De sociale nævn i Århus og Ringkjøbing PRAKSISUNDERSØGELSE. om boligstøttelovens 11, stk. 1

De sociale nævn i Århus og Ringkjøbing PRAKSISUNDERSØGELSE om boligstøttelovens 11, stk. 1 2006

I N D H O L D Afsnit Side AFSNIT 1 RESUMÉ OG DE VIGTIGSTE ANBEFALINGER...3 HVAD VISTE UNDERSØGELSEN DEN MATERIELLE VURDERING...3 HVAD VISTE UNDERSØGELSEN DEN FORMELLE VURDERING...4 AFSNIT 2 BAGGRUND OG FORMÅL...6 TESTGRUNDLAGET...7 AFSNIT 3 LEGALITETSVURDERINGEN...8 GENERELLE BEMÆRKNINGER...8 SAGSOPLYSNINGEN...8 KONKRET INDIVIDUEL VURDERING...11 11, STK. 1, 1. OG 2. LED MATERIELLE BETINGELSER FOR LEJENEDSÆTTELSE 13 11, stk. 1, 1. led...13 11, stk. 1, 2. led...14 AFGØRELSENS RIGTIGHED...15 SAMMENFATTENDE VEDRØRENDE LEGALITETSVURDERINGEN...16 AFSNIT 4 FORMALITETSVURDERINGEN...17 SKRIFTLIGE AFGØRELSER AFGØRELSENS BEKENDTGØRELSE...17 BEGRUNDELSE...18 Skriftlige afgørelser...18 Afgørelser ikke meddelt skriftligt - notatpligt...20 PARTSHØRING...20 KLAGEVEJLEDNING...22 ØVRIGE BEMÆRKNINGER OM FORMALITETEN...23 SAMMENFATTENDE VEDRØRENDE FORMALITETSVURDERINGEN...23 AFSNIT 5 HØRING OG OPFØLGNING...25 HØRING...25 OPFØLGNING...25 BILAG 1 LOVGRUNDLAG VEDR. LEGALITETSVURDERINGEN...27 BILAG 2 LOVGRUNDLAG VEDR. FORMALITETSVURDERINGEN...30 BILAG 3 INDKALDELSESBREV...31 BILAG 4 TJEKLISTE...33 1

Som særligt dokument: BILAG 5 ANONYMISERET BYRETSDOM BILAG 6 MÅLESKEMA 2

Afsnit 1 Resumé og de vigtigste anbefalinger De sociale nævn i statsamterne Århus og Ringkjøbing har i et samarbejde gennemført en praksisundersøgelse om afgørelser truffet efter boligstøttelovens 11, stk. 1. Vedrørende baggrund og formål henvises til afsnit 2. Ankestyrelsen har sammen med nævnene deltaget i en prøvemåling i en mindre del af sagerne. Hvad viste undersøgelsen den materielle vurdering - at alle de undersøgte sager ville blive ændret eller hjemvist, - at der mangler væsentlige eller afgørende oplysninger i så godt som alle undersøgte sager, - at det ikke er muligt i nogen af sagerne ud fra oplysningsgrundlaget at fastslå, at lejen i væsentlig grad overstiger den normale leje med mindst 10%, allerede fordi normalhuslejen ikke er dokumenteret eller sandsynliggjort, - at det ikke er muligt at fastslå, at lejen må anses for delvis betaling for luksuriøst udstyr eller beliggenhed. Resultatet af undersøgelsen bekræfter den antagelse, nævnene via behandlingen af konkrete sager havde om en ulovlig praksis vedrørende nogle kommuners administration af boligstøttelovens 11, stk. 1. Det er dog usædvanligt at måtte konstatere, at ikke en eneste af afgørelserne er i overensstemmelse med regler og praksis, og at den væsentligste årsag hertil er mangelfuld sagsoplysning (primært i form af manglende oplysninger om sammenlignelige lejemål). For nærmere uddybning heraf henvises til rapportens afsnit 3 legalitetsvurderingen. Den materielle vurdering af de undersøgte sager giver anledning til følgende anbefalinger Kommunerne må sikre sig, at oplysningsgrundlaget er fyldestgørende både for så vidt angår den konkret omhandlede sag, og for så vidt angår de lejemål, hvormed der sammenlignes. Sammenligningsgrundlaget bør klart præciseres og beskrives, således at borgeren har mulighed for at gennemskue, hvordan kommunen når frem til det huslejeniveau, som af kommunen opfattes som det normale. Borgeren får dermed også et fundament for at tage stilling til, hvorvidt der er basis for at gøre indsigelse. Kommunerne må gøre sig klart, at sammenligningsgrundlaget ikke kan bestå af en generel henvisning til andre lejemål i opgangen eller kvarteret og da slet ikke, når disse lejemål i forvejen af kommunen har fået reduceret huslejen/beregningsgrundlaget, uden at baggrunden herfor er beskrevet. 3

