S A G S B E H A N D L E R : H E N R I K M A R C H E R L A R S E N D A T O 30-09- 2014 J O U R N A L N R. : 2 0 1 4-020- 00039 D E N S A M F U N D S V I D E N S K A B E L I G E P H. D. - S K O L E Referat fra møde i Ph.d.-udvalget, 17.09. 2014, 09.30 12.00 Fibigerstræde 5, lokale 35 Til stede: Ann-Dorte Christensen (ADC), Anette Borchorst (AB), Christian Richter Østergaard (CRØ), John Clausen (JC), Antje Gimmler (AG), Vibeke Lund Damkier (VLD), Anne Brauner Mikkelsen (ABM), Afbud: Erik Laursen (EL), Annick Prieur (AP), Mogens Rüdiger (MR), Louise Hansen (LH), Annemarie Østergaard (AØ) Sekretariat: Henrik Marcher Larsen () (referent), Lone Corfixen (LC) 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt uden bemærkninger Dagsordenspunkt 2. Referat fra seneste møde Vedr. pkt. 4 i referat fra april: Spørgeskema til ph.d.-dimittender og bedømmere er rekvireret fra HUM. Disse revideres og indstilles efterfølgende til drøftelse og beslutning i ph.d.-udvalget 3. Meddelelser, herunder nyt fra programmerne Meddelelser Der orienteres om status for karriereundersøgelse, som er planlagt for foråret 2015 med efterfølgende karrierekonference. Det er uklart, om TEKNAT/SUND indgår i arbejdet, eller om det begrænses til et samarbejde mellem kun HUM og SAMF. I sidste fald laves undersøgelsen muligvis komparativt for HUM og SAMF på tværs af universiteter (Fx AAU og KU) Karrierecentret ønsker at etablere karrierevejledning for ph.d.-studerende. Vejledningen skal fungere som supplement til eksisterende og nye initiativer på de enkelte forskerskoler. Herunder meddeles det, at Institut for Statskundskab også planlægger institutspecifikke karriereaktiviteter Der orienteres om Matchmakings arrangement med fokus på ErhvervsPhD. Indsatsen for at benytte ordningen på SAMF skal øges Der orienteres om status for delegationsinstruks, som endnu ikke er endeligt afklaret Der opfordres til, at programmerne overholder tidsfristerne i forbindelse med nedsættelse af bedømmelsesudvalg, så forsinkelser undgås skal være opmærksomme på de udbudte Fulbright stipendier, som er relevante for ph.d.-studerende, der ønsker ophold i USA Der orienteres om nyt initiativ Mød en ph.d.-studerende, hvor gymnasier gratis kan rekvirere en ph.d.-studerende fra SAMF. Interesserede ph.d.-studerende skal fremsende et abstract på et ønsket oplæg, som derefter bliver tilgængelig for gymnasierne. Den ph.d.- studerende honoreres med 10 timer pr. oplæg, og der vil blive gjort en særlig indsats for at udbrede initiativet blandt de internationale ph.d.- studerende. Indstilling til initiativet forelægges fakultetsledelsen d. 7. oktober Ansvarlig for Opfølgning /LC/ADC
4. International Evaluering Der orienteres om tidsplanen for behandling af den internationale evaluering, som involverer både ph.d.-udvalg, fakultetsledelse, Akademisk Råd, Delphi og et tværfakultært samarbejde mellem ph.d.- skolerne på AAU Evalueringsrapporten sendes til ph.d.-udvalget i separat fil Grundlæggende er rapporten meget positiv, og der er ingen konkret negativ kritik af ph.d.-skolens organisering eller kvalitetssikringssystem Rapportens anbefalinger kan opdeles i flere grupper. Der er her og nu initiativer, som allerede er i gang eller undervejs, der er langsigtede eller specifikke anbefalinger, som kræver grundig drøftelse inden evt. implementering, og så er der anbefalinger, der i højere grad har karakter af at være hensigtserklæringer (I det følgende er ph.d.-udvalgets kommentarer inddelt ift. rapporten kapitler) Organisation and Management På nogle programmer genkendes panelets vurdering af organisationens kompleksitet, herunder behovet for bedre introduktion til nye ph.d.- studerende, særligt internationale ph.d.-studerende Generelt fremgår programlederens rolle ikke særlig tydeligt af rapporten. Fx ift. introduktionssamtaler, som afholdes på nogle af programmerne Der er enighed om, at der skal laves introduktionsfoldere til nye studerende Recruitment and Completion Ph.d.-udvalget støtter panelets hensigtserklæringer omkring skærpet fokus på ekstern finansiering, hvor der skal stilles større krav til samarbejdsaftalerne. Ansvaret for dette ligger ved vejleder og institutleder Det foreslås, at der laves et skriftligt oplæg, hvor ansvarsfordelingen for indgåelse af eksterne samarbejder beskrives. I øvrigt italesættes problematikken overfor fakultetsledelsen som et kernepunkt Målsætning for gennemsnitlig studietid skal som udgangspunkt være 3 år + 3 mdr., som panelet også understreger i evalueringsrapporten Der udtrykkes forbehold for implementering af 15 timers vejledning til færdiggørelse af forsinkede ph.d.-studerende. Forslaget bringes dog videre, hvor det vil blive diskuteret og vurderet, om der er mulighed for at lave et hensigtsmæssigt implementeringsforslag Quality Assurance in the PhD Process Anbefalingen om forbedring af de skriftlige evalueringer tages op i forbindelse med integration af de løbende evalueringer i PhD Manager Vedr. vejledning er der opbakning til højere grad af transparens og inddragelse af den ph.d.-studerende i tildeling af vejleder Det foreslås, at der som en vejledende norm laves et maksimum på 4 2
