Referat Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. november 2012, kl. 16.00 i beboerlokalerne Oasen, Strandmarksvej 18, 1.sal, Hvidovre Til stede: Christian Thode, Marianne Salomonsen, Beth Hørsted, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Finn Gerdes Afbud: Bent Møller Knudsen, Susanne Brixum, Michael Støckel Medarbejder udpeget observatør: Fra KAB: Richard Taube Annette Birkov, Per Hansen Fra Revisionen: Pia Søndergård, Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse Sager til behandling... 3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. september 2012... 3 2. Fortroligt referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. september 2012... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 4 5. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 6 6. Godkendelse af regnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionspåtegning... 6 1/20
7. Budget for 4000-3... 7 8. Beretning... 8 9. Friheden I Helhedsplan... 8 10. Difference i nettohusleje afdeling Friheden I... 11 11. Lille Friheden lån fra arbejdskapital til terrassehaver/franske altaner... 12 12. Bestyrelseshonorar 2012/13... 13 Sager til orientering... 14 13. Selskabets økonomiske situation... 14 14. Langhusene administrationssystem... 15 15. Langhusene skema C, 1 års eftersyn og varsel om påbud.... 16 16. Vedtægter... 17 17. Bofællesskab... 18 18. Ejendomskontorets virke... 18 19. Nyt fra afdelingerne... 19 20. Beboerklagenævnssager... 20 21. Kommende møder... 20 22. Eventuelt... 20 Bilag 1: Revisionsprotokolsider... 3 Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber... 7 Bilag 3: Driftsbudget for 2013-2014... 7 Bilag 4: Årsberetning... 8 Bilag 5: Ansøgning Skema A til Hvidover Kommune... 10 Bilag 6: Landsbyggefondens budgetark... 10 Bilag 7: KAB s finansieringsbudget... 10 Bilag 8: Oversigt over 14 boliger med difference i nettohuslejen.... 12 Bilag 9: Skrivelse fra Hvidovre Kommune, dateret den 3. september 2012... 17 Bilag 10: KAB s skrivelse til Scandi Byg, dateret den 20. september 2012... 17 Bilag 11: Skrivelse fra Hvidovre Kommune, dateret den 17. september 2012... 17 Bilag 12: KAB s skrivelse, dateret den 4. oktober 2012... 17 Bilag 13: Vedtægter for... 17 Bilag 14: Oversigt over beboerklagenævnssager.... 20 2/20
Sager til behandling 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. september 2012 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 11. september 2012 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 27. september 2012. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Fortroligt referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. september 2012 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmøde den 11. september 2012 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 27. september 2012. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen. Bilag 1: Revisionsprotokolsider at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Ansvarsprotokollat udsendes hvert fjerde år. Revisionsprotokollaterne blev gennemgået af revisor og efterfølgende taget til efterretning af organisationsbestyrelsen. 3/20
4. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Friheden VI Marianne Salomonsen, næstformand 2013 Friheden I Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Friheden VI Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Friheden I Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden VI Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Jævnfør vedtægterne er Richard Taube udpeget af medarbejderne som observatør til organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kommunen har godkendt den kommende ændring af vinduerne i Langhusene Kommunen har godkendt det nye beslag til brandåbninger i Langhusene, men kommunen er alligevel forpligtet til at fremsende det varslede endelige påbud. Kommunen har dog tilbudt at sætte fristen for udbedring, således at levering, installation og varsling af beboere kan overholdes. Teknisk forvaltning har til Scandi Byg fremsendt følgende vedrørende vinduernes beslag: Teknisk Forvaltning, Hvidovre Kommune foretog den 1. november2012 aftalt tilsyn sammen med Daina Handberg, Scandic Byg, Naheem Nawaz og Kjeld Christensen, Dominia, A/s og Elo Mølgaard Krone Vinduer på ejendommen Rovsinggade 63. Det blev konstateret, at vinduerne var forsynet med 2 redningsstop, som kunne fastholde det enkelte vindue i 2 positioner. Ved 1. stop fast- 4/20
