13-12-2010 14:11 Arbejdspladsvurdering Procedure Definitioner Arbejdspladsvurdering (APV) er en systematisk vurdering af arbejdsmiljøet med henblik på at identificere og fjerne, reducere eller informere om forhold i arbejdsmiljøet, der indebærer risiko for helbredsskader. APV omfatter: identifikation kortlægning risikovurdering prioritering plan for løsning løsning evaluering af løsning Risikoen for en helbredsskade er en kombination af, hvor alvorlig helbredsskade der er fare for, og sandsynligheden for at den indtræffer. Formål At: APV gennemføres på Kofoedsminde i henhold til gældende lovgivning, til kravene i Danske Regioners kvalitetsmodel for det sociale område og andre bestemmelser gældende for Kofoedsminde arbejdsmiljøforhold, der ikke lever op til gældende love og regler, eller på anden måde ikke er acceptable, bliver identificeret og ændret til acceptable forhold ansattes forslag til forbedring af arbejdsmiljøet registreres og bearbejdes systematisk med henblik på løbende forbedring af Kofoedsmindes arbejdsmiljø Gyldighedsområde Proceduren gælder for hele Kofoedsminde. Henvisninger Procedure for ledelsens evaluering Procedure for intern audit APV tjek- og registreringsskema APV planskema for lovpligtig opgave APV planskema for udviklingsopgave Risikovurdering af arbejdsmiljø på Kofoedsminde Tidsplan for APV på Kofoedsminde Region Sjællands APV - system 1
Fremgangsmåde Hvornår gennemføres APV: Der foretages APV af Kofoedsminde hvert andet år. Processen planlægges i en rulleplan, så APV ikke gennemføres samtidigt i alle afdelinger. Sikkerhedslederen udarbejder planen i samarbejde med arbejdsmiljøgrupperne og den godkendes af forstanderen. Der foretages herudover særlig APV når der sker væsentlige ændringer i arbejdsmiljøet. For eksempel når der sker væsentlige ændringer af arbejdsrutiner, når der etableres nye afdelinger og ved væsentlige ny - og ombygninger af arbejdslokaler. Der skal desuden gennemføres særlig APV for: arbejde med kemikalier gravides arbejdsmiljø skærmarbejde kræftrisiko arbejde med genmodificerede mikroorganismer biologiske virksomme, kemiske stoffer arbejdsbetinget sygefravær Hvis arbejdsprocessen som noget nyt rummer et af disse elementer, gennemføres ny arbejdspladsvurdering. Sker væsentlig ændring i arbejdsmiljøet som følge af en ledelsesbeslutning, er den leder, der træffer beslutningen, ansvarlig for at orientere arbejdsmiljøgrupper for personale, der berøres af ændringen. Det skal ske i så god tid, at APV kan gennemføres, og resultatet af vurderingen kan indgå i planlægning af ændringen i arbejdsmiljøet. Når ledelsen har orienteret arbejdsmiljøgruppen, er det arbejdsmiljøgruppens leders ansvar, at APV gennemføres i henhold til denne procedure. Bliver en arbejdsmiljøgruppe vidende om, at en medarbejder i arbejdsmiljøgruppens område er på arbejde i graviditets- eller ammeperiode, er det arbejdsmiljøgruppens ansvar, at der gennemføres APV af vedkommendes arbejdsmiljø. Det er teamlederens ansvar, at der gennemføres APV ved mistanke om, at forhøjet sygefravær skyldes arbejdsmiljøet. Arbejdspladsvurdering aftales i alle tilfælde med sikkerhedslederen. Hvordan gennemføres APV: Ordinær APV af hele Kofoedsminde Den samlede APV af Kofoedsminde foretages afdelingsvis og indledes med et møde mellem sikkerhedslederen og arbejdsmiljøgrupperne. På mødet præsenteres og drøftes processen, og APV- kortlægningen i afdelingerne planlægges. 2
Materialet, der skal anvendes til APV, gennemgås, og det aftales, hvornår identifikation og kortlægning af APV- opgaver i afdelingen foretages. APV- materialet skal omfatte: APV- proceduren, APV- tjek- og registreringsskema og APV- planskema oversigt over arbejdsskader og nærvedulykker i området oversigt over tidligere registrerede, men ikke løste, APV- opgaver statistik over sygefravær eventuelle aktuelle rapporter, påbud og vejledninger om området fra Arbejdstilsynet, BST og fra interne og eksterne audit Til støtte for processen kan yderligere anvendes for eksempel: Region Sjællands APV redskaber. Se her fx relevante arbejdsmiljøvejvisere fra Arbejdstilsynet og Branchearbejdsmiljøråd referater