3 FORSKELLIGE SLAGS FORSTYRRELSER OG HVORDAN DU HÅNDTERER DEM
Indledning Tak fordi du har valg at downloade guiden 3 forskellige slags forstyrrelser og hvordan du håndterer dem. Jeg går ud fra, at du har downloadet denne guide, fordi du har et ønske om at minimere forstyrrelser og afbrydelser og respektere, at dine kolleger også har brug for arbejdsro. Afbrydelser er sammen med overspringshandlinger den største synd, når vi føler, at vi ikke når det, vi skal og synes at vores dag smuldrer mellem fingrene på os. Det er også en af de største udfordringer, når vi arbejder i storrumskontor. Du får mit bud på, hvordan forstyrrelser kan minimeres i denne guide. Det er ikke en udfordring, som du alene kan løse, men jo mere du har fokus på denne udfordring, jo mere kan du også være med til at påvirke dine kolleger, sådan at I i fællesskab kan sætte nogle spilleregler op for, hvordan og hvornår det er tilladt at forstyrre hinanden. Rigtig god læselyst! Birgitte Feldborg Effektive Arbejdsvaner 1
3 forskellige slags forstyrrelser og hvordan du håndterer dem Når vi taler om forstyrrelser, kan vi mene mange forskellige ting. I denne guide har jeg valgt at medtage følgende: Afbrydelser + indre og ydre tidsrøvere + overspringshandlinger = Forstyrrelser Nedenfor vil jeg forsøge at beskrive lidt omkring de forskellige typer af forstyrrelser, og hvad du kan gøre ved dem. 1. Afbrydelser Hver gang vi bliver afbrudt, kan det tage alt fra 30 sekunder og helt op til 20 minutter at vende tilbage til den opgave, som du var i gang med, da du blev afbrudt. Samtidig sker det i helt op til 40% af gangene, at du ikke vender tilbage til den pågældende opgave. Ja, en amerikansk undersøgelse har endda vist, at medarbejdere i åbne kontorlandskaber i gennemsnit bliver afbrudt 11 gange i timen I gennemsnit bruger du 20% af din dag på afbrydelser. Det er ca. 1,5 timer om dagen! Det betyder, at afbrydelser er så stor en del af din arbejdsdag, at det er noget, du skal tage alvorligt, hvis du gerne vil have mere effektive arbejdsvaner. Når vi taler om afbrydelser, kan vi inddele dem i 3 2
forskellige typer: ü A: Afbrydelser, der er vigtige og haster ü B: Afbrydelser, der er vigtige men ikke haster ü C: Unødvendige afbrydelser (tidsrøvere) A-afbrydelser er afbrydelser, som du er nødt til at tage dig af med det samme. Det kræver din opmærksomhed her og nu. Det kan f.eks. være kriser og akut brandslukning, de er en vigtig del af dit job, og du må lade dig afbryde og tage dig af dem her og nu. B-afbrydelser er også vigtige, men de kræver ikke, at du kaster alt, hvad du har i hænderne. De er også en del af dit job og det, du får løn på. Det bedste, du kan gøre, er at skrive opgaven på din to-do liste og derefter hurtigst muligt fortsætte med det, som du var i gang med. C-afbrydelser er til gengæld spild af tid. Det er en tidsrøver, og det er dem, som du skal forsøge at udrydde eller minimere. Når du oplever disse afbrydelser, er det bedste, du kan gøre at forlade eller afbryde den, der afbryder dig, fortælle vedkommende, at du er i gang med noget andet, og hurtigst muligt vende tilbage til det, som du var i gang med. Hvordan finder du så ud af, hvilken type afbrydelse, der er tale om? Ja det bedste, du kan gøre, er at spørge vedkommende, hvad sagen drejer sig om, om det er vigtigt, og om det kan vente til senere. Brug et øjeblik på at overveje, hvem eller hvad der oftest afbryder dig, og hvad du kan gøre for at minimere disse afbrydelser. 3
2. Tidsrøvere Tidsrøvere er en anden form for forstyrrelser. Der er rigtig mange og meget, der gerne vil stjæle noget af vores tid, tid der går fra det, som er vigtigt for os. Tidsrøvere er noget, som vi gerne vil minimere og gerne helt udrydde, selv om det nok bliver vanskeligt. Når vi taler om tidsrøvere, deler vi dem ofte i to: indre tidsrøvere og ydre tidsrøvere. Ydre tidsrøvere er alt det, der kommer udefra og tager vores tid. Det kan være afbrydelser, som nævnt ovenfor, men det kan også være ineffektive møder, IT-problemer eller ren og skær støj i kontoret. Indre tidsrøvere kommer indefra og handler om dig. Du spilder ganske enkelt din egen tid. Eksempler på