Spørgsmål Spørgsmål/kommentar leverandør I forbindelse med udfyldelse af del IV, afsnit D bedes der om certifikater. Accepterer ordregiver anden dokumentation end certifikater? Position 2.0, 2.1, 2.2, 2.3.: Vi har ikke strækbart stof i ryggen på unisex skjorte, veste og busseronne, da disse er konstrueret i et mere løstsiddende snit, og dermed ikke kræver stræk i ryggen. Hvis I fjerner disse krav, er det muligt at byde ind med standard produkter, hvilket alt andet lige er mere økonomisk fordelagtigt for alle parter. Position 2.1.: Her ønsker I farve sort og/eller blå. Kan det præciseres, hvorfor denne ikke ønskes i samme farver, som position 1.7., 1.8., 1.9. og 2.0? Position 2.4.: Her skriver i Pull-on funktion. Damebuks laves ikke med justerbar talje OG som pullon funktion. Jeg vil anbefale, at I på denne position tager fast linning med justerbar talje, da I på position 2.6. unisex vil få tilbudt elastik i taljen. Så vil I fjerne kravet om pull-on funktion? Position 2.4. igen: For at få bukser med optimal pasform, bør I her skrive størrelser, som ved 2.6., dvs åbne op for 28-50 eller 34-62. Ordregivers kommentar Anden dokumentation accepteres, såfremt dette er tilstrækkeligt til at dokumentere at standarden overholdes. Ordregiver fastholder kravet om strækbart stof. Tilbudslisten er tilrettet således, tilbudsgiver nu skal angive hvilke standardfarver produktet kan leveres i. Ja, kravet om pull-on funktion fjernes. Tilbudslisten revideres således størrelserne angives i 28-50 og 34-62 Yderligere information Dette omformuleres, således det nu ikke fremgår som et krav, men et ønske. 1
Vil I ændre kravet til kompositionen til at være 35-50% bomuld og 50-65% polyester så den er den samme som i punkt 1.7, 1.8, 1.9. Kompositionen ændres, således disse er enslydende med 1.7, 1.8 og 1.9. Vi kan se, at Samlet pris på leje af skabe og/eller reolsystemløsninger (option) vægter 10 % af de 50 %, som prisen vægter. Hvordan vil Randers Kommune vægte et tilbud, hvor tilbudsgiver ikke byder på optionen? Vi anbefaler, at I undlader at lade optionen vægte. Kontrakten: I skriver, at vi skal varsle prisregulering senest 60 dage før ikrafttræden. Det kan ikke lade sig gøre at varsle 60 dage før og regulere pr. 1. december i henhold til indeks for oktober. Hvis vi skal regulere pr. 1. december og varsle med 60 dage skal indeks være for august. Vil I ændre dette? Kontrakten: Randers Kommune skriver, at beklædning skal leveres i pakker/poser. Pakker/poser vil skabe meget plastaffald, som I skal bortskaffe, hvilket ikke er miljømæssigt hensigtsmæssigt. Når vi samtidig ser, at I vægter miljø med 15 %, anbefaler vi, at I frafalder kravet om at beklædningen skal leveres i pakker/poser. Vil I frafalde kravet? Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud som ukonditionsmæssige, såfremt der ikke bydes på optionen. Dette er tilfældet da det af vejledningen til tilbudslisten fremgår, at alle linjer skal udfyldes. Ordregiver ønsker en samlet løsning for både beklædning og opbevaring. Derfor fastholdes det at optionen tæller. I kontrakten ændres dette til august. Pakker/poser slettes fra kontrakten. Der skal bydes på optioner, da disse kun er frivillige for ordregiver og ikke tilbudsgiver. 2