Kommunerne må være opmærksomme på, at der når huslejen findes for høj skal foretages en konkret, individuel vurdering, hvorimod brug af ufravigelige skuffecirkulærer om godkendte kvadratmeterpriser er i strid med gældende ret. Her sættes skøn under regel d.v.s. der udøves ikke et individuelt skøn. Forud for en beslutning om at nedsætte huslejen/beregningsgrundlaget bør kommunerne sikre sig, at den konkrete husleje væsentligt overstiger den dokumenterede/sandsynliggjorte normalhusleje (normalt med mindst 10%). Det ville være ønskeligt, om kommunerne i højere grad brugte huslejenævnets ekspertise til i tvivlstilfælde at fastslå normalhuslejen i de tilfælde, hvor dette er relevant. Hvad viste undersøgelsen den formelle vurdering - at der er givet skriftlige afgørelser i hovedparten af sagerne 84% (54 sager), - at der i 14% af sagerne (9 sager) ikke var dokumentation for, at borgeren var gjort bekendt med afgørelsen, - at ingen af begrundelserne i de skriftlige afgørelser er i overensstemmelse med forvaltningslovens 24, - at klagevejledningen i hovedparten af de sager, hvor det er relevant, er korrekt (96%), og - at der som altovervejende hovedregel ikke er foretaget partshøring 97% (62 sager). Også på det formelle område er nævnene blevet bekræftet i antagelsen af, at reglerne på området ikke efterleves af kommunerne. Undersøgelsen viser således, at kommunernes samarbejde med/anvendelse af KommuneData (KMD) i langt de fleste tilfælde sikrer, at der gives borgeren en skriftlig afgørelse med korrekt klagevejledning (standardformulering). Undersøgelsen viser imidlertid også, at et sådant samarbejde ikke giver sikkerhed for, at de givne begrundelser lever op til forvaltningslovens krav. Det bemærkes, at ansvaret for, at en skriftlig afgørelse er ledsaget af en fyldestgørende begrundelse, er kommunens uanset samarbejdet med KMD. Partshøring, jf. forvaltningslovens 19, stk. 1, foretages stort set ikke uanset pligten hertil. For nærmere uddybning heraf henvises til rapportens afsnit 4 vedr. formalitetsvurderingen. Den formelle vurdering af de undersøgte sager giver anledning til følgende anbefalinger Afgørelser bør meddeles skriftligt af hensyn til borgerens retssikkerhed og for at sikre dokumentationen for trufne afgørelser. 4

Kommunerne skal sikre sig, at det på sagen noteres, at afgørelsen mundtligt er meddelt borgeren, og hvornår dette er sket. Kommunerne skal være opmærksomme på forvaltningslovens krav om begrundelse. Kommunerne skal være opmærksomme på pligten til at foretage partshøring. Forvaltningslovens 19 er en garantiforskrift, hvorfor overtrædelse heraf som udgangspunkt medfører afgørelsens ugyldighed. Kommunerne skal være opmærksomme på, at offentlighedslovens 6, stk. 1, foreskriver, at i afgørelsessager skal en myndighed, der bliver bekendt med faktiske omstændigheder, der er af betydning for afgørelsen, gøre notat om indholdet af disse oplysninger. Kommunerne bør ligeledes føre notat om retsgrundlaget, såfremt en afgørelse undtagelsesvist ikke meddeles skriftligt. 5

Afsnit 2 Baggrund og formål Emnet for praksisundersøgelsen i 2006 var kommunale afgørelser, truffet efter boligstøttelovens 11, stk. 1 d.v.s. sager, hvor kommunen har nedsat huslejen i forhold til den faktisk aftalte leje, som den fremgår af huslejekontrakten. Herved opnår kommunen et lavere beregningsgrundlag for boligstøtten og dermed også en lavere/ingen boligstøtte altså en besparelse. Baggrunden for emnevalget er, at nævnene har behandlet en række boligstøttesager, som skabte formodning om, at visse kommuner systematisk foretager en vurdering af huslejens størrelse i alle private lejemål, hvortil boligstøtte søges. Resultatet bliver ofte en nedsættelse af den kontraktlige leje baseret på skuffecirkulærer med et kommunalt fastsat maksimum for kvadratmeterprisen, uden at der er dokumentation for, at huslejen ligger væsentligt over det normale lejeniveau for tilsvarende boliger i området. Den anvendte fremgangsmåde skal ses i lyset af boligstøttelovens 10, stk. 1, og den tilhørende vejlednings punkt 60. 10, stk. 1. Ved opgørelse af boligudgiften for lejere lægges den leje til grund, som efter lejeaftalen skal betales for lejlighedens areal, fælles boligareal, adgangsareal samt tilhørende, sædvanlige udenomsrum. 11, stk. 1. Overstiger lejen i væsentlig grad den normale leje for sædvanlige lejligheder af tilsvarende størrelse, eller må lejen anses for delvis betaling for luksuriøst udstyr eller beliggenhed, kan kommunalbestyrelsen nedsætte lejen med et beløb, der svarer til forskellen. Socialministeriets vejledning om individuel boligstøtte, punkt 60 in fine: Hensigten med bestemmelsen er således at give kommunerne mulighed for at foretage en konkret vurdering af lejens rimelighed i tilfælde, hvor der synes at være særligt grundlag herfor, og til på baggrund heraf at nedsætte lejen ved boligstøtteberegningen. Bestemmelsen er derimod ikke (vor fremhævelse) tænkt som hverken en pligt eller en adgang for kommunerne til af besparelseshensyn eller andre generelle hensyn at foretage en vurdering af lejen i alle lejemål, hvortil boligstøtte søges. Formålet med undersøgelsen er således at belyse, hvorvidt kommunerne administrerer disse boligstøttebestemmelser i overensstemmelse med gældende regler og praksis, herunder retspraksis. Sideløbende hermed vurderes det, om kommunerne har overholdt de forvaltningsretlige regler, der gælder for sagsbehandlingen. 6

