Standarder for sagsbehandling Frederikshavn Kommune Gældende fra 1. januar 2007
Standarder for sagsbehandlingen i Frederikshavn kommune Anbringelsesreformen stiller krav om udarbejdelse af standarder for sagsbehandlingen. Standarderne skal være en del af den sammenhængende børnepolitik og udgør en del af udmøntningen af de politiske mål. I denne omgang, omfatter standarderne for sagsbehandlingen de fem obligatoriske temaer: A. Tidlig indsats i forhold til børn og unge med behov for særlig støtte B. Inddragelse af forældremyndighedsindehaveren og barnet eller den unge C. Inddragelse af familie og netværk D. Opfølgning og evaluering af resultaterne af indsatsen E. Indsatsen i forhold til unge, der er fyldt 15 år Standarderne fremgår af dette dokument. Den Sammenhængende Børnepolitik for Frederikshavn Kommune er et særskilt dokument, som er tilgængeligt på kommunens hjemmeside: www.frederikshavn.dk Side 3
A. Standarder for sagsbehandlingen i relation til tidlig indsats i forhold til børn og unge med behov for særlig støtte Politisk målsætning: Frederikshavn Kommune yder en tidlig, sammenhængende og målrettet indsats i forhold til børn, unge og familier, der har behov for særlig støtte. Vi prioriterer, at børn, unge og familiers behov for særlig støtte erkendes så tidligt, at de kan afhjælpes i hjemmet eller i det nære miljø. Med samarbejdsmodellen Familien i Centrum er arbejds- og kommunikationsgange mellem normalsystemets fagpersoner og Familieafdelingens fagpersoner velkendte. Vi indleder så tidligt som muligt et tværfagligt og tværsektorielt samarbejde omkring det konkrete barn, ung og deres familie. Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning: Initiativer til sikring af, at Familieafdelingen modtager de relevante underretninger fra normalsystemet om børn med behov for særlig støtte Det sikres, at den tværfaglige/tværsektorielle samarbejdsmodel Familien i Centrum, manualen og praksis er kendt og udbredt på samtlige skoler, daginstitutioner, skolefritidsordninger, klubber og øvrige dagtilbud. Det sikres, at der på alle arbejdspladser i normalsystemet findes pjecen om særlige procedurer vedrørende omsorgssvigt, vold eller seksuelle overgreb. Metoder til sikring af, at der indledes et tværfagligt/tværsektorielt samarbejde i forhold til det konkrete barn Den tværfaglige/tværsektorielle samarbejdsmodel Familien i Centrum følges af alle medarbejdere på børne- og ungeområdet i Frederikshavn Kommune. Heri er beskrevet rammer og arbejdsgange for arbejdet, når et barn eller en ung er i vanskeligheder. Manualen beskriver arbejdsgangene fra bekymring til særlig indsats. Metoder til sikring af, at der efter modtagelsen af en underretning følges op på underretningen Der er udarbejdet administrative og sagsbehandlingsmæssige procedurer, der sikrer, at der i forhold til både skriftlige, telefoniske samt underretninger modtaget via e-mail afsendes kvitteringsskrivelse senest 6 hverdage efter modtagelsen. Af kvitteringsskrivelsen, som er udarbejdet som standardbrev, fremgår det, at underretningen er modtaget, samt hvilken rådgiver, der fremover er myndighedsudøver i sagen. Der er udarbejdet administrative og sagsbehandlingsmæssige procedurer, der sikrer, at den, der modtager underretningen, opretter sag, sender bekræftelsen på modtagelsen samt orienterer den rådgiver, der skal handle på sagen. Side 4
Telefonisk underretning Når en underretning modtages pr. telefon orienteres underretter om inden underretningen afleveres, at han/hun ikke kan sikres anonymitet (afvejning af hensynet til underretter og hensynet til familien kan først ske, når der er skaffet kendskab til familiens forhold jf. forvaltningslovens 15). Det er herefter op til underretter at afgøre, om han/hun vil afgive navn og adresse. Uanset henvendelsesformen dokumenteres alle sagsbehandlingsmæssige skridt i journalen. Metoder til sikring af, at underretninger, som modtages anonymt eller fra navngivne private borgere udløser samme sagsbehandlingsmæssige skridt, som ved underretninger fra fagpersoner i normalsystemet: Der udarbejdes administrative og sagsbehandlingsmæssige procedurer, der sikrer, at hhv. anonyme underretninger, mundtlige underretninger fra private, navngivne borgere samt skriftlige underretninger fra private, navngivne borgere behandles på samme vis som underretninger fra fagpersoner i normalsystemet. Metoder til sikring af, at tværkommunale underretninger medfører sagsbehandlingsmæssige skridt til videreførelse af de foranstaltninger, der var påbegyndt i fraflytningskommunen: Der er udarbejdet administrative procedurer, der sikrer, at der senest 6 hverdage efter modtagelsen af en tværkommunal underretning afsendes en kvitteringsskrivelse til fraflytningskommunen. I kvitteringsskrivelsen, som er udarbejdet som standardbrev, fremgår det, at den tværkommunale underretning er modtaget samt hvilken rådgiver, der fremover er myndighedsudøver i sagen Det varsles i kvitteringsskrivelsen, at rådgiveren efter indhentelse af samtykke fra forældremyndighedsindehaveren vil anmode fraflytningskommunen om at få tilsendt yderligere sagsakter. Side 5
