Referat af bestyrelsesmøde nr. 261 i E/F Søllerød Park, torsdag den 19. marts 2015 Til stede: Tom Bosarp, Kirsten Rud, Karin Clausen, Warny Munch, Thomas Worm Beate Warberg (referent) 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent - Beate 3) Eventuelt a) Bents udtræden af bestyrelsen b) E/F lejlighed 14-5 c) Møde i vaskeriet 8. marts evaluering d) YouSee/Karin e) Andet eventuelt 4) Balance for februar 2015 v/tom 5) Udkast til regnskab 2014/final saldobalance 6) Orientering fra Tom (emner der ikke er omfattet af udvalgsområderne) 7) Orientering fra udvalgene, herunder status på de opgaver der fremgår af oversigt vedlagt referat fra sidste bestyrelsesmøde. a) Beboerkontakt b) Økonomiudvalg c) Bygningsudvalg d) Grønne områder e) Aktivitetsudvalg f) IT/hjemmeside g) Ejendomsfunktionærer 8) Orientering fra midlertidige udvalg a) Vaskeri v/kirsten og Tom b) Fjernvarmeleverandør v/tom 9) Forberedelse GF se vedlagte opgaveliste eller dropbox. a) Orientering om administrators rolle b) Hvem tager Bents opgaver c) Udkast til budget 2015 d) Bestyrelsens forslag e) Udkast til beretning f) Indkomne forslag fra beboerne 10) Næste møde er aftalt til torsdag 16. april kl. 19.30.
Ad 1. Godkendelse af mødereferat Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg af referent Beate blev valgt som referent. Ad 3. Eventuelt a) Bents udtræden af bestyrelsen Warny træder ind i bestyrelsen i stedet for Bent. Der var enighed om, at der ikke er nogen grund til at udnævne næstformand, da titlen kun er en formalitet og ikke forbundet med andet, end at næstformanden træder i formandens sted ved møder, såfremt formanden ikke selv kan være til stede. Warny og Johnny har holdt møde med Bent om overdragelse af Bents opgaver. Den 20. marts holder Tom og Warny møde med Johnny om detaljerne for uddelegering af Bents opgaver. b) E/F lejlighed Thomas bekræftede, at indkomsten fra salg af ejerforeningens lejlighed vil blive kraftigt beskattet. Detaljerne for beskatningen vil Tom bede ejerforeningens revisor om at beregne. c) Møde 8. marts i vaskeriet Der var enighed om, at indkaldelsen ikke var informativ nok, og at det desværre gav nogen usikkerhed om, hvad der lå bag ved indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. d) YouSee/Karin Karin fortalte, at der nu er ressourcepersoner involveret i at gennemskue den nuværende aftale og evt. finde et alternativ. Gruppen holder sit første møde i næste uge. e) Andet evt. Intet at berette Ad 4. Balance for februar 2015 Da vi havde mange punkter på dagsordenen, herunder udkast til regnskab for 2014 og den kommende generalforsamling, var der enighed om at ikke at bruge tid på balancen for februar. Ad 5. Udkast til regnskab Tom orienterede kort om regnskabet. Ad 6 Orientering fra udvalg a) Beboerkontakt Der er modtaget skriftlig klage fra en beboer vedr. en nabos hund samt luftning af tæpper på svalegangen.