Testgrundlaget Undersøgelsen er gennemført i efteråret 2006 som et fælles projekt mellem de sociale nævn i Århus og Ringkjøbing som en optakt til det fællesskab, der bliver en realitet efter 1. januar 2007, hvor strukturreformen træder i kraft. Der blev indkaldt i alt 100 sager, nogenlunde ligeligt fordelt på kommuner fra den østlige og den vestlige del af den kommende Statsforvaltning Midtjyllands område. Sager blev indkaldt fra følgende kommuner: Århus, Randers, Herning, Aaskov, Trehøje, Aulum- Haderup, Ringkøbing, Skjern, Videbæk, Egvad og Holmsland. Skjern, Aulum-Haderup, Aaskov og Trehøje kommuner har imidlertid meddelt, at de ikke har truffet afgørelser, der falder ind under målgruppen for undersøgelsen, mens Egvad Kommune alene kunne bidrage med en enkelt sag. Dette skyldes, at Egvad Kommune netop som følge af en tidligere nævnsafgørelse havde genoptaget alle sager i denne kategori 5 år tilbage i tiden med den konsekvens, at alle sager med en enkelt undtagelse blev ændret i borgerens favør. Der er modtaget i alt 80 sager. 16 af disse har imidlertid måttet udgå af undersøgelsen, idet de falder uden for målgruppen, hovedsageligt fordi kommunerne har omgjort deres egne afgørelser om nedsættelse af huslejen eller har forhandlet en huslejenedsættelse på plads med udlejer, således at den bevilgede boligstøtte nu beregnes på grundlag af den faktiske husleje. Herefter indgår 64 sager i praksisundersøgelsen fordelt på følgende kommuner: Århus Randers Herning Ringkøbing Videbæk Holmsland Egvad Der er alene indkaldt sager, hvor kommunen har meddelt helt eller delvist afslag på boligstøtte. Bevillingsafgørelser, hvor ansøgningen er imødekommet fuldt ud, er således ikke omfattet af undersøgelsen. 7

Afsnit 3 Legalitetsvurderingen Generelle bemærkninger Ved indkaldelse af sager har nævnene anmodet kommunerne om, at samtlige akter i sagen blev medsendt, idet nævnene alene kan vurdere sagerne på baggrund af den foreliggende dokumentation. Under gennemgangen af sagerne har nævnene i flere tilfælde fået opfattelsen af, at kommunen var bekendt med oplysninger om lejeniveauet i konkrete, sammenlignelige lejemål, men at disse oplysninger ikke var fremsendt til brug for undersøgelsen. De indsendte sager er gennemgået med henblik på en vurdering af rigtigheden i forhold til boligstøttelovens 11, stk. 1, 1. og 2. led, nævnenes praksis og (den ret beskedne) retspraksis. Ankestyrelsen har ikke udsendt afgørelser vedrørende boligstøttelovens 11, stk. 1. Ved vurderingen af de indsendte afgørelsers rigtighed har nævnene i modsætning til tidligere alene brugt følgende 2 svarkategorier: 1) Afgørelsen er i overensstemmelse med regler og praksis. 2) Afgørelsen ville blive ændret eller sagen hjemvist ved en klagesagsbehandling. Den tidligere anvendte svarkategori i tvivl, der typisk valgtes ved utilstrækkeligt oplyste sager, er i overensstemmelse med Ankestyrelsens praksisundersøgelsesmodel således udgået. Dette betyder, at hvor en sag anses for utilstrækkeligt oplyst, har nævnene valgt svarkategori 2. Nævnene har undersøgt følgende forhold: I hvilket omfang sagen er oplyst. Er der foretaget en konkret individuel vurdering. Om lejen i væsentlig grad overstiger den normale leje (10%). Om lejen må anses for delvis betaling for luksuriøst udstyr/luksuriøs beliggenhed. Om afgørelsen samlet set er rigtig. Sagsoplysningen Efter 11, stk. 1, i boligstøtteloven kan kommunalbestyrelsen i forbindelse med opgørelse af boligudgiften for lejere nedsætte boligudgiften, når lejen i væsentlig grad overstiger den normale leje for sædvanlige lejligheder af tilsvarende størrelse, og/eller når lejen må anses som delvis betaling for luksuriøst udstyr eller beliggenhed. For at kunne bedømme, om der skal ske nedsættelse af lejen, skal der således foreligge nærmere oplysninger om det lejemål, der søges boligstøtte til, og om det lokale lejeniveau, der er sædvanligt i kommunen for lejligheder af tilsvarende størrelse, kvalitet og udstyr i ejendomme, der er opført i samme tidsrum. Sidstnævnte kan fx være oplyst i form af huslejenævnsafgørelser for tilsvarende lejemål. 8