Mål Det er et mål for den tidlige indsats, at der i alle sager, hvori der er modtaget ikke-anonyme underretninger, er afsendt kvitteringsskrivelse indenfor 6 dage til afsenderen Det er ligeledes et mål for den tidlige indsats, at retningslinjerne i Familien i Centrum følges i distrikterne og opleves som relevante og brugbare for samarbejdet mellem fagpersonerne i familieafdelingen og fagpersonerne i normalsystemet Fremgangsmåde Der er udarbejdet en manual for det tværfaglige/tværsektorielle samarbejde mellem normalsystemet og familieafdelingen, og denne er udbredt i hele organisationen gennem orienteringsmøder i efterår/vinter 2006 Der udarbejdes arbejdsgangsbeskrivelser der angiver den fremgangsmåde, der skal anvendes ifm. alle temaer, handlemuligheder og beslutningstyper, der følger af myndighedsudøvelse. Arbejdet med arbejdsgangsbeskrivelserne er påbegyndt i efteråret 2006 og forventes færdiggjort i løbet af foråret 2007 (interne instrukser med videre). Der udarbejdes en revideret skabelon for 50 undersøgelse, hvori der indgår punkter, der sikrer at der også fokuseres på inddragelse af og samarbejde med normalsystemet i udredningen af det konkrete barns behov for særlig støtte (samt punkterne omkring unge over 15 år (se senere)) Der udarbejdes en revideret skabelon for handleplaner Konsekvens for sagsbehandling herunder beskrivelse af metoden, ind-satsen eller initiativet Sagsbehandlingen sikres mere ensartethed Evaluering Evaluering af målopfyldelse i forhold til den tidlige, sammenhængende og målrettede indsats består af: Som led i ledelsens faglige revision af sager udfærdiges et checkskema, hvori det afkrydses for de sagsbehandlingsskridt, som er genstand for ledelsens kvalitetscheck. Ét tema for faglig revision kan være underretninger. Side 6 Opfølgning på Familien i Centrum.
B. Standarder for inddragelse af forældremyndighedsindehaver og barnet/den unge Politisk målsætning: På alle områder, der vedrører børns liv anerkendes familien som det centrale i børns liv. Familiens mulighed for at være ramme for børns trivsel og udvikling skal fremmes. Frederikshavn Kommune inddrager forældremyndighedsindehaveren og barnet eller den unge i sagsbehandlingen. Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning Rådgiver har personlig kontakt til både forældremyndighedsindehaver og barnet Inddragelse sker i følgende faser: - sagens opstart - 50 - handleplan - iværksættelse af foranstaltning - opfølgning og revision af handleplan - ophør af foranstaltning Inddragelsen sker ved: - samtale med barnet - samtale med forældremyndighedsindehaveren - forældres deltagelse i familieteammøder - hjemmebesøg - løbende afholdelse af møder - skriftlig kommunikation - aktiv opmærksomhed på forældremyndighedsindehaverens ret til aktindsigt - skriftligt samtykke fra forældremyndigheds-indehaveren og barnet, der er fyldt 15 år Mål Det er et mål for inddragelse af forældremyndighedsindehaver og barnet/den unge, at der i alle journaler foreligger dokumentation for samtaler med forældremyndighedsindehaveren og barnet Det er ligeledes et mål, at det fremgår af 50 undersøgelser og handleplaner, hvilken opfattelse barnet og forældremyndighedsindehaveren har af problemstillingen samt deres holdning til løsningsmuligheder Side 7
Fremgangsmåde Rådgiverne tilbydes efter behov deltagelse i relevante kurser og temadage omkring inddragelse af forældre og børn Etablering af administrative og sagsbehandlingsmæssige procedurer, der sikrer ajourføring i forhold til gældende lovgivning Følge manualen for Familien i Centrum, hvor inddragelse af forældremyndighedsindehaveren er et væsentligt fokuspunkt Konsekvens for sagsbehandlingen Forældrene inddrages i sagsbehandlingen Evaluering Som led i ledelsens faglige revision af sager udfærdiges et checkskema, hvori det afkrydses for de sagsbehandlingsskridt, som er genstand for ledelsens kvalitetscheck. Ét tema for faglig revision kan være inddragelse af forældremyndighedsindehaver og barnet/den unge. Side 8