holdes vinduet med en fri åbning på ca. 20 cm, og ved 2. stop fastholdes vinduet med en fri åbning på 60 cm. Vinduet kunne let og uhindret åbnes til 1. stop. Ved åbning til 2.stop var det alene vægten af vinduet, der skulle overvindes i modsætning til installerede vinduer i boligbebyggelsen på Mellemvangsvej 1 m.fl. i Hvidovre Kommune, hvor friktionen, for fastholdelse af vinduerne i åben stilling (60 cm), også skulle overvindes. Den nye vinduesløsning på ejendommen Rovsinggade 63 er efterfølgende blevet drøftet med viceberedskabschef Peter Dræbye, Hvidovre Kommune. Vi har på baggrund af drøftelsen godkendt den viste vinduesløsning med 2 redningsstop, under hensyn til at vinduet let og uhindret kan åbnes til 1. stop, hvorved der er mulighed for at gøre anskrig, (give sig til kende) og under hensyn til, at vinduet nu kan åbnes til 2. stop uden "ekstra friktion". Den i Rovsinggade 63 viste vinduesløsning kan derfor anvendes i boligbebyggelsen Mellemvangsvej 1 m.fl., 2650 Hvidovre. Elo Mølgaard Krone Vinduer er telefonisk blevet orienteret om sagens stade. Plantning af træer i rabat på Dybenskærvej ved Langhusene Der er nu som aftalt plantet tre birketræer i rabatten på Dybenskærvej til erstatning af de træer, der blev fjernet ved ændringen af tilkørslen til Mellemvangsvej. Fra årsskiftet kan KAB tilbyde gældsrådgivning til alle beboere i KAB-fællesskabet, der er kommet bagud med huslejen I mere end et år har KAB nu kørt et forsøg med gældsrådgivning i København og Furesø Kommuner. Det har givet gode resultater, hvor 29 fogedudsættelser er blevet opgivet, og mere end 200 husstande har fået en grundig budgetrådgivning. Med en ekstra bevilling på 4,28 mio. kr. fra Ministeriet for By- Bolig og Landdistrikter kan projektet fra 1. januar 2013 udvides til at gælde i alle de kommuner, hvor KAB administrerer boliger. Med den nye bevilling kan KAB tilbyde rådgivning til alle 35 boligorganisationer i KABfællesskabet, og kan derigennem medvirke til at forebygge den sociale katastrofe, det er, når man pludselig står uden hjem, og mister det vigtigste holdepunkt i sit liv. I alt har Ministeriet bevilget 40 mio. kr. til yderligere gældsrådgivning til 13 projekter fordelt rundt i hele landet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5/20
Sager til beslutning 6. Godkendelse af regnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionspåtegning Som bilag vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 19.043.323 kr. og slutter med et overskud på 787.469 kr., der henlægges til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 51.484.238 kr., heraf er dispositionsfonden på 47.517.294 kr. og arbejdskapitalen på 3.966.944 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 6.396.677 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 3.840.221 kr. Sideaktivitet Status balancerer med 126.723 kr. 4004-2 Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med 65.403.903 kr. og slutter med et overskud på 2.393.350 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 2.759.107 kr. Status balancerer med 194.129.181 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 5.869.645 kr. og slutter med et overskud på 449.909 kr., der overføres til resultatkontoen, hvor tidligere års underskud nedbringes, således at ny saldo er et overskud på 287.914 kr. Status balancerer med 53.792.834 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.892.978 kr. og slutter med et overskud på 136.832 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 229.764 kr. 6/20
