Ledelsestilsyn for Børne- og ungdomspsykiatri Sydjylland

Børne- og ungdomspsykiatri Sydjylland Dato: 11. august 2017 Ledelsestilsyn for Børne- og ungdomspsykiatri Sydjylland 1 Organisatorisk enhed Børne- og ungepsykiatri Sydjylland, fordelt på matriklerne i Esbjerg: Gl. Vardevej 101 (og midlertidligt Frihedsvej 15), 6715 Esbjerg N, med stationære og ambulante funktioner Vejle: Nordbanen 5, 7100 Vejle, med ambulante funktioner, og Aabenraa: Kresten Philipsens Vej 5, 6200 Aabenraa, med stationære og ambulante funktioner 1.2 Afdelingsledelse Ledende overlæge Klaus Müller-Nielsen Oversygeplejerske Yvonne Reinholdt Afdelingerne Børne- og ungdomspsykiatrien i Esbjerg og Børne- og ungdomspsykiatrien i Aabenraa & Kolding er pr. 1. januar 2017 fusioneret til Børne- og ungdomspsykiatri Sydjylland, resulterende i et samlet budget på ca. 131 mio. kr. Afdelingsledelsen har det overordnede budgetansvar for afdelingen, og det overordnede ansvar for at de nævnte procedurer i ledelsestilsynet og dertil hørende bilag overholdes. 2 Mål Herværende ledelsestilsyn beskriver, inden for de rammer som Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark fastlægger i version 2.2, hvordan Regionens regler for økonomistyring og registreringspraksis samt regnskabsprincipper overholdes. Ledelsestilsynet ajourføres minimum 1 gang årligt, og kan tilgås fra intranettet og Infonet. Ledelsestilsynet følger vedhæftede årshjul. 3 Budget Det udgiftsbaserede budget følger den ny kontoplan for Børne- og ungdomspsykiatri Sydjylland, og fordeles på: Afdelingsledelsen Fælleskonto Administrativt sekretariat Læger Patientrådgivere Timelønnede Sekretariat Esbjerg

Sekretariat Vejle Sekretariat Aabenraa Dag-/døgnafsnit Esbjerg Dag-/døgnafsnit Aabenraa Ambulatoriet Esbjerg Ambulatoriet Vejle Ambulatoriet Aabenraa Børnedagafsnit Aabenraa Sundhedsfremmeudvalg Esbjerg Sundhedsfremmeudvalg Vejle Sundhedsfremmeudvalg Aabenraa Hvert afsnit har således et driftsbudget, dertil kan der evt. også være SATS bevillinger og forskningsbevillinger. 3.1 Driftsbudgetter Driftsbudgetter inden for de enkelte områder oven for fastlægges ultimo året før ud fra det rammebudget, som sygehusledelsen har udmeldt. Udover budget udmelder sygehusledelsen også, hvordan der inden for økonomi i øvrigt, aktivitet, personale og kvalitet løbende skal måles og rapporteres inden for disse kategorier til understøttelse af afdelingens styring. Driftsbudgetterne ajourføres i takt med udmøntningen af bevillinger. Afdelingsledelsen har uddelegeret budgetansvaret således inden for personale og for øvrig drift: Personale Afd.ledelsen skal som afdelingens overordnede budgetansvarlige godkende ansættelser, afskedigelser og ændringer i arbejdstid i øvrigt i samarbejde med funktionslederne m.fl. Undtaget herfra er timeløns- og vikaransættelser, som funktionsledere selv kan besætte. Funktionsledere skal som daglige ledere følge personaleforbruget og føre den nødvendige kontrol af timeregnskab, feriesaldi, sygdom/fravær m.m. sammen med HR og administrative medarbejdere. Øvrig drift Regninger over 10.000 kr. godkendes af afd.ledelsen som afdelingens overordnede budgetansvarlige. Regninger mindre end 10.000 kr. godkendes af funktionsleder eller af administrativ medarbejder efter skabelonen her: Side 2 af 11

