Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 27. april 2017, kl. 17.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Efterretningssager...4 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 5 4 Renoverings-/Byggesager... 6 5 Nybyggeri...8 6 Høje Kolstrup... 8 7 Foreningsanliggender... 9 8 Bestyrelsesanliggender...10 9 Orientering fra nedsatte udvalg...13 10 Medlemsanliggender lukket punkt... 13 11 Love og cirkulærer...13 12 Beboeranliggender...14 13 Personaleforhold lukket punkt... 14 14 Håndværkergården lukket punkt...16 15 Afdelingsanliggender...16 16 Fælleskurser... 17 17 Eventuelt... 17 18 Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Revisor: Afbud: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Svend M. Petersen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Jan Thietje Søren Duus, Svend M. Petersen og Harry Asmussen Side 2 af 19
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 2. februar 2017 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol - udkast Statsautoriseret revisor gennemgår revisionsprotokollat for regnskabsåret 2016. BILAG Revisionsprotokollat til årsrapport 2016 - udkast Til godkendelse og underskrift. Statsaut.revisor Jan Thitje gennemgik protokollen til årsrapporten for 2016, Hovedforeningen og afdelingerne. Hovedforeningen 2016 Resultat t.kr. (57) Aktiver t.kr. 65.866 Egenkapital t.kr. 23.019 Afdelingerne: Årets drift har resulteret i, at 6 afdelinger udviser et overskud på t.kr. 2.710, mod sidste års 10 afdelinger og et overskud på t.kr. 550. Herudover viser 16 afdelinger underskud på i alt t.kr. 3.094, mod sidste års 14 afdelinger og et underskud på t.kr. 4.241. I afdeling 20, 25 og 28 overstiger underskudssaldoen primo 3 måneders bruttolejeindtægt, hvorfor afdelingerne er teknisk insolvente. Der er medtaget supplerende oplysning i revisionspåtegningen i afdelingsregnskaberne for afdeling 20, 25 og 28. Revisionsprotokollat til årsregnskab 2016 blev godkendt og underskrevet. Side 3 af 19
1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2016 Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for 2016 - Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne - komprimeret Til godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2016 (NKE) BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt 2016 BILAG Orientering om restancelister månedligt 2017 BILAG Restance i procent 2016 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2017(NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2016 (NKE) BILAG Huslejerykkere 2017 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB marts 2017 (AM) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål marts 2017 (AM) BILAG tab tomgang opgøres halvårligt, næste gang på juni mødet. (NKE) BILAG tab fraflytning opgøres halvårligt, næste gang på juni mødet. (NKE) 2.7 Intrum Justitia BILAG- Opørelse Intrum pr. 01.03.2017 Side 4 af 19
2.8 Investeringsaftale Bankinvest: Link: Sparinvest: Link: Klik her Klik her 2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB 20170403 BILAG Status alle selskaber 20170403 2.10 Styringsdialog Aabenraa Kommune/Aabenra Andelsboligforening Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og AAAB: 23. november 2015. 19. december 2016 - Referat se link. Der er afholdt fællesmøde alle boligorganisationer: 25. august 2016 Link: https://www.aabenraa.dk/borger/flytning,-bolig-og-byggeri/flytning-og-bolig/almeneboliger/styringsdialog/ 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) 3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) Side 5 af 19
4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er udarbejdet og godkendt af revisor. Skema C er fremsendt til Kommunen til videre behandling. Afventer godkendelse fra Kommunen. (gentagelse). Status: Intet nyt. Intet at referere. 4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Finansiering pågår. Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Afventer kommunal godkendelse. (Gentagelse). Status: Intet nyt. Intet at referere. 4.3 Afdeling 14 Sandved 9-29 og 26-64 Tagudskiftning Udbudsmateriale er under udarbejdelse af ekstern rådgiver. Finansiering pågår. Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Kommunal godkendelse på oprindelig projekt er modtaget. Afventer kommunal godkendelse på opdateret økonomi. (Gentagelse). Status: Intet nyt. Intet at referere. Side 6 af 19
4.4 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Nye badeværelser faldstammer. Godkendt på afdelingsmøde den 20.04.2016. Finansieing afklaret - afventer kommunal godkendelse. (Gentagelse). Status: Intet nyt. Intet at referere. 4.5 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. 3. byggeudvalgsmøde afholdtes den 22. marts 2017. Referat - se bilag. BILAG Referat byggeudvalgsmøde den 22. marts 2017 Indstilling 4.6 Status 5 års eftersyn afdeling 17 Damms Teglgaard Status ved Anders P. Pedersen, Arkitekt - Se bilag. BILAG Status 5 års eftersyn afdeling 17 Damms Teglgaard Til orientering. Side 7 af 19
4.7 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård 27 327 Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser kan sættes igang. Tilbud fra arkitekter og iingeniører på rådgivning til supplerende undersøgelser modtaget til godkendelse. (gentagelse). Status: Tilbud godkendt på sidste møde. Intet nyt. Indstilling Intet at referere. 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. (gentagelse) (BBM) Status: Intet Nyt. Til orientering Intet at referere. 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 Orientering ved Jimmy Povlsen. Til orientering Intet nyt i forhold til fælles mødet med KB. Side 8 af 19
6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Administrationen har anmodet kommunen om mulige mødedatoer for et afklarende møde. Intet svar modtaget endnu. (BBM) Søren Duus, Ove Stahl Schmidt, Jimmy Povlsen og Bjarne Baun Madsen deltager herfra. (BBM) Status: Der er afholdt møde med Aabenraa Kommune fredag den 17. marts 2017, hvor det er aftalt, at Aabenraa Kommune tager sagen op med det politiske bagland og melder tilbage inden den 10. maj 2017 (BBM) Intet nyt i forhold til fælles mødet med KB. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Besøg af "Effektiviseringsenheden" fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen. 7.2 8. kreds Der har været afholdt et formands-/ forretningsførermøde, hvor BLs vedtægter blev drøftet. Orientering taget til efterretning. Side 9 af 19
