B oligsam arbejdet på Vestegnen Referat af: 16. marts 2016 Bestyrelsesmøde nr. 95 i BO-VEST Onsdag den 16. marts 2016 kl. 16.30 Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen Kim Corlin (medarbejdervalgt) Thomas Helasted (observatør) Afbud fra: Hugo Thuge, Kim Corlin (medarbejdervalgt) Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Under punkt 2: Martin Kristiansen, kommunikationsansvarlig Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden...2 2. Årsberetning 2015: Tekster til orientering samt godkendelse af forsidebillede...2 3. Budgetter: Udkast til budget 2017, prisblad 2017, samt langtidsbudget 2017-2019... 3 4. Indkøbs- og udbudsfunktion: Godkendelse af forslag...4 5. Effektivitet og trivsel i balance: Godkendelse af proces for effektivisering af driften... 7 6. Nyt digitalt synssystem: Godkendelse...9 7. Status på administrationsplatformen...10 8. Status på Handlingsprogram 2015-16...11 9. Forberedelse af repræsentantskabsmødet... 12 10. Evaluering af Kredskonferencerne... 14 11. Direktionens beretning... 14 Beboerkommunikation på byggesager... 15 Kredsvalg 2016...15 Momssagen...15 Prækvalifikationsansøgning for Albertslund Boligsociale Center (ABC)...16
BO-VES I Bestyrelsesmøde nr.95, 16. marts 2016 Indstillet til BL-udvalg...16 Rosende boligsocial omtale i DR nyheder...16 Lederuddannelse af ledere på ejendomskontorerne... 16 Nyt om navne...17 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 17 13. Punkter til næste møde... 17 14. Næste møde og kommende møder... 18 15. Eventuelt...18 Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Årsberetning 2015: Tekster til orientering samt godkendelse af forsidebillede Der manglede nogle få afdelingstekster ved udsendelsen af dagsordenen. De blev omdelt på mødet. Bestyrelsen godkendte et billede af AB Etagehusene som forsidebillede og tog AB s og VA s formandsberetninger samt Kort nyt om afdelingerne til efterretning. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender: Forsidebillede - at bestyrelsen tager følgende artikler til efterretning: AB s og VA s formandsberetninger Kort nyt om boligafdelingerne. Bestyrelsen skal på dette bestyrelsesmøde tage stilling stillir til administrationens forslag til forsidebillede. Forslag til forsidebillede fremlægges på mødet. 2
De økonomiske sider, herunder resultatopgørelse og økonomi-beretning, vil først være klar til bestyrelsesmøderne i de tre organisationer og BO-VEST i april. Bilag til orientering 2.1 AB s beretning 2.2 VA s beretning 2.3 Kort nyt om afdelingerne - eftersendes 3. Budgetter: Udkast til budget 2017, prisblad 2017, samt langtidsbudget 2017-2019 Budget Bestyrelsens kommentarer: Note 5: Bestyrelsen ønskede at få uddybet, hvorfor der er så store udsving i el, varme og indvendigt vedligehold i budget 2017 i forhold til budget 2016 og regnskab 2015. Der blev desuden spurgt, om der sker udbetaling af byggesagshonorar, efter at en byggesag er afsluttet. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at der ikke modtages honorar, når en byggesag er slut. Bestyrelsen andenbehandler budget 2017 på næste møde, herunder svaret på spørgsmålet til note 5. Prisblad Der blev omdelt en revideret udgave af prisbladet, dateret 16.3.2016. Behandlingen af prisbladet udskydes til næste møde. - bestyrelsen godkender udkast til budget 2017 for BO-VEST - bestyrelsen indstiller budget 2017 til repræsentantskabets godkendelse - bestyrelsen godkender prisbladet med tilhørende satser for 2017 Konsekvensen af ovenstående er, at - satser i prisbladet reguleres med 2 pct. i forhold til 2016 - grundbidraget der opkræves i de tre boligorganisationer stiger fra 3.750 kr. til 3.825 kr. pr. lejemålsenhed, svarende til en stigning på 75 kr. pr. lejemålsenhed (alle beløb er inkl. moms). Budget 2017 er udarbejdet på baggrund af regnskab 2015 samt kendte forhold i 2016 og 2017. Der er i budgetudarbejdelsen kun i begrænset omfang sammenlignet med budget 2016, idet der i 2016 sker væsentlige ændringer som følge af overgangen til Domea.dk-