fra tidligere møder i for eksempel MED- udvalg eller lignende, hvor arbejdsmiljøproblemer er drøftet henvendelser fra afdelingens medarbejdere til arbejdsmiljøgruppen om arbejdsmiljøproblemer Arbejdsmiljøgruppen forbereder personalet i afdelingen på identifikation og kortlægning ved gennemgang af denne APV- procedure og nævnte APV- dokumenter. Det sker på et personalemøde, før identifikation og kortlægning af opgaver gennemføres. Identifikation, kortlægning og risikovurdering af APV- opgaver gennemføres af sikkerhedslederen i samarbejde med arbejdsmiljøgruppen for den pågældende afdeling eller det pågældende område og personalegruppen. Alle ansatte, der arbejder i området, skal deltage - også vikarer. Identifikation og kortlægning sker i forbindelse med et personalemøde: Først gennemgår sikkerhedslederen APV- procedure og dokumenter. Herefter interviewer sikkerhedslederen mødedeltagerne om eventuelle APV- opgaver. Ved interviewet gennemgås samtlige spørgsmål i APV- tjek- og registreringsskemaet. De opgaver, der herved identificeres, registrerer sikkerhedslederen i skemaet. Derefter gennemgår arbejdsmiljøgruppen og sikkerhedslederen hvert enkelt rum og dets funktioner i arbejdsmiljøgruppens område. Sikkerhedslederen anvender igen APV tjek- og registreringsskemaet til identifikation og registrering af samtlige opgaver. De rum der gennemgås, skal være i brug til de normale funktioner, så det kan vurderes, hvordan arbejdet foregår, og der er mulighed for at tale med medarbejdere, der normalt arbejder i rummet. Er det ikke tilfældet, skal pågældende medarbejdere høres om arbejdsmiljøet i den aktuelle arbejdsproces på anden vis. Herefter samles deltagerne i personalemødet igen. Alle identificerede opgaver gennemgås, og sikkerhedslederen sikrer, at alle APV- opgaver er registreret i APVtjek og registreringsskemaet. Der udfyldes altså kun en udgave af skemaet. APV- tjek- og registreringsskemaet Der skal tages stilling til alle spørgsmål i skemaet. 3
Marker med flueben eller kryds ud for hvert enkelt spørgsmål i APV -tjek- og registreringsskemaet, når spørgsmålet er drøftet, uanset, om der er opgaver i relation til spørgsmålet, eller ikke er det. Markeringen sker for at dokumentere, at alle spørgsmål er vurderet. Dato. Skriv, hvilken dato skemaet er udfyldt. Afdeling/arbejdsmiljøgruppe. Skriv her, hvilken afdeling, der er tale om, f. eks. Højbo I eller Lindebo og arbejdsmiljøgruppens og øvrige deltageres navne. Arbejdsmiljøgruppens underskrifter. Underskriv, når skemaet er udfyldt Hvor findes problemet konkret i området? Vær præcis, angiv både bygningen og rummet med numre eller anden beskrivelse, også, hvis der er tale om flere rum. Risikovurdering og prioritering Når alle identificerede opgaver er registreret i APV- tjek- og registreringsskemaet risikovurderes og prioriteres opgaverne og kategoriseringen af opgavernes risiko angives i skemaet. Er det en lovpligtig opgave eller en udviklingsopgave? Sikkerhedslederen registrerer i APV- tjek og registreringsskemaet ud for hver enkelt opgave, om opgaven er lovpligtig opgave eller ikke lovpligtig. Vurderes opgaven at være lovpligtig sættes kryds i ja - kolonnen. En opgave er lovpligtig, hvis der er tale om overtrædelse af gældende arbejdsmiljøregler, for eksempel, hvis der er ikke ubetydelig risiko for arbejdsskade. Er der ikke tale om en lovpligtig opgave, eller er der tale om et forslag til en udviklingsopgave, sættes kryds i nej - kolonnen. Er der tvivl om, hvorvidt en identificeret opgave er lovpligtig, sættes kryds i kolonnen Undersøges nærmere. Risikovurdering og prioritering Risikoen for en helbredsskade er en kombination af, hvor alvorlig helbredsskade, der er fare for og sandsynligheden for, at den indtræffer. Identificerede arbejdsforhold, der tidligere har ført til arbejdsskader i området, skal indgå i risikovurderingen. Se APV- dokumenterne. Antallet af personer, og den tid de udsættes for fare, har naturligvis stor indflydelse på risikoen for helbredsskade. Ved risikovurderingen og vurdering af, om et arbejdsmiljøforhold er lovstridigt, opdeles APV- opgaverne i fire kategorier: 1. Stor risiko