Det fremgår af retssikkerhedslovens 10, at myndighederne har ansvaret for, at sager, der behandles efter loven, er tilstrækkeligt oplyste (officialprincippet). Af sagerne bør det derfor fremgå, hvilke oplysninger der har ligget til grund for den enkelte sag, og der bør være dokumentation for oplysningerne i sagen. Officialprincippet er en garantiforskrift, hvorfor tilsidesættelse heraf som udgangspunkt vil medføre, at afgørelsen kendes ugyldig medførende enten en ændring eller en hjemvisning. Undersøgelsesresultatet, for så vidt angår sagsoplysningsgraden, kan tabelmæssigt opstilles på følgende måde: Tabel 3.1.: Oversigt over sagernes oplysningsgrad Ingen oplysninger mangler Enkelte mindre væsentlige oplysninger mangler Flere og/eller væsentlige oplysninger mangler Afgørende oplysninger mangler Antal Procent Antal Procent Antal Procent Antal Procent Antal Procent Oplysningsgrad 1 2 0 0 14 22 49 77 64 101 * I alt * Det samlede tal udgør 101% som følge af afrundinger. Som det fremgår af tabel 3.1. har nævnene vurderet, at kun 1 sag af de 64 undersøgte sager kunne betegnes som tilstrækkeligt oplyst. I de øvrige 63 sager manglede der væsentlige (14 sager) eller afgørende (49 sager) oplysninger. I langt hovedparten af de 63 sager er der tale om, at der mangler (fyldestgørende) oplysninger om lejeniveauet for tilsvarende lokale lejemål, hvorfor sagerne ved en klagebehandling som hovedregel måtte forventes hjemvist til kommunerne med henblik på yderligere sagsoplysning. Eksempler på utilstrækkelig sagsoplysning Sag nr. 21 Kommunen havde meddelt delvist afslag på boligsikring fra den 1. januar 2006. Ved beregningen blev den faktiske, årlige husleje nedsat fra kr. 43.740 til kr. 32.960. Til grund for huslejenedsættelsen havde kommunen lagt ét andet lejemål fra samme ejendom, for hvilket kommunens ejendomsforvaltning i 2004 havde udtalt sig vejledende om lejen. På baggrund af denne, vejledende udtalelse blev lejen også dengang nedsat i forhold til den faktiske leje. I forhold til det aktuelle lejemål anvendte man den i 2004 fremfundne kvadratmeterpris, men opregulerede denne med en procentsats til 2006-tal, som man derefter brugte ved den aktuelle beregning af boligsikring. Nævnene fandt, at kommunens afgørelse hvilede på et utilstrækkeligt oplysningsgrundlag og derfor ikke umiddelbart kunne anses for lovlig. Anvendelse af en tidligere fastsat leje for en anden lejlighed i samme ejendom en leje, der tilmed også dengang blev nedsat, udgør ikke et fyldestgørende grundlag, hvormed kommunen lovligt kan nedsætte lejen efter boligstøttelovens 11, stk. 1. I sagen manglede der således afgørende oplysninger om det sædvanlige lejeniveau, ligesom der heller 9

ikke forelå konkrete oplysninger om, på hvilket grundlag kommunen tidligere havde vurderet, at lejen kunne nedsættes. Sag nr. 29 Kommunen nedsatte ved boligstøtteberegningen nettohuslejen fra kr. 60.000 til kr. 43.550 medførende en delvis bevilling af boligydelse. Baggrunden herfor var, at kommunens ejendomsforvaltning havde foretaget besigtigelse af lejemålet, som herved blev beskrevet som ældre og slidt. Ejendomsforvaltningen afgav herefter en vejledende udtalelse om, at boligværdien skulle sættes til kr. 43.550. Der forelå ikke oplysninger om lejeniveauet for sædvanlige lejligheder af tilsvarende størrelse, kvalitet mv. opført i samme tidsrum, hvilket efter nævnenes opfattelse var en væsentlig sagsoplysningsmangel, der ved klagebehandling formentlig ville have ført til en hjemvisning. Sag nr. 63 Kommunen havde nedsat nettohuslejen fra kr. 65.790 til kr. 55.900 svarende til en m 2 -pris på kr. 650. Dette udløste en delvis bevilling af boligsikring. Baggrunden herfor var ifølge de foreliggende oplysninger kommunens interne retningslinier (skuffecirkulære) gældende for kommunens boligstøtteberegning for 2003. Heraf fremgik, at den maksimale m 2 -pris for byggeri opført efter 1. januar 1982 var fastsat til kr. 650 angiveligt svarende til m 2 -prisen på 2 konkrete lejemål/ejendomme. Der var tale om et lejemål beliggende i en ejendom opført i 1994. Nævnene fandt, at der manglede yderligere oplysninger om de 2 lejemål/ejendomme, kommunen havde foretaget en sammenligning med. Det kunne på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke afgøres, om de 2 lejemål/ejendomme var sammenlignelige med det aktuelle lejemål for så vidt angik størrelse, kvalitet og udstyr m.v. Sagen ville sandsynligvis være blevet hjemvist ved en klagebehandling. Sag nr. 76 Ved boligstøtteberegningen nedsatte kommunen lejen fra kr. 31.200 til kr. 26.600, hvilket medførte en delvis bevilling af boligydelse. Baggrunden herfor var dels, at lejemålet var i dårlig stand, hvilket var konstateret ved kommunens besigtigelse, dels at der til lejemålet var en garage/carport. Der forelå ingen oplysninger om lejeniveauet for tilsvarende lejemål, hvilket efter nævnenes opfattelse var en forudsætning for at kunne vurdere, om lejen lovligt kunne nedsættes, og hvor stor nedsættelsen i bekræftende fald skulle være. 10