C. Standarder for inddragelse af familie og netværk Politisk målsætning Frederikshavn Kommune inddrager familie og netværk så vidt muligt i løsningen af problemstillingerne i børne- og familiesagerne. Inddragelsen skal være til gavn for barnet Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning Gennem 50 undersøgelsen afdækker rådgiver sammen med forældremyndighedsindehaver og barnet muligheder og barrierer for inddragelse af familie og netværk Familie og netværk kan inddrages i følgende sagsbehandlingsfaser: Undersøgelsesfasen Udarbejdelse af handleplan Iværksættelse af handleplan Opfølgning og revision af handleplan Ophør af foranstaltning herunder efterværn Konkrete metoder til inddragelse af familie og netværk kan være: Afholdelse af møder med deltagelse af familien og det private netværk Afholdelse af møder med deltagelse af familien, det private netværk og det professionelle netværk (i familieteam) Hjælpe forældremyndighedsindehaveren til at få lavet aftaler om, hvordan familiens/netværkets ressourcer kan komme barnet til gode Sikre bevillingsmæssig dækning, hvis familien/netværkets indsats har karakter af decideret hjælpeforanstaltning efter serviceloven Familierådslagning Forældrekontrakter Netværksmøder Mål Det dokumenteres i journalen, at der er taget stilling til familien/netværkets rolle i den løbende sagsbehandling I sager opstartet efter 1. januar 2007, hvor der er identificeret brugbare familie eller netværksmæssige ressourcer, skal disse ressourcer så vidt muligt komme til konkret anvendelse i etableringen af den valgte hjælpeforanstaltning. Side 9
Fremgangsmåde Forældre og børn skal så vidt muligt være indforstået med inddragelsen af familie og netværk Via samtaler med forældre og børn vurderes hvilke metoder, der bringes i anvendelse ved inddragelse af familie og netværk Fremgangsmåden kan f.eks. være: Støtte til indgåelse og vedligeholdelse af aftaler om konkrete handlinger eller indsatser, som forældremyndigheden og barnet er indforstået med ydes af familien/netværket Konsekvens for sagsbehandling herunder beskrivelse af metoden, indsatsen eller initiativet Drøftelser med forældremyndighedsindehaver og barn omkring inddragelse af familie/netværk dokumenteres i journalen og fremgår i relevante situationer af handleplanen Evaluering Som led i ledelsens faglige revision af sager udfærdiges et checkskema, hvori det afkrydses for de sagsbehandlingsskridt, som er genstand for ledelsens kvalitetscheck. Ét tema for faglig revision kan være dokumentation for, at forældremyndighedsindehaver og barn er spurgt om muligheder/ønsker for inddragelse af familien/netværket Rådgiveren følger i forbindelse med handleplansrevisioner op på, om en eventuel inddragelse af familie/netværk fortsat er til gavn for barnet Side 10
D. Standarder for sagsbehandling, opfølgning og evaluering af resultaterne af indsatsen Politisk målsætning Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning Frederikshavn Kommune foretager tilsyn, opfølgning og evaluering af de iværksatte hjælpeforanstaltninger for børn, unge og familier efter behov men minimum efter gældende lovgivning Metoder og indsatser til sikring af, at der foretages opfølgning samt tilsyn i sagerne: Rådgiverne har de fornødne redskaber til at foretage opfølgningen: skabelon for 50 undersøgelse og skabelon for handleplan Der udarbejdes interne arbejdsgangsbeskrivelser og instrukser for sagsbehandlingen, herunder også i forhold til opfølgning på sager samt tilsyn med anbragte børn. Metoder og indsatser til sikring af, at der foretages evaluering: Senest 3 måneder efter iværksættelsen af en foranstaltning vurderer rådgiveren om indsatsen opfylder sit formål eller om handleplanen skal ændres. Derefter følges op mindst 1 gang om året ifm. afholdelse af statusmøde i den konkrete sag. Rådgiveren er i sin egenskab af myndighedsudøver ansvarlig ift. mødeindkaldelse til statusmøder herunder udformning af dagsorden og udpegning af mødedeltagere. I forhold til anbragte børn, taler rådgiveren minimum en gang årligt med det anbragte barn. Barnet skal under samtalen kunne udtrykke sig helt frit. Omfang af tilsyn udover minimumskravene afgøres af behovet i hver enkelt sag Der kan udover rådgiverens besøg hos barnet på anbringelsesstedet være tale om jævnlige telefon- og mailkontakt Uanset tilsynets form/afvikling dokumenteres det i journalen Mål Opfølgning: Det er et mål for opfølgning, at der i alle sager, hvori der er iværksat en foranstaltning følges op minimum en gang om året. Tilsyn: Det er et mål for tilsyn, at der i alle sager, hvori et barn er anbragt udenfor eget hjem, udøves tilsyn minimum en gang om året. Tilsynet indebærer en samtale mellem det anbragte barn og rådgiveren Evaluering: Rådgiveren stiller viden og indsigt til rådighed i forhold til dataindsamling mv. ved eventuelle evalueringstiltag, som ledelsen beslutter Side 11
