VÆR PARAT TIL TRIVSELSUNDERSØGELSE 2017 KØBENHAVNS KOMMUNE GÅ-HJEM-MØDE, ARBEJDSMILJØ KØBENHAVN
I FÅR: Inspiration fra andre Mulighed for at stille spørgsmål Tid til at påbegynde planlægningen Oplæg om: Hvordan forbereder MED TU-forløbet? Hvordan kommunikerer MED om TU? Hvad betyder tydelige rammer og involvering? Hvad understøtter en høj svarprocent?
TU17 - TIDSPLAN Tiden op til 22.februar: MED s forberedelse og formidling til alle medarbejdere 22. februar til 14. marts: Besvarelse af spørgeskemaet 6.april : Rapporterne kan trækkes
GÅ HJEM-MØDER OM OPFØLGNING I dag er fokus på forberedelsen I april/maj holder AMK gå hjemmøder om, hvordan I kan følge op på resultaterne i jeres TU-rapporter
FRA AMK DELTAGER: Konsulenter: Arbejdsmiljøkonsulent Lise Bache Organisationskonsulent Tobias Brøndsted Rasmussen Arbejdsmiljøkonsulent Torben Kristensen
PROGRAM Velkomst Oplæg om rammer for TU Spørgsmål og tips Arbejdspladsens forberedende arbejde (oplæg + arbejde med egen planlægning) Hvor kan vi hente hjælp, og hvad kan vi bruge AMK til? Held og lykke og tak for i dag
DRØFT IMELLEM JER: Drøft 2 og 2: Hvilke spørgsmål er vigtige for dig at få svar på i dag? Skriv på pink post it Hvad kan du med dine erfaringer fra tidligere TU anbefale og fraråde andre? Skriv på grønne post it
KK S FORMÅL MED TU Trivselsundersøgelsen skal give et billede af trivslen blandt kommunens medarbejdere i alle forvaltninger og enheder og på de enkelte arbejdspladser Målet er, at trivselsundersøgelsen medvirker til at bevare og styrke Københavns Kommune som en attraktiv og effektiv arbejdsplads Udgangspunkt for lokal dialog om trivsel og arbejdsmiljø
GUIDE TIL EN GOD TRIVSELSUNDERSØGELSE TU17-guiden indeholder: Datoer Sammenhæng med APV Opgaver før, under, efter Find guiden på www.amk.kk.dk
ANDRE REDSKABER Fælles KK TU17-site http://okf.kkintra.kk.dk/indhold/trivselsunders%c3%b8gelsen-2017 AMKs TU-site www.amk.kk.dk/trivsel Generisk faktaark for ledere Generisk oplæg Plakat Postkort
TRIVSELSUNDERSØGELSEN OG APV TU er en del af jeres løbende, systematiske arbejdsmiljøarbejde APV (Arbejdspladsvurdering) er paraplyen, der systematiserer arbejdsmiljøarbejdet TU er et konkret bidrag til at kortlægge jeres arbejdsmiljø 1. Selve undersøgelsen er kortlægning 2. Bearbejdelsen er vurdering (husk sygefravær) 3. Prioritér og find løsninger og handlinger 4. Dokumentér i APV-handlingsplanen 5. Følg op
TU SOM REDSKAB I APV TU er en måde at få viden om jeres arbejdsmiljø TU er en anledning til at drøfte arbejdsmiljø TU kommer hvert anden år og er dermed en systematik, I kan læne jer op ad (læg det ind i amg/trio/meds årshjul)
RAMBØLL Rambøll står for at gennemføre den tekniske del af trivselsundersøgelsen herunder opstilling af spørgeskemaer, udsendelse af spørgeskemaer, indsamling og bearbejdning af svarene samt udarbejdelse og levering af rapporter individuelt tilpasset de enkelte forvaltninger.
