DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER E-MAIL TELEFON 13. marts 2017 13/04164-3 Dorte Billskog Hansen dbh@vd.dk 7244 7024 BEREDSKABS- OG NØDPLAN FOR JOBMANAGER Guldalderen 12 2640 Hedehusene vd@vd.dk EAN 5798000893450 Tlf. 7244 7000 Vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 36 1. INTRODUKTION... 3 1.1 OVERORDNET SYSTEMBESKRIVELSE... 3 1.2 ORGANISERING... 3 Hvem er ansvarlig for nøddriften... 4 1.3 SYSTEMAFHÆNGIGHEDER... 4 2. VED NEDBRUD... 5 Et kontrolleret nedbrud... 5 Et pludseligt nedbrud... 5 2.1 TÅLEGRÆNSER OG KONSEKVENSER VED ET NEDBRUD... 5 Håndtering af inddata... 6 Hvordan sikres registrering af indgåede aftaler... 6 Hvordan håndteres nødproceduredata, når systemet kommer i drift igen... 6 Krav til backup procedurer hvor tæt på skal data kunne genskabes... 6 2.2 PROCEDURER, SÅFREMT SYSTEMET IKKE ER TIL RÅDIGHED... 6 hvem beslutter overgang til nødprocedure... 6 Hvem leder overgang til nødprocedure... 7 Hvem skal informeres og hvem informerer... 7 Er medarbejderne informeret på forhånd og hvordan... 7 Er der informationer/data som skal sikres til brug for fortsat drift under nødsituationen... 7 3. NØDPROCEDURER... 8 Driftsentrepriser (job-metoden)... 8 Anlæg- og Bygværksentrepriser (kontrakt- og ekstraarbejder)... 9 2.4 HVAD ER I ØVRIGT VIGTIGT AT SIKRE SIG I TILFÆLDE AF, AT SYSTEMET ER NEDE... 9 4. PLAN FOR TILBAGEVENDEN TIL NORMAL SITUATION... 9 4.1 HVORDAN BESLUTTES TILBAGEVENDEN TIL NORMAL SITUATION... 9 4.2 HVORDAN REETABLERES INFORMATIONER/DATA... 10 BILAG... 11
3 af 36 1. INTRODUKTION Denne beredskabsplan skal anvendes ved eventuelle udfald af JobManager og manuel håndtering af entreprisestyringssituationen, indtil JobManager igen er tilgængeligt. Nærværende plan beskriver både, hvem der kan kontaktes i tilfælde af et utilsigtet nedbrud og hvordan du fortsat kan indrapportere, oprette jobs på driftsentrepriser samt klarmelde kontrakt- og ekstraarbejder på anlægs- og bygværksentrepriser, selvom JobManager ikke er til rådighed. Planen indeholder en beskrivelse af en nødprocedure og er et supplement til den samlede it-beredskabsplan. Nærværende plan skal anvendes sammen med brugervejledningen ACxel-Excel-funktionaliteten, som pt. kan anvendes til anlægs- og bygværksentrepriser. NB! Ved brug af ACxel skal dog være sket en download af entreprisen før nedbruddet, så tilbudslisten er tilgængelig. 1.1 OVERORDNET SYSTEMBESKRIVELSE JobManager er Vejdirektoratets entrepriseafregningssystem til brug for opgavevaretagelsen af entrepriser mellem bygherre og entreprenør. Med dette system, sikres en sikker, sporbar og hurtig afregning mellem entreprenører og Vejdirektoratet samt styring og håndtering af garantier og afhjælpningskalender. 1.2 ORGANISERING Den formelle systemejer er Anlægs- og Driftsdivisionen, Områdechef for Entreprisestyring Søren Andersen. Systemdriften varetages af Ressourcedivisionen, ITområdet. Der er derudover indgået en driftskontrakt med Euman A/S, der driftssupporterer systemet. Systemforvalter er Dorte Billskog Hansen (AD-ES-OEST). Der er en ERFA-gruppe for JobManager, som vil indgå i beredskabet i det omfang, systemforvalteren skønner det nødvendigt: Formand: Dorte Billskog Hansen (DBH), AD-ES-OEST Asbjørn Jon Ørrild (AJA), AD-ES-NORD Jesper Kjærgaard (JEKJ), AD-ES-SYD Lone Kit Boye (LKB), TRA-TLO-TLA Marianne M. Neerup Andersen (MMN), AD-ES-OEST Sassan Mazaheri (SAMA), AD-BBM-BYG Dataejer er Vejdirektoratet. Dette gælder både data, som entreprenører og Vejdirektoratet indtaster i systemet. Alle data i systemet er fra indgåede kontrakter med tilhørende tilbudslister og garantioplysninger samt data og dokumenter, som entreprenør og Vejdirektoratet indtaster og uploader. Ved oprettelse af virksomhedsdata og entreprisedata anvendes data fra den indgåede entreprisekontrakt samt det udfyldte oprettelsesskema.
