Guldborgsund Kommune 0-punkts-måling November 2013 1
Et overblik Sådan har jeg gjort Helt overordnet betyder det De enkelte målepunkter De enkelte udvalg Opsummering. 2
0-punkts-målingens metode Alle fagudvalg og Økonomiudvalget i august, september og oktober 2013 50 repræsentative dagsordenspunkter Alle 10 målepunkter En kommunikationsfaglig vurdering (skala 1 til 5). 3
De 10 målepunkter 1. Overskriften er indholdsbeskrivende, opsummerer hovedbudskabet, helst på en linje 2. Punktet starter med et opsummerende resume, der klart beskriver hvorfor sagen er på dagsordenen, og hvad politikerne skal gøre, helst på max 5 linjer 3. Indstillingen er en logisk konsekvens af sagsfremstillingen og kan principielt besvares med et ja eller nej 4. Der er klart sammenhæng mellem overskrift, resume og indstilling 5. Sagsfremstillingen er kort og objektiv og beskriver klart administrationens anbefalede løsning 6. Fag- og forvaltningssprog er søgt minimeret, alternativt er betydningen forklaret 7. Punktet er selvbærende, politikerne skal kunne træffe beslutninger ud fra det, der står i punktet 8. Lix er på et acceptabelt niveau (optimalt med et lixtal på max 45-50) 9. Der er læst grundig korrektur 10. Punktet overskrider ikke to sider. 4
Målepunkt På en skala fra 1 til 5 betyder Arbejdsmarkedsudvalget, punkt 113 1. Overskrift 3 2. Resume 2 3. Indstilling 3 4. Sammenhæng 3 5. Sagsfremstilling 3 6. Fag- og forvaltningssprog 2 7. Selvbærende 2 8. Lixtallet er mellem 45-50 3 9. Korrektur 4 10. Længde 1 *1 lever slet ikke op til kravet 5 lever 100 % op til kravet 5
Samlet resultat 0-punkts-målingen viste et samlet gennemsnit på 2,93 - Målt på alle krav og alle udvalg. 6
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Hele kommunen 7
Indholdsbeskrivende overskrifter Korte og præcise overskrifter er dækkende for indholdet og beskriver hvilken sagstype udvalget skal tage stilling. Der findes eksempler på ufuldstændige, alt for detaljerede, kryptiske og direkte misvisende overskrifter samt emneoverskrifter Ingen overskrifter i undersøgelsen har fået 5 8
Eksempler på overskrifter Lov- og cirkulæreprogram på arbejdsmarkedsområdet Forslag til takster for Guldborgsund Zoo og Botanisk Have 2014-2015 samt beskrivelse af ønsket fokus på energiformidling Driftsoverenskomst mellem Guldborgsund Kommunes Familierådgivning og BFG IT-samarbejde mellem Guldborgsund, Lolland og Vordingborg Kommune 9
Sagen starter med en kort beskrivelse Indenfor de 5 første linjer beskrives hvad, hvorfor og hvordan: Overskrift: Beslutningssag: Godkendelse af Beskæftigelsesplan 2014 Beslutningstema: Sagen forelægges udvalget, der skal træffe beslutning om godkendelse af Beskæftigelsesplan 2014. Beskæftigelsesplanen er (bla. bla ) 10
Indstillingen er ikke altid logisk og entydig Store variationer fra udvalg til udvalg Lokale udfordringer og tendenser En generel uensartet anvendelse fra korte, entydige til ulogiske 8-trins-raketter Risiko for uklare beslutninger i mange sager. 11
Eksempler på indstillinger - kort og klar? Direktionen indstiller: at Social- og Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at der medtages ændringer fra Social- og Sundhedsudvalget svarende til lovændringernes beregnede udgifter. at finansieringen heraf sker via kompensationen i Lov- og Cirkulæreprogrammet for de nævnte sager på i alt 430 t. kr. i 2013 og 1.057 t. kr. i 2014, 1.075 t.kr. i 2015 samt 75 t. kr. pr. år i 2016-17. 12
Eksempel på indstilling - beslutning eller drøftelse? DER SKAL TAGES STILLING TIL: Principbeslutning om hvorvidt arbejdet med fælles drift skal videreføres. Ekstern konsulenthjælp i undersøgelsesfasen. Placering af et kommende driftscenter. INDSTILLING: Direktionen indstiller sagen til drøftelse. - hvorpå udvalget træffer en beslutning! 13
Og så var der Sagen der strakte sig over (14 sider) syv måneder og endte med: DER SKAL TAGES STILLING TIL: Mulige løsninger med henblik på at gennemføre rammebesparelsen. INDSTILLING: Direktionen indstiller, at Arbejdsmarkedsudvalget fortsætter drøftelsen af mulige løsninger med henblik på at gennemføre rammebesparelsen og demografibesparelsen, indtil der foreligger et kvalificeret grundlag for vurdering af bl.a. reformerne og økonomiaftalen for 2014 Kilde: Arbejdsmarkedsudvalget, august 2013, punkt 108. 14
Lixtallet Udvalg Lavest Højest Gennemsnit Arbejdsmarked 48,2 52,5 51,06 Børne og Undervisning 47,2 55,4 51,59 Erhverv og Turisme 50,8 58,3 53,18 Kultur og Fritid 51,1 57,9 53,97 Senior 41,4 56,7 51,20 Social og Sundhed 47,7 56,9 53,20 Teknik og Miljø 47,4 55,0 51,64 Økonomi 47,5 57,5 52,44 Samlet for alle udvalg 52,29 15
De enkelte udvalg De udvalgte punkter er repræsentative for området 0-punkts-målingens gennemsnit dækker over store variationer både på tværs og i dybden. De enkelte udvalg har deres egne særlige udfordringer 16
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 5 punkter Arbejdsmarkedsudvalget 17
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 7 punkter Børne- og Undervisningsudvalget 18
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 5 punkter Erhvervs- og Turismeudvalget 19
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 6 punkter Kultur- og Fritidsudvalget 20
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 7 punkter Social- og Sundhedsudvalget 21
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 6 punkter Seniorudvalget 22
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 7 punkter Teknik- og Miljøudvalget 23
5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 7 punkter Økonomiudvalget 24
Opsummering Vi skal i undervisningen have fokus på: Faglig formidling hvad er vigtigt og politisk interessant Overskrift og indledning (resume) Indstillinger, der ikke kan misforstås Præcision og ordenes betydning Det sproglige indhold generelt herunder lix. 25
26
Vi mødes igen Hold 1: 4. december 2013, kl. 8.30-15 og 7. januar, 2014, kl. 8.30-12 Hold 2: 5. december 2013, kl. 8.30-15 og 8. januar 2014, kl. 8.30-12 Hold 3: 12. december 2013, kl. 8.30-15 og 13. januar 2014, kl. 8.30-12. Chefgruppen: 13. december 2013 kl. 8-12 og 14. januar 2014 kl. 9-13. www.bolvigkom.dk 27
Vi mødes igen Hjemmeopgave: Print og medbring eksempler på din egen og dine kollegaers dagsordensproduktion Læs dagsordenspunkter fra andre udvalg 28