RAMBØLL KONTAKT-INFO e-mail: surveysupport@ramboll.com Angiv dit fornavn, efternavn og arbejdsplads. Hvis du ikke har adgang til e-mail, kan du også ringe til Rambøll Telefon: 51618074
FORVALTNINGERNES OPGAVE Forud for TU har alle arbejdspladser mulighed for at sikre, at det er de rigtige ledere og medarbejdere, der er registreret på arbejdspladsen Sørg for: at KKorg. er opdateret at det er den rigtige (nærmeste) leders navn, der kommer til at stå i spørgeskemaet
HVEM FÅR ET SPØRGESKEMA? Alle fastansatte ledere og medarbejdere, der den 22. feb. 2017 har været ansat i jobbet mere end 3 måneder - også dem i job på særlige vilkår, projektansatte, ansatte på orlov, vikarer, sygemeldte og studentermedhjælpere - men ikke bl.a. elever, løntilskudsansatte m.fl. - Der kan være specifikke forhold, der gør sig gældende i de enkelte forvaltninger spørg din forvaltningskontaktperson
HVOR FINDER MAN SPØRGESKEMAET De fleste får mail med link Nogle får brev med oplysninger, så de kan logge ind på en vilkårlig computer Få får papirversion
KONTAKTPERSONER I FORVALTNINGERNE BIF Anna Klüver Mail: F39H@bif.kk.dk Tlf.: 2974 0488 BUF Conni Lachenmeier Mail: ZY5T@buf.kk.dk Tlf.: 2151 3949 KFF Freja Kinly Jensen Mail: FL9R@kff.kk.dk Tlf.: 5162 3392 SOF Lis Kelsen Mail: CQ8Y@sof.kk.dk Tlf.: 2420 0280 SUF Eva Borg Mail: VS89@suf.kk.dk Tlf.: 3550 3829 TMF Kenneth Greve Jensen Mail: kenjen@tmf.kk.dk Tlf.: 2762 2326 ØKF-Rådhus Rasmus Simonsen Mail: E61P@okf.kk.dk Tlf.: 2489 4213 Anders Stærdahl Villadsen Mail: ET7N@okf.kk.dk Tlf.: 7120 6267 Koncernservice Charlotte Kjær Mail: AK4A@okf.kk.dk Tlf.: 4032 2299 KEID Mette Bomholt Lindvig Mail: AQ4Q@okf.kk.dk Tlf.: 2476 9224 / SIDE 19
NY OG MINDRE SPØRGERAMME De 11 temaer er de samme som i 2015, men der er færre spørgsmål under hvert tema. Der er 24 spørgsmål i alt 1. Trivsel og motivation 2. Indhold i arbejdet 3. Samarbejde om den fælles opgave 4. Indflydelse 5. Nærmeste leder 6. Ledelsen 7. Læring og udvikling 8. Håndtering af krav i arbejdet 9. Fysisk arbejdsmiljø 10. Sundhedsfremme 11. Krænkende adfærd / SIDE 20
FORVALTNINGSSPECIFIKKE SPØRGSMÅL Hver forvaltning har suppleret med forvaltningsspecifikke spørgsmål Disse spørgsmål vil indgå i spørgeskemaet, hvor det er relevant i forhold til de fælles spørgsmål / SIDE 21
SÆT FOKUS PÅ OPFØLGNINGEN TU-rapporten giver en pejling på, hvor det kan være nyttigt at sætte fokus Færre spørgsmål men mere vægt på opfølgningen Det er i opfølgningen, I kan blive klogere på, specifikt hvad der fungerer godt, og hvad der er brug for at handle på Det er her I kvalificerer løsningerne og skaber fælles ejerskab til udviklingen af arbejde og samarbejde, der styrker og bevarer trivsel AMK har formuleret nogle spørgsmål, I kan bruge, når I har fået rapporterne og skal i dialog om trivselsundersøgelsens resultater / SIDE 22
HVAD SIGER TU IKKE NOGET OM? TU har fokus på særlige temaer indenfor det psykiske arbejdsmiljø Der kan være andre temaer, der er relevante at tage op på din arbejdsplads I Arbejdstilsynets Arbejdsmiljøvejvisere kan I se de temaer, der er typiske for jeres branche Drøft i MED: Er der temaer, som ikke opfanges af TU? Hvordan får I snakket om dem? / SIDE 23
OVERVEJ AT.. Aftale på forhånd, hvilken tidsperiode, udfyldelsen af TU skal omfatte. Er det eksempelvis siden TU 2015 eller siden seneste omstrukturering, lederskift, flytning med mere Arrangere et møde med alle ansatte, hvor I skaber ensartet forståelse af begreberne i spørgsmålene eksempelvis hvad forstår vi ved vold, retfærdighed osv. / SIDE 24
FORANKRING AF TRIVSELSARBEJDET Arbejdet med trivselsundersøgelsen er forankret i MED-udvalget Nedsæt eventuelt en arbejdsgruppe med både ledere og medarbejdere til det praktiske arbejde med at gennemføre trivselsundersøgelsen En arbejdsgruppe kan også være løsningen, hvis I ikke har et lokalt MED-udvalg brug gerne de fora, I har: MED, AMG, TRIO eller andre grupper Sørg for stærkt ledelsesmæssigt engagement og opbakning hele vejen igennem / SIDE 25