Afsnit Ean Nummer Afdelingsledelsen, fælles og adm sekretariat 5798 0025 75002 Læger 5798 0025 75019 Budgetansvar øvrig < 10.000 kr. Esbjerg: Ambulant funktionsleder Aab./Kolding: Specialist Esbjerg: Ambulant funktionsleder Aab./Kolding: Specialist Budgetansvar øvrig > 10.000 kr. Forskning 5798 0025 70311 Forskningsledere Patientrådgivere Esbjerg: Ambulant funktionsleder Aab./Kolding: Specialist Timelønnede Funktionsledere Sekretariat Vejle 5798 0025 75026 Funktionsleder AL Sekretariat Aabenraa 5798 0025 75033 Funktionsleder Sekretariat Esbjerg 5798 0025 70113 Funktionsleder Dag-/døgnafsnit Aabenraa 5798 0025 75057 Funktionsleder Børnedagafsnit Aabenraa 5798 0025 75071 Funktionsleder Dag-/døgnafsnit Esbjerg 5798 0025 74586 Funktionsleder Ambulatoriet Aabenraa 5798 0025 75088 Funktionsleder Ambulatoriet Vejle 5798 0025 75095 Funktionsleder Ambulatoriet Aabenraa 5798 0025 74593 Funktionsleder Arbejdsmiljøleder Sundhedsfremme Esbjerg Esbjerg Sundhedsfremme Vejle Sundhedsfremme Aabenraa Arbejdsmiljøleder Vejle Arbejdsmiljøleder Aabenraa Derudover kan afdelingens specialist godkende regninger under 10.000 kr. for afdelings- eller funktionsledere ovenfor, dvs. attestere regninger i Fakturapuljen når aftale herom er indgået. Såfremt fakturaens bruttobeløb er over 100.000 kr., skal fakturaen godkendes af begge fra afdelingsledelsen. Hvis en faktura vedrører den godkendelsesansvarlige, skal fakturaen sendes til godkendelse ved vedkommendes overordnede. En faktura der vedrører afdelingsledelsen, sendes til godkendelse ved sygehusledelsen. 4 Økonomi og aktivitet Styringen af afdelingens økonomi og aktivitet baserer sig på den tidsplan og de redskaber i øvrigt, som udstikkes af psykiatrisygehuset. Dvs. hver måned, dog januar og juli undtaget, skal de budgetansvarlige kvalificere prognosen i NemØkonomi, og forholde sig til de udsendte aktivitetstal. Udover økonomiopfølgningssystemet NemØkonomi er redskaberne primært LIS med økonomi-, aktivitets- kvalitets, og HR-data, samt lønsystemet Silkeborg Data. Aktivitetstal trækkes fra CI-portalen/Cosmic. Side 3 af 11

4.1 Budgetopfølgning I NemØkonomi indberetter funktionslederne månedsvis deres kommentarer til budgetopfølgningen i det åbne vindue, der typisk er fra den 5. til den 10. i den efterfølgende måned. Økonomimedarbejderne bistår funktionslederne. Derpå gennemgår afdelingsledelsen i samarbejde med økonomimedarbejderne afdelingens samlede økonomi med henblik på den endelige indberetning af afdelingens forventede regnskab i NemØkonomi, typisk inden den 20. i den efterfølgende måned. Sygehusledelsen afholder 2 gange årligt bilaterale møder med afdelingsledelserne. På møderne drøftes blandt andet budgetoverholdelse og aktivitetsniveau. Konstateres det i forbindelse med økonomiopfølgning, at en afdeling forventes at få et merforbrug på mere end 1 % i forhold til det ajourførte driftsbudget, skal afdelingsledelsen udarbejde en handleplan med henblik på budgetoverholdelse. 4.2 Aktivitetsopfølgning Afdelingens aktivitet i form af antal henvisninger, stationære belægningsprocenter, ambulante besøg m.m. følges løbende og sammenholdes med afdelingens ambulante baseline, der er fastsat for alm. ambulante besøg, ude-/hjemmebesøg, telepsykiatriske ydelser og dagpatienter. Derudover er der aktivitetsafregning for hurtig udrednings-/behandlingsopstart. Aktivitetsopfølgningen vil derfor have særlig fokus på de to aktivitetsafregnede områder. Afdelingens samlede baseline er gennem en årrække blevet fastsat af psykiatrisygehuset som sidste års faktiske aktivitet tillagt 2%. Dertil kan der forekomme baselineløft ifm. bevillinger til områder med ambulant aktivitet. Når den samlede baseline kendes, kan baseline fastsættes for de enkelte ambulatorier og andre afsnit med dagambulant/alm. ambulant aktivitet. Månedsvis gøres den ambulante aktivitet op ud fra Cosmic/CI-portalen, p.t. omkring den 10. i den følgende måned. Den ambulante aktivitetsopgørelse udgør sammen med psykiatrisygehusets fremskrivning grundlaget for prognosticeringen af afdelingens samlede ambulante aktivitet. 