BO-VES I Bestyrelsesmøde nr.95, 16. marts 2016 platformen. Disse forhold var der ikke taget højde for. Derudover er der i budget 2016 ikke taget højde for alle forhold vedr. BO-VESTs økonomi som følge af sparerunden i 2015. Budgettet for 2017 balancerer med i alt 57.140 t.kr. mod 54.799 t.kr. i budget 2016 og 56.901 t.kr. i regnskab 2015. Budgettet for 2017 balancerer med et overskud på 427.692 kr., som henlægges til arbejdskapitalen. Baggrunden herfor er, at der er behov for en styrkelse af BO-VESTs arbejdskapital til at imødegå udsving i de enkelte års regnskabsresultater, specielt set i lyset af, at ca. 18,4 pct. af indtjeningen kommer fra byggesagshonorarer. Der henvises til vedlagte notat for en uddybning af forudsætninger for budgettet samt en nærmere beskrivelse af budgettet. Bilag 3.1 Driftsbudget 1/1-31/12 2017 - eftersendes 3.3 Notat til Budget 2017 for BO-VEST 3.2 Prisblad 2017 - eftersendes 4. Indkøbs- og udbudsfunktion: Godkendelse af forslag Bestyrelsen anmodede administrationen om: - at fremlægge tal for den samlede omsætning på relevante konti for hermed at synliggøre besparelsespotentialet. - at undersøge erfaringerne fra tidligere indkøbsordninger. Bestyrelsen godkendte: - at der etableres en indkøbsfunktion i BO-VEST-regi som en sideaktivitet - at der i forbindelse med udbud af indkøb opkræves et gebyr hos de tilbudsgivere, der indgås kontrakter eller rammeaftaler med på 2 pct. af den omsætning kontrakten eller rammeaftalen har - at der gennemføres en evaluering af indkøbscentralen efter 2 å r- juni 2018 - at der halvårligt vil blive udarbejdet en status til bestyrelsen, første gang december 2016. - at der etableres en indkøbsfunktion i BO-VEST-regi som en sideaktivitet - at der i forbindelse med udbud af indkøb opkræves et gebyr hos de tilbudsgivere, der indgås kontrakter eller rammeaftaler med på 2 pct. af den omsætning kontrakten eller rammeaftalen har - at der gennemføres en evaluering af indkøbscentralen efter 2 år - juni 2018 - at der halvårligt vil blive udarbejdet en status til bestyrelsen, første gang december 2016. 4
I BO-VESTs Handlingsprogram 2015-2016 står der: "Etablering af en fælles udbuds- og indkøbsfunktion Hensigten med at starte arbejdet med en udbuds- og indkøbsfunktion er at opnå besparelser på indkøb af varer og tjenesteydelser i boligafdelingerne. I efteråret 2015 udarbejdes et oplæg til organisationsbestyrelserne med et forslag til, hvordan en fælles udbuds- og indkøbsfunktion kan etableres og finansieres. Denne indstilling er et svar på ovenstående opgave. Siden bestyrelsen og repræsentantskabet godkendte Handlingsprogram for 2015-2016, er der trådt en ny udbudsbekendtgørelse i kraft, hvor kravene til udbud er blevet skærpet og hvor tærskelværdierne for udbud er blevet betydelig lavere. Se vedlagte notat om den nye udbudslov. Bekendtgørelsen trådte i kraft 1. januar 2016 men er endnu ikke implementeret i BO-VEST, hvorfor det haster med at få etableret en funktion, der kan understøtte dette arbejde og samtidig være en sparring for ejendomskontorerne. Udbuds- og indkøbsfunktionen kan etableres på forskellig vis: 1. Funktionen kan indgå som en selvstændig afdeling i BO-VEST og finansieres via administrationsbidraget. Det vil alt andet lige betyde, at udgiften til funktionen vil blive lagt oven i administrationsbidraget. De samlede omkostninger til funktionen vil udgøre ca. 750.000 kr. svarende til ca. 72 kr. pr. lejemålsenhed. De indtægter funktionen skaber, vil påvirke afdelingernes økonomi i form af lavere priser på vare- og tjenesteydelser. 2. Funktionen finansieres ved et årligt driftstilskud fra de tre boligorganisationer i størrelsesordenen 250.000 kr. pr. organisation. 3. Funktionen kan etableres som en sideaktivitet efter bekendtgørelsens 27, hvoraf det fremgår, at: Boligorganisationen kan etablere en indkøbscentral Boligorganisationen kan opkræve et gebyr hos de tilbudsgivere der indgås kontrakter eller rammeaftaler med Gebyret udgør en nærmere fastsat andel af den omsætning, som de pågældende tilbudsgivere har i henhold til den kontrakt eller rammeaftale der indgås Gebyret må ikke i væsentligt omfang overstige boligorganisationens udgifter ved etableringen og driften af indkøbscentralen Etableringsudgifterne skal afskrives over højest 4 år Et eventuelt overskud i det enkelte regnskabsår udbetales forholdsmæssigt til de administrerede boligorganisationer der har trukket på kontrakten(erne) eller rammeaftalenerne). 5