Status balancerer med 17.352.920 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.444.660 kr. og slutter med et overskud på 74.894 kr., der overføres til resultatkontoen, hvorefter saldoen er 417.988 kr. Status balancerer med 114.209.099 kr. Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2011/2012 og tager revisionspåtegningerne til efterretning. Der blev stillet spørgsmål til layoutet. Hvad har organisationsbestyrelsen besluttet vedrørende det blå banner øverst på alle sider? Annette Birkov undersøger ved gennemgang af gamle referater. Der blev spurgt til udgiften på 12.187 kr. til konsulentbistand afholdt af Boligselskabet. Efter mødet er det undersøgt, og udgiften er til Advokatfirmaet Energi og Miljø for deres bistand i forbindelse med ny kontrakt vedrørende spids- og reservelastcentralen. Afdelingsregnskaberne, der blev godkendt på afdelingsmødet den 14. november 2012, blev efter gennemgang godkendt af organisationsbestyrelsen. 7. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2013-30. juni 2014 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 16.879.000 kr. og slutter med en budgetreserve på 92.000 kr. 4011-6 Langhusene indgår for første gang i hele budgetåret. Afdelingen betaler et lavere administrationsbidrag til KAB svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdelingen til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision og henlæggelse til arbejdskapitalen. Da maksimumbeløbet for indbetaling til dispositionsfonden er nået, behøver afdelingerne ikke længere betale til dette. Derfor er der ingen indbetaling i budgettet til dispositionsfonden, og dette godkender organisationsbestyrelsen samtidig med godkendelse af budgettet. Bilag 3: Driftsbudget for 2013-2014 7/20
at organisationsbestyrelsen godkender budget 2013-2014 for. Organisationsbestyrelsen godkendte budget 2013-2014 for. 8. Beretning Som bilag vedlægges årsberetningen, der aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 21. november 2012. Bilag 4: Årsberetning at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. Beretningen blev godkendt med bemærkningen om, at der skal ske opfølgning på Bostøtteprojektet. Beretningen udsendes til alle beboere. 9. Friheden I Helhedsplan Der er i juni 2012 gennemført besigtigelse med Landsbyggefonden af Friheden I. Besigtigelesen forløb planmæssigt, og ønsker fra Landsbyggefonden om yderligere undersøgelser og tiltag i forhold til miljøforhold er indarbejdet i revideret helhedsplan. De tekniske undersøgelser har bekræftet, at der er brug for etablering af ventilation og særlige forhold vedrørende afløbsinstallationer, som kan støttes af Landsbyggefonden. Endvidere støtter Landsbyggefonden nye tage, vinduer, opgangsdøre med elektronisk låsesystem og nye facader. Som ustøttede arbejder/ privat projekt er indarbejdet renovering af varmeanlæg, udskiftning af stigestrenge (brugsvand), nye el-tavler i boliger og lukning af skakter og etablering af Moloksystem. (Affaldssorterings anlæg der nedgraves i terræn) Der er indarbejdet forslag til indretning af den tidligere byggelegeplads til grøn oase, og derudover er der udarbejdet forslag til LAR-projekt (Lokal Afledning af Regnvand) og opgradering af udearealer. 8/20