5 Indkøb Indkøb foretages i henhold til regionens økonomi- og registreringspraksis samt indkøbsaftaler. Det er den enkelte funktionsleders ansvar at de indgåede indkøbsaftaler overholdes i forhold til de indkøb som funktionerne foretager. Afdelingsledelsen har delegeret indkøb til funktionslederne/budgetansvarlige i forhold til de budgetter som hvert år bevilges til de enkelte funktioner. Funktionslederne kan delegere indkøb inden for de godkendte budgetrammer til ansatte i funktionen. Dette sker bl.a. i forbindelse med bestilling af depotvarer i ILS. Indkøb/afholdelse af udgifter som vedrører fællesudgifter og indtægter er godkendt af enten afdelingsledelsen eller afdelingsledelsens administration. Købekort Købekort til blandt andet supermarkeder kan være nødvendige i de specifikke afsnit, hvor der gentagne gange foretages indkøb samme sted. Købekort kan imidlertid være særlig udsat for misbrug. Derfor skal de for hver enkelt afsnit oplistes, og alle køberkort situationer. For at gøre I nogle funktioner har man indgået aftaler med firmaer om oprettelse af købekort. Købekortene kan i nogle tilfælde være nødvendige, når der ønskes samhandel med bestemte firmaer. Der er til ledelsestilsynsreglerne vedlagt en opdateret liste over hvilke funktioner som har købekort samt til hvilke firmaer. Side 4 af 11

Eurocard Afdelingen benytter ikke Eurocard. 5.1 Kontrol af indkøb Ved modtagelsen af en vare kontrolleres det, at forsendelsen svarer til fragtbrevet og om varen og antal svarer til følgeseddel og indkøbsordren. 6 Bogføring Hovedreglen er, at alle regninger vedrørende afdelingen skal håndteres elektronisk, d.v.s. modtages via EAN-nr. og videre håndteres i Prisme Web Portalen. 6.1 Elektroniske fakturaer Ved hovedparten af indkøb/aftaler anvender de enkelte funktioner deres ean-nr. Derved sendes fakturaer elektronisk til fakturapuljen i regionens økonomisystem Prisme. Samtlige funktionsledere/budgetansvarlige er oprettet til at foretage elektronisk godkendelse af fakturaer. Dette sker i Prisme Web Portal, hvor funktionslederne alene foretager attestation/godkendelse. Forinden har funktionslederen kontrolleret om ydelsen/varen er leveret og svarer til det aftalte, ligesom mængde, kvalitet og pris kontrolleres. Efterfølgende forestår afdelingsledelsens administration kontering samt evt. at påføre posteringstekster. Det er alene afdelingsledelsens administration som har adgang til Prisme produktion. Øvrige brugere har som tidligere nævnt alene adgang til Prisme Web Portalen. Administrationen foretager løbende kontrol af at betalingsfristerne samt at behandling/godkendelse af fakturaerne overholdes. For øvrige funktioner/ean-nr. som ikke er uddelegeret til funktionslederne, varetages behandlingen af fakturaer som angivet i skemaet i kap. 3.1 ovenfor. Attestation/godkendelse forestås af funktionsleder eller specialist som i det omfang det er nødvendig, indhenter dokumentation i form at f.eks. mail eller godkendelse hos afdelingsledelsen eller andre. Med hensyn til udgifter til vikarbureauer betales fakturaer ikke førend samtlige underbilag er modtaget, som dokumenterer at vikarer/vagter har været til stede og som er underskrevet af vikaren samt funktionen som har rekvireret vikaren. Endvidere kan der være udgifter som afholdes af fællesudgifter og indtægter i form af f.eks. testskemaer som anvendes og bestilles af psykologer. 6.2 Manuelle fakturaer og udlæg Udover elektroniske fakturaer er der også enkelte manuelle bilag. F.eks. rejse- og udlægsbilag. Alle medarbejderes udlæg skal altid godkendes af afdelingsledelsen. Udenlandske fakturaer modtages endvidere manuelt, da ØS ikke kan behandle udenlandske fakturaer. ØP i administrationen varetager den administrative behandling af udenlandske fakturaer. Økonomimedarbejderen i afdelingerne sender de udenlandske fakturaer til ØP efter, at de har indhentet godkendelse fra afdelingsledelsen. Side 5 af 11