indre tidsrøvere kan være manglende selvdisciplin, uklare mål, træthed eller dårlig planlægning. Når du gerne vil minimere eller helt udrydde dine indre og ydre tidsrøvere, er det første skridt at blive opmærksom på, hvem eller hvad der er dine største tidsrøvere. Prøv i første omgang at finde de tre største. Når du har fundet dem, kan du lægge en strategi for, hvordan du vil minimere dem. Er din største tidsrøver f.eks. at du har svært ved at sige nej, kan du øve dig i konkrete sætninger og vendinger, som du vil bruge næste gang, du bliver spurgt om noget, som du egentlig ikke har tid/lyst/mulighed for at gøre. Det kan f.eks. være sætninger som: 4
ü Jeg skal lige tjekke min kalender, så vender jeg tilbage til dig. ü Jeg er desværre optaget på mandag ü Jeg har en anden opgave, som skal være færdig på det tidspunkt, så det kan jeg desværre ikke. ü Jeg har ikke fokus på dette lige nu, så jeg er ikke interesseret Find selv på flere, så du er forberedt. Er du selv din største tidsrøver, så gælder det om at finde strategier, du kan bruge, når du opdager, at du bruger din tid på ingenting. Har du svært ved at koncentrere dig, så træk lidt frisk luft og sørg for, at dit skrivebord er ryddet for alt andet, end den opgave, som du arbejder med, så du ikke bliver distraheret. Sluk også for telefon og mails, mens du arbejder på opgaven det gælder også sociale medier. Overvej, hvem eller hvad der røver din tid. Er du måske selv en tidsrøver? 3. Overspringshandlinger En overspringshandling er en udsættelse af noget, som du af en eller andet grund ikke har lyst eller energi til at gå i gang med. I stedet går du i gang med noget som er unødvendigt eller ligegyldigt. Det er ofte følgende typer opgaver, som du udskyder: ü Kedelige opgaver ü Uoverskuelige opgaver ü Større opgaver 5
ü Tidskrævede opgaver ü Uklare opgaver ü Koncentrationskrævende opgaver ü Besværlige opgaver ü Svære opgaver Grunden til, at vi laver overspringshandlinger er ofte, at vi er bange for at starte på en opgave eller at afslutte en opgave. Der er et eller andet ved de opgaver, der er så irriterende eller bekymrende, at du flygter. Måske ved du ikke lige, hvordan du skal begynde på opgaven, måske er du bange for at fejle, eller du gider ganske enkelt ikke den pågældende opgave. Du føler, at du får en slags midlertidig belønning, når du laver en overspringshandling, men opgaven forsvinder jo ikke, fordi du gør noget andet i stedet for at løse opgaven. Tværtimod. Når du oplever, at du laver overspringshandlinger, kan du vælge forskellige strategier for at komme i gang med en opgave. Det kan f.eks. være: ü At forpligte dig over for andre ved at sige til dem, at du er færdig med opgaven, inden dagen er omme. ü Du kan prøve at forestille dig, hvordan det vil være, når du har løst opgaven hvordan føles det? Hvad vil det betyde for dig? ü En anden mulighed vil være at love dig selv en belønning, når du er færdig med opgaven. Det kan være alt fra en god kop kaffe, et stykke chokolade eller en tur på golfbanen, hos frisøren eller en løbetur i skoven brug det, der virker for dig. 6
ü Beslut dig for, hvor lang tid du vil bruge på opgaven, sæt et stopur i gang og bliv ved, indtil uret ringer sådan, så er det overstået! ü Hvis det er noget, som du ved, at du skal have gjort, så start dagen med denne opgave, så er den ude af verdenen og kommer ikke til at fylde i dit hoved resten af dagen. 7
Hvis du vil vide mere, kan du: ü Følge med på LinkedIn og få nyttige tips og tricks: https://dk.linkedin.com/in/birgittefeldborg ü Tilmelde dig mit nyhedsbrev og få en gratis guide til mere effektive arbejdsvaner: http://www.effektivearbejdsvaner.dk ü Følge med på bloggen for flere tips og tricks: http://www.effektivearbejdsvaner.dk/category/blog/ ü Bestille et af kurserne til mere effektive arbejdsvaner. Læs mere her: http://www.effektivearbejdsvaner.dk/kurser-i-effektive-arbejdsvaner/ ü Købe et personligt forløb med fokus på personlig effektivitet og planlægning hos mig. Send en mail til mig på birgitte@effektivearbejdsvaner.dk eller ring til mig på tlf. 2033 3227. Birgitte Feldborg, Ekspert i personlig planlægning og effektivitet 8