Administrationen anbefaler mulighed 3, at funktionen etableres som en sideaktivitet. Det vil give mulighed for at få dækket omkostningerne til aktiviteten ved en gebyrindtægt fra de tilbudsgivere, der indgås aftaler med. Dermed vil aktiviteten ikke påvirke driftsøkonomien i BO-VEST. De afdelinger, der får glæde af aktiviteten, betaler, i form af at de ikke opnår den fulde besparelse ved udbuddet. Økonomi og Ressourcer Udgiften til udbuds- og indkøbsfunktionen forventes at udgøre: Direkte personaleomkostninger 600.000 kr. Øvrige driftsudgifter 150.000 kr. I alt 750.000 kr. Udgiften vil blive dækket af et gebyr i forbindelse med primært udbud af almindelig vedligeholdelse (konto 115 arbejder), ppv-arbejder (konto 116), trappevask og flyttelejligheder Erfaringen med udbud af arbejder i forbindelse med flyttelejligheder er, at det giver en besparelse i størrelsesordenen 25 til 40 pct. For trappevask er erfaringerne de samme. For udbud af de almindelige arbejder i afdelingerne er besparelser på min. 10 til 20 pct., ofte betydeligt mere. Fastsættes gebyret til 2 pct. af kontraktsummerne vil der årligt skulle udbydes og indgås aftaler for mellem 35 og 40 mio. kr., hvilket ikke er urealistisk. Tidsplan Såfremt bestyrelsen godkender indstillingen vil tidsplanen for den videre proces være: 2016: Marts Påbegyndelse af rekruttering af indkøber April Juni 3.kvartal Oktober December Organisationerne behandler oplæg om tilslutning til indkøbs- og udbuds funktionen Ansættelse af indkøber Indkøber starter Gennemførelse af 1 til 2 udbud, udarbejdelse af indkøbspolitik / indkøbsstrategi, herunder om samarbejdsrelationer og involvering af afdelingsbestyrelserne til bestyrelsen om indkøbspolitik / strategi til godkendelse Halvårlig status. Vurdering Det er administrationens vurdering, at afdelingerne vil kunne spare store beløb, ved at indkøb sker igennem en fælles indkøbs- og udbudsfunktion. 6
Som løsning anbefales, at udbud- og indkøbsfunktionen etableres som en sideaktivitet, da det vil betyde, at den ikke har indflydelse på BO-VESTs økonomi. Bilag 4. Om den nye udbudslov, notat 22 febr. 2016 5. Effektivitet og trivsel i balance: Godkendelse af proces for effektivisering af driften Bestyrelsen kommenterede følgende: - Det vil være interessant at kende den optimale afdelingsstørrelse mht. effektiv drift. - Man skal huske på, at renten har afgørende betydning for huslejeniveauet i forbindelse med renoveringer, dvs. huslejen påvirkes af forskellige parametre. Bestyrelsen godkendte: - At administrationens forslag vedrørende effektiv drift gennemgås på Boligpolitisk Forum den 27. april 2016 - At forslaget sætter rammen for den videre effektiviseringsproces. Bestyrelsen bad om, at der udarbejdes en tidsplan for effektiviseringsprojektet til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender: - At administrationens forslag vedr. effektiv drift gennemgås på Boligpolitisk Forum den 27. april 2016 - At forslaget sætter rammen for den videre effektiviseringsproces. Der har over det seneste gode års tid været fokus på behovet og potentialet for effektivisering af den almene sektor. Ofte har det været italesat ud fra en lurende trussel fra statsligt hold om kontante krav til effektivisering, men sat over for en oplevelse af, at vi egentlig gør det meget godt i den almene sektor, har det været vanskeligt for alvor at fastholde og konkretisere behovet og mulighederne. Det er BO-VESTs opfattelse, at det væsentlige for os ikke bør være truslen om eventuel lovregulering, men derimod vores allesammens pligt til at sikre, at vores beboere får mest muligt for pengene og ikke betaler mere end nødvendigt. Altså, at sikre huslejer, der er til at betale for alle - også for mennesker med lav indkomst. Der er effektiviseringspotentiale i hele BO-VEST. I administrationen ligger potentialerne primært i fortsat fokusering på at optimere løsningen af de daglige opgaver og på at sikre, at vi bruger vores huslejekroner rigtigt. Hertil kommer muligheden for at administrere flere boliger med den samme bemanding, der vil gøre det muligt at holde administrationsbidraget i ro, sådan som det har været tilfældet i de seneste år. 7