Der er modtaget klage fra en beboer vedr. en anden beboers varebil, som holder parkeret uretmæssigt. Der er modtaget klage fra en beboer over, at bestyrelsen vil etablere bænke og føre strøm til Stråhytten. Der er modtaget klage fra en beboer over, at bestyrelsen har iværksat fældning af træer langs Vangebovej, da beboerne dermed får udsyn til Vangebovej. b) Økonomiudvalg Tom berettede, at ca. 15-20 konti skal slettes, og at der i øvrigt skal ryddes meget op i kontoplanen. Når oprydningen er færdig, vil Tom lave en vejledning til inspektørerne, så kontering blive mere logisk og dermed nemmere at gøre korrekt. c) Bygningsudvalg Der arbejdes på at udbedre gulve i blok 12-9 pga. fugtskade. Warny er tovholder på sagen og kunne berette, at tidsplanen nu holder. Gulvet forventes at blive lagt i starten af april. Warny har forestået oprydning i administrationen af parkeringspladser det seneste år, og resultatet er håndgribeligt, idet indtægterne i leje er steget. Lejeindtægten var 13.000 højere i januar måned 2015 end tilsvarende måned sidste år. Inspektørernes baderum og toilet er nu istandsat og resultatet er rigtig flot. Ny forsikringsaftale med TopDanmark lægges snarest på hjemmesiden.. d) Det grønne udvalg/anlægsudvalg Træerne langs Vangebovej, som risikerer at kunne vælte ud over vejen i en storm, er ved at blive fældet. Det drejer sig om ca. 23 træer. Udvalget holdt havedag søndag den 15. marts. Alle tre inspektører deltog og var med til at lede og fordele opgaverne. Der var større fremmøde end nogensinde, og der blev arbejdet koncentreret med at rette stensætning, samle skrald i hegn og hæk, rense ud i grene langs Skodsborgvej mv. Det grønne udvalg overtager opgaverne med flisebelægning og asfalt, hvorfor udvalget fremover vil hedde Anlægsudvalget. e) Aktivitetsudvalg Beate kunne fortælle, at Søllerød Park Løbeklub starter med første løbetur på lørdag kl. 9 fra Stråhytten. Det bliver et meget uformelt forsøg på at se, om der er stemning for fællesløb. Bliver det en succes hen ad vejen, forventer Beate, at ressourcerne til at organisere løbeturene findes blandt løberne. Beate fortalte også, at det er aktivitetsudvalget plan for 2015 år at sætte større fokus på børns trivsel i parken. For at løfte den opgave er det nødvendigt at mobilisere flere forældre. Børneklubben har gjort et kæmpe arbejde i 2014, men to personer er ikke nok i længden der skal flere til at udtænke og organisere flere aktiviteter. f) IT/hjemmeside Intet at berette.
g) Ejendomsfunktionærerne Tom har holdt MUS-samtale med hver enkelt inspektør. Det fremgik klart af samtalerne, at de tre arbejder rigtig godt sammen som team. Tom vil følge op på samtalerne om et halvt år. Ad 7. Orientering fra midlertidige udvalg a) Vaskeriudvalg Projektet er godt i gang nu. Vores inspektør, Mikael Pedersen, er kommet med i projektet, da han har erfaring med gulve fra tidligere arbejde. Støbning og maling sættes snart i gang, og datoerne er annonceret på hjemmesiden, idet vaskeriet vil blive midlertidigt lukket. b) Varmeleverandør v/tom Intet nyt. Ad 8. Forberedelser til ordinær generalforsamling den 28. april 2015 Praktikken blev drøftet, ligesom der blev opnået enighed om budgettet og beretningen. Ad 9. Næste møde Næste møde aftalt til torsdag den 16. april kl. 19.30.
Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet Bygninger Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere 01-10-2014 Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) 03-11-2014 Nej Bygninger Nyt udvalg vedr. badeværelsesvindue ser på mulige alternative løsninger 11-11-2014 Nej Bygninger Præsentation for bestyrelsen af løsning på nye vaskemaskiner/istandsættelse af vaskeri 17-12-2014 Ja Bygninger Spuling og særlig gennemgang af nedløbsbrønde i blok 5, 11, 12, 13, 14 01-02-2015 Ja Bygninger Rensning af alle blokkes nedløbsbrønde 01-03-2015 Ja Bygninger Renovering af inspektørernes bad og toilet 15-03-2015 Ja Bygninger Renovering af toilet ved indgangen til vaskeriet 15-03-2015 Nej Bestyrelse TopDanmark police lægges på www.sollerodpark.dk/dokumenter 20-03-2015 Ja Bygninger Etablering af nye parkeringspladser i parken ved blok 3, 12, 13 og 14 20-03-2015 Ja Aktivitet Søllerød Parks Løbeklub løbestart ved stråhytten kl. 09.00 21-03-2015 Ja Bygninger Levering af nye kælderdøre 27-03-2015 Ja Anlæg Træer langs Vangebovej fældes pga. risiko for at vælte 01-04-2015 Nej Bestyrelse Afholdelse af ordinær generalforsamling i den store gymnastiksal på Vangeboskolen 28-04-2015 Nej IT YouSee-alternativer undersøges 01-05-2015 Nej Bygninger Maling af resterende garageporte (lange garager) 01-05-2015 Nej Anlæg Istandsættelse af stråhytten, deriblandt strømforsyning fra blok 15 01-05-2015 Nej Anlæg Vintersandkasse ved den store legeplads 01-05-2015 Nej Bygninger Navneskabe ved trapper laves om til informationstavler 01-06-2015 Nej Bygninger Etablering af klunsestation 01-06-2015 Nej