det beskrevne forhold indebærer fare for alvorlig arbejdsskade, og har allerede, eller vil sikkert eller med stor sandsynlighed føre til arbejdsskade, hvis ikke det ændres. Det kan for eksempel være utilstrækkelig bemanding ved beboere, som er i krise, og i tidligere krisesituationer har været voldelige overfor personalet 2. Betydelig risiko det beskrevne forhold indebærer fare for alvorlig arbejdsskade, og vil sandsynligvis føre til arbejdsskade, hvis ikke det ændres. Det kan for eksempel være utilstrækkelig eller forkert omgang med en beboer, der normalt ikke er voldelig, men har en aktuel score på mere end 2 i Brøset Violence Checklist 3. Mindre, men ikke ubetydelig risiko det beskrevne forhold indebærer fare for arbejdsskade, og vil sandsynligvis føre til arbejdsskade, hvis ikke det ændres. Det kan for eksempel være 4
gentagne eller vedvarende stressoplevelser af ikke at nå vigtige behandlingsopgaver 4. Ubetydelig risiko - det beskrevne forhold indebærer risiko for en ubetydelig helbredspåvirkning eller fare for en mindre, midlertidig helbredsskade, som der er meget lille sandsynlighed for vil indtræffe. For eksempel, at en medarbejder udsættes for arbejdsskade som følge af, at et arbejdsrum er trist, fordi det trænger til maling. Opgavens kategori angives i APV tjek og registreringsskemaet og, hvis opgaven er en kategori 1-3 opgave registreres den i skemaet som Lovpligtig opgave. Er arbejdsmiljøgruppen og sikkerhedslederen i tvivl om risikovurderingen, anvender sikkerhedslederen mappen, Risikovurdering af arbejdsmiljø på Kofoedsminde til risikovurderingen. Kategori 1 opgaver, der indebærer størst risiko, har højeste prioritet, kategori 2 opgaver næsthøjeste og så videre. APV- planskemaet med mål og plan for de registrerede APV- opgaver Herefter udfylder arbejdsmiljøgruppen sammen med sikkerhedslederen et APVplanskema for hver registreret opgave. Start med at angive opgavens risikokategori i skemaet. Besvar derefter alle spørgsmål i skemaet udførligt, så planen for opgaven er præcis. Det skal være klart, hvilket mål opgaven har, hvordan opgaven skal udføres, hvem der udfører den og har ansvar for den, hvornår den skal være udført og, hvornår den skal evalueres. Hvis en endelig plan ikke kan aftales på mødet, noteres præcis aftale om snarest muligt tidspunkt og form for opfølgen af pågældende opgave i skemaet. Indtastning i Region Sjællands APV handlingsplan på regionens SafetyNet Når APV planskemaet er udfyldt indtaster arbejdsmiljøgruppen den aftalte plan i Region Sjællands APV handlingsplan, som findes på Regions Sjællands hjemmeside under Arbejdsmiljø, redskaber og APV - system. Kontrol Kontrol af gennemførelse APV- proceduren og APV- handlingsplanerne sker som led i intern audit. Særlig APV ved væsentlige ændringer af arbejdsmiljøet Ved særlig APV, som gennemføres ved væsentlige ændringer af arbejdsmiljøet, gennemgår arbejdsmiljøgruppen for afdelingen eller området det nye arbejdsmiljø ved hjælp af APV- tjek og registreringsskemaet, og sammen med det personale, der udsættes for de væsentlige ændringer i arbejdsmiljøet. APV- tjek- og registreringsskemaet udfyldes i henhold til denne procedure. Afdækkes der ikke herved APV- opgaver, eller afdækkes kun opgaver, der kan løses straks, opbevarer arbejdsmiljøgruppen skemaet og afleverer en kopi til sikkerhedslederen. Afdækkes der, ved anvendelse af tjeklisten, APV - opgaver, der ikke kan løses straks, gennemføres arbejdet med pågældende opgaver i henhold til proceduren for APV af hele Kofoedsminde. 5
