Vejledning i at udfylde skemaet: Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed I skal udfylde skemaet Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed, hvis jeres virksomhed ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere økologiske foderstoffer. Virksomheder, der ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere andre økologiske produkter end økologiske foderstoffer, skal udfylde skemaet Ansøgning om autorisation til produktion, behandling, opbevaring, import, salg og eksport af økologiske produkter til brug for den økologiske jordbrugsproduktion. Virksomheder, der både ønsker at håndtere og markedsføre økologiske foderstoffer og andre økologiske produkter, skal udfylde begge skemaer. De samme bilag skal kun sendes med én gang. For at blive autoriseret til økologisk produktion skal virksomheden have rådighed over produktionsanlæg og lagerfaciliteter, så vi kan kontrollere, om I kan overholde økologireglerne. 1. Generelle oplysninger om virksomheden I skriver virksomhedens/produktionsenhedens navn under punkt a). Bogholderiadresse og adressen på hovedsædet skriver I også i skemaet. Søger I om autorisation af flere produktionsenheder og/eller lageradresser, skal I skrive samtlige adresser i ansøgningen, eventuelt på et bilag. Det skal fremgå klart, hvilke produkt- og produktionsområder der hører til på de enkelte adresser. Det er vigtigt, at I skriver, hvem der er kontaktperson til Landbrugs- og Fiskeristyrelsen med hensyn til den økologiske drift og indberetning af væsentlige ændringer af virksomhedens juridiske status, produktion, drift, indretning, m.m. I punkt b) skriver I virksomhedens/produktionsenhedens CVR-nummer. I punkt c) skriver I produktionsenhedens P-nummer. I punkt d) skriver I godkendelses- og registreringsnummeret fra Fødevarestyrelsen, Foder. 2. Ansøgning Under dette punkt krydser I af, om der er tale om en ny autorisation, eller om I søger om ændring af en autorisation. Handler det om en ændring af en autorisation, skal I skrive autorisationsnummeret ud for Aut.nr.: i det øverste højre felt på forsiden af skemaet. 3. Produktionsform I skemaets punkt 3 skal I oplyse følgende om virksomheden (sæt kryds): producerer foder til økologiske jordbrug på en separat fabrik producerer både foder til økologisk og ikke-økologisk jordbrug på separate linjer producerer både økologisk og ikke-økologisk foder på tidsmæssigt adskilte produktionslinjer. Hvis en del af produktionen foregår på samme linje, sætter I kryds ved Tidsmæssigt adskilt. I skemaets punkt 7 c) skal I uddybe, hvilken del af produktionsanlægget og maskinerne, der anvendes til både økologisk og ikke-økologisk produktion. Side 1 af 9
4. Produkter og aktiviteter For virksomheder med kun én produktionsadresse, skal der kun udfyldes én aktivitetsoversigt. For virksomheder med flere adresser under ét autorisationsnummer, skal der udfyldes en aktivitetsoversigt for bogholderiadressen og for hvert produktions- og lagersted. I kan kopiere siden med punkt 4 i det nødvendige antal eksemplarer og skrive, hvilken adresse aktivitetsoversigten gælder for ud for punkt a). I skemaet skal I afkrydse virksomhedens/produktionsenhedens forventede aktiviteter inden for de nævnte produkter. For hvert enkelt produkt skal I afkrydse, hvis virksomheden/driftsenheden behandler, producerer, opbevarer, importerer, sælger og/eller eksporterer økologiske foderstoffer. I skal også afkrydse, om virksomheden håndterer GMO-risikoafgrøder på afdelingen, og I skal oplyse produktionens omtrentlige forventede størrelse. I skal desuden krydse af for hvert produktområde, hvis der samtidig foregår ikke-økologiske aktiviteter. 5. Produkter og aktiviteter Hvis I håndterer GMO-risikoafgrøder på virksomheden, skal I oplyse afgrødens/afgrødernes art. I skal også oplyse, hvilket land afgrøden/afgrøderne kommer fra. 6. Fodertyper og dyrekategorier I skal beskrive, hvilke foderstoftyper virksomheden fremstiller, og hvilke dyrekategorier foderet er beregnet til. 7. Håndtering, produktion m.v. I skal krydse af, hvilke produktionsaktiviteter (fx tørring, formaling, pelletering mv.) der indgår i den økologiske produktion, og om I udfører aktiviteterne både i den økologiske og ikke-økologiske produktion. 8. Bygninger og anlæg m.v. I skal vedlægge en grundplan over bygninger og anlæg, og kort beskrive: a. hvilke faciliteter, der benyttes til modtagelse, produktion/behandling og opbevaring b. hvilke transportveje, der bruges mellem bygningerne c. hvilke faciliteter, der bruges til henholdsvis økologiske produkter, omlægnings- og ikke-økologiske produkter d. hvilke anlæg og lokaliteter, der anvendes til opbevaring af tilsætningsstoffer/andre produkter til brug for foderfremstilling, fx enzymer, mikroorganismer mv. e. hvilke anlæg og lokaliteter, der anvendes til opbevaring af produkter til brug for rengøring, desinficering, skadedyrsbekæmpelse, andre driftsformål mv. Side 2 af 9