Fremgangsmåde Rådgiveren skal have de nødvendige værktøjer til at udføre ovenstående. Reviderede arbejdsgangsbeskrivelser og instrukser Check-skemaer Retningslinjer for samtaler med børn Fælles retningslinjer for, hvordan journalen føres Konsekvens for sagsbehandling herunder beskrivelse af metoden, indsatsen eller initiativet 50 undersøgelsen er af væsentlig betydning for at opfølgning, tilsyn og evaluering af sager kan gennemføres. Der skal være tid til at lave en 50 undersøgelse, der giver svar på, hvilke problemer, der skal løses og hvilke former for foranstaltning, det kræver. Undersøgelsen danner baggrund for udarbejdelsen af handleplanen Evaluering Som led i ledelsens faglige revision af sager udfærdiges et checkskema, hvori det afkrydses for de sagsbehandlingsskridt, som er genstand for ledelsens kvalitetscheck. Tema for faglig revision kan være opfølgning i den enkelte sag, intervaller for tilsynsbesøg og andre former for tilsynskontakt samt intervaller for afholdelse af statusmøder Ledelsen kan på baggrund af dette identificere tendenser og mønstre i opfølgning og tilsyn. Kan give anledning til yderligere undersøgelse og evaluering iværksat af ledelsen. Side 12
E. Sagsbehandling og indsats i forhold til unge, der er fyldt 15 år Politisk målsætning Frederikshavn Kommune løser problemer vedrørende unge, der er fyldt 15 år og som har behov for særlig støtte, så tæt på nær- og normalmiljøet som muligt Det følger af målsætningen, at rådgiveren på baggrund af den indledende vurdering af sagens karakter sikrer sig samtykke fra forældremyndighedsindehaveren og den unge til at inddrage relationer i nærmiljøet i den udstrækning, der er enighed om, at inddragelsen er til gavn for den unge Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning Metoder, der sikrer at der fokuseres særligt på de forhold, der gør sig gældende for aldersgruppen over 15 år: I 50 undersøgelsen afdækkes særlige forhold for aldersgruppen: - Ressourcer i nærmiljøet herunder forholdet til kammerater og andre relationer i nærmiljøet - Hvorledes tilgodeses skole- og uddannelsesmæssige forhold - Den unges egne ønsker - Behov for foranstaltninger udover det 18. år Mulige metoder i indsatsen er blandt andet: MST Multi Systemisk Terapi Gruppeforløb for unge Mål Målet er, at alle foranstaltninger er rettet mod at den unge opnår de samme muligheder for personlig udfoldelse, udvikling og sundhed som deres jævnaldrende. I de sager, hvor anbringelse udenfor eget hjem er den bedste løsning arbejdes der på så vidt muligt at anbringe i lokalmiljøet. Ved valg af anbringelsessted udenfor lokalmiljøet, foretages en konkret vurdering af stedets egnethed sammenholdt med den unges vanskeligheder og ressourcer Det skal dokumenteres i sager, at der i valget af anbringelsessted udenfor lokalområdet har indgået overvejelser om: Kontakten til familie, venner og netværk hvordan kan den bevares Hvordan kan vigtige relationer ifm. skole- fritidsaktiviteter og beskæftigelse opretholdes Side 13
Fremgangsmåde Arbejde på at skabe fleksible dag- og døgntilbud til unge i kommunen og mulighed for at arbejde med de unge i deres eget miljø Kontaktpersoner til de unge Fokus på udvikling af udslusnings- og efterværnsindsatser Konsekvens for sagsbehandlingen Sagsbehandleren inddrager den unge i sagsbehandlingen. Evaluering Som led i ledelsens faglige revision af sager udfærdiges et checkskema, hvori det afkrydses for de sagsbehandlingsskridt, som er genstand for ledelsens kvalitetscheck. Ét tema for faglig revision kan være dokumentation for, at de særlige overvejelser ift. aldersgruppen er belyst i 50 undersøgelsen. Ved handleplansopfølgning gennemgår rådgiver handleplanens mål og delmål sammen med den unge er indsatsen fortsat i overensstemmelse med den unges behov Side 14
Frederikshavn Kommune Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn Side 15 Tel.: +45 98 45 50 00 post@frederikshavn.dk www.frederikshavn.dk