Sagen ville formentlig være blevet hjemvist efter en klagebehandling. Evt. ville nævnet dog selv undtagelsesvist have repareret sagsoplysningsmanglen. Undersøgelsesresultatet giver således nævnene anledning til at gøre opmærksom på nødvendigheden af et fyldestgørende oplysningsgrundlag, både vedrørende det aktuelle lejemål og de lejemål, der sammenlignes med. Konkret individuel vurdering Afgørelsen af, om der skal ske nedsættelsen af lejen, indebærer, at kommunen skal foretage et skøn over, hvorvidt den aftalte leje væsentligt overstiger det sædvanlige lejeniveau for tilsvarende lejemål i lokalområdet. Bedømmelsen af normallejeniveauet for en bolig kan hensigtsmæssigt foretages med afsæt i generelle kriterier, primært på baggrund af indhentede oplysninger om det generelle lejeniveau i et lokalområde. Det er således lovligt at operere med interne retningslinier (skuffecirkulærer), der normerer skønnet. Anvendelse af sådanne interne retningslinier må dog ikke træde i stedet for den individuelle vurdering af den enkelte ansøgning. Tabelmæssigt kan spørgsmålet om konkret individuel vurdering opstilles sådan: Tabel 3.2.: Oversigt over antal sager, hvor kommunen ved at anvende interne regler (skuffecirkulærer) har sat det lovpligtige, individuelle skøn under regel Ja Nej I alt Antal Procent Antal Procent Antal Procent Skøn under regel 21 33 43 67 64 100 Som det ses af tabel 3.2. har kommunerne i 21 sager (33%) forsømt at foretage en konkret individuel vurdering. Det er tænkeligt, at tallet er endnu højere, idet også andre af afgørelserne har båret præg af at være tilblevet på grund af interne regler, uden at det dog ud fra det fremsendte materiale med sikkerhed har kunnet fastslås, at det forholder sig sådan (som eksempel kan nævnes nogle af de sager, hvor der er sket en standardnedsættelse med et fast beløb, hvis der hører garage eller carport til det lejede). Eksempler på manglende individuel vurdering Sag nr. 51 Nettohuslejen blev ved boligstøtteberegningen nedsat fra kr. 44.340 til kr. 39.000 svarende til kr. 650 kr. pr. m 2 medførende delvis bevilling af boligsikring. Der var tale om et lejemål på 60 m 2 i en ejendom opført i 1954 til-/ombygget i 1980. 11

Baggrunden herfor var efter de foreliggende oplysninger kommunens interne retningslinier gældende for kommunens boligstøtteberegning for 2006. Heraf fremgik, at den maksimale m 2 -pris for byggeri opført efter 1. januar 1982 var fastsat til kr. 650. Det fremgik ikke, at kommunen havde vurderet, om aktuelle lejemål adskilte sig fra de lejemål, som (man måtte formode) havde dannet grundlag for fastsættelsen af de interne retningslinier. Der forelå i øvrigt ikke oplysninger om lejeniveauet i sammenlignelige lejemål. Sagen ville formentligt være blevet hjemvist ved en klagebehandling på grund af skøn under regel og utilstrækkelig sagsoplysning. Sag nr. 60 Kommunen havde meddelt delvist afslag på boligsikring fra den 1. juli 2004. Ved beregningen blev den faktiske, årlige husleje nedsat fra kr. 36.000 til kr. 25.500. Ifølge de vedlagte oplysninger i sagen var grundlaget for afgørelsen alene kommunens interne regler for det pågældende år (2004). Således blev kvadratmeterprisen fastsat alene i overensstemmelse med anvisningerne i skuffecirkulæret, uden at der skete en nærmere oplysning af sagen (vedrørende det normale lejeniveau; sammenlignelige lejligheder etc.) og dermed uden, at der skete den lovpligtige, individuelle vurdering. Skønnet blev med andre ord sat under regel. Idet der således som anført ikke forelå nærmere oplysninger i sagen om det normale lejeniveau (via eksempelvis andre, sammenlignelige lejemål), var det derfor ikke muligt at konstatere, om den faktiske leje i væsentlig grad oversteg den normale leje med mindst 10%. Det var af samme årsag heller ikke muligt at udfinde, om lejen måtte anses for delvis betaling for luksuriøst udstyr og/eller luksuriøs beliggenhed. Nævnenes konklusion var som følge af ovenstående, at der i sagen manglede afgørende oplysninger (om det sædvanlige lejeniveau), hvorfor kommunens afgørelse ikke kunne anses for lovlig. Der er i undersøgelsen også sager, hvor kommunerne tilsyneladende uden (saglig) begrundelse tilsidesætter egne interne retningslinier. Et eksempel herpå findes i Sag nr. 26 Nettohuslejen blev ved boligstøtteberegning pr. 1. januar 2006 nedsat fra kr. 63.600 til kr. 57.717. Der var tale om et lejemål på 66 m 2 opført 1995. M 2 -prisen var således kr. 963. Baggrunden herfor var, at lejen for samme lejemål ca. 4 år før var blevet nedsat til kr. 54.450 i forbindelse med boligstøtteberegning til en tidligere lejer, fordi dette af kommunens ejendomsforvaltning dengang blev anset for at være en rimelig leje sammenlignet med tilsvarende lejemål i kvarteret. Der forelå ikke oplysninger om lejeniveauet for konkrete, sammenlignelige lejemål. 12