I dette tilfælde inddrager arbejdsmiljøgruppen sikkerhedslederen. Anvendes flyttedokumenter vedlægges de en kopi af det udfyldte APV- tjek og registreringsskema. Ansvarsfordeling Alle ansatte har ansvar for: at medvirke aktivt til identifikation af APV- opgaver indenfor eget arbejdsområde at oplyse arbejdsmiljøgruppen om eventuelle gener og risici for arbejdsskader, som vedkommende oplever i sit daglige arbejde, og komme med eventuelle forslag til forbedring af arbejdsmiljøet om muligt, at deltage i løsning af de APV- opgaver, der registreres for vedkommende at medvirke aktivt i arbejdsgrupper, der nedsættes til bearbejdning af APV- opgaver Arbejdsmiljøgruppen har ansvaret for: forberedelse af APV- kortlægningen i gruppens område den praktiske gennemførelse af APV- kortlægning i arbejdsmiljøgruppens område at detailbeskrive de APV- opgaver der identificeres i gruppens område i APV planskemaer ajourføring af APV- planskemaer i arbejdsmiljøgruppens område indtil løsningen af opgaven er fundet tilfredsstillende ved afsluttende kontrol, og arbejdsmiljøgruppen har registreret det i APV- planskemaet at opbevare de anvendte APV- skemaer løsning af APV- opgaverne i gruppens område, med mindre andet aftales med lederen i arbejdsmiljøgruppen, sikkerhedslederen eller forstanderen at der gennemføres APV i samarbejde med sikkerhedslederen ved væsentlige ændringer i arbejdsmiljøet i henhold til denne procedure Lederen i arbejdsmiljøgruppen har ansvaret for: gennemførelse af APV indenfor sit område i henhold til denne procedure at deltage ved APV- planlægningsmøde og APV- identifikation og kortlægning i sit ledelsesområde efter aftale med arbejdsmiljørepræsentanten og sikkerhedslederen at der gennemføres APV ved mistanke om, at forhøjet sygefravær skyldes arbejdsmiljøet løsning af samtlige identificerede lovpligtige opgaver indenfor sit område, med mindre andet aftales med sikkerhedslederen eller forstanderen at tage begrundet stilling til samtlige identificerede APV- opgaver i sit område i dialog med pågældende personalegruppe 6
Sikkerhedslederen har ansvaret for: daglig drift af APV- proceduren at APV- opgaver identificeres og kortlægges at APV- opgaver risikovurderes og registreres korrekt med angivelse af risikokategori og som lovpligtige eller ikke lovpligtige opgaver den samlede dokumentation af APV kontrol af at APV- proceduren overholdes, og at APV- handlingsplaner gennemføres, ved intern audit hvert år at støtte ledere og medarbejdere i at varetage deres opgaver ved APV at medvirke ved risikovurdering ved alle APV på Kofoedsminde at APV- opgaver dokumenteres i en form, så der til enhver tid er overblik over dem at udarbejde indstillinger til forstanderen vedrørende opgaver, som det er hensigtsmæssigt eller nødvendigt af løse ved særlige indsatser Forstanderen har ansvaret for: at APV gennemføres i henhold til gældende lovgivning og denne procedure at APV- proceduren lever op til gældende love, regler og aftaler MED - udvalget har ansvaret for: at tage stilling til samtlige APV- rapporter vedrørende APV af hele Kofoedsminde ved førstkommende ordinære møde efter rapporternes færdiggørelse at tage stilling APV- proceduren, og processens forløb og resultater at medvirke til hensigtsmæssig koordination af opgaverne Generelle principper Arbejdsmiljøopgaver skal løses på det lavest mulige ledelsesmæssige niveau på Kofoedsminde. En opgave kan kun overføres til et højere ledelsesniveau efter forudgående aftale med pågældende leder. Beslutninger eller aktiviteter af betydning for APV- opgavers fremdrift, aflysning eller lignende skal hurtigst meddeles til arbejdsmiljøgruppen for det område, hvor opgaven er identificeret. Medarbejderen, som er berørt af problemer, der ligger til grund for en APV- opgave, skal som minimum høres om en foreslået løsning, inden den gennemføres. Dokumentation Arbejdsmiljøgruppen opbevarer udfyldte APV- tjek- og registreringsskemaer og APV planskemaer vedrørende arbejdsmiljøet i gruppens område. Sikkerhedslederen opbevarer kopier af udfyldte APV - tjek- og registreringsskemaer, APV planskemaer samt APV- rapporter for hele Kofoedsminde. De udfyldte APV- tjek- og registreringsskemaer og APV- planskemaer vedrørende arbejdsmiljøet fra alle afdelinger/områder udgør samlet APV rapporten, som anvendes som input til ledelsens evaluering. Referater fra MED - udvalgsmøder opbevares på Kofoedsmindes pc fællesdrev under INFO \ Mødereferater. Redskaber Denne APV - procedure APV- tjek - og registreringsskema APV- planskema for lovpligtige opgaver APV- planskemaer for udviklingsopgaver 7
Risikovurdering af arbejdsmiljø på Kofoedsminde APV- rapporten Tidspunkt for ikrafttræden 20. november 2007. Tidspunkt for seneste ajourføring 20. oktober 2010. 8