9. Produktion Foderstofvirksomheder skal implementere et egenkontrolsystem efter HACCP-principperne. I skal derfor lave en risikoanalyse af produktionsprocessen og finde de kritiske kontrolpunkter. Det kan fx dreje sig om risikoen for sammenblanding af økologisk foder med ikke-økologisk foder ved tidsmæssig adskilt produktion på én produktionslinje. Når I har fundet de kritiske kontrolpunkter, skal I vurdere risikoen og udpege, hvilke kontrolparametre der er bedst egnet til at foretage overvågning og måling. I skal definere en tolerance- eller kritisk grænseværdi, der kan bruges som målestok for overvågning af kontrolpunktet. I skal fastsætte kontrolintervaller afhængigt af risikoens omfang. I skal beskrive de forebyggende, afhjælpende eller korrigerende foranstaltninger. I skal indføre de kritiske kontrolpunkter i et procedureark, og skrive hvilken medarbejder, der er ansvarlig for at overvåge dem. I skal også udarbejde procedurer for at forebygge og reducere risikoen for sammenblanding med stoffer eller produkter, der ikke er tilladt (fx ved overslæb fra produktion af ikke-økologiske produkter). I kan se et eksempel på et procedureark i bilag 1. Procedurearket bør indeholde følgende elementer til brug for virksomhedens nærmere vurdering og sikring af, at fejl og mangler undgås: risikovurdering af de kritiske kontrolpunkter; om der er stor, mellemstor eller lille sandsynlighed for, at fejl kan opstå kontrolparametre der måles på, fx GMO-indhold, indhold af andre ikke-tilladte stoffer eller ikke-økologiske foderstoffer tolerance- og kritiske grænseværdier som kan fastlægges. Hyppigst vil der være nulltolerance kontrolinterval, tidsinterval eller hver gang der skiftes fra ikke-økologisk til økologisk produktion medarbejderen, der er ansvarlig for overvågning af kontrolpunktet forebyggende foranstaltninger for at sikre, at kritiske situationer ikke opstår korrigerende handlinger for at sikre en korrekt håndtering, hvis en kritisk situation er opstået, fx hvis grænseværdien i produktionen er overskredet, og hvad der så skal ske med produkterne. dokumentation (registrering) det oplyses, hvordan dokumentationen for gennemførelse af den forudsatte egenkontrol opbevares på virksomheden (fx i en logbog) afvigerrapport nr. heri oplyses om årsagen til samtlige afvigelser og om, hvordan afvigelserne efterfølgende er afhjulpet. Afvigerrapporter skal foreligge på virksomheden. I skal udarbejde et flow-diagram til illustration af hvert trin i produktionsprocessen og de kritiske kontrolpunkter (jf. indberetningsskemaet punkt 8 a). I skal sende flow-diagrammet med til Landbrugs- og Fiskeristyrelsen. Side 3 af 9
Et flow-diagram kan udformes som dette simplificerede eksempel: Eksempel på Flow-diagram Anlæg 7 SILO 3 SILO 1 Transportbånd 1 - Ikke-øko - Anlæg 4 - (Oprensning) - Øko Tidsmæssigt adskilt produktion. Økoproduktion ulige uger. SILO 2 A ØKO Transportbånd 2 Transport SILO 2 B ØKO Salgssted Økofærdiglager Side 4 af 9
Af flow-diagrammet skal fremgå: tilgang og fraførsel af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter tilgang og fraførsel samt eventuel genanvendelse af alle foder- og tilsætningsstoffer, herunder også smuld, rest- og returvarer, filtre mv. produktionsrækkefølgen mellem økologisk og ikke-økologisk foder led i produktionsprocessen, hvor der benyttes fælles maskiner og transportveje til den økologiske og ikke-økologiske produktion. I skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser: der kan sikre sporbarheden af de økologiske produkter og omlægningsvarer gennem hele produktionsprocessen (punkt b) der kan sikre adskillelse i tid eller sted, dvs. hvilke forhåndsregler der tages for, at der ikke