Effektiviseringspotentialet i organisationerne er yderst begrænset, da driftsøkonomien her er relativt begrænset, og afdækkes årligt ved budgetlægningen for organisationerne. Da der er meget lidt at hente, vil indsatsen i forhold til at skabe effektiviseringer ikke blive prioriteret der. Det største potentiale for effektivisering ligger i boligafdelingerne, og administrationen vil derfor nu igangsætte en større indsats for i samarbejde med afdelingsbestyrelser og medarbejdere at afdække det samlede effektiviseringspotentiale. Viden om effektiviseringspotentialet ligger både hos administrationen, driftsmedarbejderne og afdelingsbestyrelserne, hvorfor alle 3 grupper involveres i det videre arbejde. Dette skal samtidig skabe forståelse for og ejerskab til effektiviseringsindsatsen og sikre fortsat trivsel og gode forhold hos både medarbejdere, beboerdemokrater og naturligvis beboere. Direktøren og teknik- og driftschefen tager med start i 1. halvår på besøg hos samtlige afdelingsbestyrelser for sammen med dem at afdække effektiviseringspotentialet i den enkelte afdeling. På møderne præsenteres bestyrelserne for administrationens vurdering af effektiviseringspotentialet herunder brug af bench-mark med sammenlignelige afdelinger og præsentation af konkrete erfaringer fra andre boligorganisationer. Desuden præsenteres bestyrelserne forforskellige modellerfor realisering af potentialet, herunder fx forslag til sammenlægninger, driftsfællesskaber, samdrift, samarbejde, udbud af tjenesteydelser og varekøb, optimering af den daglige drift, mulighed for konkurrenceudsættelse m.v. Samtidigt er det tanken, at afdelingsbestyrelserne kommer med deres viden om potentialer og begrænsninger i.f.t. effektivisering i deres egen afdeling og forelægger idéer til samme for direktøren og teknik- og driftschefen. Parallelt hermed gennemføres lignende møder med driftspersonalet, så medarbejderne får en endnu større forståelse for effektiviseringsbehovet og -potentialet og samtidig får mulighed for at komme med deres idéer til mulige effektiviseringer. Målet med de mange møder er at etablere et samlet overblik over effektiviseringspotentialet, der skal munde ud i en effektiviseringsplan for den enkelte afdeling. Samtidig skal der etableres et idekatalog, som kan anvendes i det videre konkrete arbejde med effektivisering. Der nedsættelse et effektiviseringsudvalg med repræsentanter for både beboerdemokrater og medarbejdere, som løbende præsenteres for arbejdet med afdelingerne. Ligeledes afrapporteres der løbende til organisationsbestyrelserne og BO-VESTs bestyrelse, så de kan følge fremdriften i arbejdet. BO-VEST etablerer i løbet af april/maj måned en indkøbs- og udbudsfunktion, hvis det godkendes af bestyrelsen. Den skal understøtte og gennemføre udbud af køb af varer og tjenesteydelser. Erfaringerne herfra vil løbende indgå i effektiviseringsarbejdet i afdelingerne og administrationen. 8
Tidsplan Forår 2016: Start på besøgstur til alle afdelinger samt møderække med medarbejderne. 6. Nyt digitalt synssystem: Godkendelse Bestyrelsen ønskede at se et eksempel på en udskrift af synsrapporten. Bestyrelsen spurgte desuden, hvad den månedlige serviceafgift dækker, samt efter hvilket princip udgifterne til konverteringen fordeles. Administrationen vender tilbage med et svar på næste møde, hvor I syn tages op igen. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen beslutter at opsige aftalen med det nuværende synssystem (E-flyt) og der i stedet for indkøbes Uniks modul (Isyn). Det nuværende digitale synssystem E-flyt er indkøbt i juni måned 2012 fra Glostrup Boligselskab (TR-data). Systemet har været implementeret i de fleste afdelinger men har aldrig fungeret fuldt ud. Det betyder, at vi ikke har kunnet etablere ensartede forretningsgange i hele flowet omkring fra- og indflytninger. Systemet har vist sig, at have sine begrænsninger fx: Mangelfuld supportmuligheder fra leverandør (1 mands firma) Decentrale systemopdateringer med risiko for fejl Systemudvikling er begrænset, da de andre store kunder allerede er skiftet (FA09 og Vibo). Brugervanskeligheder generelt (kræver et avanceret excel-bruger niveau). Det foreslås derfor, at der i stedet indkøbes Isyn, som er vores boligadministrationssystem- leverandør Uniks synsmodul. Det leveres af deres datterselskab LogicMedia. Fordele: Kan håndtere både fra- og indflytning digitalt» Digitaliserede fejl- og mangellister Sammenhænge til alle centrale dele af Unik og således også i forhold til Domea.dks administrationsplatform Web-baseret indtastning - kræver generelle IT-færdigheder - ikke specifikke systemer. Nuværende data kan med hjælp fra Årstidernes Arkitekter konverteres over i Isyn, hvilket de også har udført for både FA09 og Vibo. Økonomi og ressourcer Konvertering af data kr. 92.000,00 9
Prisen er inkl. moms og vil omfatte alle afdelinger (minus Læhegnet og Robinielunden) med tilhørende lejemål. Systemet anvendes i afdelingerne, og udgiften fordeles ligeligt mellem alle tilknyttede afdelinger. Fremadrettet vil der være en månedlig serviceafgift på kr. 9.500,00. Til sammenligning er den månedlige udgift til E-Flyt kr. 1.344,00. Tidsplan Tidshorisonten for konvertering er under to måneder fra igangsætning til afslutning, så ved beslutning medio marts måned 2016 vil det være klar i forbindelse med de øvrige elementer i Domea-platformen. Relevans for strategien Systemet vil i den grad være medvirkende til at sikre det strategiske hovedspor om Sikker og ordentlig drift, idet man vil få digitaliseret alle dokumenter i forbindelse flyttesags-be- handlingen. Samtidig vil der også kunne viderebygges på systemet i forhold til en generel driftsoptimering med blandt andet: Opmåling af boliger og udearealer Opdatering af udlejningsmateriale Udbud af arbejder i forbindelse med flyttelejligheder Understøtte tiltagene omkring Effektiv Drift Optimering af PPV-planer (planlagt periodisk vedligehold) m.m. Vi vil vende tilbage med en præsentation af priser og anvendelsesmuligheder snarest muligt. Vurdering Det foreslåede system anvendes allerede af Domea.dk, 3B, AI2Bolig, m.fl. Det er således det foretrukne system blandt Uniks kunder. 7. Status på administrationsplatformen Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede, at seneste melding pr. 11. martser, attestkonverteringen er forløbet fornuftigt, så det ser ud til, at tidsplanen med start 1. juli 2016 holder. Bestyrelsen tog status til administrationsplatformen til efterretning. 10
Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager status på administrationsplatformen til efterretning. Projektlederne og styregruppen har modtaget seneste tilbagemelding fra arbejdsgrupperne den 11. februar 2016. Hovedkonklusionen er, at projektet er på sporet - alle arbejdsgrupper melder grøn. Den 17. februar er arbejdet med testkonverteringen sat i gang, med et fælles møde mellem alle involverede arbejdsgrupper. Igangsætningen var 1 uge forsinket, men der er sat tid nok af, så der fortsat kan meldes grøn. Den 11. marts skal arbejdsgrupperne melde tilbage om resultatet af arbejdet med testkonverteringerne. Domeas projektleder er i BO-VEST to til tre gange ugentligt for at bistå med arbejdet. Tilbagemeldingen den 11. marts vil danne grundlag for projektledernes indstilling om, hvorvidt den fælles administrationsplatform kan gå i luften den 1. juli. Løn- og HR- arbejdsgruppen er ikke med i testkonverteringen. Der har været afholdt møde med udbyderen af lønsystemet den 11. februar, hvor test og egentlig konvertering af lønsystemet blev aftalt. Intranet, ekstranet, hjemmeside: Der er afholdt flere møder i arbejdsgruppen og med projektlederne, og der arbejdes p.t. med analyse og design på hjemmesiden. Styregruppen skal præsenteres for en intranetløsning den 17. marts. Der er blevet præsenteret en ekstranetløsning for styregruppen. 