Der har været en fin og intens dialog med Landsbyggefonden, men det har efterfølgende også været nødvendigt, at lave besparelser i forhold til det samlede projekt. Landbyggefondens udspil til finansiering og støtte var 410 mio. kr. til støttede arbejder, 90 mio. kr. til ustøttede arbejder, herudover opfordring til et privat projekt på 100 mio. kr., som omfatter arbejder, der kan indarbejdes, finansieret ved besparelser på henlæggelser og energibesparelser samt egen trækningsret som tidligere har godkendt. Alt i alt er det endt på støttede arbejder til ca. 413 mio. kr., ustøttede arbejder 92 mio. kr. og der er i privat projekt plads til ca. 141 mio. kr., som Landsbyggefonden har accepteret. Budget er i alt 646 mio. kr. Samlet giver det et fornuftigt huslejeniveau efter renovering for Friheden I på 849 kr. pr. m² med udgangspunkt i huslejeniveau 2011/12. I budgettet er ikke indarbejdet energibesparelser. Økonomi Det økonomiske overblik er opdelt i støttede arbejder og ustøttede arbejder samt privat projekt. Fordeling af arbejder er angivet i 1.000 kr. Støttede byggeskadearbejder Ustøttede arbejder privat projekt Samlet renoveringsbehov i alt Ydelser pr. år Støttede arbejder, 3,9 % (1.000 kr.) Ustøttede arbejder, 7 % (1.000 kr.) Privat projekt, 7 % (1.000 kr.) Samlet ydelse Svarende til ca. 118,52 kr./m 2 /år Svarende til en huslejestigning på 16,24% Huslejekonsekvens i kr./m 2 /år Nuværende husleje (2011/12) Ydelse efter helhedsplan Samlet husleje 412.813 kr. 92.299 kr. 140.897 kr. 646.009 kr. 16.100 kr. 4.137 kr. 6.158 kr. 26.395 kr. 730 kr. 118 kr. 849 kr. Finansieringen er opstillet på baggrund af Landsbyggefondens udspil til finansiering. I dette udspil indgår et kapitaldepot på 2 mio. kr., hvor hver part bidrager med 400.000 kr. (2/5-dels 9/20
løsning). Det betyder, at /Friheden I skal bidrage med 400.000 kr. Boligselskabet har tidligere godkendt 2,2 millioner kr. til helhedsplan og forundersøgelser mv. og på nuværende tidspunkt forventes det, at der er luft i budgettet så en meget stor del af kapitaldepoter også kan dækkes inden for rammen. Landsbyggefonden har tilkendegivet, at der kan opnås Driftsstøtte/Huslejestøtte svarende til 9.139.000 kr./år til de støttede arbejder. Støtten aftrappes efter gældende regler. Yderligere er der fælles puljetilskud på 23.400.000 kr. og fritagelse for indbetaling af G-indskud svarende til 4.200.000 kr. bidrager med 42.800.000 kr. i form af egen trækningsret fordelt til ustøttede arbejder og privat projekt og 6.500.000 kr. fra egen dispositionsfond. Helhedsplanen inkl. budget, finansiering og huslejekonsekvens er gennemgået og godkendt af følgegruppen og afdelingsbestyrelsen. Grundet tidspres er følgegruppen i den sidste fase (forhandlinger med Landsbyggefonden) ikke blevet inddraget/informeret i tilstrækkeligt omfang, hvilket KAB beklager. Skema A er fremsendt til Hvidovre Kommune. Ansøgningen skal behandles på kommunalbestyrelsesmødet den 27. november 2012. Der er derfor indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 22. november 2012, så afdelingen kan beslutte projektet inden godkendelse i Hvidovre Kommune. Landsbyggefonden har udmeldt, at det er meget vigtigt, at Skema A godkendes i år da fonden har midler i år, hvilket er meget positivt for Friheden I. Hvidovre Kommune har ligeledes været meget positive i forhold til behandling af ansøgningen. Bilag 5: Ansøgning Skema A til Hvidover Kommune Bilag 6: Landsbyggefondens budgetark Bilag 7: KAB s finansieringsbudget at organisationsbestyrelsen godkender Helhedsplanen for Friheden I inkl. budget, finansiering og huslejekonsekvens. Herunder, at selskabet bidrager med 42.800.000 kr. i egen trækningsret, 6.500.000 kr. fra dispositionsfonden og 400.000 kr. til kapitaldepot, som dækkes af allerede bevilgede 2.200.000 kr. fra dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen havde følgende bemærkninger til Helhedsplanen: Vigtigt med sociale klausuler for alle bydende også underentreprenører Vigtigt at de bydende forpligter sig til elever/lærlinge 10/20