Der forelå imidlertid et kommunalt skuffecirkulære med ikrafttræden 1. januar 2006, hvoraf fremgik, at kr. 900 var en rimelig m 2 -pris for ejendomme opført i 1990-1999, og at lejen kun skulle undersøges, hvis den fastsatte rimelige leje var overskredet væsentligt med mindst 10%. Hvis kommunen havde fulgt sit eget skuffecirkulære, ville lejen ikke være blevet nedsat. Man måtte umiddelbart gå ud fra, at taksterne i skuffecirkulæret afspejlede det normale lejeniveau. Ved en klagebehandling ville nævnet formentlig have hjemvist sagen med henblik på yderligere sagsoplysning i form af oplysninger om lejeniveauet for konkrete, sammenlignelige lejemål, idet det ikke med sikkerhed kunne fastslås, at skuffecirkulærets takst kunne anses som udtryk for det normale lejeniveau også for det omhandlede lejemål. Nævnene skal således henlede opmærksomheden på vigtigheden af, at der foretages et individuelt skøn. 11, stk. 1, 1. og 2. led materielle betingelser for lejenedsættelse Tabel. 3.3.: Oversigt over i hvilken udstrækning lejen i væsentlig grad overstiger den normale leje (normalt mindst 10%), og/eller om lejen må anses for delvis betaling for luksuriøst udstyr/luksuriøs beliggenhed Ja Nej Ikke relevant I alt Antal Procent Antal Procent Antal Procent Antal Procent Væsentligt 0 0 64 100 0 0 64 100 Luksus 0 0 64 100 0 0 64 100 11, stk. 1, 1. led Som det fremgår af tabel 3.3. har nævnene i alle 64 sager vurderet, at den faktiske leje ikke i væsentlig grad overstiger den normale leje, dvs. normalt med mindst 10%. Dette skyldes i langt de fleste sager utilstrækkelig sagsoplysning, idet det ikke ud fra de modtagne oplysninger har kunnet konstateres, om den faktiske leje reelt overstiger normallejen, jf. oven for om sagsoplysning. En enkelt sag måtte dog anses for tilstrækkeligt oplyst: Sag nr. 64 Kommunen havde nedsat den årlige nettohusleje fra kr. 38.340 til kr. 28.500 medførende en delvis bevilling af boligydelse fra 1. marts 2003. Baggrunden herfor var kommunens interne retningslinier. Efterfølgende indbragte lejeren sagen for huslejenævnet, der marts 2004 fastslog, at lejen ikke væsentligt oversteg det lejedes værdi. Lejen var da steget siden kommunens afgørelse om boligstøtte. Intet tydede på, at lejemålet var forbedret mellem kommunens og huslejenævnets afgørelse. 13

Kommunen ændrede ikke sin tidligere afgørelse på baggrund heraf. Nævnene ville ved en klagebehandling (af en genoptagelsessag) nu have lagt huslejenævnets vurdering af det lejedes værdi til grund med den virkning, at kommunen fra starten skulle have beregnet boligstøtten på baggrund af den aftalte leje. Kommunerne synes i nogle sager at have nedsat huslejen, selv om denne ikke væsentligt oversteg lejeniveauet for tilsvarende lejemål. Et eksempel herpå findes i Sag nr. 79 Nettohuslejen var nedsat fra kr. 38.400 til kr. 38.083 svarende til en m 2 -pris på kr. 494,59, hvilket var den takst, der fremgik af skuffecirkulæret for byggeri opført før 1985. Kommunen havde foretaget en besigtigelse, hvorved fremkom oplysning om, at lejemålet ikke var renoveret eller vedligeholdt de seneste mange år. Hvis skuffecirkulærets takst kunne anses som udtryk for lejeniveauet for den omhandlede type ejendom, burde lejen ikke havde været nedsat, idet den aftalte leje ikke væsentlig oversteg denne takst. Da det imidlertid var uklart, om skuffecirkulæret var udtryk for lejeniveauet for tilsvarende, konkrete lejemål, ville sagen ved en klagebehandling formentlig være endt med en hjemvisning med henblik på yderligere sagsoplysning frem for et pålæg om at beregne boligstøtten på baggrund af den aftalte leje. I flere tilfælde kunne spørgsmålet om lejens størrelse i forhold til det lokale lejeniveau måske afklares ved indhentelse af yderligere oplysninger fra kommunen, såfremt nævnene under en klagebehandling ville reparere på manglerne. Dette vil dog være undtagelsen, idet 1. instansen skal sikre sig den fornødne dokumentation, før afgørelsen træffes. 11, stk. 1, 2. led I de modtagne sager er det vurderet, om lejen eventuelt kunne være nedsat efter principperne i andet led af 11, stk. 1, i boligstøtteloven, nemlig om den faktiske leje omfatter betaling for luksuriøst udstyr eller luksuriøs beliggenhed. Dette ses ikke umiddelbart at være tilfældet i nogle af sagerne. Nogle kommuner har nedsat lejen, fordi der til lejemålet er knyttet carport eller garage, hvilket man tilsyneladende har opfattet som luksuriøst udstyr, hvorefter lejen nedsættes med på forhånd fastsatte beløb. Der er imidlertid intet i disse sager, som tyder på, at garage eller carport må opfattes som luksuriøst udstyr for de omhandlede lejemål. Ej heller tyder noget på, at der er tale om specielt luksuriøse carporte og garager. 14

