Ekstern Dagsorden Organisationsbestyrelsen Torsdag den 2. februar 2017, kl. 17.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Efterretningssager...3 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 4 4 Renoverings-/Byggesager... 5 5 Nybyggeri...7 6 Høje Kolstrup... 7 7 Foreningsanliggender... 7 8 Bestyrelsesanliggender...8 9 Orientering fra nedsatte udvalg...13 10 Medlemsanliggender... 13 11 Love og cirkulærer...13 12 Beboeranliggender...14 13 Personaleforhold lukket punkt... 14 14 Håndværkergården...16 15 Afdelingsanliggender...17 16 Fælleskurser... 17 17 Eventuelt... 17 18 Andet...17 Top Indkaldt: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Inviteret: Ansatte: Jimmy Povlsen (ref) Afbud: Side 2 af 18
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 2. november 2016 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. 1.2 Revisionsprotokol Revisionsprotokollat af 20. december 2016 - kasseeftersyn. BILAG - Revisionsprotokollat af 20. december 2016 Til godkendelse og underskrift. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2016 (NKE) BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt 2016(NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt 2017 BILAG Restance i procent 2016 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2016 (NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere - 2016 (NKE) BILAG Huslejerykkere 2017 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB januar 2017 (AM) Side 3 af 18
2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål januar 2017 (AM) BILAG tab tomgang (NKE) BILAG tab fraflytning (NKE) 2.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 1. december 2016 (MM) BILAG - Orientering om ikassosager pr. 2. januar 2017. 2.8 Investeringsaftale Bankinvest: Link: Klik her Sparinvest: Link: Klik her 2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB 08012017 BILAG Status alle selskaber 08012017 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) Side 4 af 18
3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er udarbejdet og godkendt af revisor. Status: Skema C er fremsendt til Kommunen til videre behandling. Afventer godkendelse fra Kommunen. 4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Finansiering pågår. Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Afventer kommunal godkendelse. 4.3 Afdeling 14 Sandved 9-29 og 26-64 Tagudskiftning Udbudsmateriale er under udarbejdelse af ekstern rådgiver. Finansiering pågår. Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Kommunal godkendelse på oprindelig projekt er modtaget. Afventer kommunal godkendelse på opdateret økonomi. Side 5 af 18
4.4 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Nye badeværelser faldstammer. Godkendt på afdelingsmøde den 20.04.2016. Finansieing afklaret - afventer kommunal godkendelse. 4.5 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. 3. byggeudvalgsmøde afholdes februar/marts 2017. Indstilling 4.6 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård 27 327 Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser kan sættes igang. Tilbud fra arkitekter og iingeniører på rådgivning til supplerende undersøgelser modtaget til godkendelse. BILAG Tilbud ingeniør BILAG Tilbud arktitekt Indstilling Arkitekt, badeværelsestegninger: 61.300,- Ingeniør, konstruktionsforslag: 85.000,- Ingeniør, miljøundersøgelser: 98.350,- I alt excl. moms 244.650,- 25% moms: 61.150,- Rådgivning i alt incl. moms. 305.800,- Det indstilles at tilbuddene godkendes. Side 6 af 18
5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. (gentagelse) (BBM) Til orientering 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 Til orientering 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Administrationen har anmodet kommunen om mulige mødedatoer for et afklarende møde. Intet svar modtaget endnu. (BBM) Søren Duus, Ove Stahl Schmidt, Jimmy Povlsen og Bjarne Baun Madsen deltager herfra. (BBM) 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Side 7 af 18
7.2 8. kreds 7.3 Styringsdialog Aabenraa Kommune/Aabenra Andelsboligforening Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og AAAB: 23. november 2015. 19. december 2016 Der er afholdt fællesmøde alle boligorganisationer: 25. august 2016 Link: https://www.aabenraa.dk/borger/flytning,-bolig-og-byggeri/flytning-og-bolig/almeneboliger/styringsdialog/ 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Budgetforslag 2018 - Hovedforeningen Fastsættelse af budget 2017. BILAG Forslag til budget, 01.01.2018 31.12.2018 BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Side 8 af 18
8.2 Bestyrelseshonorar 2017 Bestyrelseshonorar - se bilag. BILAG Bestyrelseshonorar 2017 Drøftelse og beslutning af bestyrelseshonorar 2017. 8.3 Generalforsamling 2017 Generalforsamling 24. maj 2017, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. (Booket v. Kirsten Petersen pr. mail 03.11.2016) Anne Grete Madsen fraflytter foreningen pr. 15.03.2017 og udtræder dermed organisationsbestyrelsen. Anne Grete Madsen på valg i år 2018. Suppleant Svend M. Petersen, Rugkobbel 4A, st.tv. indtræder i stedet med valg år 2018. BILAG Indkaldelse med dagsorden generalforsamling 2017 BILAG Organisationsbestyrelsen listet Godkendelse af indkaldelse med dagsorden samt stillingtagen til eventuel genvalg. 8.4 Restancepolitik for huslejebetaling SALUS Boligadministraiton - Restancepolitik for huslejebetaling - se bilag. BILAG Restancepolitik for huslejebetaling Til efterretning. Side 9 af 18