Alle udlæg foretaget af afdelingsledelsen skal godkendes af sygehusdirektøren. 6.3 Kontrol af fakturabehandling Afdelingsledelsen skal hver måned foretage stikprøvekontrol af de bogførte bilag. Denne kontrol skal dokumenteres i afdelingens elektroniske ledelsestilsyn. Økonomi og Plan ved Psykiatrisygehuset foretager én gang årligt internt kontrolbesøg på alle psykiatriens afdelinger, hvor der bliver foretaget stikprøvekontrol af indtægter og udgifter i Prisme økonomisystemet. Derudover foretages der løbende momskontrol. 6.4 Bogføring via SD Lønudgifter beregnes og afregnes via SD. Lønudbetalingerne sker automatisk, når medarbejderen er oprettet i lønsystemet, som følge af en godkendt ansættelseskontrakt og lønaftale. Såfremt der sker ændringer i medarbejdernes ansættelse, skal afdelingsledelsen give HR skriftlig besked herom. Når bogføringen af de månedlige lønkørsler er gennemført, gennemgås de tilknyttede fejlkonti i ØS for beløb, der er gået på fejl. Fejlbogføringer korrigeres af HR eller ØP i administrationen inden næste lønkørsel. 6.5 Kontrol af bogføring via SD Afdelingsledelsen kontrollerer forbruget af lønudgifter ved det månedlige elektroniske ledelsestilsyn. Lønudgifterne sammenholdes med budgettet. Afdelingsledelsen skal endvidere foretage stikprøvekontrol på lønudgifterne og sikre, at der ikke føres lønudgifter på afdelingen, som ikke tilhører afdelingen, og at der ikke sker fejludbetalinger. 7 Leasing - køb Afdelingen har ingen leasede aktiver. 8 Statusafstemninger Afdelingen har ingen statuskonti. 9 Kontantkasser Afdelingen har ingen kontant- eller udlægskasser. 10 Modtagelse af likvide midler Såfremt afdelingen modtager checks eller andre kontante indbetalinger udfyldes indgangsbog ved økonomimedarbejder. 10.1 Arv I tilfælde af modtagelse af arv skal dette godkendes af sygehusledelsen, og administreres i overensstemmelse med regionens retningslinjer. 11 Vederlagsfri medicin Vederlagsfri medicin kan udleveres til ikke-indlagte patienter i en begrænset periode på maks. 2 år, med det formål at sikre en stabil medicinering til psykiatriske patienter ud fra specifikke diagnoser i starten af deres sygdomsforløb. For behandlingsdømte svarer den tidsmæssige udstrækning for vederlagsfri medicin som udgangspunkt til dommens længde. De gældende regler for vederlagsfri medicin forefindes via følgende link: http://www.regioner.dk/sundhed/medicin/vederlagsfri-udlevering-af-medicin. 11.1 Kontrol af Vederlagsfri medicin Det er afdelingens ansvar at kontrollere, at fakturaen er korrekt og at den pågældende patient, er berettiget til vederlagsfri medicin. Afdelingsledelsen skal hver 3. måned udføre ledelsestilsyn på vederlagsfri medicin. Side 6 af 11

Der kontrolleres, at det er de korrekte patienter, der modtager vederlagsfri medicin samt, at perioden hvori patienten modtager vederlagsfri medicin overholder de gældende regler. Ledelsestilsynet skal dokumenteres. Vederlagsfri medicin bogføres på en central pulje i psykiatrien. ØP i administrationen følger månedligt forbruget på vederlagsfri medicin og kontrollerer ved internkontrol besøg, at afdelingsledelsen har foretaget den nødvendige kontrol. 12 Patientdeposita I forbindelse med planlagte indlæggelser modtager patienterne informationsmateriale, hvori patienterne bliver opfordret til ikke at medbringe et større pengebeløb og andre værdigenstande. I informationsmaterialet bliver patienterne samtidig gjort opmærksom på, at psykiatrisygehuset ikke yder erstatning for mistede værdigenstande og kontantbeløb, medmindre værdigenstande og kontanterne er i afdelingernes varetægt. Informationsmaterialet har til formål at mindske risikoen for svind og uberettigede beskyldninger mod medarbejdere og andre patienter. Procedure for håndtering af patientdeposita findes på psykiatrisygehusets intranet. http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983. Afdelingen har ikke patientdeposita. 