DAGSORDEN Dagsorden til organisationsbestyrelsesmøde den 21. oktober 2014 kl. 16.30. Udsendt til: Bjarne Almind Johansen, Knud Erik Helbo, Gunnar Henriksen, Bente Søndergaard, Torben Larsen, Hanne Østergaard, Bjarne Lundgaard, John Pedersen, Erik Christensen, Preben Christiansen, Anita Skarregaard Dideriksen, Annemette Lehmann Bøgh, Michael Demsitz og Lars Lehmann. Udsendt den: 10. oktober 2014 via e-mail Indhold cases/mdr16/mdr-2014-00185 Ad 1 Orientering fra formand herunder præsentation af ny forretningsfører og konsulent.... 1 Ad 2 Revisionsprotokol... 1 Ad 3 Opfølgning fra seneste Organisationsbestyrelsesmøde... 2 Ad 4 Henvendelse fra Boligkontoret Århus omkring boligafdelinger i Hammel... 3 Ad 5 Kontrakt vedrørende Elektronisk syn... 3 Ad 6 Projekt Effektiv drift... 4 Ad 7 Boligafdelinger... 5 Ad 8 Aktivitetsoversigt... 6 Ad 9 Eventuelt... 6 Ad 10 Næste møde... 6 Ad 1 Orientering fra formand herunder præsentation af ny forretningsfører og konsulent. Orientering fra formand Bjarne Almind Johansen herunder præsentation af ny forretningsfører Annemette Lehmann Bøgh og ny chefkonsulent Anita Skarregaard Dideriksen. Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning og byder den nye forretningsfører og konsulent velkommen. Ad 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen medbragt til mødet. side 1/6
Ad 3 Opfølgning fra seneste Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsen får en orientering omkring de punkter som administrationen skulle arbejde videre med efter det seneste organisationsbestyrelsesmøde. Kursus Kim og Anders: Boligkontoret arbejder videre med kursus der også er relevant for Kim og Anders. MidtjyskNyt distributionsliste: Bjarne og forvaltningskonsulent/forretningsfører aftaler inden næste udsendelse af Midtjysk Nyt. Hjemmeside fejlretning samt ønske om kursusafholdelse: Hjemmesiden er fejlrettet hvad angår de tidligere forkerte overførte huslejer.. Vi har valgt at vise forbrug som eksempel i stedet for at regne det med i huslejen, så der nu står husleje eksklusiv forbrug. Omkring kursusafholdelse lægges der op til, at organisationsbestyrelsen snakker videre med imageudvalget på det kommende bestyrelsesmøde. E-dagsorden: Det er undersøgt, hvad det vil koste at få indført E-dagsorden i Midtjysk Boligselskab. Udgiften til E- dagsorden incl. den årlige licens til Ditmar udgør pr. bruger kr. 1.000,- årligt. Da et par bestyrelsesmedlemmer allerede har adgang til E-dagsorden er der tale om 7 nye licenser. Afd. 13 - Nylandsvej: Budgettet er ændret og godkendt på beboermødet med en 0 stigning, hvilket har kunnet lade sig gøre ved at sætte henlæggelserne op. Således er der nu sat gang i en forøgelse af de opsparede henlæggelser, som vil køre videre de kommende år, så afdelingen polstres økonomisk. Antennesaldi henvendelse til Skanderborg Kommune: Henriette Lund Momme er tilskrevet omkring løsning på udfordringerne med store underskud på antennesaldiene i Midtjysk Boligselskab. Henriette er vendt tilbage pr. telefon med en besked om, at kommunen nikker til afviklingsplanen. Pr. e-mail har Lars Lehmann udbedt sig dette på skrift. Boligkontoret Danmarks regnskabsafdeling og Lars Lehmann gennemgår samtlige boligafdelingers antennesaldi og indregner den seneste udmeldte stigning fra YouSee, således at vi har sikkerhed for, at de antennebidrag der bliver betalt fra 1. januar 2015 og frem er korrekte. Det betyder, at der udsendes en ny varsling til samtlige boligafdelinger og beboere i slutningen af oktober/starten af november måned 2014, som så annullerer den udsendte varsling, hvad angår