8.5 Bolind generalforsamling 2017 Bolind generalforsamling 2017 afholdes den 29. maj 2017, kl. 16.30. 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. 1790 København V. Tilmeldt til Bolind, Berik K. Kjær pr. xx.xx.2017: AAAB: Deltager: Søren Duus Else Bonde Erling Jørgensen Poul Jensen Harry Asmussen? Svend M. Petersen? (suppl.) Kan ikke deltage: Laila Bøttcher Anne Grete Madsen - flytter KB: Ove Stahl Schmidt Fritz Jørgensen SALUS: Jacob P. Wind Endelig indkaldelse sendes ud jævnfør vedtægterne primo maj. Hotel: Best Western Hotel Hebron. 8.6 Rugkobbel aktivitetscenter Ansøgning om tilskud fra hovedforeningen - se bilag. BILAG Rugkobbel akvitetscenter Side 10 af 18
8.7 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave - rykket for tilbagemelding på styringsgruppemøde i december 2016. Ejendommen forsøges udmatrikuleret og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (Nævnt på styringsgruppemøde) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016). Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august 2017. Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. Der er udarbejdet kontrakt som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen og vi afventer derfor deres tilbagemelding. 8.8 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) (Gentagelse 24.08.). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Alternativ udnyttelse af bygningerne, efter aftale med forretningsfører for FDDB. BILAG - Mailkorresponcance BILAG Ideoplæg Kongehøjens børnehave BILAG - Overslagsbudget Kongehøjens børnehave Side 11 af 18
Til orientering 8.9 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ 8.10 BL Almene boligdage 2017 BL, "Almene Boligdage" med tema "Vi udvikler velfærdssamfundet" den 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus - se bilag. Der er forhåndsreserveret 37 enkeltværelser Radisson BLU, Margrethepladsen I, Århus. Hvem deltager fra organisationsbestyrelsen? 8.11 AAAB 75 års jubilæum 2016 Regnskab for jubilæet. BILAG Jubilæumsudgift AAAB 75 år BILAG Faktura fra Sønderjyllandshallen - festaften Til orientering. Side 12 af 18
9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg BeboerNyt Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Poul Jensen. Til orientering 10 Medlemsanliggender 10.1 Medlemsanliggender 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4816 Medlemskontingent 2017 0117 Oversigt over udsendte BL informerer i 2016 Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ Side 13 af 18
11.2 Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 727 Hund og kat i den almene boligsektor 2016 728 Udgiftsstatistik 2016 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search 12 Beboeranliggender 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling Side 14 af 18
13.3 Ejendomsfunktionærer 13.4 Arbejdsmiljøgruppe Der er afholdt møde i arbejdsmiljøgruppemøde den 8. december. 13.5 Samarbejdsudvalg Der er afholdt møde i samarbejdsudvalget den 8. december 2016. Side 15 af 18
13.6 HSU udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: Torsdag den 2. marts 2017. 14 Håndværkergården 14.1 Administration Indstilling 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Jesper Karup (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde i FU-udvalget den 12. december 2016 - Mødet blev aflyst. Næste møde i FU-udvalget den 20. marts 2017. Side 16 af 18
15 Afdelingsanliggender 15.1 xxx 16 Fælleskurser Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl. 19.00, Scandic, Sønderborg Vedligholdelse og fraflytning - Afvikles hvert 2. år Torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag den xx.xx.2018 17 Eventuelt 18 Andet 18.1 Kalender Udlejningsassistent Anita Marcussen kan fejre 25 års jubilæum den 15. maj 2017. Der afholdes reception den 5. maj 2017, kl. 13.00 - kl. 15.00, Guldbjergparkens festsal. Side 17 af 18
18.2 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2017 Torsdag 2 Februar kl.17.00 Onsdag Torsdag 5 6 April April kl.16.30 kl.17.00 Onsdag 26 April Torsdag 27 April kl.17.00 Revisormøde Torsdag 22 Juni kl.17.00 Konstituerende møde Fælles best.møde AAAB og KB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 24. maj 2017 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Top Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 9. marts 2017 kl. 17.00, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 7. juni 2017 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Sikkerheds rundgang i afdelinger Sikkerhedsrundgang er gennemført den 10.12.2015 Sikkerhedsrundgang er gennemført den 15.12.2016 BL, Almene Boligdage 2017 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus (Der er forhåndsreserveret 37 værelser) Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 20. maj 2017 http://webzone.salus-bolig.dk Side 18 af 18