4 af 36 HVEM ER ANSVARLIG FOR NØDDRIFTEN Såfremt systemet ikke er tilgængeligt, vil det være nedenstående personer i prioriteret rækkefølge, som har ansvaret for at sørge for initiering af en løsning af problemet. Funktion Systemforvalter, og projektleder Hotline Stedfortræder for Systemforvalter (primært DRI) Stedfortræder for Systemforvalter (primært ANL/BYG) Driftssupport SLA-ansvarlig Navn og kontaktinformation Navn Direkte telefon Mobiltelefon E-mail dbh@vd.dk Telefon E-mail Navn Direkte telefon E-mail Navn Direkte telefon E-mail Navn Direkte telefon E-mail Navn Direkte telefon E-mail Dorte Billskog Hansen (AD-ES-OEST) 7244 7024 2226 3194 Hotline åben mandag-onsdag-fredag 7244 7300 (kl. 10-12) jobmanager@vd.dk Marianne M Neerup Andersen (AD-ES-OEST) 7244 2954 mmn@vd.dk Asbjørn Jon Ørrild (AD-ES-NORD) 7244 2508 aja@vd.dk Claus Olesen (Euman) 7244 7474 co2@vd.dk Jakob Outzen 7244 3361 jabo@vd.dk 1.3 SYSTEMAFHÆNGIGHEDER JobManager er i et vist omfang afhængigt af SAP R/3 s drift. System Konsekvens / procedurer SAP R/3 Hvis SAP R/3 er ude af drift, kan man ikke: Forpligte beløb,. Beløbet kan skrives i JobManager, men overføres ikke til SAP. Dette sker først, når SAP er i drift igen. 2. godkende en acontobegæring (som den sidste 2. godkender) 360 Hvis 360 er ude af drift, kan man ikke: Anvende knap med sagsnr. (entreprisesiden, job på skadevolderdel samt indrapportering på skadevolderdel)
5 af 36 2. VED NEDBRUD ET KONTROLLERET NEDBRUD Et kontrolleret nedbrud bestemt af systemforvalteren og/eller driftssupporteren - varsles i god tid på forsiden af JobManager før lukningen af systemet. Så vidt det er muligt minimum 14 dage før lukningen. Hvis kortere frist vurderes det i det enkelte tilfælde, om der skal sendes en mail til alle brugere om lukningen. I begge tilfælde forklares om årsag til lukningen, det forventede tidsrum systemet ikke kan tilgås samt hvornår systemet kan ventes oppe igen. En nødside med information om, at systemet er nede, lægges på, så de brugere, der forsøger at komme ind i systemet bliver informeret. ET PLUDSELIGT NEDBRUD Ved et pludseligt nedbrud informerer systemforvalteren brugerne om problem og forventet varighed via mail. Heri forklares om årsag til nedbruddet, det forventede tidsrum systemet ikke kan tilgås samt hvornår systemet kan ventes oppe igen. En nødside med information om, at systemet er nede, lægges på, så de brugere, der forsøger at komme ind i systemet bliver informeret. 2.1 TÅLEGRÆNSER OG KONSEKVENSER VED ET NEDBRUD Der kan i et vist omfang tåles nedbrud Nedbruds varighed Tålegrænse Konsekvenser Aktion Ansvarlig Nedbrud i få Tåles sporadisk timer Nedbrud 1 dag Nedbrud i flere dage eller flere dage sidst/først på måneden Nedbrud over en uges varighed Tåles sporadisk Tåles meget dårligt Tåles meget dårligt Minimale konsekvenser, da arbejdets fremdrift kan kommunikeres på anden vis Minimale konsekvenser, da arbejdets fremdrift kan kommunikeres på anden vis Middel til stor konsekvens Stor konsekvens Valgfrit at anvende nødprocedure. Årsagen undersøges. Brugere informeres om forventet varighed via mail Valgfrit at anvende nødprocedure. Årsagen undersøges. Brugere informeres om forventet varighed via mail Systemforvalter eller Hotline Systemforvalter eller Hotline Systemforvalter eller Hotline Iværksættelse af beredskabsplan. Der informeres om anvendelse af nødprocedure Årsagen undersøges. Brugere informeres om forventet varighed via mail Iværksættelse af beredskabsplan. Der informeres om anvendelse af nødprocedure Årsagen undersøges. Brugere informeres om forventet varighed via mail. Ved længerevarende nedbrud over én uges varighed iværksættes under- Systemforvalter eller Hotline