Endvidere blev der stillet en del opklarende spørgsmål til indholdet af Helhedsplanen. Organisationsbestyrelsen godkendte Helhedsplanen for Friheden I med ovenstående indstillinger vedrørende finansiering. 10. Difference i nettohusleje afdeling Friheden I På baggrund af en beboerhenvendelse, om forskel i huslejen for hendes bolig sammenlignet med en tilsvarende bolig, er nettohuslejen for alle boliger i Friheden I blevet analyseret. Det viser sig at være korrekt, at der i ovennævnte tilfælde er forskel i nettohuslejen på trods af boligernes ens størrelse og beliggenhed (stuen, 1., 2. sal m.v.). Analysen viser endvidere, at det drejer sig om 14 boliger, der har en markant lavere leje end tilsvarende bolig. Den største difference er på 122,06 kr. pr. m² pr. år. Se vedlagte bilag. Ud over ovennævnte differencer ses der også mindre forskelle i nettohuslejen for boliger af samme størrelse og beliggenhed etagemæssigt, men forskellige steder i afdelingen eksempelvis boliger på 81 m² i Strandmarksgården og på Hvidovre Enghavevej. Årsagen til de store forskelle i nettohuslejen skal findes helt tilbage fra 1966, hvor en ny lov Lov om lejevurdering, blev vedtaget. Den betød, at alle boliger blev vurderet på ny under hensyntagen til boligens størrelse, alder, beliggenhed, kvalitet, udstyr, indretning og eventuelle øvrige forhold. Lejen blev vurderet af et Lejevurderingsråd nedsat af kommunen. Den nye leje blev indfaset over otte år. Et andet forhold, der gør sig gældende, er boliger til mindre bemidlede. Vi kan se, i enkelte af disse boliger, at lejen i samarbejde med kommunen er sat ned. Det drejer sig om tre ud af de ovennævnte 14 boliger. Med hensyn til de mindre forskelle i nettohuslejen for boliger på samme størrelse og etage, men med forskellig placering i afdelingen, skyldes forskellen, at afdelingen er opført i etaper og dermed har forskellig skæringsdato for byggeregnskab. Det vurdereres, at forskellen på de 14 boliger er så stor, at der bør ske en regulering. Da de mindre forskelle i huslejen, begrundet i opførelsestidspunktet, ikke rigtig giver mening i dag, bør det overvejes om, reguleringen skal omfatte alle boliger. Der ses følgende muligheder: Huslejen hæves ved genudlejning Huslejestigningen varsles med indfasning over eksempelvis tre år 11/20
Der gennemføres en helt ny lejeberegning for alle lejemål, eksempelvis, når renoveringen er gennemført. Bilag 8: Oversigt over 14 boliger med difference i nettohuslejen. at organisationsbestyrelsen beslutter, hvilken model til udligning af huslejedifferencer, der skal arbejdes videre med. Det blev fremført, at organisationsbestyrelsen for fem til syv år siden har behandlet problemstillingen med differencer i huslejen. Annette gennemgår referater syv år tilbage. Organisationsbestyrelsen besluttede, at huslejen for de 14 boliger med de største differencer skal reguleres ved genudlejning. Endvidere skal der foretages en ny lejeberegning for hele afdelingen. Organisationsbestyrelsen vil på baggrund af denne beregning tage stilling til, om der skal varsles ændringer i huslejen for alle beboere. 11. Lille Friheden lån fra arbejdskapital til terrassehaver/franske altaner Beboere i Lille Friheden har ønsket at få undersøgt muligheden for etablering af altandør til have, samt etablering af haveterrasse omkranset af hæk. Det drejer sig om beboerne i Lille Friheden nr. 4, 6 og 8, i stueetagen mod Gammel Køge Landevej. Projektet har via rådgiver Jonna B. Nielsen, opnået en principgodkendelse i Hvidovre Kommune, men skal konkretiseres yderligere for en endelig godkendelse i kommunen. I projektforløbet har beboerne i de tilsvarende lejligheder på 1. sal, udtalt ønske om at få udskiftet deres store vindue, som går fra gulv til loft, med en fransk altan, hvor gelænder sidder på indersiden af døren. Døren skal derfor kunne åbnes udad ved hjælp af fjernbetjent motor. 12 beboere i stuelejlighederne har udtrykt interesse for terrassehaver, mens 1-2 beboere på 1. sal har vist interesse for en fransk altan. Hvis 12 boliger får terrassehave og 10 boliger får fransk altan vil det samlede finansieringsbehov ifølge rådgiverens beregninger være 938.000kr. I prisen indgår 40.000 kr. pr. terrassehave og 28.000 kr. pr. fransk altan. Dertil kommer 78.000 kr. til rådgiverhonorar, 50.000 kr. til interne renter og 50.000 kr. til uforudsete udgifter. 12/20