ph.d.-studerende pr. vejleder. Der kan opstå tilfælde, hvor der tilknyttes et stort antal ph.d.-studerende til et enkelt forskningsprojekt, hvorved der kan afviges fra normen. Forslaget bringes videre til fakultetsledelse og Akademisk Råd Det understreges, at programleder bør være den naturlige kontaktperson i forbindelse med konflikter. Det bør dog diskuteres, om der skal gøres en større indsats for at etablere et system for håndtering af konflikter. Det oplyses at det nye PhD Managersystem giver mulighed for at bede om samtale med programleder eller ph.d.-skoleleder Vedr. vejlederkurser, foreslås det, at der indføres introducerende kurser for nye ph.d.-vejledere. Det skal afklares, hvordan der skal følges op på vejledningsforløbet for de mere erfarne vejledere Der er opbakning til øget fokus på publicering, herunder også for ph.d.- studerende, der skriver monografier. Det skal i øvrigt sikres, at der er kvalitet i artikelskrivningskurserne. På det kommende ph.d.-udvalgsmøde tages afhandlingsformer og publicering op som en temadrøftelse. I den forbindelse tages der også stilling til det konkrete forslag om at afskaffe en af afleveringsformerne Der er ikke umiddelbart ønske om at iværksætte yderligere initiativer ift. sikring af kvalitet af afhandlinger, udover spørgeskema til bedømmere og opfølgning på disse PhD Courses Der er generelt opbakning til panelets forslag, og disse tages op i forbindelse med planlægning af kursusudbud for 2015 Forslaget om læsegrupper kan håndteres via Delphi eller decentralt i forskningsgrupperne Internationalisation Opbakning til anbefalingerne, som bringes videre Working Environment Opbakning til anbefalingerne, som bringes videre Career Development Initiativerne er allerede i proces Opsummering Det besluttes, at ph.d.-skolen samler op på udvalgets kommentarer og bringer disse med i den videre behandling af rapporten /ADC 5. Indførelse af 4+4 modellen på AAU Der orienteres om status for evt. indførelse af 4+4 modellen på AAU De innovations- og erhvervsøkonomiske ph.d.-programmer samt SPIRIT har ønske om at blive en del af en forsøgsordning 3
Ph.d.-udvalget ønsker en gennemregning af de økonomiske forhold Modellen er givetvis mest relevant for ordinært finansierede ph.d.- stipendier, herunder til rekruttering af særlige talenter Modellen vil sandsynligvis kun blive brugt i lille omfang på SAMF Der mangler afklaring af vilkårene for de ph.d.-studerende, særligt vedr. retssikkerheden for ph.d.-studerende på det første studieår Det meldes tilbage til de øvrige ph.d.-skoler, at SAMF med nævnte kommentarer og forbehold bakker op om indførelse af muligheden. Det meddeles i den forbindelse at et par af programmerne gerne vil indgå i en forsøgsordning. /ADC 6. Input til fakultetets forskningsstrategi Ph.d.-udvalget bakker op om skolelederens fremlagte input til fakultetets forskningsstrategi, og det indstilles således, at dette er indarbejdet i den endelige Handlingsplan for funding, forskningsexcellence og innovation 7. Budget 2015, herunder ny organisering og finansiering af internt timeforbrug Der orienteres om fordeling af omkostninger til timeforbrug 2013 og 2014 Økonomicentrets forslag om at lave en model for fordeling af timer er indtil videre blevet sat på stand by af dekanen Ph.d.-udvalget pointerer, at institutternes ressourceprioritering bør være baseret på en forpligtigelse til at sikre et bredt og dækkende udbud af ph.d.-kurser, som samtidig tager højde for de ressourcemæssige spørgsmål. En balance ml. interne og eksterne oplægsholdere og ml. timeforbrug og kroneforbrug på tværs af programmerne skal tilstræbes. Det foreslås i den forbindelse, at både programledere og ph.d.-skole sikrer, at der er en særlig begrundelse samt godkendelse fra institutlederen, når der er tale om særligt højt budgetteret timeforbrug Drøftelse af håndtering af kurser fortsættes på det kommende ph.d.- udvalgsmøde 8. VBN-publicering anmoder om at blive inviteret til det kommende VBNinformationsmøde, hvor der vil blive orienteret om layout, format, tidsfrister, support mv. Der er store udfordringer i implementeringsfasen, men en samlet model er ved at være etableret Layout af afhandlinger, som skal udgives via andre forlag, skal afklares med VBN. Der er krav om, at ph.d.-skolen orienteres, hvis afhandlingen ikke skal udgives via serien, da de ellers gældende procedurer i så fald skal bremses VP LC LC 4
9. PhD Manager Fuld implementering på HUM og SAMF er forsinket yderligere. Ph.d.- skolelederen fra HUM er indtrådt i styregruppen for projektet Der orienteres om, at TEKNAT/SUND er meget tilfredse med systemet og dets håndtering af evalueringssystemet Der opleves problemer med skemaet til ph.d.-plan i PhD Manager. Ph.d.- skolen undersøger sagen LC/ADC 10. Status på ph.d.-vejlederkursus 33 vejledere var på kursus i 2013. 39 er tilmeldt i 2014. Kun 14 hovedvejledere ud af i alt 86 er endnu ikke tilmeldt 11. Forsinkede og inaktive ph.d.-studerende Der orienteres om aktuelt forsinkede og inaktive ph.d.-studerende fordelt på de enkelte ph.d.-programmer Programmerne laver hver især status og melder tilbage til ph.d.-skolen (LC) senest 1. oktober, om der er behov for rykker via skolen 12. Eventuelt Ingen bemærkninger Kommende møder: 5. møde: onsdag d. 19. november kl. 09.30 12.00 5