Er det et krav eller et ønske, at der skal være lukbare lommer i trænings-bukserne? Vi vil gerne tilbyde en af vores mest populære træningsbukser, der har gode dybe skrålommer, men de er ikke lukbare. I vejledning til udfyldelse af tilbudslisten skriver I, at vi skal udfylde alle gule felter. I spørgsmål/svar skriver I, at vi skal angive hvilke standardfarver produkterne findes i, men dette felt er hvidt. Skal vi udfylde disse oplysninger selvom feltet ikke er gult? Position F og H Kan det accepteres at der også kan tilbydes termojakke og termobusker i 100% polyester? Der findes adskillige gode alternativer på bukser uden strækbart stof, som stadig opfylder behovene og kravene til funktionelle og komfortable bukser. Kan det accepteres, at der også kan bydes med bukser uden strækbart stof? Udbudsbetingelser: Der er en stor økonomisk investering forbundet med at implementere beklædningsløsningen til Randers Kommune. Det vil derfor have betydning på de tilbudte priser, at aftalen kan opsiges efter 4 år. Kan kontraktperioden ændres til 5 år med mulighed for 1 års forlængelse? Ordregiver ændrer kravet om lukbare lommer til et ønske til produktet. Det er ændret, således feltet nu er angivet med gul farve. Ja. Det accepteres at der bydes ind med bomuld og/ eller polyester. Bukserne skal være strækbare, elastiske eller på anden måde eftergivende. Den nuværende kontraktperiode fastholdes. En rammeaftale kan, som udgangspunkt, højst have en løbetid på fire år. Kun i ekstraordinære tilfælde kan løbetiden overstige de fire år. Dette tilfælde berettiger ikke til at kontraktperioden ændres fra 4 år + mulighed for 2 års option. 3
Udbudsbetingelser: I forhold til om der benyttes Svanemærket vaskemiddel og i hvor høj grad dette er tilfældet, vil det vægtes tilsvarende positivt såfremt tilbudsgiver kan dokumentere leveringer fra Svanemærket vaskeri? Et Svanemærket vaskeri anvender udelukkende vaskemidler, som er godkendte af Miljømærkning Danmark, som akkrediterer Svanelicensen. Ved at vælge et svanemærket tekstilvaskeri sikrer I god kvalitet og en garanti for, at vaskeriet lever op til krav om: Lavt energi- og vandforbrug Begrænset brug og præcis dosering af vaskemidler Indkøb af tekstiler, der er miljømærket eller opfylder andre miljø-, sundheds- og kvalitetskrav Genanvendelse af emballage og sortering af affald Det vægter positivt i det omfang, at det kan dokumenteres i hvor høj grad der anvendes svanemærket eller tilsvarende vaskepulver. Ordregiver har angivet brugen af svanemærket eller tilsvarende vaskepulver, som værende et kriterium og kan derfor kun tillægge denne del vægt. Udbudsbetingelser: Det fremgår, at der interpoleres lineært mellem den laveste pris og en pris, der er 50% højere. Hvad gør Randers Kommune, hvis der er væsentligt mindre spænd mellem priserne? Ordregiver har en forventning om at spændet er passende. Der kan ikke ændres på evalueringsmodellen, såfremt spændet mellem priserne, mod forventning, skulle være væsentligt lavere. Bliver tilbudssummerne fra hver enkelt fane (pleje + køkken + personopmærket) lagt sammen, inden priserne evalueres, eller evalueres hver enkelt fane for sig? Der bliver evalueret på baggrund af den samlede tilbudssum på vask og leje af beklædningen, altså vil fanerne blive lagt sammen før pointgivning. 4
