Sådan forbereder du din voksende virksomhed til en uforudsigelig fremtid SMV er (små og mellemstore virksomheder) fremmer jobskabelse i den globale økonomi og står for 60-70% af jobs i de fleste OECD-lande. På trods af det enorme bidrag overlever færre end halvdelen af dem i mere end fem år, og kun en lille andel lever op til deres fulde potentiale og bliver til hurtigt voksende virksomheder. En af de største udfordringer de små virksomheder står overfor, er usikkerhed. Baseret på den globale økonomiske udvikling og det politiske landskab skal virksomheder beslutte, om de skal udvide ved at øge medarbejderantallet, kundekredsen eller den globale tilstedeværelse og træffe de rigtige beslutninger for at sikre overlevelse og vækst. Mange virksomheder kæmper ofte med at forudsige, om de får brug for dobbelt så meget kontorplads om 12 måneder eller kun halvdelen. Vi har anvendt indsamlet data fra vores store kundebase af enkeltmandsvirksomheder gennem vores årlige undersøgelse Great Big Survey* (GBS) til at undersøge de vigtigste udfordringer, som hurtigt voksende virksomheder står overfor, samt til at drage konklusioner om, hvordan de kan planlægge sig til succes uden at gå på kompromis med stabiliteten.
Planlægning af det uforudsigelige 58% af respondenterne skar ned på faste omkostninger som svar på den økonomiske afmatning Kina har det aldrig været vigtigere for små, hurtigt voksende virksomheder, at have den rigtige ekspansionsstrategi. Verdenshandelsorganisationen forudsagde lav vækst i international handel i 2016, men forventer en forbedring i 2017. Mange virksomheder kan se det som en mulighed for forsigtigt at bevæge sig ind i eksport og for første gang introducere produkter og tjenester på nye markeder. Dette kan give udfordringer ift. at imødekomme efterspørgslen fra en ny demografi og ift. synlighed på nye markeder. Andre vælger måske intern ekspansion ved at øge medarbejderantallet eller søge en større kundekreds. Det kræver omhyggelig ejendomsplanlægning for at kunne holde møder og have de rette omgivelser for nyansættelser, men der skal tages hurtige beslutninger for at følge med de hurtige forandringer, hvilket betyder, at fleksibilitet er et nøgleord. Data fra OECD indikerer også, at adgang til økonomiske midler stadig er en hindring for hurtigt voksende virksomheder verden over. Det udgør endnu en udfordring når det gælder finansieringen af den strategi, der passer bedst til din virksomhed, især i et hårdt økonomisk miljø. Mens virksomheder forsøger sig frem med forskellige vækststrategier, uden et overforbrug af ressourcer, ser vi en øget anvendelse af skalerbare muligheder på arbejdspladsen, specielt kontorfællesskaber og fleksible kontorlejekontrakter samt produkter som adgang til mødelokaler og business lounges. Det er dog langt fra en sidste udvej for små, kriseramte virksomheder, men er faktisk en løsning, som betydeligt øger deres vækstpotentiale. Vi undersøger udvalget af forskellige måder, hvorpå hurtigt voksende virksomheder kan imødekomme udfordringerne på nye markeder, og hvordan de kan hjælpe virksomhederne med at drage fordel af hurtige forandringer. Med tanke på, hvad du har lært af den globale økonomiske afmatning, hvilke af følgende gør du nu anderledes? 58% 42% 39% 37% 31% 15% 16% Reducerede faste omkostninger Forbedret regnskabsførelse for bedre likviditet Hyppigere gennemgang af rentabilitet Reduktion af unødvendige aktiver Færre fuldtidsansatte og mere deltidspersonale Større fokus på eksport Andet 2