8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave - rykket for tilbagemelding på styringsgruppemøde i december 2016. Ejendommen forsøges udmatrikuleret og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (Nævnt på styringsgruppemøde) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016). Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august 2017. Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. Der er udarbejdet kontrakt som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen og vi afventer derfor deres tilbagemelding. (Gentagelse). Status: Intet nyt. Intet nyt i forhold til fælles mødet med KB. 8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) (Gentagelse 24.08.). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Alternativ udnyttelse af bygningerne, efter aftale med forretningsfører for FDDB. (Gentagelse). Side 10 af 19
Til orientering Intet at referere. 8.3 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Drøftelse af hvorvidt Aabenraa Fjernvarme, som nogle andre fjernvarmeværker i landet, vil indfører forretning af indskudt kapital. Direktøren oplyste at dette ikke ville blive aktuelt. 8.4 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. Etablering kontaktudvalg - se bilag. BILAG Mail fremsendt til boligorganisationer Aabenraa. 8.5 Bolind generalforsamling 2017 Bolind generalforsamling 2017 afholdes den 29. maj 2017, kl. 16.30. 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. 1790 København V. Se bilag med information (praktisk). BILAG: Bolind Generalforsamling Punktet udgår af dagsorden. Side 11 af 19
8.6 Kursusudvalg Nedsættelse af kursusudvalg. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Torsdag den 8. marts 2018, kl. 17.00 21.00. Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? Kursusudvalg: Afventer tilbagemelding fra AAAB og KB org.best. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Nedsættelse af kursusudvalg. I det fælles kursusudvalg KB og AAAB, indtræder for AAAB, Else Bonde og Søren Duus. 8.7 Revisor Deloitte Deloittes kontor bliver en del af EY og flytter til Nørre Havnegade 43, Sønderborg - se bilag. BILAG Brev fra Deloitte Side 12 af 19
9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg BeboerNyt Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB)? (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Poul Jensen. Til orientering 10 Medlemsanliggender lukket punkt 10.1 Medlemsanliggender LUKKET PUNKT LUKKET PUNKT 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 0717 Piktogramsystem til miljøvenlig affaldssortering Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ Side 13 af 19
11.2 Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 731 Landsbyggefonden, 50 års jubilæum, 6. april 1967-2017 732 Anvisninger i den almene boligsektor 2016 733 Huslejestatistik 734 Regnskabsindberetning 2017 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search 12 Beboeranliggender Intet at referere. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer Side 14 af 19
13.4 Arbejdsmiljøgruppe Der er afholdt møde i arbejdsmiljøgruppemøde den 2. marts 2017. Til orientering 13.5 Samarbejdsudvalg Der er afholdt møde i samarbejdsudvalget den 2. marts 2017. Til orientering 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Afholdt møde torsdag den 2. marts 2017. Til orientering Side 15 af 19
14 Håndværkergården lukket punkt 14.1 Administration Indstilling 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Jesper Karup (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde i FU-udvalget den 12. december 2016 - Mødet blev aflyst. Der er afholdt møde den 20. marts 2017. 15 Afdelingsanliggender 15.1 Opdeling af AAAB, afd. 27, Byvænget i service og boligareal Opdeling af AAAB, afdeling 27, Byvænget i service og boligareal (TARN) - se bilag. BILAG Opdeling af AAAB, afdeling 27, Byvænget i service og boligareal. Til orientering. Godkendt som indstillet. 15.2 Karpedam afd. 21, AAAB og KB Omkostninger i forbindelse med berigtigelse af de matrikulære forhold vedrørende AAAB og KB's afdeling 21, Karpedam. Se bilag. BILAG Karpedam afdeling 21, AAAB og KB Til drøftelse og beslutning. Godkendt som indstillet. Side 16 af 19
16 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2019 Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder 17 Eventuelt 18 Andet 18.1 Kalender Udlejningsassistent Anita Marcussen kan fejre 25 års jubilæum den 15. maj 2017. Der afholdes reception den 5. maj 2017, kl. 13.00 - kl. 15.00, Guldbjergparkens festsal. Brian Boysen - udlært ejendomsservicetekniker. Der afholdes reception den 18. maj 2017, kl. 13.00-15.00, Guldbjergparkens festsal. 18.2 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2017 Onsdag Torsdag Torsdag Torsdag 26 27 22 29 April April Juni Juni kl.17.00 kl.17.00 Revisormøde Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 24. maj 2017 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: Side 17 af 19
KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Torsdag den 8. marts 2018, kl. 17.00 21.00. Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? Kursusudvalg: Afventer tilbagemelding fra AAAB og KB org.best. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 7. juni 2017 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Sikkerheds rundgang i afdelinger Sikkerhedsrundgang er gennemført den 10.12.2015 Sikkerhedsrundgang er gennemført den 15.12.2016 BL, Almene Boligdage 2017 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus (Der er forhåndsreserveret 37 værelser) BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Bolind generalforsamling Afholdes den 29. maj 2017, kl. 16.30 i 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V, 1790 Købnehavn V. Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 20. maj 2017 Side 18 af 19
Aabenraa, den 27. april 2017 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Svend M. Petersen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone2.salus-bolig.dk Side 19 af 19