Udbudsbetingelser/tilbudsliste Har Randers Kommune taget stilling til hvor meget medarbejderne skal have i beholdning? Herunder: Skal hver medarbejder skifte overdel og T-shirt hver dag? Skal hver medarbejder skifte benklæder hver dag? Skal der indgå både T- shirt og overdel i beholdningen eller kan medarbejderen selv vælge? Tilbudsliste pkt. 1.4 Ønsker Randers Kommune dame polo eller unisex polo? Tilbudsliste pkt. 2.7 Af hensyn til, at der bliver tilbudt den rigtige størrelse rygsæk vil vi gerne have oplyst, om medarbejderne skal hente rent tøj hver dag, således at rygsækken skal kunne indeholde ét sæt rent tøj og ét sæt snavset tøj? Tilbudsliste pkt. 1 og 2 Skal der beregnes 1 stk. jakke til hver medarbejder? Er det som udgangspunkt udegrupperne, der skal tildeles jakker? ESPD Når ESPD bliver konverteret til pdf, kan jeg ikke få pdf-filen til at vise de markeringer, der er sat i ja/nej felter. Kan der fremsendes en vejledning til at eksportere ESPD til PDF, så alle felter bliver vist korrekt som i filen og printet? Reglerne på området vil blive efterlevet. Derfor vil der ved arbejdets start tages en ren arbejdsdragt på og efter endt arbejdsdag tages arbejdsdragten af og lægges til vask, jf. Hygiejnedirektivet. Medarbejderne skal altså skifte både overdele og beklæder hver dag. Der skal indgå både t-shirt og overdel i beholdningen. Der ønskes unisex. Tasken skal som minimum kunne rumme ét sæt rent og ét sæt snavset tøj. Det er angivet fejlagtigt. Antallet er nu rettet til samlet 1000 stk. fordelt på herre og dame. Der er ikke krav om at ESPD skal tilsendes som PDF. Det er tilstrækkeligt med XML samt print. 5
ESPD Ved udfyldelse af ESPD på internettet, er der ikke mulighed for at besvare Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier. Når ESPD filen bliver printet, kommer dette felt med ud, men er jo så ikke udfyldt. Kan Randers Kommune bekræfte at ESPD del IV pkt. α Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier ikke skal udfyldes af tilbudsgiver? I forbindelse med 9.1 Formkrav skal det elektroniske eksemplar være i MS Officeformat. Vil I acceptere, at produktdatablade og dokumenter med underskrifter gemmes i PDF-format? Vi er blevet opmærksomme på, at der er stillet et minimumskrav til omklædningsskabe på 0.8 m3. Omklædningsskabe har iht. arbejdstilsynets vejledning ca. et rumfang på 0,3 m3. Samlet angivelse (α) for alle udvælgelseskriterier skal ikke udfyldes. Ja, det accepteres at produktblade og dokumenter med underskrifter gemmes i pdfformat. Ordregiver fastholder kravet til minimumskapacitet på omklædningsskabe. I arbejdstilsynets vejledning er der krav om mindst 0,26 m3, hvorfor det er tilladt med 0,8 m3. Kan Randers Kommune acceptere at ændre kravet på rumfanget? 08.11.2016 Randers Kommune stiller i sine krav til skabe, at ét fag skal indeholde 3-6 skabe, samt at ét skab skal rumme en minimums kapacitet 0,8 m3. Disse krav medfører, at der ikke kan tilbydes standardskabe, som medfører en unødig økonomisk byrde for Randers Kommune. Derudover medfører kravet, at hvis man skal følge generelle anvisninger på højde og dybde Ordregiver ændrer formuleringen heraf, således et omklædningsskab skal indeholde 3 rum og skabet dermed i alt skal have en minimumskapacitet på 0,8 m3. 6
for skabe til professionelt brug, så skal skabet være uhensigtsmæssigt bredt. Det kan betyde, at skabenes låger ikke kan åbnes i omklædningsrummet, og skabet reelt ikke kan fungerer i praksis. Kravene indikerer, at man har ønsket, at ét fag skal indeholde 3-6 skabe, samt at ét fag skal rumme en minimums kapacitet 0,8 m3. Således kan der tilbydes standardskabe. Alle krav overholdes, og skabet kan fungere i praksis. Jeg beder jer bekræfte, at det er faget som skal rumme en minimums kapacitet 0,8 m3? 