Følgende er et eksempel fra undersøgelsen, hvor det på det foreliggende grundlag ikke kunne fastslås, om betingelsen om de 10% samt luksuriøsiteten kunne anses for opfyldt: Sag nr. 72 Kommunen havde meddelt delvist afslag på boligsikring fra den 1. maj 2005. Ved beregningen blev den faktiske, årlige husleje nedsat fra kr. 42.000 til kr. 22.800 (heraf kr. 1.200 for garage). Den af kommunen foretagne nedsættelse af lejen skete på grundlag af en besigtigelse af ejendommen. Oplysningerne herfra viste, at det var et lejemål i en yderst dårlig forfatning, hvorved en antagelse om, at den faktiske leje var for høj, umiddelbart måtte anses for berettiget. Nævnene endte alligevel med at konstatere, at den pågældende afgørelse på det foreliggende grundlag ikke kunne anses for lovlig. Årsagen hertil var, at selvom det på den ene side var ret klart indiceret, at en nedsættelse af lejen burde kunne finde sted, så forelå der i sagen ikke oplysninger om, hvad det sædvanlige lejeniveau udgjorde. Det var derfor ikke muligt at se, hvorledes kommunen var nået frem til netop den nedsatte leje, der blev anvendt ved beregningen af boligsikringen. Lejemålets beskedne stand taget i betragtning, ville kravene til, hvilket sammenligningsgrundlag der måtte anses for tilstrækkeligt, sandsynligvis være relativt minimale og i tilfælde af, at der havde været tale om en klagesag, ville manglerne formentlig kunne afhjælpes/repareres, således at afgørelsen efter omstændighederne kunne have været stadfæstet. I denne sag skete som anført også en nedsættelse af den faktiske leje, idet der forefandtes en garage på ejendommen. Af lejekontrakten fremgik ikke, at det lejede også omfattede brug af garagen, ligesom der i øvrigt heller ikke var fastsat en særskilt betaling herfor. Ud fra det beskrevne i sagen fra besigtigelsen var der ikke antydning af, at garagen kunne betragtes som luksuriøst udstyr. Der var tale om en ejendom på landet, hvor garage må antages at være normalt forekommende. Nævnene er således af den opfattelse, at den af kommunen foretagne nedsættelse af den årlige husleje på 1.200 kr. som følge af eksistensen af garagen, heller ikke ville kunne anses for lovlig. Afgørelsens rigtighed Skematisk kan undersøgelsesresultatet vedrørende vurderingen af afgørelsernes rigtighed opstilles som følger: Tabel 3.4.: Oversigt over afgørelsernes rigtighed Ja Nej I alt Antal Procent Antal Procent Antal Procent Afgørelse rigtig 0 0 64 100 64 100 Nævnene har fundet, at samtlige afgørelser måtte betragtes som urigtige, hvilket er ret usædvanligt i en praksisundersøgelse. Årsagerne hertil er væsentlige retlige mangler, som har bestået i utilstrækkelig sagsoplysning, manglende konkret individuel vurdering/skøn under regel og forkert retsanvendelse. 15

Den hyppigst optrædende mangel er utilstrækkelig sagsoplysning, hvor sagen efter en klagebehandling ville være blevet hjemvist med henblik på at bedre sagsoplysningen. I nogle af sagerne ville de sociale nævn dog ved klagesagsbehandling formentlig kunne have repareret på manglerne ved indhentelse af yderligere oplysninger. Det kan ikke udelukkes, at visse af disse sager herefter kunne være afsluttet med en stadfæstelse. Sagerne er dog vurderet alene ud fra de indsendte oplysninger. Sammenfattende vedrørende legalitetsvurderingen Den materielle vurdering af de undersøgte sager giver sammenfattende anledning til følgende anbefalinger Kommunerne må sikre sig, at oplysningsgrundlaget er fyldestgørende både for så vidt angår den konkret omhandlede sag, og for så vidt angår de lejemål, hvormed der sammenlignes. Sammenligningsgrundlaget bør klart præciseres og beskrives, således at borgeren har mulighed for at gennemskue, hvordan kommunen når frem til det huslejeniveau, som af kommunen opfattes som det normale. Borgeren får dermed også et fundament for at tage stilling til, hvorvidt der er basis for at gøre indsigelse. Kommunerne må gøre sig klart, at sammenligningsgrundlaget ikke kan bestå af en generel henvisning til andre lejemål i opgangen eller kvarteret og da slet ikke, når disse lejemål i forvejen af kommunen har fået reduceret huslejen/beregningsgrundlaget, uden at baggrunden herfor er beskrevet. Kommunerne må være opmærksom på, at der når huslejen findes for høj skal foretages en konkret, individuel vurdering, hvorimod brug af ufravigelige skuffecirkulærer om godkendte kvadratmeterpriser er i strid med gældende ret. Her sættes skøn under regel d.v.s. der udøves ikke et individuelt skøn. Forud for en beslutning om at nedsætte huslejen/beregningsgrundlaget bør kommunerne sikre sig, at den konkrete husleje væsentligt overstiger den dokumenterede/sandsynliggjorte normalhusleje (normalt med mindst 10%). Det ville være ønskeligt, om kommunerne i højere grad brugte huslejenævnets ekspertise til i tvivlstilfælde at fastslå normalhuslejen i de tilfælde, hvor dette er relevant. 16