13 Indtægtsforhold 13.1 Leje Lejeaftaler med en månedlig lejeindtægt på over 10.000 kroner, skal til godkendelse ved sygehusdirektøren inden lejeaftalen kan indgås. Når Service afdelingen kontaktes vedrørende ønske om lejemål, skal Service afdelingen sikre, at der udarbejdes en lejekontrakt samt at indtægten indhentes. Afdelingen har ingen lejeindtægter. 13.2 Refusioner Psykiatrisygehuset modtager løbende refusioner for blandt andet sygdom, barsel, tillidsrepræsentanter, løntilskud, fleksjob og statens voksen uddannelsesstøtte. Generelt administreres refusionerne af administrationen, blandt andet bogføring og opfølgning på de ansøgte refusioner. Refusionerne tilgår typisk den ansattes afdeling, og det er således den ansattes afdeling, der fører tilsyn med modtagelsen af indtægten ved det månedlige ledelsestilsyn på afdelingsniveau. Barsels- og tillidsrepræsentantrefusioner bliver konteret på en central pulje i psykiatrisygehuset. Procedure for håndtering af refusioner findes på intranettet via følgende link: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983 13.4 Øvrige indtægter Afdelingen har én fast indtægtsvirksomhed: Statusattester Derudover vil der lejlighedsvis kunne forekomme indtægter ifm.: Salg af bøger og småting Kurser Arrangementer Undervisning Afdelingsledelsen vurderer om de bogførte indtægter stemmer overens med de budgetterede indtægter. Afdelingsledelsernes kontrol foregår via det månedlige ledelsestilsyn (afsnit 11). Ved fakturering skal der tages stilling til, om fakturaen skal fremsendes med eller uden moms. Forretningsgangen i forbindelsen med udarbejdelsen af fakturaer findes på psykiatrisygehusets intranet. Link til vejledning: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983 Side 7 af 11

14 SATS-pulje- og forskningsprojekter samt fondsmidler SATS-pulje projekter, forskningsprojekter og fondsmidler skal håndteres som beskrevet i de efterfølgende afsnit. Fælles for de tre områder er, at de alle håndteres i projektmodulet i ØS. 14.1 SATS-pulje projekter Psykiatrisygehuset ansøger årligt om bevillinger fra statens SATS-puljer. Bevillingerne der modtages skal holdes adskilt fra afdelingernes ordinære driftsbudget. Derfor opretter ØP i administrationen SATSpuljeprojekter i projektmodulet. Staten fastlægger specifikke regnskabsinstrukser, som medsendes tilsagnsskrivelser for den enkelte bevilling. ØP i administrationen administrerer bevillingen, men det er afdelingsledelserne, der har ansvaret for, at regnskabsinstrukserne på de givende bevillinger overholdes. I forbindelse med afdelingsledelsernes økonomistyring af SATS-puljeprojekter sender ØP i administrationen hver kvartal en økonomiprognose til afdelingsledelsen. Ved projektafslutning skal afdelingerne udarbejde en faglig afrapportering. Til regnskabsaflæggelsen indsamler ØP alt relevant materiale, som for eksempel lønsedler, ansættelsesbreve og midtvejsrapporter. ØP udarbejder regnskabet og sikrer revisorpåtegning, som fremsendes med den faglige afrapportering til bevillingsgiver efter sygehusledelsens godkendelse. Procedure for håndtering af SATS-puljeprojekter forefindes på psykiatrisygehusets intranet. Link til procedure for SATS-puljeprojekter: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983. 