8. Status på Handlingsprogram 2015-16 Bestyrelsen tog status på Handlingsprogram 2015-16 til efterretning. Forslag til emner til det nye handlingsprogram: Effektiv drift, Digitalisering af ressourceforbrug, vaskeriforbrug, dørtelefon mm. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager status på Handlingsprogram 2015-16 til efterretning. Repræsentantskabet vedtog på sit møde den 26. maj 2015 BO-VESTs Handlingsprogram for 2015-16. Alle aktiviteter, på nær et er igangsat. Flere af projekterne foregår som led i arbejdet med administrationsplatformen, der jo medfører effektivisering og udvikling specielt inden for økonomi, bolig og drift. 11
Administrationen anbefaler, at der udarbejdes et nyt Handlingsprogram 2016-17 og fremlægger et udkast på bestyrelsesmødet den 19. april. Bilag: 8.1 Handlingsprogram 2015-2016 8.2 Status på Handlingsprogram 2015-2016 9. Forberedelse af repræsentantskabsmødet Dagsorden Bestyrelsen godkendte følgende dagsorden - fremlæggere er nævnt i parentes. 1. Godkendelse af dagsorden. (Vinie Hansen) 2. Valg af dirigenter (Vinie Hansen) 3. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabet (dirigenter) 4. Valg af stemmetællere (dirigenter) 5. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. (Vinie Hansen) 6. Godkendelse af årsregnskab 2014. (Bent Frederiksen) 7. Godkendelse af budget for 2015 samt prisblad. (Bent Frederiksen) 8. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 9. Status på BO-VEST. (Ulrik Brock Hoffmeyer) 10. Godkendelse af Handlingsprogram 2015-16 for BO-VEST. (Dorthe Larsen) 11. Præsentation af Kursusprogram 2015-16. (Dorthe Larsen) 12. Valg af formand. (Dorthe Larsen) 13. Valg a f bestyrelsesmedlemmer. (Vinie Hansen) 14. Valg af suppleanter. (Vinie Hansen) 15. Valg af revisor. (Ulrik Brock Hoffmeyer) 16. Eventuelt. Forretningsorden Tages op på næste møde. Dirigenter Jens Ellesøe og Torben Saxtorph blev foreslået som dirigenter. Administrationen kontakter de foreslåede dirigentemner. Stemmetællere Der vælges en fra hver organisation. Revisor Administrationen indstiller til genvalg af revisor. 12
Valgene tages op på næste møde. - at bestyrelsen godkender den vedlagte dagsorden - at bestyrelsen beslutter, hvem der fremlægger de forskellige dagsordenspunkter - at bestyrelsen planlægger valgene - at bestyrelsen overvejer dirigenter og stemmetællere Dagsorden: Bestyrelsen skal på nuværende tidspunkt tage stilling til dagsordenens udformning (udkast til dagsorden er vedlagt) samt beslutte, hvem der tager sig af de enkelte punkter. Sidste frist for udsendelse af dagsorden er den 27. april. På repræsentantskabsmødet i 2013 blev det besluttet, at materialet til repræsentantskabsmødet leveres digitalt - dog kan medlemmer bede om at få tilsendt det på papir. Dette har fungeret uden problemer i både 2014 og 2015. Administrationen foreslår, at første udgave af dagsordenen ligesom sidste år sendes på papir til alle, og at de medlemmer, der ønsker at modtage dagsorden 2 inkl. alle bilag på papir, giver besked til administrationen. Det er tanken, at der i lighed med sidste år oprettes et "repræsentantskabsrum på hjemmesiden - med adgangskode, på samme måde som bestyrelsesrummet. Forretningsorden: Forretningsorden for repræsentantskabet er vedlagt. Det er administrationens vurdering, at der ikke er behov for ændringer. Valg: Følgende er på valg: - Formand Vinie Hansen - Bestyrelsesmedlemmerne Allan Nielsen, Biba Schwoon og Per Mogensen - Suppleanterne Torben Saxtorff (førstesuppleant) og Kurt Andersen (andensuppleant). Dirigenter og stemmetællere: På repræsentantskabsmødet i 2015 var Jens Ellesøe og Torben Saxtorff dirigenter, og hver organisation stillede en stemmetæller til rådighed. Bilag 9.1 Udkast til dagsorden for repræsentantskabsmøde 2016 9.2 Referat af repræsentantskabsmøde 2015 9.3 Forretningsorden for repræsentantskabet, godkendt 2015