sker sammenblanding af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter under produktion og opbevaring. Det skal fremgå, hvordan anlæg og lagerpladser mærkes for at sikre adskillelse mellem siloer, rum, partier og lignende med henholdsvis økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter (punkt c) der forbygger iblanding med fx GMO, bejdsemidler, medicinrester, vækstfremmere eller pesticider. Der skal foreligge en registreringsmulighed fx i form af en logbog, hvori rengøringens effektivitet noteres (punkt d). Medarbejderinstrukser skal, bortset fra instrukser vedrørende GMO og transport, ikke sendes til Landbrugs- og Fiskeristyrelsen. Medarbejderinstrukser skal til gengæld altid være til stede på de steder i virksomheden, der er relevante for operatørerne. 10. Transport Transport indgår i virksomhedens egenkontrolsystem, når den foregår med virksomhedens egne transportmidler. Hvis I får transport udført med eksterne transportmidler, skal I kunne fremvise en aftale med speditøren om, at rengøringen er passende og bliver kontrolleret. I skal skrive de kritiske kontrolpunkter på transportområdet i procedurearket og udarbejde procedurer til at forebygge og reducere enhver risiko på området. Et kritisk kontrolpunkt kan fx være af- eller pålæsning af et parti økologiske produkter med risiko for sammenblanding eller forveksling med ikke-økologiske produkter. I skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser som: forebygger, at der sker sammenblanding og forveksling af økologiske og omlægningsprodukter med ikke-økologiske produkter ved såvel afhentning som levering (punkt a) sikrer, at I får den fornødne partidokumentation (punkt b) sikrer, at transportmidler er tilstrækkeligt rengjort. Det er særlig vigtigt, hvis der har været transporteret ikke-økologiske produkter før transport af økologiske eller omlægningsprodukter. Dokumentation for rengøring skal foreligge i virksomheden (punkt c) sikrer, at der er overensstemmelse mellem varetype og mængde af de leverede produkter fra pålæsning på virksomheden til udlevering hos modtager. I skal vedlægge en dokumentation af denne egenkontrol (punkt d). Side 5 af 9
Hvis der transporteres produkter som løsvarer eller i åben emballage, skal de ledsages af en produktdokumentation (punkt b), hvoraf fremgår: navn og adresse på virksomheden/landbrugsbedriften eller hvis forskellig navn og adresse på ejer eller sælger af produktet produktets navn, inkl. en henvisning til den økologiske produktionsmetode eventuelt identifikationsnummer (batchnummer) eventuel indholdsdeklaration, navn og/eller kodenummer på det kontrolorgan eller den kontrolmyndighed, som den erhvervsdrivende hører under (Landbrugs- og Fiskeristyrelsens kontrolkode er DK- ØKO-050). I skal vedlægge ansøgningen: procedurer og medarbejderinstrukser aftaler med transportvirksomheder eller vognmænd et eksempel på produktdokumentation 11. Varemodtagelse I skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser for varemodtagelse, som omfatter: kontrol af, at emballage på modtagne såvel økologiske produkter, som omlægningsprodukter er ubrudt (punkt a) kontrol af modtagne økologiske og omlægningsprodukters oprindelse, status, art og mængde samt sikring af om følgesedler og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation (punkt b) kontrol af om importbestemmelser overholdes (punkt c), herunder om følgepapirer og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation. Hvordan I sikrer jer, at udenlandske varer er økologiske, inden de indlagres som økologiske procedurer for egne analyser for GMO, pesticider, medicinrester og lignende, hvis det er relevant (punkt d) registrering af den gennemførte modtagekontrol (punkt e). 12. Bogføring og mærkning Regnskabsoplysninger og mærkning af foderstoffer indgår i egenkontrolsystemet. I skal udarbejde og vedlægge interne procedurer for de medarbejdere, der er beskæftiget med regnskabsføring af de økologiske produkter. Beskrivelserne skal omfatte alle arbejdsgange, der er specielle for virksomheden i forbindelse med den økologiske produktion. Beskrivelserne skal desuden inkludere procedurer til sikring af, at fakturering sker korrekt, og at betegnelser og reklamer på økologiske varer lever op til de faktiske forhold. I skal skrive de kritiske kontrolpunkter for regnskab og mærkning i et procedureark. Side 6 af 9