Da afdelingen ikke har tilstrækkelig friværdi, er det ikke muligt at finansiere disse arbejder som kollektiv individuel råderet ved optagelse af et realkreditlån. Derfor søges projektet finansieret ved et 20-årigt lån fra boligselskabets arbejdskapital. Huslejestigning, som følge af lånoptagelse via boligselskabets arbejdskapital, vil for en altandør med tilhørende have udgøre ca. 200kr/måned. Derudover beregnes en huslejestigning for øget vedligehold på 100 kr. pr. måned. Huslejestigning som følge af lånoptagelse via arbejdskapitalen, vil for en fransk altan med motorstyret dør udgøre ca. 145 kr. pr. måned. Derudover beregnes en huslejestigning for øget vedligehold på 25 kr. pr. måned. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender projektet og finansiering via arbejdskapitalen skal projektet godkendes på et afdelingsmøde. Saldo på selskabets arbejdskapital er pr. 30. juni 2012 på 3.840.221 kr. (disponibel del) at organisationsbestyrelsen godkender, at der individuelt kan etableres henholdsvis terrassehaver og franske altaner i Lille Friheden samt at forbedringerne finansieres ved lån op til 938.000 kr. fra arbejdskapitalen. Lånet tilbagebetales over 20 år. Organisationsbestyrelsen godkendte, at Lille Friheden kan låne op til 938.000 kr. af arbejdskapitalen til etablering af haveterrasser og franske altaner. Dog med den bemærkning, at det ikke indbefatter etablering af hæk omkring terrassen. 12. Bestyrelseshonorar 2012/13 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2012. Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede års honorar fra 66.484 kr. til ca.72.690 kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden og de øvrige medlemmer hver modtager 8.077 kr. 13/20
Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Sager til orientering 13. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Tredje kvartal 2012 foreligger endnu ikke i sin endelige form. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,77 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,50. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/ afkastet 6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,49 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,60. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,38 %. 14/20
I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,86 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,60. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/ afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 28. sept. 2012 (kurs 100) Indre værdi 31. dec. 2011 fratrukket udlodning 15.923.712 101,17 104,39 SEB 16.763.164 102,51 105,17 Nykredit Port. 11.488.200 102,55 106,04 Indre værdi 28. sept. 2012 Ændring af indre værdi 3,22 %- point 2,66 %- point 3,49 %- point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de tre3 investeringsforeninger. For betød dette en indtægt på i alt 2.203.211 kr. har i juni 2012 indskudt 7,8 mio. kr. i Nykredit Portefølje, og der foretages løbende vurdering af, om der skal foretages yderligere investering. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Langhusene administrationssystem På baggrund af en forespørgsel fra Christian Thode på byggeudvalgsmødet den 8. september 2012, har Specialkundeenheden undersøgt mulighederne for brug af beboeropgavesystemet i AlmenBolig+ -afdelingerne. Baggrunden for brugen af beboeropgavesystemet er at sikre historikken på henvendelser for og fra det enkelte lejemål. Systemet er primært baseret på registrering af telefoniske henvendelser. Systemet er ligeledes primært udviklet til brug for personale ansat til ejendomsservice. 15/20