14.2 Forskningsprojekter Psykiatrisygehuset modtager løbende finansieringer fra eksterne tilskudsgivere til forskellige forskningsprojekter og forskningsstrategirådet bevilliger midler til interne forskningsprojekter. Forskningsprojekterne forankres på psykiatrisygehusets afdelinger, og det er afdelingsledelsen, der har det overordnede ansvar for, at forskningsprojekterne gennemføres i overensstemmelse med reglerne for de givende bevillinger. Afdelingsledelsen har ansvaret for budgetopfølgningen. Forskningssekretariatet, som er placeret under Telepsykiatrisk Center, kan yde bistand til afdelingsledelsen og forskeren i forbindelse med den daglige drift. Forskere med eksternt finansierede forskningsprojekter er underlagt de samme retningslinjer, som gælder for forskere med internt bevilligede forskningsprojekter. Honorering af familiemedlemmer på forskningsprojekter: Det indskærpes at ansættelse af familiemedlemmer i forskningsprojekter som udgangspunkt ikke kan accepteres. I helt særlige tilfælde kan afvigelse forekomme, men det kræver særskilt forklaring og godkendelse af sygehusledelsen og dokumentation heraf. Procedure for håndtering af forskningsprojekter forefindes på psykiatrisygehusets intranet. Link til proceduren: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983. 14.3 Fondsmidler Psykiatrisygehuset modtager løbende fondsmidler fra eksterne tilskudsgivere. Fondsmidler, der modtages i psykiatrisygehusets afdelinger, skal sendes til ØP i administrationen. ØP forankrer fondsmidlerne på psykiatrisygehusets afdelinger og sikrer korrekt kontering og afløftning af moms. Det er afdelingsledelserne, der har det overordnede ansvar for, at fondsmidler anvendes i overensstemmelse med reglerne for de givende bevillinger og sikre budgetopfølgningen. Ved de fondsmidler, hvor der er krav om regnskabsaflæggelse, skal afdelingerne udarbejde en faglig afrapportering. ØP i administrationen indsamler relevant materiale til regnskabsaflæggelsen og udarbejder regnskabet samt sikrer revisorpåtegning, hvis dette er et krav. Den faglige afrapportering og regnskabet sendes til bevillingsgiver efter sygehusledelsens godkendelse. Procedure for håndtering af fondsprojekter forefindes på psykiatrisygehusets intranet. Link dertil: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983. Side 8 af 11

15 Ansættelse Ansættelser i psykiatrisygehuset eller ændringer til ansættelse skal ske ved godkendelse fra afdelingsledelsen eller godkendelse fra medarbejder med kompetence hertil. Ændringer til ansættelse eller ansættelse sker elektronisk i SD datawarehouse. HR sørger herefter for oprettelse eller ændring af medarbejderen i SD. Afdelingsledelse godkender ved ansættelser og ved løntilbud Funktionsledere godkender ved opsigelser og ved op-/ned i tid, samt vikaransættelser og timelønnede. 16 Tjenestetid Arbejdstiden for medarbejdere på afdelingerne i psykiatrisygehuset føres i modul Tjenestetid. Det er funktionsledere på de enkelte afdelinger der godkender i modul tjenestetid med mindre kompetencen er uddelt til eksempelvis en lægesekretær. En gang i ugen udskrives og underskrives tjenestetidslisten for den godkendte uge af funktionslederen eller afdelingsledelsen og arkiveres i fem år. 16.1 Kontrol af tjenestetid Dokumentationen for tilsynet af brugere, der godkender for sig selv, skal fremgå af NemØkonomi. Der indsættes i månederne september og oktober overskriften: Indberet regnskab. Under overskriften, skal der noteres hvilke medarbejdere, der godkender for sig selv i tjenestetid, hvem der er gennemført kontrol på herunder særydelser og overarbejder samt hvorvidt resultatet har været tilfredsstillende. Formålet med tilsynet er at beskytte de medarbejdere, som indberetter egen løn og formålet med at placere tilsynet i NemØkonomi er at lette tilsynet, da lønudbetalinger samt løndetaljer også kontrolleres i NemØkonomi. Eventuelle spørgsmål til tilsynet, herunder hvis der gøres usædvanlige fund, rettes til afdelingens kontaktperson i HR-administrationen. 17 Fri telefon, computer, internet 17.1 Fri telefon Når en medarbejder tilbydes en arbejdstelefon, bestemmer afdelingsledelsen om medarbejderne kan vælge at benytte telefonen privat i overensstemmelse med reglerne for fri telefoni. Bilag 6 indeholder de overordnede regler for fri telefoni. 