antennebidrag. Teksten i den nye varsling vil lyde således: Ændring af antennebidrag I forbindelse med de netop afholdte beboermøder har såvel driftsbudgetter som antennebudgetter været fremlagt. Vi har i forhold til antennebudgetterne oplyst, at forudsætningerne for de fremlagte ændringer i antennebidragene har været, at der ikke var indarbejdet nogen form for afvikling af underskuddene på antennekontiene, ligesom de helt nøjagtige prisstigninger fra antenneudbyderne endnu ikke lå helt fast. I samme moment har vi oplyst, at det måtte forventes, at der ville blive udsendt en ny og gældende varsling af antennebidraget, når afviklingsplan vedrørende oparbejdet antenneunderskud samt nøjagtig pris fra antenneudbyderne var endeligt på plads. Nu er ovennævnte på plads, og vi skal derfor varsle ændring i antennebidraget pr. 1. januar 2015 i henhold til nedenstående opstilling. Det er vigtigt at pointere, at nærværende varsling annullerer den tidligere udsendte varsling, men alene hvad angår antennebidraget, og altså ikke de eventuelle ændringer i huslejen, B-ordning, carporte etc. som ligeledes fremgår af den tidligere udsendte varsling, som er udsendt i perioden fra slut august måned 2014 til slut september måned 2014. For en god ordens skyld skal det fastslås, at modsat varslingskravet omkring huslejeændringer, er der i forhold til varsling af ændring af antennebidrag ikke noget krav om, at dette skal foregå med 3 måneders varsel, hvorfor vi med mindre end 3 måneder varsler ændringen af antennebidraget pr. 1. januar 2015. side 2/6
Seniordage: Der indgås aftale med Søren omkring ekstra måned. Genforhandling af stiforbindelse: Der er en fejl i den fremsendte nye 1-årig aftale med Silkeborg Kommune omkring betaling af stiforbindelse ved college, hvorfor Silkeborg Kommune er blevet bedt om at fremsende en ny med indarbejdet prisregulering og korrekt underskriftsmulighed for udlejer/lejer. Ikast Brande kommune pendleraftale: Ikast Brande har genfremsendt aftale omkring fortrin for pendlere til boliger, hvor Midtjysk Boligselskab nu fremgår med navns nævnelse. Aftalen er underskrevet og returneret. Brug af dispositionsfonden til renoveringsopgaver: Der arbejdes på at skabe et overblik over de kommende års større renoveringsopgaver i afd. 1, 4, 43 og 65, således at brugen af dispositionsfond og alternativt egen trækningsret kan indtænkes. Arbejdet vil munde ud i et oplæg til organisationsbestyrelsesmødet i december 2014. Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og drøfter eventuelt de forskellige punkter herunder tager beslutning om, hvorvidt man ønsker at indføre E-dagsorden i Midtjysk Boligselskab. Udgiften til E-dagsorden incl. den årlige licens til Ditmar udgør pr. bruger kr. 1.000,- årligt, og da et par bestyrelsesmedlemmer allerede har adgang til E-dagsorden, er der tale om 7 nye licenser, svarende til en årlig udgift på kr. 7.000,- Ad 4 Henvendelse fra Boligkontoret Århus omkring boligafdelinger i Hammel Boligkontoret Århus har taget kontakt til Midtjysk Boligselskab omkring eventuel overdragelse af 2 boligafdelinger til Midtjysk Boligselskab i Hammel, idet disse to afdelinger driftsmæssigt er dyre at drive fra Århus, mens det for Midtjysk Boligselskab kan synes oplagt, idet man allerede har boligafdelinger tæt op af de 2 omtalte boligafdelinger. Vi er så også blevet gjort opmærksomme på, at Boligkontoret Århus ligeledes har taget kontakt til AL2bolig i Århus. Der har været udvekslet oplysninger mellem Boligkontoret Danmark og Boligkontoret Århus, således at der har kunnet udarbejdes et notat, som er vedhæftet nærværende