6 af 36 Nedbruds varighed Tålegrænse Konsekvenser Aktion Ansvarlig søgelse af retablering af Job- Manager på anden server eller webadresse. HÅNDTERING AF INDDATA Drift Håndtering af data er håndbåren via skemaer og mails. Anlæg og Bygværker Værktøjet er ACxel og entreprenøren klarmelder data heri. Arket sendes til entreprisestyreren, som opbevarer arket. NB! For at kunne anvende ACxel, skal der være sket en download af entreprisen før nedbruddet, så tilbudslisten er tilgængelig. HVORDAN SIKRES REGISTRERING AF INDGÅEDE AFTALER Drift Jobskemaer returneres ved status Igangsætning godkendt fra entreprenøren til entreprisestyreren på mail. Anlæg og Bygværker Accept af tilbud og igangsætning af ekstraarbejder sker via mail og samtidig inddatering i ACxel. Det er anvendeligt som aftalegrundlag og som grundlag for udbetaling af acontobeløb. HVORDAN HÅNDTERES NØDPROCEDUREDATA, NÅR SYSTEMET KOMMER I DRIFT IGEN Drift Data fra de udfyldte indrapporterings- og jobskemaer tastes ind i JobManager. Det sikres, at der modtages en kreditnota for et evt. udbetalt acontobeløb. Anlæg og Bygværker Data fra ACxel uploades, når JobManager er oppe igen. Det sikres, at der modtages en kreditnota for et evt. udbetalt acontobeløb. KRAV TIL BACKUP PROCEDURER HVOR TÆT PÅ SKAL DATA KUNNE GENSKABES Der tages backup af JobManager databasen hver nat. ACxel gemmes hos den enkelte bruger, som en almindelig Excel-fil. 2.2 PROCEDURER, SÅFREMT SYSTEMET IKKE ER TIL RÅDIGHED HVEM BESLUTTER OVERGANG TIL NØDPROCEDURE Beslutningen om anvendelse af nødproceduren besluttes officielt af systemforvalteren.
7 af 36 HVEM LEDER OVERGANG TIL NØDPROCEDURE Alt efter nedbruddets karakter og forventet varighed, kan entreprisestyrer og entreprenør i fællesskab beslutte, om nødplanen skal i værksættes for så vidt angår udbetalinger. Entreprisestyreren leder overgangen. Ved indrapporteringer og igangsættelse/opgørelse af jobs SKAL nødplanen til enhver tid anvendes ved nødbrud. Tilsvarende skal tilbud på ekstraarbejder ALTID være dokumenteret med accept fra VD (i henhold til Juridisk økonomisk ansvar), inden det udføres. Entreprisestyreren leder også overgangen her. Entreprisestyreren har mulighed for at kontakte hotlinen og bede om backupudskrifter. Systemforvalteren vurderer i samråd med Driftssupport og ERFA-gruppen for Job- Manager om et eventuelt behov for retablering af JobManager på anden server eller webadresse. HVEM SKAL INFORMERES OG HVEM INFORMERER Driftssupporten tjekker, at nødforsiden er aktiveret og informerer systemforvalter om nedbruddets karakter og forventede varighed. Systemforvalteren underretter via Hotline alle brugere og ERFA-gruppen via mail om nedbruddets art og forventede varighed og informerer samtidig om muligheden for brugen af skemaer/acxel. (Mailliste findes hos Hotline). ER MEDARBEJDERNE INFORMERET PÅ FORHÅND OG HVORDAN I den første undervisning ved oprettelse i JobManager bliver brugerne gjort bekendt med beredskabsplanen og brugen af skemaerne/acxel og får samtidig at vide, at det er redskabet, der skal anvendes ved et nedbrud. Ved denne undervisning henvises samtidig til en brugervejledning i bl.a. brugen af ACxel. For brugere af ACxel skal dette altid være installeret på deres maskine og der skal være foretaget mindst en download af entreprisen, som er gemt hos brugeren Nærværende beredskabsplan er tilgængelig på Vejdirektoratets hjemmeside og der henvises til den på forsiden af JobManager