SPØRGSMÅL OG TIPS / SIDE 26
OPGAVER FØR TU FASE 1 Kig på jeres erfaringer fra tidligere trivselsundersøgelsesprocesser Kig på hvilke temaer, I har arbejdet med siden sidste TU Afklar jeres lokale formål, ambition og proces for trivselsundersøgelsen / SIDE 27
KOMMUNIKATION FØR TU En tidsplan Involvering: Hvornår trivselsundersøgelsen vil blive behandlet i organisationen, og hvordan medarbejderne får kendskab til resultatet Jeres lokale formål med trivselsundersøgelsen Opfordring til at deltage i undersøgelsen og målsætning for svarprocent Hvem man kan få hjælp hos, hvis man har spørgsmål, når spørgeskemaet skal udfyldes Forhold omkring anonymitet / SIDE 28
ANONYMITET Kun det eksterne analysefirma Rambøll kan se, hvem der har svaret, så de om nødvendigt kan sende påmindelser Ingen andre kan koble enkelte besvarelser med oplysninger om, hvem der har svaret Der leveres kun rapporter til afdelinger med mindst 5 besvarelser Der kan være specifikke forhold, der gør sig gældende i de enkelte forvaltninger spørg din forvaltningskontaktperson / SIDE 29
HVAD BETYDER ANONYMITETEN NÅR I FØLGER OP? TU s formål er at få et billede af jeres trivsel, ikke at finde syndebukke, ofre, skurke eller helte Brug resultaterne konstruktivt og fremadrettet. Tag en dialog om, hvordan I gerne vil have, at jeres arbejdsmiljø skal være - det gælder også spørgsmålene om krænkende adfærd / SIDE 30
OPGAVER FØR TU: PRAKTIK At sørge for, at arbejdspladsen og alle ansatte er registreret korrekt i KKorg At afklare med den forvaltningsansvarlige, hvem der eventuelt ikke skal have et spørgeskema At sætte jer ind i både de generelle og de forvaltningsspecifikke spørgsmål At afsætte tid i kalenderen til opfølgningsmøder / SIDE 31
OPGAVER OG KOMMUNIKATION UNDER TU Tag en dialog på et personalemøde om, hvilke spørgsmål, spørgeskemaet indeholder, og hvordan I vil tolke dem på jeres arbejdsplads, og eksempelvis om der er en bestemt tidsperiode, I vil fokusere på Løbende opfordringer til at besvare spørgeskemaet Mulighed for at besvare spørgeskemaet i arbejdstiden og at få hjælp, hvis det er nødvendigt Se mere i guide eller oversigtsskema / SIDE 32
OPGAVER UNDER TU: PRAKTIK At tjekke om alle, der skal, har fået spørgeskemaet. Er der eventuelt nogen, der er fraværende på grund af sygdom, skiftehold eller andet? At sørge for for mulighed for at besvare spørgeskemaet i arbejdstiden. Eventuelt opstilling af computer At sørge for eventuel hjælp til medarbejdere med læsevanskeligheder / SIDE 33
OPGAVER EFTER TU At drøfte, vurdere og prioritere resultaterne i MED (eller en nedsat arbejdsgruppe) At drøfte spørgsmål om ledelseskvalitet i ledelsesgruppen At præsentere resultaterne og gennemføre en fælles opfølgning på resultater med medarbejderne At udarbejde en handlingsplan samt sikre forankring og evaluering / SIDE 34
OPFØLGNING Se opfølgningen i relation til jeres kerneopgave. Hav fokus på fremadrettede løsninger husk dét, I er gode til. Skal I have hjælp udefra? Se mere om opfølgning i Guide til en god trivselsundersøgelse download fra www.amk.kk.dk/trivsel På gå-hjem-møderne i april går vi mere i dybden med opfølgningen / SIDE 35
DIALOG: HVAD HAR VI STYR PÅ? OG HVAD SKAL VI HAVE STYR PÅ? Drøft jeres konkrete overvejelser i forhold til: Jeres interne mål for jeres trivselsundersøgelse Jeres foreløbige overvejelser i forhold til processen før, under, efter Jeres overvejelser i forhold til kommunikation og ledelsessignaler / SIDE 36
/ SIDE 37
TAK FOR I DAG OG GOD ARBEJDSLYST MED TRIVSELSUNDERSØGELSEN 2017 Kontakt AMK, hvis I har brug for hjælp eller inspiration www.amk.kk.dk/trivsel / SIDE 38