I skal udarbejde følgende: en beskrivelse og liste over alle økologiske produkter og omlægningsvarer med deres varenumre, som I planlægger at modtage og producere - recepter og sporbarhed for ingredienser i blandinger skal indgå (punkt a) lagerregnskab, som I skal opbygge, så der føres separat regnskab for hvert enkelt varenummer. I skal vedlægge et eksempel på et lagerregnskab for virksomheden (punkt b og c) salgsdokumentation som faktura, indlægssedler og mærkater samt varebetegnelser skal opfylde bestemmelserne om mærkning (punkt d og e). I skal vedlægge et eksempel på faktura, indlægssedler, mærkater og varebetegnelser. procedurer og medarbejderinstrukser (punkt f, g og h) for at: - opdatere registre og lagerlister - sikre sporbarhed - undgå forveksling af produkter - sikre korrekt mærkning - orientere Landbrugs- og Fiskeristyrelsen og jeres kunder, hvis foderstoffer ikke lever op til økologireglerne eller I har mistanke om det. Særligt om at opdatere registre og lagerlister Jeres regnskab og herunder lagerregnskab skal altid foreligge ajourført, nemt tilgængeligt og let gennemskueligt. Særligt om at sikre sporbarhed I skal oprette et system, der sikrer, at fx foderblandingers ingredienser vil kunne spores helt tilbage til deres oprindelse. Recepter for foderblandinger med tilhørende indlægssedler og lignende skal opbevares, og det skal kunne spores, hvor ingredienserne kommer fra. Særligt om mærkning Oplysning om produkternes økologiindhold og indhold af omlægningsvarer i procent tørstof skal være angivet korrekt på mærkningssedler, fordi foderplanen for de økologiske dyr udarbejdes efter disse angivelser. Det er fx ikke tilladt ved mærkning af produkter, der henviser til den økologiske produktionsmetode, at der er 15 % afvigelse mellem den i mærkningen anførte vægtprocent og den reelle vægt af ingredienser i foderblandingen, hvis økologi- eller omlægningsprocenten dermed ændres. I skal også skal være opmærksomme på reglen om, at en foderblanding ikke må indeholde samme slags ikke-økologiske foderstoffer som henholdsvis økologiske foderstoffer eller foderstoffer fra omlægningen. Særligt om at orientere Landbrugs- og Fiskeristyrelsen og jeres kunder Det er væsentligt for tilrettelæggelsen af økologikontrollen, at Landbrugs- og Fiskeristyrelsens dokumentation over virksomheden bliver løbende opdateret. Hvis I ikke udfører de økologiske aktiviteter jævnligt, skal I anmelde dem til Landbrugs- og Fiskeristyrelsens lokalafdeling. Der sættes en frist for anmeldelsen. Ved sæsonproduktion skal I angive de perioder, hvor det er mest sandsynligt, at der foregår økologiske aktiviteter. Der skal foreligge en procedure i virksomheden, der sikrer, at kunder eller modtagere af virksomhedens økologiske produkterbliver informeret med det samme, hvis der er sket fejl, og der opstår tvivl om produkternes økologiske status. Side 7 af 9
I skal ligeledes have en procedure, der sikrer, at I straks orienterer Landbrugs- og Fiskeristyrelsen, hvis: I ved en fejl har sammenblandet produkter med forskellig status fx økologi og ikkeøkologi eller økologi og omlægning I har mistanke om, at et produkt, som I har produceret, importeret eller modtaget fra en anden virksomhed, ikke opfylder reglerne for økologisk produktion. 13. Bilag I skal som minimum sende følge sammen med jeres ansøgning om autorisation: grundplan af bygninger og anlæg flow-diagram for hele produktionsprocessen med indtegnede kritiske kontrolpunkter. procedureark (for henholdsvis transport, varemodtagelse, produktion, distribution, rengøring mv.) rå- og færdigvareregistre for økologiske, omlægningsprodukter og andre produkter der anvendes i den økologiske produktion lagerregnskab for økologiske rå- og færdigvarer faktura og mærkningseksempel. 14. Erklæring Med sin underskrift forpligtiger den ansvarlige for virksomheden sig til at følge de nævnte økologiregler og autorisationsvilkår. Side 8 af 9
Bilag 1 - Eksempel på procedureark Virksomhed: Afdeling: CVR.nummer: P-nummer: Kritisk kontrolpunkt Risikovurdering Kontrolparametre Kontrolintervaller Tolerance- eller kritiske grænseværdier Ansvarlig medarbejder Forebyggende, afhjælpende eller korrigerende foranstaltninger Dokumentation (registrering) Afvigerrapport Side 9 af 9