til enhver tid. I bilagsdelen til nærværende beredskabsplan forefindes en kopi af indrapporteringssiden samt skemaer til observationskategorierne og jobskema til igangsættelse af indrapportering og joboprettelse ved akut nedbrud. ER DER INFORMATIONER/DATA SOM SKAL SIKRES TIL BRUG FOR FORTSAT DRIFT UNDER NØDSITUATIONEN I konkrete tilfælde kan Trafikcenteret informeres om job via tlf. eller mail ved statusskift til påbegyndt og udført. Rådighedstilladelse i forbindelse med Job skal foreligge Mail og tlf. anvendes til kommunikation mellem entreprisestyrer og entreprenør Indrapporteringsskemaer med skadevolderregistrering sendes i kopi til skadevoldersagsbehandlerne ACxel anvendes som klarmeldings- og dialogværktøj Alt skal journaliseres i 360
8 af 36 3. NØDPROCEDURER DRIFTSENTREPRISER (JOB-METODEN) Entreprisestyrer/ Entreprenør Oprettelse/igangsættelse af job Igangsættelse godkendt Forpligtigelse af jobbet Orientering af Trafikcenteret Opgørelse af mængder Entreprenør Godkendelse/afvisning af opgjorte mængder Udbetaling Oprettede indrapporteringer og ikke opgjorte job søges udskrevet fra JobManager backup. Indrapporteringer noteres i skemaer, der indleveres til entreprisestyrerne. Jobskemaer udfyldes og sendes til entreprenøren Fyldestgørende jobbeskrivelse/arbejdsrapport udarbejdes og igangsættelse kan ske i henhold til initiativpligtsaftale. Hvis ingen initiativpligtaftale, fremsendes jobbeskrivelsen til entreprisestyreren, som kan igangsætte jobbet Entreprenøren sender mail til arbejdshold med arbejdsbeskrivelse og kopi til entreprisestyreren for bekræftelse af Igangsættelse godkendt. Entreprisestyreren vurderer og noterer forpligtigelsesbeløb på jobbeskrivelsen. Hvis nødvendigt i den konkrete situation, orienteres Trafikcenteret, når jobbet påbegyndes og er færdigudført Når et job er udført, opgøres mængderne på Jobskemaet (se bilag) og fremsender dette til godkendelse hos entreprisestyreren Entreprisestyreren angiver godkendelse af udførte mængder på jobskemaet. Er der mængder på jobbet, som afvises, skrives tydeligt ud for de enkelte mængder, at disse afvises. Udbetaling af acontobegæring kan ske via e-faktura efter gældende regler Når JobManager igen er tilgængeligt, indtastes indrapporteringerne og jobbene og evt. videre behandling kan varetages på normal vis. Det sikres, at der modtages en kreditnota for et evt. udbetalt acontobeløb. Emne Beskrivelse af brug Ansvarlig Indrapportering Kopi af indrapporteringsbilledet samt skemaer (se bilag) udfyldes og disse mailes til hhv. eget entreprenørfirma eller Vejdirektoratets entreprisestyrer alt efter initiativpligtsaftale eller ej Indrapportør Entreprenør/Entrepri sestyrer Entreprenør Entreprisestyrer Entreprisestyrer Entreprisestyrer Alle Entreprenør/Entrepri sestyrer Entrepriseleder
9 af 36 ANLÆG- OG BYGVÆRKSENTREPRISER (KONTRAKT- OG EKSTRAARBEJDER) Emne Beskrivelse af brug Ansvarlig Klarmelding af kontraktarbejder Klarmelding af kontraktarbejder foretages i ACxel. Eventuel dokumentation vedhæftes Entreprenør Afgivelse af tilbud Tilbud indtastes på arket for ekstraarbejder i ACxel. på ekstraarbejder Eventuel dokumentation vedhæftes Entreprenør Accept af tilbud Tilbud kan accepteres efter regler om juridisk økonomisk ansvar. Mailkorrespondance arkiveres i Entreprisestyrer 360 Klarmelding af Det konkrete tilbud anvendes for endelig indtast- Entrepre- ekstraarbejder Godkendelse af indmeldte klarmeldinger Udbetaling ning. Eventuel dokumentation vedhæftes Entreprisestyreren printer arket ud og godkender klarmeldingerne med en underskrift