Udnyt mulighederne, når de opstår Første fase af at planlægge vækst er at skabe et rum, hvor det kan lade sig gøre. Det vil sige, at man har strukturel og økonomisk fleksibilitet til at tage hurtige beslutninger og gribe mulighederne, så snart de opstår. Den globale 2015 Zurich SMVundersøgelse afslører, at langt størstedelen af virksomheder (91%) foretrækker organisk vækst frem for erhvervelser, og 31% mener, at nedskæringer i omkostninger og udgifter var deres største mulighed for vækst i 2015. Det viser, at i stedet for at foretage store, langsigtede forpligtelser for at sikre vækst, har virksomheder større tendens til at udvide et allerede eksisterende grundlag og have skarpere kontrol med personaleomkostninger og generalomkostninger, mens de udforsker nye muligheder. Det viser sig, at valget af fleksible kontorer i stigende grad er en populær løsning til strategier, hvor man har kontrol over omkostningerne. Mange virksomheder vælger enten fleksible lejekontrakter på kontorer eller at arbejde i delte kontorfællesskaber, faktisk viser GBS-undersøgelser, at 79% af virksomheder mener, at kontorfællesskaber er mere omkostningseffektive end faste lejeaftaler. Der er tydelige indikationer på, at omkostningskontrol faktisk er en vigtig forløber for enhver vækststrategi. Vores undersøgelser viser, at 81% af virksomheder på verdensplan mener, at de penge, som virksomheder sparer ved at vælge fleksible arbejdspladser frem for kontorleje med fast længde, bør geninvesteres i vækstinitiativer. Ifølge GBS er strategien med at skabe et fleksibelt miljø for at fremme vækst så succesfuldt, at kontorfællesskaber på verdensplan nu er almindelige for over 60% af de små virksomheder på verdensplan. Imidlertid svinger motivationen for at vælge kontorfællesskaber betydeligt, alt efter om deres salgsstrategi er rettet mod allerede eksisterende eller nye markeder. Forretningsmuligheder identificeret af SMV er i 2015* Erhvervelse af kunder 9% Attraktive kreditvilkår 17% Nye kundesegmenter 29% Reduktion af omkostninger og udgifter 31% * procent af de 3.000 øverste ledere og managere hos SMV er i 15 lande i Europa, Mellemøsten, Amerika, Stillehavsområdet og Asien, der deltog i undersøgelsen udført af Zurich. Regus har givet mig muligheden for at spare på min cash-flow, mens jeg udvider virksomheden via andre udgifter, såsom marketing, mailkampagner og midler til kundeservice. Doron Schnaid, Doron Schnaid Insurance & Financial Services LLC, USA 3
At bygge uden at købe Det er aldrig nemt at ekspandere på et eksisterende marked. Stor konkurrence fra nationale og offshore virksomheder eller virksomheder, der udfører fjernarbejde, gør det meget svært at skille sig ud fra mængden, samt tiltrække og omdanne nye muligheder. At skabe et image og opbygge et brand, der passer til en hurtigt voksende virksomhed, der stræber efter succes, er en vigtig del af præsentationen for nye kunder på et mættet marked. 60% af GBS-respondenter mener, at et succesfuldt kontor skal se moderne og professionelt ud og give et indtryk af, at virksomheden er større, end den egentlig er. Ofte tror hurtigt voksende virksomheder, at det betyder, at de skal investere i deres egne store kontorer, men kontorfællesskaber giver også adgang til professionelle kontorområder med mødelokaler, den nyeste teknologi, samt områder, hvor man kan mødes med og præsentere sig for nye forretningsmuligheder. Fleksible kontorer giver dig også adgang til smarte kontorer med gode forbindelser, der ikke kræver langsigtede investeringer eller lejekontrakter, hvilket giver dig mulighed for kun at anvende det, du har brug for, når du har brug for det. 68% af GBS-respondenter mener, at fordelen ved kontorfællesskaber er, at man kan skabe bæredygtig vækst i sin virksomhed, og 44% mener, at fleksible kontorer giver deres virksomheder mere fleksibilitet. En vigtig grund til det er, at fleksible kontorer giver adgang til ressourcer, som var man en stor virksomhed, men på et budget, der passer til en lille virksomhed. Det andet vigtige aspekt af fleksible kontorer indtræder, når du på succesfuld vis har forvandlet dine muligheder til noget konkret. Så er du nødt til hurtigt at kunne øge medarbejderantallet, uden ekstra omkostninger. 