indkaldelse. Udover oplysningerne fra Boligkontoret Århus, har vi ligeledes været inde og hente oplysninger i Landsbyggefondens regnskabsdatabase, ligesom såvel Gunnar Henriksen og Kim Würth har været ude i boligafdelingerne for at tage et kig på forholdene. Organisationsbestyrelsen drøfter med udgangspunkt i bilag 1, hvorvidt Boligkontoret Danmark på vegne af Midtjysk Boligselskab skal fortsætte drøftelserne med Boligkontoret Århus omkring overdragelsen af de to boligafdelinger. Bilag 1 Notat omkring overdragelse af 2 boligafdelinger i Hammel. Ad 5 Kontrakt vedrørende Elektronisk syn I henhold til beslutningen på det sidste organisationsbestyrelsesmøde, er der udarbejdet en kontrakt omkring indgåelse af aftale vedrørende Elektronisk syn. Derudover kan det oplyses, at Boligkontoret Danmark har forhandlet en aftale på plads med Incom som betyder, at den pris som organisationsbestyrelsen har godkendt på kr. 2.792.155 inkl. moms vil være inkl. 3D tegninger, hvilket ud fra et markedsføringsperspektiv er rigtig positivt. Forretningsudvalget har underskrevet kontrakten, og der arbejdes ud fra den tids- og procesplan, som fremgår på næste side: side 3/6
Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 2 - Kontrakt Ad 6 Projekt Effektiv drift I forbindelse med driftsforsøget omkring optimering og effektivisering af driften i Midtjysk Boligselskab er følgende hovedpunkter aftalt med FU og organisationsbestyrelsen på de seneste møder: 1. Udbud af istandsættelse af flytteboliger 2. Elektronisk syn 3. Fælles maskinpark 4. Målinger på beboertilfredshed Udover ovennævnte punkter vil det være hensigtsmæssigt at lave en såkaldt driftsanalyse, som analyserer og kommer med bud på, hvordan man kan optimere på de logistiske og geografiske udfordringer, som et boligselskab som Midtjysk Boligselskab agere under med mange boligafdelinger spredt over et stort geografisk område. Bestyrelsen gennemlæser og drøfter de vedhæftede bilag 3 og 4 samt tager beslutning om at gennemføre en driftsanalyse. Der er midler i forsøget til at betale for halvdelen af udgiften for udarbejdelsen af driftsanalysen, som samlet set forventes at koste kr. 44.000, hvorfor bestyrelsen bedes tage stilling til brug af dispositionsfonden til betaling af den anden halvdel af udgiften, som altså forventes at beløbe sig til kr. 22.000 Derudover tager bestyrelsen oplægget fra Ida Ravnholt Poulsen, Klaus Kramshøj og Anne Løvgreen omkring tids- og procesplanerne for det samlede Effektiv driftsforsøg samt udbud af istandsættelse af flytteboliger til orientering. Bestyrelsen må meget gerne fremkomme med input, som kan medvirke til en så optimal proces som muligt, ligesom bestyrelsen meget gerne må komme med forslag/input til spørgeskemaundersøgelsen. Bilag 3 Strategi på driftsområdet. Bilag 4 Forslag til spørgeskemaundersøgelse side 4/6
Ad 7 Boligafdelinger Afd. 20 Rønneallé Udskiftning af tage, gavle, tagrender og nedløb, samt efterisolering af lofter. Lars Larsen har udarbejdet et foreløbigt anlægsbudget der viser en gennemsnitlig stigning pr. bolig pr. mdr. på 675,00 kr. svarende til en stigning pr. m2 pr. år på 92,05 kr. Forretningsudvalget besluttede, at under forudsætning af, at der er Egen trækningsret nok til at dække de kr. 250.000, som er en del af finansieringen, så godkendes projektet og finansieringen af dette. Afd. 88 Serup, Sinding, Sejling og Lemming Udskiftning af eternittage på 4 huse, Serup Præstemark 2 8. Lars Larsen har udarbejdet et anlægsbudget, der viser en gennemsnitlig stigning pr. bolig pr. mdr. på 54,92 kr. svarende til en stigning pr. m2 pr. år på 8,34 