse fællesområdet og vedligeholde bænkene. Synes ikke der skal være nogen beboere der er bundet op på opgaven, at holde området. Det opleves, at nogle flinke mennesker i vores afdeling fejer i området. Der blev stemt ved håndsoprækning og forslaget blev nedstemt. 5.c Husorden: punkt 13. Affald omskrives, så det passer til de nuværende forhold. Forslaget blev sendt til afstemning ved håndsoprækning og vedtaget. Servicecentret laver husordenen om, så den passer til forholdene omkring affalds håndtering. 5.d Montering af bypass ventil i de øverste lejligheder for at afhjælpe problemet med manglende varmt vand. Om sommeren tager det 5-6 minutter før vandet bliver varmt. Når der er en lille smule varme på gulvet i badeværelset, tager det lang tid at få varmt brugsvand op i de øverste etage. Der er en ventil i hver lejlighed til at regulere varmen med i teknikskabet. SC skal kontakte et VVS firma for at udbedre problemet. 5.e Etablering af ekstra altaner ud for visse lejligheder. Placere en altan mod vest i de berørte lejemål, så er der sol i længere tid. Der er en lang procedure med ansøgninger og tilladelser. Hvem skal betale. Der henvises til afdelingens kollektive råderet. Med de priser der er indhentet koster det ca. 80.000 pr. bolig. Firmaet HR altaner ca. 68.000 og der er to muligheder skifte hele vinduespartiet kr. 25.000 eller skære venstre side og sætte en dør i kr. 5000,00. Der koster cirka kr. 700 pr. måned i 15 år. Skal der arbejdes videre med forslaget? Ja: 2 Nej: 67 Blanke: 5.f Montering af altanafskærmning. Det vil koste ca. 10.000 pr. altan og det er heldækkende. Skal der arbejdes videre med dette?
side 4 Ja: 3 Nej: 64 6. Valg af formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år. På valg er Boje Krogh-Hansen modtager ikke genvalg Opstillede: Eva Bilde Eva Bilde blev valgt 7. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år. På valg er Leif Schubert modtager ikke genvalg Opstillede: Jens Holst Knudsen Svend Nipper Jens Holst Knudsen og Svend Nipper blev valgt for en periode på 2 år 8. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 1 år Opstillede: Jørn Maretti Carsten Brundt Jørn Maretti og Carsten Brundt blev valgt for en periode på 1 år. 9. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Karna Johansen blev valgt for en periode på 1 år 10. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer for 1 år. 3 medlemmer Beslutning tages af afdelingsbestyrelsen 11 Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer for 1 år. Beslutning tages af afdelingsbestyrelsen 12. Godkendelse af råderetskatalog Råderetskataloget revideres og sendes til godkendelse på næste afdelingsmøde. Den nye bestyrelse reviderer sammen med servicecentret og udarbejder en ny udgave. 13. Godkendelse af vedligeholdelsesreglement Vedligeholdelsesreglementet revideres og sendes til godkendelse på næste afdelingsmøde. Den nye bestyrelse reviderer sammen med servicecentret og udarbejder en ny udgave. 14. Eventuelt For 5 år siden altanerne har forkert fald, der er ikke sket noget. Der kan sættes nogle rørskåle op mellem altanen og murværket?
side 5 Der skal strammes op på besvarelser af mails til servicecentret. 5 årsrapport skal gennemgås af Ole og Nicolaj. Lugtgener fra teknikskab hos Puk og Jens - undersøges af Ole. Være mere klar i skriften om, hvorfor alle skal have håndværkere på besøg. Alle opgaver skal registreres gennem servicecentret. Affaldsposer kan hentes på genbrugsstationen. Mødet sluttede kl.: 19.55 Referent: Jytte Nielsen
side 6 Afdelingsbestyrelsens sammensætning består nu af: Navne Valgperiode: Formand: Eva Bilde 2017 2019 Næstformand Carsten Brundt 2017-2018 Svend Nipper 2017-2019 Jørn Maretti 2017 2018 Jens Holst Knudsen 2017-2019 Suppleanter: Karna Johansen 2017-2018 Valgte til Suppleanter: Repræsentantskabet: Eva Bilde 2017 2018 Carsten Brundt 2017 2018 Svend Nipper 2017-2018 Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen