IT-styregruppen Dato: 13. juli 2007 Journalnr.: - Initialer: TLe Notat vedr. informationssystem til understøttelse af samarbejdet mellem sygehusene, kommunerne og almen praksis i Region Syddanmark Baggrund I grundaftalen for sundhedsaftaler i Region Syddanmark er information mellem parterne indenfor alle 6 aftaleområder et centralt område. Indenfor patientforløbsområdet og genoptræningsområdet er der behov for fælles viden om fælles patientforløbsprogrammer, vejledninger og kontaktinformationer. Indenfor forebyggelsesområdet er der behov for fælles information om forebyggelsestilbud mv. Der lægges op til, at der etableres et web-baseret informationssystem til disse informationer, hvor regionen forestår driften af systemet og tilknytter en redaktør. Et fælles sundhedsinformationssystem er samtidig et af de projektområder, der foreslås i IT-strategien til understøttelse af samarbejdet mellem sygehuse, kommuner og praksissektoren i Region Syddanmark. Vision På baggrund af dette, er det visionen at tilbyde et samlet visitationsinformationssystem til regionens praktiserende læger, sygehusansatte og kommunalt ansatte i kommunernes nye sundhedssektor. Informationssystemet skal indeholde relevant og opdateret kontaktinformation og information om de undersøgelses- og behandlingstilbud, regionens sygehuse, kommuner, speciallæger, fysioterapeuter, kiropraktorer og andre tilbyder patienter og som den praktiserende læge kan henvise til. Regionale visitationsoplysninger på tværs af sektorgrænser skal kunne findes samlet ét sted. Formålet er at sikre relevant og opdateret information om undersøgelses- og behandlingstilbud så patienten henvises til den rette instans. Patienten skal opleve sit behandlingsforløb som et sammenhængende hele, selv om mange instanser bidrager i behandlingsforløbet. Relevant og tilgængelig information til bl.a. den praktiserende læge og det kommunalt ansatte sundhedspersonale kan sikre, at parterne holdes opdateret og ajour med de tilbud, der findes. Krav til systemet For at sikre at informationssystemet anvendes af regionens læger og andre sundhedsprofessionelle, kræves at systemet er hurtigt og let at anvende. Praktiserende læger har generelt 10 min. til rådighed til hver konsultation, og den tid, lægen anvender på at søge i informationssystemet på computeren, er tid, der går fra lægens øjen-kontakt med patienten. Derfor skal systemet være hurtigt og let at anvende. Informationen skal være enkel og simpel. Informationen skal gerne 1
kunne overskues i ét blik. Informationen skal være skrevet til målgruppen: den sundhedsprofessionelle. Desuden skal informationen være opdateret og dækkende. Hvis brugeren oplever at skulle søge forgæves efter information, systemet alligevel ikke indeholder, vil han opleve spildtid i forhold til tiden sammen med patienten. Og hvis informationen er forældet, kan den ikke anvendes. Det er vigtigt, at systemet omfatter så meget relevant information for brugeren som muligt. Derved bliver systemet et dagligt informationsredskab og systemet vil blive brugbart i forhold til implementering af nye tiltag og tilbud. Indhold Afgørende for systemets daglige brug er dels funktionaliteten, dels indholdet. Systemet skal indeholde information, som der er brug for i det daglige kliniske arbejde. Regionen kan tilbyde at håndtere og præsentere information om de behandlings-tilbud i det sammenhængende patientforløb som findes på sygehusene, i praksissektoren og i kommunerne. Selvstændige og ukoordinerede hjemmesider med information til sundhedsprofessionelle vil ikke blive brugt i det daglige arbejde i klinikken. Systemet bør i hovedtræk indeholde information om: Patientforløbsbeskrivelser, herunder håndtering af kroniske sygdomme Undersøgelses- og behandlingstilbud fra sygehusene Rehabiliteringstilbud fra kommunerne Forebyggelsestilbud fra kommunerne Undersøgelses- og behandlingstilbud fra speciallæger, fysioterapeuter, kiropraktorer mv. Kontaktinformation for alle parter med adresseoplysninger og information om behandlingsspektrum Ventetidsoplysninger Derudover har er der mulighed for at informere om opfølgning på sundhedsaftalerne, sygesikringsoplysninger, information om medicin, kvalitetsudviklingstiltag, IT og kommunikationsløsninger, efteruddannelsestilbud, kursus- og mødekalender mm. Det er vigtigt, at indholdet bliver så omfattende og dækkende som muligt, så der ikke søges forgæves. En del af indholdet findes allerede i de 4 tidligere amters nuværende information til de praktiserende læger. Denne information bør indgå i dette nye fælles sundhedsinformationssystem: 2
Sundhedsinformationssyste m: Patientforløbsbeskrivel ser Undersøgelses- og behandlingstilbud Kontaktinformation Ventetidsoplysninger. Nuværende information til praktisernde læger Ny information fra kommunerne: Det er vigtigt at understrege, at det bliver et system med mange forskelligartede leverandører af indhold. For at kunne sikre ensartethed i informationen opbygges skabeloner for alle typer indhold, som de forskellige indholdsleverandører skal udfylde som opstart af systemet. Én gang årligt udsendes anmodning om opdatering. Der findes i dag manuskriptvejledninger vedtaget af PKO-styregruppen for information for praktiserende læger. Disse manuskriptvejledninger kan udbygges til at omfatte information fra kommunerne, så de får samme ensartede præg. Der kan etableres forskellige indgange til systemets information, således at anvendelsen målrettes mest muligt. Indgangene kan være målrettet praktiserende læger, kommunalt ansatte eller sygehusansatte, mens informationerne hentes i samme fælles system og kun opdateres ét sted. Organisering For at sikre fokus på anvendelsen af systemet som led i implementering af ITunderstøttelsen af sundhedsaftalerne, placeres det overordnede ansvar for informationssystemet i Afdelingen for kommunesamarbejde. Her vil der både være fokus på det sammenhængende patientforløb samt kontakt til kommunerne. Der bør etableres én redaktion med ansvar for: At indhente ny information i takt med nye tiltag og behov for information At sikre opdatering At sikre at informationen præsenteres, så den er tilgængelig At sikre brugerrelevans både sprogligt og indholdsmæssigt. Redaktionen bør bl.a. sammensættes med repræsentation fra de parter, der leverer visitationsinformation til systemet foruden repræsentanter fra brugerne: praktiserende læger, sygehusansatte og kommunalt ansatte, samt Praksiskonsulentordningen (både i sygehus- og kommunalt regi). Hvis tilbuddet til regionens kommuner om en ramme om en god og anvendelig informationstilgang til bl.a. praktiserende læger og sygehusansatte i regionen skal 3
realiseres, må der være ressourcer til rådighed til daglig opdatering. Der bør være tilbud om at kunne lægge information hurtigt/dagligt ind i systemet. Der bør derfor tilknyttes en web-redaktør til vedligehold og udvikling af systemet. Det er vigtigt, at al information holdes opdateret og at information hurtigt kan opdateres og lægges ind. Det vil styrke systemets anvendelse og troværdighed betydeligt. Desuden vil det være afgørende, at systemet kan anvendes til nyhedsformidling. Der skal være mulighed for daglige nyheder og hurtig formidling og rundsending af nyheder. Også dette kræver en dedikeret web-masterfunktion. Systemteknisk vil det kræve at systemet kan håndtere en abonnements-funktion. Redaktion og webmasterfunktion forankres i afdelingen for kommunesamarbejde. Integration med sundhed.dk Region Syddanmark har som web-strategi valgt at al information fra regionen skal ligge på regionens egen hjemmeside/egne hjemmesider. Det betyder, at der etableres en regionshjemmeside og hjemmesider for sygehusene, øvrige institutioner mv. Det nye sundheds-informationssystem bør overholde regionens web-strategi og anvende regionens CMS-system (system til oprettelse af hjemmesider). Derved opnås fordelen ved at være en del af den samlede webløsning i regionen med fælles undervisning, support og udvikling. Det bliver muligt at anvende de fælles funktioner og moduler, der udvikles i CMS-systemet som fx kalendermodul, opdatering via databaser mv. Regionen har desuden valgt at eksportere sundhedsinformation fra egne hjemmesider til sundhed.dk. Information fra det nye sundhedsinformationssystem bør tilsvarende eksporteres til sundhed.dk. Derved opnås både den fleksibilitet, som anvendelse af eget CMS-system giver, samtidig med at regionen fortsat stiller information til rådighed via sundhed.dk. Brugere får dermed 2 indgange til informationen: dels direkte via sundhedsinformationssystemet med egen web-adresse, dels via sundhed.dk. Derved opnås stor fleksibilitet, hvor der dels er mulighed for en hurtig og smidig indgang til informationen via sundhedsinformationssystemet direkte, dels er mulighed for samtidig at benytte sundhed.dk s øvrige informationer, som fx søgning i andre regioners informationer til praktiserende læger samt information fra sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og andre centrale leverandører af information. Sundhed.dk s tjenester som fx opslag på laboratoriesvar, medicinprofil, diabetesdata mv. tilgår de praktiserende læger typisk direkte fra deres journalsystemer, hvor cpr.nr. og adgangskode følger med i linket til sundhed.dk. Der er således forskel på de praktiserende lægers anvendelse af informationen på sundhed.dk og tjenesterne på sundhed.dk, hvor anvendelsen af tjenesterne typisk sker direkte via patientjournalen. I sundhed.dk er der desuden etableret sammenhæng mellem patientjournalerne i lægepraksis via ICPC-link-modulet. Det er således muligt at linke direkte fra et journalnotat i patientjournalen hos den praktiserende læge med en diagnosekode til relevant forløbsbeskrivelse og ventetid indenfor diagnosen på sundhed.dk. Drift og teknisk support af systemet forankres i kommunikationsafdelingen. 4
Forslag til projekt vedr. opstart af systemet Det foreslås, at der etableres en projektgruppe, der har til opgave at sikre etablering af et fælles sundhedsfagligt informationssystem til praktiserende læger, kommunalt ansatte og sygehusansatte i Region Syddanmark. Det foreslås at projektgruppen etableres med flg. kommissorium: At udarbejde en beskrivelse af et fælles sundhedsfagligt informationssystem: design, indhold og funktionalitet At udarbejde et forslag til redaktionsgruppe for systemet bestående både af indholdsleverandører og brugere At udarbejde forslag til organisering af arbejdet med systemet, herunder at sikre forankring af drift af systemet i henholdsvis afdelingen for kommunesamarbejde og kommunikationsafdelingen At opbygge systemet i en basis-udgave, der kan udbygges løbende At igangsætte konvertering af den nuværende information til praktiserende læger fra de nuværende 4 adskilte systemer til det nye system, indholdsmæssigt og teknisk At udarbejde forslag til manuskriptvejledninger for kontaktinformation for den kommunale sundhedssektor At tilrette de nuværende manuskriptvejledninger, så de svarer til den nye samarbejdsstruktur mellem sygehuse, kommuner og almen praksis At igangsætte leverance af information fra kommunerne At udarbejde oversigt over årlige omkostninger ved drift af systemet og forslag til finansiering Det foreslås, at projektgruppen sammensættes af: 4 repræsentanter for Region Syddanmarks administration (Afd. for Kommunesamarbejde, Kommunikationsafdelingen, Praksisafdelingen, Kvalitetsafdelingen) 3 repræsentanter for sygehusene (chefsygeplejerske, cheflæge og en praksiskoordinator) 4 repræsentanter fra kommunerne (ældreområdet, genoptræningsområdet, forebyggelse, socialpsykiatrien) 3 repræsentanter for almen praksis. Det foreslås, at projektgruppen sammensættes hurtigst muligt og det tilstræbes, at systemet i en basisform er i gang 1. marts 2007. 5