og sender dette til entreprenøren. Mail med dokumentation arkiveres i 360 Udbetaling af acontobegæring kan ske via e-faktura efter gældende regler Når JobManager igen er tilgængeligt, uploades ACxel-arket og den videre behandling kan varetages på normal vis. Det sikres, at der modtages en kreditnota for et evt. udbetalt acontobeløb. nør Entreprisestyrer Alle Entreprenør/Entrepri sestyrer Entrepriseleder 2.4 HVAD ER I ØVRIGT VIGTIGT AT SIKRE SIG I TILFÆLDE AF, AT SYSTEMET ER NEDE Det er vigtigt at sikre, at fejlfindingen prioriteres højt i IT og hos driftssupport og at der hele tiden informeres til de berørte parter. Ved udbetaling af acontobeløb, er det vigtigt at kreditorteamet er informeret i forhold til selvfaktureringsprocessen. 4. PLAN FOR TILBAGEVENDEN TIL NORMAL SITUATION 4.1 HVORDAN BESLUTTES TILBAGEVENDEN TIL NORMAL SITUATION Systemforvalteren informerer brugerne om overgangen til normal drift igen, når IT/Driftssupport bekræfter, at JobManager igen er til rådighed. Ved tilbagevenden til normal situation informeres i samme omfang som ved nedbruddets start.
10 af 36 4.2 HVORDAN REETABLERES INFORMATIONER/DATA Drift Efter nødsituationen: a) Alle indrapporteringer tastes ind i JobManager b) Der oprettes jobs evt. i tilknytning til indrapporteringerne. Disse føres gennem de forskellige statustrin som vanligt c) Der udformes en acontobegæring som gennemgår godkendelsesproceduren på normal vis. Husk at få en kreditnota på eventuelle tidligere udbetalte beløb under nedbruddet Anlæg og Bygværker a) Ved normaliseret drift kan ACxel uploades og det indtastede vil nu være registreret i JobManager på normal vis. Dette gøres enten af entreprenøren eller af entreprisestyreren. b) Der udformes en acontobegæring som gennemgår godkendelsesproceduren på normal vis. Husk at få en kreditnota på eventuelle tidligere udbetalte beløb under nedbruddet Informationer / data Hvordan retableres data? Ansvarlig Hvem beslutter overgang fra Driftssupport melder til systemforvalter, når systemet igen kører stabilt. Driftssupport nødprocedure til normal drift? Hvem skal informeres og hvem informerer? Behov for indkaldelse af ekstra ressourcer? Er der processer/interfaces, der skal genstartes? Relationer til andre systemer testes Er der informationer/data som skal reetableres? Ved succesfuld retablering sendes en mail til alle brugere om, at systemet igen kan anvendes samt hvad problemet var. Der lægges desuden en nyhed på JobManagers forside om kilden til problemet. Nødside fjernes ved forsøg på logon Evt. behov for assistance til inddatering af skemaoplysninger besluttes af den enkelte entreprisestyrer. Sms-gateway skal genstartes SAP ESDH SAP ajourføring køres manuelt ved nedbrud af længere end få dages varighed. Systemforvalter Entreprisestyrere Driftssupport Systemforvalter Driftssupport
BILAG SIDE 11 af 36
Anvend dette ved en ny indrapportering og vedhæft dokumentation til filen Ved skadevoldesagsbehandling fremsendes dette også, så det hele holdes samlet, evt. inkl. udskrift for et/flere jobs. SIDE 12 af 36
13 af 36
14 af 36
15 af 36
16 af 36
17 af 36
18 af 36
19 af 36
20 af 36
21 af 36
22 af 36
23 af 36
24 af 36
25 af 36
26 af 36
27 af 36
28 af 36
29 af 36
30 af 36
31 af 36
32 af 36
33 af 36
34 af 36
35 af 36
Udfyld felterne til et nyt job: Vedlæg planlagte/udførte mængder og evt. dokumentation for arbejdet Notér hvilket statusskift jobbet står i og indsæt dato samt underskrift på jobbet. Brug dette dokument mellem parterne og notér hver gang, der skiftes status og skriv dato og underskrift. SIDE 36 af 36