17.2 IT- og multimedieudstyr Ved udlån af multimedier udarbejdes en liste over udlån og indlevering af genstandene. På samme måde skal der udarbejdes en liste over placeringen af IT- og multimedieudstyr på arbejdspladsen. Bilag 6 beskriver nærmere hvordan IT- multimedieudstyr håndteres og kontrolleres. 18 Mærkedage I psykiatrisygehuset markeres alene arbejdsrelaterede mærkedage. Det vil sige jubilæum, afsked og dødsfald. Se i øvrigt retningslinjer på psykiatrisygehusets infonet: http://infonet.regionsyddanmark.dk/#dokid=238227. 19 Inventar Der skal på afdelingerne være en opdateret inventarliste for inventar med en indkøbspris på over 10.000 kr. Inventarlisten skal kunne fremvises ved kontrolbesøg og skal løbende vedligeholdes. Skabelon til inventarliste forefindes på psykiatrisygehusets intranet via følgende link: http://intranet.psykiatrienisyddanmark.dk/wm452983. Side 9 af 11

19.1 Kontrol af inventar Afdelingsledelsen skal mindst 1 gang årligt foretage en stikprøve på, om inventarlisten er ajourført. Dette gøres ved at udtage mindst 10 tilfældige genstande fra listen og tjekke, om genstanden befinder sig der, hvor det er noteret. ØP kontrollerer i forbindelse med det årlige kontrolbesøg på afdelingerne, om afdelingsledelsen kan fremvise en opdateret inventarliste samt om seneste stikprøve kontrol har fundet sted inden for 1 år. 20 It-brugeradgange Medarbejderne i psykiatrisygehuset er oprettet i Regionens it- system og kan have adgang til flere forskellige it-systemer. Regional IT, overvåger løbende brugeradgange og lukker medarbejderkonti der ikke har været i brug i 3 måneder. Samme procedure er indført hos den regionale forvaltningen for Cosmic - hvor brugeradgange lukkes efter udtræk foretaget kvartalsvis. Afdelingsledelsen skal sikre, at medarbejdere ikke har andre adgange end nødvendigt for varetagelsen af deres arbejdsopgaver. Nærmeste leder har ansvaret for at fremsende anmodning om adgange, ændring af adgange samt lukning af adgange i henhold til de retningslinjer, der ligger fra de respektive systemansvarlige 20.1 Kontrol af IT brugeradgange Afdelingsledelsen skal hvert kvartal via stikprøvekontrol kontrollere om ansatte medarbejdere har de rigtigt rettigheder til it-systemerne og at fratrådte medarbejdere er frataget deres adgange til it-systemerne. Dokumentation for stikprøvekontrol skal ske i det elektroniske ledelsestilsyn, hvor det beskrives, hvad der er kontrolleret, og om der er noget, der har givet anledning til yderligere undersøgelse. ØP kontrollerer i forbindelse med det årlige kontrolbesøg på afdelingerne, om afdelingsledelsen kan fremvise dokumentation for foretaget stikprøvekontrol. 21 Kørebøger Der er indført GPS tracking på tjenestebilerne, udfyldelse af kørebøger er derfor ikke længere nødvendigt. 22 Arkiveringsregler Regnskabsmateriale fra regioner skal opbevares i 3 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører, jf. lov om forældelse af fordringer samt bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommunerne. Personalesager opbevares fortroligt i 5 år fra udløbet af det år som personalesagen vedrører. Se endvidere bilag 7 vedrørende arkiveringsregler. 22.1 Kontrol af arkiveringsregler ØP kontrollerer i forbindelse med det årlige kontrolbesøg på afdelingerne om arkivreglerne opretholdes. ØP udtager et 3 år gammelt bogføringsbilag, som skal fremvises på kontrolbesøget. 23 Besvigelse Hvis der i psykiatrisygehuset findes mistanke om besvigelse skal afdelingsledelsen straks informere HRadministrationen herom, med henblik på at udrede hvorvidt der har været besvigelse og bistå afdelingsledelse og sygehusledelse i det videre sagsforløb. Godkendt af afdelingsledelsen 12. september 2017. Vedhæftet Årshjul for afdelingsledelse, årshjul fra det overordnede ledelsestilsyn: Side 10 af 11

Side 11 af 11