73% 73% af deltagerne i GBS 2016 siger, at det at kunne opjustere eller nedjustere aktiviteter hurtigt, uden at blive pålagt ekstra omkostninger, er den største fordel ved fleksible kontorer. Tilpasningsevnen i Regus kortsigtede lejekontrakter betyder, at virksomheder har mulighed for hurtigt at øge de tilgængelige kontorområder uden strafafgifter eller uventede prisændringer. Det er især fordelagtigt ved national ekspansion, hvor man ofte har For os er ekspansion den vigtigste del af vores planer. Når vi vokser og ansætter nye medarbejdere, får vi brug for steder, hvor de kan være James C. Fair, COO af AME, USA forbindelserne til hurtigt at vokse, og et behov for at drage fordel af muligheder, så snart de opstår, frem for at bruge tid på at akklimatisere og skabe muligheder på et nyt marked. Selvfølgelig er evnen til at kunne tiltrække nye talenter endnu en vigtig faktor, når det kommer til at øge medarbejderantallet, og fleksibilitet har vist sig at være essentiel i den sammenhæng. Nye talenter bliver i stigende grad tiltrukket af en anden type kontoropsætning end førhen. 61% ville aktivt skifte job, hvis der blev tilbudt mere fleksibilitet andre steder. Hvis man hurtigt skal øge medarbejderantallet, så kan ansættelsesproceduren blive kortere, idet man er i stand til at tilbyde sådanne fordele. Det giver også mulighed for hurtigt at skabe vækst uden at miste produktivitet. 4
At indtage nye områder Det er en evolutionær proces at indtage nye områder, uanset om det er hjemme eller i et andet land, og det kræver, at man tilpasser sig nye kulturer og krav. I det miljø skaber fleksible lejekontrakter på kontorer en sikker rute til at teste mulighederne, uden at sætte den økonomiske stabilitet over styr. De giver dig mulighed for at finde dig til rette på en prestigefyldt og belejlig beliggenhed uden at være bundet af en lang lejekontrakt, og dermed kan du hurtigt udvide eller leje dit sted efter behov. Regus-undersøgelser indikerer, at der er en række fordele ved at udvide med nye kontorer, der fysisk ligger tættere på kunder og klienter. For 74% af virksomhederne betyder denne nærhed øget synlighed, der hjælper til at konsolidere ens brand på et nyt marked og skabe opmærksomhed omkring din virksomheds ydelser. Valget af fleksible arbejdspladser kan også fungere som en førende drivkraft. 66% af GBS-respondenter sagde, at deres fleksible arbejdspladser bød på ny forretning og nye projektmuligheder, takket være tæt kontakt til en række lokale forretninger. Det giver hurtigt voksende virksomheder mulighed for hurtigt at opbygge et forhold til mulige kunder og dermed skabe nye muligheder. Lokalisering er dog stadig en stor udfordring, hvorfor det er endnu mere vigtigt at finde kontorer tæt på målmarkedet, og dermed forstå kunderne og markedet bedre (63%). At være i stand til at interagere direkte med en række virksomheder og professionelle på stedet i dit nye målmarked vil skabe ny indsigt, som forskning udført fra et skrivebord ikke kan opnå. Det kan være arbejdsmetoder og kulturspecifikke vaner, der påvirker forretningsetikette eller specifikke markedsforhold, der ikke er tydelige set fra øverste ledelsesniveau. Ifølge vores lejere er en anden vigtig fordel for hurtigt voksende virksomheder, der træder ind på nye markeder, at når man flytter ind i kontorer tæt på nye kunder, kan man agere hurtigere og mere effektivt på kundernes problemer (74%). Det betyder et stærkere forhold og ofte større kundetilfredshed, som er en vigtig del af hurtigt at opbygge et renommé på et nyt marked. Det bedste ved Regus frem for andre muligheder for kontorfællesskaber er dets allestedsnærværelse. Jeg kan finde et kontor alle steder i min by. - Peter digiammarino, CEO af IntelliVen, USA 5