10. Evaluering af Kredskonferencerne Kreds 2-konferencen Positive kommentarer med særlig ros til Hans Engel og Bent Madsen. Kreds 9-konferencen Det havde været en god konference med spændende oplæg; især havde Hans Engels foredrag været en positiv oplevelse. Oplægget om digitalt beboerdemokrati havde været mindre godt. Der var nogen kritik af, at konferencen holdes fredag/iørdag. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen evaluerer Kreds 2-konferencen, der blev afholdt den 29.-30. januar, og Kreds 9-konferencen, der blev afholdt den 4.-5. marts. I Kreds 2-konferencen den 29.-30. januar deltog to beboerdemokrater fra BO-VESTs afdelinger. I Kreds 9-konferencen d. 4. -5. marts deltog 40 beboerdemokrater fra BO-VESTs boligafdelinger. 11. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende: El-engrosmodellen 1. april 2016 træder nye regler i Elforsyningsloven i kraft (kaldet engrosmodellenj. De tre væsentligste ændringer er: - Kun én regning fremover. Har man valgt en anden elleverandør end leverandøren med forsyningspligt i et givet område, har man hidtil fået regninger fra både denne samt netselskabet (på Vestegnen DONG). Fra 1. april håndterer elselskaberne alt, og der vil kun komme én regning pr. måler. Al kontakt skal ske gennem elselskabet, også om nettekniske spørgsmål. - Forsyningspligten afskaffes. Hvis en lejer i dag ikke aktivt vælger et elselskab, bliver de automatisk tilmeldt forsyningspligtleverandøren. Dette ophører. Med de nye regler skal indflyttende lejere selv vælge og tilmelde sig til et elselskab. - Ejeren hæfter for lejerens forbrug, hvis aftale mangler. Hvis en lejer ikke har en aftale med et elselskab, hæfter ejendommens ejer. Det vil sige, at hvis en tilflytte nde lejer ikke tilmeldersig el, vil afdelingen blive el kunde på adressen. 14
Det samme gælder, hvis en aftale ophører i boperioden, eller lejer for tidligt opsiger aftalen (ejeren vil i så fald blive informeret). Det forventes, at nogle lejere vil medbringe deres eksisterende elaftale, og nogle vil selv tilmelde sig en leverandør, når de flytter ind hos BO-VEST. Men der er risiko for, at mange ikke vil gøre det. Spørgsmålet er, hvordan vi sikrer, at nye lejere tilmelder sig et elselskab, så det ikke er afdelingen, der bliver tilmeldt og hæfter. Da det er en hastesag, har ledelsen besluttet indtil videre at anvende en model, hvor nye lejere ved indflytningssyn eller nøgleudlevering udfylder en blanket, hvor de enten giver BO-VEST fuldmagt til at tilmelde lejeren til DONGs standardprodukt med det samme eller efter syv dage, hvis de ikke selv får valgt et andet elselskab. Vi har samarbejde med DONG omkring bl.a. byggesager og tomgangsboliger, og DONG har en flytteformular med procedure for eltilmelding Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beboerkommunikation på byggesager På bestyrelsesmødet den 3. februar godkendte bestyrelsen administrationens forslag til nyt koncept for beboerkommunikation på byggesager. Der blev på mødet forslået ændringer til folderen om beboerkommunikation, som her vedlægges i en revideret udgave. Kredsvalg 2016 Der er valg til 9. kreds den 6. april. Allan Nielsen genopstiller som næstformand og Per Mogensen stiller op som repræsentant. Til 2. kreds-valg den 13. april stiller Jørgen Fahlgren op som repræsentant. Momssagen BO-VEST har i 2014 anmodet SKAT om at kunne levere ydelser til AB, VA og Tranemosegård uden moms. En håndfuld andre organisationer, herunder Lejerbo og Boligkontoret Danmark har lavet tilsvarende anmodninger. Dette afviste SKAT med den begrundelse, at momsfritagelse af BO-VEST (og de øvrige) ville være konkurrenceforvridende. Imidlertid har nogle administrationsorganisationer allerede opnået denne momsfritagelse, så der er reelt set ikke lighed for loven og altså en ikke sikker retstilstand på området. BL har derfor besluttet at føre en sag for Landsskatteretten for at få prøvet retstilstanden. 15