09.11.2016 Position 1 og position 2 under fanen personopmærket. Ordregiver har ændret estimeret forbrug i stk. fra henholdsvis 1030 og 1000 til 500 og 500. Men beregningen i dokumentet er ikke ændret. Kan det bekræftes at antallet skal være 500 og 500? Det kan bekræftes at der i positionsnummer 1 og 2 er et estimeret forbrug pr. stk. på 500 på hvert postionsnummer. Tilbudslisten er blevet tilrettet således beregningen nu bliver korrekt. Såfremt tilbudsgivere har udfyldt tilbudslisten, accepteres det at tilbudsgiver blot ændrer i formlen i de to positioner, således at formlen bliver korrekt og tilbudsgiver dermed undgår at skulle udfylde tilbudslisten på ny. 09.11.2016 Kan Randers Kommune bekræfte, at seneste ændring i tilbudslisten (08.11.16) udelukkende drejer sig om fane 4 Reoler og skabe position A? Ændringerne foretaget d. 08.11.16 vedrørte fane 4 Reoler og skabe position A. Der er tilrettet i udbudsbetingelserne som følge heraf. Ændringerne findes i tidsplanen, hvor datoerne er blevet ændret og tilbudsfristen er blevet forlænget. Der er indkommet spørgsmål d. 09.11.16 om formler i tilbudslistens fane 3, position 1 og 2, se ovenstående. 7
Referat informationsmøde 03.10.17 Spørgsmål/kommentar leverandør Ordregivers kommentar I forbindelse med udfyldelsen af ESPD et må der gerne udfyldes separat referenceliste (ikke et krav) der skal blot være et elektronisk og en fysisk version. Certifikater skal ikke medsendes, men må gerne. Yderligere information Vær varsom i forbindelse med at medsende ekstra info der er en lav tærskel for hvornår noget skal tolkes som et forbehold. Ønskes ESPD i xml eller pdf. Xml Pdf fjernes fra udbudsmaterialet. Vi har tilmeldt os infomail, så vi får besked om ændringer på hjemmesiden men det virker ikke. Tilbudslisten hvordan skal vejledende farver tolkes? Livscyklusomkostninger det vil påvirke prisen, hvis der er mange farver. Der vil ligge tøj på hylderne som er ubrugt. Der vil blive udvalgt endelige farver (2-3) Der vil udvælges 2-3 farver. It-afdelingen er sat på sagen. Der ændres i tilbudslisten, således at vejledende farver fjernes og i stedet skal tilbudsgiver angive hvilke standard farver produktet findes i. 8
Hvordan forventer ordregiver at livscyklusomkostninger skal beregnes skal det beregnes i forhold til leverandørens omkostninger eller ordregivers? Derudover kan det være svært at beregne livscyklusomkostninger, når puljerne må blandes. Udbudsmaterialet tilpasses således at livscyklusomkostninger udgår. T-shirt halve ærmer er ikke standard, ønsker ordregiver at der skal være halve ærmer. Der ønskes en normering af medarbejdere hvor stor en del er terapeuter osv. I tilbudslisten position nr. 1.7 er sammensætningen anderledes en ved øvrige, er det med vilje? Vil ordregiver definere funktionspolo. I tilbudslisten står der gerne krav til strækbart stof. Hvordan vil dette vurderes? I tilbudslisten har ordregiver stillet krav om brystlomme med lukning ved nogle produkter og ikke ved andre, er det med vilje? Vil den samlede tilbudssum udregnes på baggrund af enkeltstående priser eller ganges stk. prisen ud med det estimerede forbrug (stk. antal) I tilbudslisten er der ikke angivet at køkkenfolk skal have bukser er dette en fejl? I forbindelse med tilbudslisten er der i position nr. 6 ved overtøj, angivet et ønske om regnbukser. Ordregiver fastholder kravet om t-shirts med halve ærmer. Tilbudslisten tilpasses således der angives statistik stk. ved de forskellige produkter. Der gøres opmærksom på at det er et vejledende antal og at ordregiver ikke er bundet af dette. Tilbudslisten tilpasses således at sammensætningen ændres. Funktionspolo udgår og erstattes af en busseronne. Tilbudslisten tilpasses således at der ikke står gerne strækbart stof, men i stedet strækbart stof. Tilbudslisten tilrettes således, der ikke er krav til lukning i brystlomme. Tilbudssummen beregnes på baggrund af stk. pris ganget ud på det estimerede stk. antal. Køkkenpersonalet benytter sig af bukser fra plejepuljen. Dette er indregnet i statistikken. Der er tale om regnbukser. 9