Creating flexible environments Vi har allerede set, hvordan ekspansion ikke nødvendigvis kræver betydelig økonomisk forpligtelse, og hvordan fleksible kontorer kan være fordelagtige i specifikke ekspansionssituationer. Hurtigt voksende virksomheder står dog stadig over for nye udfordringer på månedlig basis. Hvorend din virksomhed udvider, kan du stå over for ustadig vækst eller kortsigtede udsving i efterspørgslen. Hvis du har investeret i langsigtede lejekontrakter eller ejendomsaktiver, repræsenterer det en stor og konstant udfordring, fordi du er bundet til noget, der ikke længere passer til dine behov. Med fleksible arbejdspladser har du dog mulighed for at øge eller mindske dit medarbejderantal som svar på udsving i din virksomhed, uden betydelige kapitalomkostninger. 44% Fleksibilitet er din ven, når det kommer til ændringer i globale forretnings- og ansættelsestendenser. For eksempel viser GBS-undersøgelser, at 44% af virksomheder mener, at behovet for at skabe en fleksibel organisation, der kan imødekomme skiftende markedsefterspørgsel, er en af de vigtigste drivkræfter bag fleksibelt arbejde. Det lyder kompliceret, men princippet er simpelt. Markedsefterspørgslen svinger, og din virksomhed skal være i stand til at skalere op eller ned for at imødekomme den. I stedet for direkte at øge eller mindske medarbejderantallet, kan du tilbyde dine medarbejdere at arbejde færre timer eller udføre fjernarbejde i forbindelse med projekter og kun komme ind på kontoret til møder eller afrapportering. Traditionelle kontorer kan ikke følge med disse ændringer uden yderligere omkostninger og spildt plads. I en fastsat model, hvis en fjerdedel af dine medarbejdere har komprimeret arbejdstid, betaler du for at en fjerdedel af dine skriveborde står tomme en stor del af ugen. Fleksible kontorer giver dig mulighed for at agere hurtigt og effektivt, hvilket giver dig nøjagtig den plads, du har brug for og kun, når du har brug for den. Normalt har jeg kun brug for ét kontor, men jeg har timeansatte, der yder sæsonbetonede tjenester. Jeg kan tilføje eller fjerne kontorområder baseret på mine behov. - Julia Kingston, Administrerende medlem af Kingston Tax Advisors, USA 6
Vigtigste pointer Anvend kontorfællesskaber for at overleve og vokse i en ustabil global økonomi. 79% af undersøgelsens respondenter fortalte os, at kontorfællesskaber er mere omkostningseffektive end faste lejekontrakter. Geninvestér dine omkostningsbesparelser for at fremme vækst. 81% af virksomheder siger, at penge, der spares ved, at virksomheder vælger, fleksible arbejdsløsninger frem for at leje faste kontorer, bør geninvesteres i vækstinitiativer. Flyt til nye markeder for at hjælpe med ekspansion. At finde kontorer tæt på dit målmarked øger synlighed (74%) og hjælper dig med at forstå kunder og markeder bedre (63%). Overvej kontorfællesskaber for at finde nye forretningsmuligheder. 66% af undersøgelsens respondenter sagde, at deres kontorfællesskaber byder på ny forretning og nye projektmuligheder. Skift til kortsigtede lejeaftaler for at opnå en bæredygtig vækststrategi. 73% af virksomheder siger, at den største fordel ved kontorfællesskaber er hurtigt at kunne øge eller mindske aktiviteter uden at blive pålagt ekstra omkostninger. 7
For mere information om, hvordan du finder det perfekte kontor til din forretning, download vores app og besøg vores hjemmeside.