kr. Forretningsudvalget godkendte projektet og finansieringen. Afd. 13 Nylandsvej/Slesvigsvej Udskiftning af vinduer og døre. Lars Larsen har udarbejdet anlægsbudget, der viser en gennemsnitlig stigning pr. bolig pr. mdr. på 366,00 kr. svarende til en stigning pr. m2 pr. år på 53,00 kr. Forretningsudvalget besluttede, at under forudsætning af, at der er Egen trækningsret nok til at dække de kr. 150.000, som er en del af finansieringen, så godkendes projektet og finansieringen af dette. Udlejningssituationen Pr. 01.09.2014 Engholmvej 41 st mf., 8766 Nørre Snede Engholmvej 37, 8766 Nørre Snede Engholmvej 33 st tv., 8766 Nørre Snede Engholmvej 33 st th., 8766 Nørre Snede Ejstrupvej 9, 7362 Hampen Ejstrupvej 11, 7362 Hampen Grønnevænget 27, 8765 Klovborg Grønnevænget 29, 8765 Klovborg Grønnevænget 28, 8765 Klovborg Grønnevænget 32, 8765 Klovborg Bellisvej 47, 8766 Nørre Snede Bellisvej 51, 8766 Nørre Snede Bellisvej 55, 8766 Nørre Snede Bellisvej 59, 8766 Nørre Snede Poul la Cours Vej 25 1. th. v.21, 8660 Skanderborg Vestergade 39C, 7361 Ejstrupholm Dalen 15, 8305 Samsø Skovbakken 9,kld.v.1, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.2, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.3, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.4, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,kld.v.5, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.8, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.10, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,1.v.12, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,1.v.16, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,2.v.22, 8766 Nørre Snede Ansvej 100 st v.1, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.4, 8600 Silkeborg side 5/6
Ansvej 100 st v.6, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.8, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.9, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.11, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.12, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.2, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.4, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.6, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.7, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.9, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.12, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.6, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.7, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.8, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.9, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.12, 8600 Silkeborg Ansvej 100 3. v.2, 8600 Silkeborg Ansvej 100 3. v.4, 8600 Silkeborg Ansvej 100 3. v.12, 8600 Silkeborg Ansvej 100 4. v.1, 8600 Silkeborg Ansvej 100 4. v.2, 8600 Silkeborg Ansvej 100 4. v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 4. v.4, 8600 Silkeborg Ansvej 100 4. v.5, 8600 Silkeborg Organisationsbestyrelsen tager ovennævnte forretningsudvalgsbeslutninger ad notam, og gennemse den opdaterede oversigt over udviklingen i Egen Træningsret, hvor der altså båndlægges kr. 250.000 til afd. Afd. 20 Rønneallé og kr. 150.000 til afd. 13 Nylandsvej/Slesvigsvej. Bilag 5 Udvikling i Egen Trækningsret. Ad 8 Aktivitetsoversigt Opdateret oversigt over aktiviteter udsendes sammen med dagsordenen. Organisationsbestyrelsen kan stille spørgsmål til aktivitetslisten, hvis der måtte være behov for uddybning. Bilag 6 Aktivitetsliste. Ad 9 Eventuelt Ad 10 Næste møde Næste møde er organisationsbestyrelsesmødet, som finder sted 4. december 2014 kl. 16.00. side 6/6