BO-VEST Bestyrelsesmøde nr.95, 18. marts 2016 Da BO-VESTs sag er den bedst tilrettelagte og nemmeste at gå til, har BL spurgt BO-VEST og de øvrige selskaber, om BO-VESTs sag kunne anvendes som løftestang. Det har administrationen sagt ja til, og BL har således den 26. februar 2016 indbragt sagen for Landsskatteretten. Sagsomkostninger betales af BL. Prækvalifikationsansøgning for Albertslund Boligsociale Center (ABC) På organisationsbestyrelsesmøder i december 2015, godkendte AB s og VA s bestyrelser prækvalifikationsansøgningen for ABC, hvor der blev ansøgt om 16 mio. kr. Administrationen har nu fået svar fra Landsbyggefonden, og der er kommet tilsagn om prækvalifikation på 15 mio. kr. Arbejdet med den endelige boligsociale helhedsplan vil forløbe over de næste måneder og fremlægges for de berørte afdelingsbestyrelser og AB s og VA s organisationsbestyrelser efter sommerferien. Indstillet til BL-udvalg BL har indstillet til BL s bestyrelse, at der nedsættes et udvalg vedr. fælles opnotering i Københavnsområdet. Ulrik Brock Hoffmeyer blevet peget på som et af medlemmerne i dette udvalg, Bent Frederiksen er blevet peget på som medlem af BL s overenskomstudvalg. Rosende boligsocial omtale i DR nyheder Den 21. februar blev den del af Greve Nord Projektet, der omhandler særlig jobindsats for ægtefælleforsørgede kvinder af anden etnisk herkomst, rosende omtalt i DR s radioavis. Baggrunden var en undersøgelsesrapport fra Center for Boligsocial Udvikling, der har fulgt projektet. Undersøgelsen viser, at hele 58 % af de deltagende er kommet i job eller uddannelse. Projektet er foregået i tæt samarbejde med Greve Kommune. Lederuddannelse af ledere på ejendomskontorerne Den 26. januar blev lederuddannelsen for 60 ledere på ejendomskontorerne skudt i gang. Det skete med en kick off-dag for de ejendomsledere, -mestre og førstemænd med bl.a. oplæg af Ulrik Brock Hoffmeyer, Jeannette Pagh Schiller og en ekstern motivator. Den 29. januar var første undervisningsdag for ejendomslederholdet, ejendomsmesterholdet starter efter sommerferien og i begyndelsen af 2017 kommer turen til førstemændene. Gældsrådgiverne flyttet til ledelsessekretariatet De to gældsrådgivere er pr. 1. marts flyttet fra Bolig og HR til Ledelsessekretariatet. Begrundelsen er at knytte dem tættere til det boligsociale arbejde, der er forankret i Ledelsessekretariatet med Sara Matikainen som chef. Gældsrådgivernes arbejde fortsætter uændret. 16
Nyt om navne Tiltrædelser Afdelingerne: Steffan Hansen, ejendomsfunktionær, AB Syd, 1 febr. Anja Repstock, ejendomsmester, AB Syd, 1. febr. Torben Bladt Hansen, førstemand, AB Syd, 1. febr. Michael Panton, førstemand, 1. febr. Damgårdsarealet. René Byrgesen, ejendomsmester, Galgebakken, 7. marts Administrationen: Anne Gine Christiansen, sagsbehandler i Boliggruppen, 8. febr. Fratrædelser Afdelingerne: Rene Mortensen, ejendomsfunktionær, Askerød, 23. febr. Henrik Jensen, ejendomsfunktionær, Askerød, 23. febr. Susanne Kristensson, sekretær, Askerød, 3. marts. Michael Kristensen, ejendomsfunktionær, T13, 31. marts Administrationen: Karin Smidt, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 14. marts. Martin Olsen, driftsområdechef, Driftsafdelingen, 31. marts. Bilag 11. Beboerkommunikation på byggesager 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen drøfter eventuelle henvendelser. Der var ingen henvendelser ved udsendelse af dagsordenen. 13. Punkter til næste møde Bestyrelsen ønskede følgende punkter behandlet på næste møde: - Budget 2017 andenbehandles, herunder prisblad 2017 - Nyt digitalt synssystem - Digitalt beboerdemokrati - resultatet afhøringen og indholdet af den nye lovgivning på området. 17
Administrationen indstiller: - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 14. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Tirsdag den 19. april Bestyrelsesmøder i 2016 Mandag d. 25. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 19. april Torsdag d. 12. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Tirsdag d. 14. juni Tirsdag d. 6. september Onsdag d. 26. oktober Onsdag d. 14. december Boligpolitisk Forum 27. april 2016 Repræsentantskabsmøde 25. maj 2016 Folkemødetur 17. juni 2016 15. Eventuelt Intet.
Glostrup, den 16. marts 2016 Jørgen Fahlgren HugoThuge Kim Corlin