Er det decideret regnbukser eller overtræksbukser. Hvordan definerer ordregiver reoler skal de være lukkede eller åbne. I kontrakten står kontraktperioden angivet forkert. Ordregiver ønsker åbne reoler. Kontrakten tilrettes. I kontrakten står der at den områdeansvarlige skal være til stede under alle opmålinger. Er dette korrekt? Hvordan skal medarbejderne skifte beholdning? De angivne adresser er disse alle adresser der skal leveres puljetøj til? Hvad mener I med et ressourcestyringssystem? Forventes det at vareprøver skal leveres i alle farver? Er det korrekt at vareprøver er angivet med X i tilbudslisten? Vægtningen af vareprøver, hvorledes kan dette vurderes i forhold til de produkter der ikke er vareprøver på? Ja, det er korrekt. Det skal dog præciseres at det kun gælder de indledende opmålinger og ikke ved hver ny medarbejder der kommer til. Efter forskrifterne for gældende lovgivning. På nuværende tidspunkt vil alle adresser være omfattet af puljeordningen. Der kan dog komme af- og tilgang. Ordregiver forventer at tilbudsgiver kan leverer et system, således der er overblik over beklædningen. Det kunne eksempelvis være, hvem der har bestilt det (medarbejder data). Mulighed for at regulere i beholdning (antal og størrelser). Nej, en farve er tilstrækkelig. Ja Ved vareprøvevurderingen vægtes på samme kriterier som der skal indeholdes i beskrivelsen af andre produkter i materialet, som ikke leveres vareprøver på. 10
Høring Beklædning til områdecentrene Antal bud pr. positionsnumre - Er det tilladt at byde med flere produkter pr. positionsnumre? o Ja dog skal prisen være ens. - Skal alle produkter indeholde samtlige krav / minimumskrav? o Minimumskravene revideres - alle minimumskrav skal opfyldes. Krav / Minimumskrav - I tilbudslisterne skriver I minimumskrav til Plejen og Køkken, hvor tilbudslisterne til Overtøj og Reol blot er krav. Er det tænkt at disse, er krav til produkterne eller vejledende ønsker til produkterne? Vil I venligst præcisere denne kolonne? o Kravene til reolerne er minimumskrav. o Kravene til overtøj er ligeledes minimumskrav. - Under krav/minimumskrav skriver i mange forskellige kvaliteter, sammensætningen af disse kvaliteter findes ikke på markedet. Kan vi tilbyde forskellige produkter pr. position der hver især indeholder enkelte kvaliteter fra kravene? o Der vil ske en revidering af kravene. Farvevalg - Er det minimumskrav, at produkterne findes i alle farver eller blot at vores sortiment holder os inden for de beskrevne farver? o Sortimentet skal indeholde farverne. Dog vil der blive udvalgt basisfarver. Valg af modeller - På t-shirt har I valgt unisex t-shirts, men for at tilgodese alle medarbejdere anbefaler vi at I tilføjer lady t-shirts, da størstedelen af medarbejderne er kvinder. Er det korrekt, at I ønsker unisex t-shirts på positions-nummer 1.1 og 1.2? o Taget til overvejelse. Svar i forbindelse med høring kan ikke betragtes som bindende for ordregiver. 11