Administrationskonceptet i AlmenBolig+ -afdelingerne bygger på en digital administration og herunder en digital kommunikation mellem administration og lejer, og en digital kommunikation mellem afdelingsbestyrelse og lejer, der ligger allerede i det digitale kommunikations setup, at der er indbygget en historik. Set i lyset af det digitale administrationskoncept skal det afprøves, om beboeropgavesystemet er håndterbart og tilfører værdi i AlmenBolig+ -konceptet. I praksis vil det blive afprøvet i Langhusene efterhånden som ansvaret for den daglige drift overgår til afdelingsbestyrelsen i den næste tid. Specialkundeenheden vil i forbindelse med Langhusenes overgang til almindelig drift tage en løbende dialog med afdelingsbestyrelsen om brug af beboeropgavesystemet. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret, når der er indhøstet erfaringer med opgaveløsningen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Langhusene skema C, 1 års eftersyn og varsel om påbud. Ved brev dateret den 3. september 2012, der vedlægges som bilag 9, meddeler kommunen, at Kommunalbestyrelsen på sit møde den 28. august 2012 godkendte Skema C, med frist for fremsendelse af endeligt regnskab inkl. opgjorte reservationer til 31. marts 2013. Byggeudvalget afholdt møde den 8. oktober 2012 hvor sagsforløbet og enkelte punkter drøftedes, herunder Byggeskadefondens 1-års Eftersyn og brev fra Hvidovre Kommune vedrørende varsel om påbud efter byggeloven. Byggeudvalgets næste møde er endnu ikke berammet, men forventes i starten af februar 2013. På baggrund af Byggeskadefondens 1-års Eftersyn har KAB fremsendt reklamationsskrivelse til Scandi Byg, dateret den 20. september 2012, der vedlægges som bilag 10 og proceduren desangående pågår og byggeudvalget orienteres herom. Ved brev dateret den 17. september 2012, der vedlægges som bilag 11, fremsender kommunen varsel om påbud efter byggeloven, idet kommunens tilsyn ikke finder, at Bygningsreglementets krav til brandredningsåbning i stort vindue på 1. sal, opfyldes. Endeligt varsel er i skrivende stund ikke modtaget. Efter aftale med formanden fremsendte KAB på vegne af selskabet svarbrev dateret den 4. oktober 2012, der vedlægges som bilag 12. Der pågår en positiv 16/20
dialog med Scandi Byg, og det forventes, at problemet er løst inden for kort tid. Formandsskabet orienteres løbende om sagens udvikling. Bilag 9: Skrivelse fra Hvidovre Kommune, dateret den 3. september 2012 Bilag 10: KAB s skrivelse til Scandi Byg, dateret den 20. september 2012 Bilag 11: Skrivelse fra Hvidovre Kommune, dateret den 17. september 2012 Bilag 12: KAB s skrivelse, dateret den 4. oktober 2012 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Vedtægter I forbindelse med seneste vedtægtsændring vedtaget den 24. november 2010 skete der et udfald i teksten, da vedtægterne blev redigeret. 17, stk. 9 skulle have følgende formulering: Afdelingsbestyrelsen skal så vidt muligt forudgående orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. I de underskrevne vedtægter stopper teksten midt i ordet ledelsens og resten af sætningen mangler. Teksten er nu fuldført i vedtægterne og vedtægterne udsendes som bilag. Bilag 13: Vedtægter for at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17/20
17. Bofællesskab Formanden orienterede på seneste møde om en henvendelse fra Kit Claudi, social- og arbejdsmarkedsdirektør i Hvidovre Kommune. Henvendelsen drejede sig om kommunens ønske om etablering af et bofællesskab for psykisk udviklingshæmmede. Afdelingsbestyrelsen er positive overfor forslaget, men ønsker ikke bofællesskabet etableret i familieboligerne. De foreslår i stedet, at der inddrages fem ældreboliger og fem ungdomsboliger. Dialogen med Hvidovre Kommune er sat på pause, idet Kit Claudi ikke længere er ansat. Kommunen har dog tilkendegivet, at de fortsat er interesseret i at etablere et bofællesskab for psykisk udviklingshæmmede og vil vende tilbage. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Ejendomskontorets virke Lasse Ørnbjerg, 24 år er pr. 8. oktober 2012 ansat som ejendomsserviceteknikerelev. Elevtiden er 2 år og 9 måneder, idet Lasse har bestået grundforløbet. Det meste af tiden er Lasse i praktik i Friheden I, VI og Lille Friheden, men praktikken afbrydes af ophold på teknisk skole. Per Hansen er pr. 1. november 2012 ansat som ny driftschef. Per er 46 år og kommer fra en tilsvarende stilling i et andet boligselskab. Alliance+ vandt rengøringsudbuddet med en pris, der reducerer udgifterne med ca. 48 %. De overtog opgaven med rengøring i Friheden I, VI og Lille Friheden pr. 1. oktober 2012 (vaskerierne pr. 1. december 2012) og er aktuelt i gang med hovedrengøring. Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at det rådgivende firma Dansk Rengøringsservice skal kontrollere, at Alliance+ leverer de ydelser og i den kvalitet, som er beskrevet i udbuddet. Ejendomskontorets medarbejdere fører ligeledes løbende kontrol. I lighed med tidligere år modtager ejendomskontoret rigtig mange henvendelser fra beboerne i forbindelse med fyringssæsonens opstart op i mod 30 henvendelser om dagen. Beboerne oplever, at de enten ingen varme kan få på radiatoren, eller at radiatoren varmer hele tiden. Det skyldes at en lille stift i radiatorventilen gror fast i løbet af sommeren, hvor radiatoren ikke er i brug. 18/20
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev fremført kritik af det udførte arbejde i den nye rengøringsaftale. Fra ejendomskontoret blev oplyst, at basisrengøringen (den ugentlige) nogle steder har nogle mangler, men ikke mere end det forventes, at det bliver rettet op. Hovedrengøringen har ikke levet op til forventningerne, og flere forhold skal gøres om. Der er truffet aftale med et rådgivende firma om kvalitetssikring af rengøringen. Der blev spurgt til, om rengøringsmedarbejderne arbejder under dansk overenskomst, og administrationen oplyste, at dette var en del af udbudskravene. Endvidere blev der oplyst om de påsatte brande ved henholdsvis ejendomskontoret og i storskraldsgården. Brandene er politianmeldt, men gerningsmændene er ikke fundet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Nyt fra afdelingerne Friheden I Der er nedsat et garageudvalg bestående af beboere, der lejer garager samt afdelingsbestyrelsesformanden og fungerende driftschef. Udvalget arbejder med ønsker for renovering og aktuelt indhentes tilbud på de forskellige arbejder. Herefter skal indstilles til afdelingsbestyrelsen, hvilke arbejder der ønskes iværksat. Afdelingsbestyrelsen skal herefter træffe beslutning om arbejderne skal igangsættes, hvordan de skal finansieres og om der skal ske en lejeforhøjelse. Friheden VI Elektronisk låsesystem vil blive etableret samtidig med Friheden I. Denne opgave er nu en del af helhedsplanen. Rådgiveren har udarbejdet et budget for udskiftning af døre i nr. 16 og 18. Det vil koste 426.000 kr., hvilket anses for meget bekosteligt. Rådgiveren er blevet bedt om at vurdere muligheden for og prisen på en renovering af de eksisterende døre. Nærpolitiet har opsagt lejeaftalen til udgangen af marts 2013 Afdelingsbestyrelsen har besluttet at inddrage en del af lokalerne med Lokal TV for at opnå et større og dermed med mere attraktivt lokale til genudlejning. Enkelte interesserede lejere har henvendt sig, men der bliver nu annonceret for at få flere at vælge imellem. 19/20
Lille Friheden Der er budgetteret med overdækning af affaldsøer. De indhentede tilbud medfører en pris på 215.000 kr. + moms. Når byggetilladelsen haves, påbegyndes arbejdet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Garagerenovering er i udbud, og budgettet er på 700.000 kr. Når resultatet kendes, skal det behandles af udvalget og afdelingsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2009-2012. Bilag 14: Oversigt over beboerklagenævnssager. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Kommende møder Forslag til næste organisationsbestyrelse i 2013: mandag den 18. marts 2013 Den foreslåede mødedato er ændret til onsdag den 20. marts 2013. 22. Eventuelt Der var intet at drøfte under dette punkt. 20/20