Afsnit 4 Formalitetsvurderingen Nævnene har som led i undersøgelsen vurderet, om kommunerne har efterlevet de grundlæggende sagsbehandlingsforskrifter. I formalitetsvurderingen er således foretaget en vurdering af følgende forhold: Skriftlighed. Afgørelsens bekendtgørelse. Begrundelse, herunder notat om mundtlige afgørelser. Partshøring. Klagevejledning. Øvrige. Resultaterne af formalitetsvurderingen er nærmere beskrevet nedenfor samt i tabel 4. Tabel 4 Fordeling af formalitet Ja Nej Ikke relevant I alt Formalitet Antal Procent Antal Procent Antal Procent Antal Procent Skriftlig afgørelse 54 84 10 16 - - 64 100 Afgørelsens bekendtgørelse 55 86 9 14 - - 64 100 Begrundelse/notat 0 0 64 100 - - 64 100 Partshøring i overensstemmelse 2 3 62 97 0 0 64 100 m. FVL 19 Klagevejledning i overensstemmelse med FVL 25 53 83 2 3 9 14 64 100 Skriftlige afgørelser afgørelsens bekendtgørelse 84 procent (54 sager) af de undersøgte afgørelser var ifølge de indsendte oplysninger meddelt borgeren skriftligt. For de resterende 16 procent (10 sager) måtte det på baggrund af de foreliggende undersøgelsesoplysninger lægges til grund, at der ikke var givet en skriftlig afgørelse. I disse 10 sager forelå der kun i 1 sag dokumentation for, at den trufne afgørelse om boligstøtte mundtligt var meddelt borgeren ud over ved en eventuel boligstøtteudbetaling. Det måtte således i 9 sager lægges til grund, at borgeren ikke var gjort bekendt med den trufne afgørelse. Selv om boligstøtteloven ikke stiller krav om, at afgørelser om boligsikring/boligydelse meddeles skriftligt, skal nævnene dog anbefale, at alle afgørelser meddeles skriftligt af hensyn til borgerens retssikkerhed og for at sikre dokumentationen for trufne afgørelser. Det er endvidere normalt en grundlæggende betingelse for, at en afgørelse kan få retsvirkning efter sit indhold, at den bekendtgøres for borgeren. Nævnene skal således anbefale, at kommunen sikrer sig, at afgørelser, der undtagelsesvist ikke meddeles skriftligt, på anden måde bekendtgøres for bor- 17

geren. Det skal i den forbindelse understreges, at kravet om bekendtgørelse af afgørelsen ikke kan anses for opfyldt, alene fordi borgeren modtager et beløb. Kommunen har efter en almindelig retsgrundsætning notatpligt om alle væsentlige ekspeditioner i en sag, idet det herved sikres, at myndigheden efterfølgende kan dokumentere, hvad der er sket i sagen. Nævnene skal derfor anbefale, at kommunerne sikrer sig, at det på sagen noteres, at afgørelsen mundtligt er meddelt borgeren, og hvornår dette er sket, jf. i øvrigt nærmere neden for om notatpligt ved afgørelser, der ikke meddeles skriftligt. Begrundelse Skriftlige afgørelser Efter forvaltningslovens 22 skal kun skriftlige afgørelser, der ikke giver borgeren fuldt ud medhold, ledsages af en begrundelse. Forvaltningslovens 24, stk. 1 og 2, fastlægger, hvad en begrundelse skal indeholde. I de 54 afgørelser, som kommunerne har givet skriftlig meddelelse om, havde borgeren ikke fået fuldt ud medhold, idet der var tale om enten afslag eller delvis bevilling som følge af reduktion af nettohuslejen ved boligstøtteberegningen. Nævnene har derfor vurderet, om disse afgørelser var ledsaget af en begrundelse, der opfylder kravene i forvaltningslovens 24. Som det fremgår af tabel 4 var ingen af sagerne tilstrækkeligt begrundede. I flertallet af de 54 sager var der i begrundelsen ikke henvist til den relevante retsregel (boligstøttelovens 11, stk. 1, 1. og/eller 2. led), ligesom de hovedhensyn, som var bestemmende for den skønsmæssige nedsættelse af huslejen, ikke var angivet. Endvidere indeholdt begrundelsen ikke en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der var tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Eksempler på utilstrækkelig begrundelse Sag nr. 26 Kommunen havde ved boligstøtteberegningen reduceret den årlige nettohusleje fra kr. 63.600 til kr. 57.717 medførende en delvis bevilling af boligydelse. Af andre akter end afgørelsen fremgik, at baggrunden for fradraget i lejen var, at kommunen 3 år forinden havde nedsat lejen for samme lejemål i forbindelse med beregning af boligstøtte til en tidligere lejer. Af afgørelsen, som byggede på en standardskrivelse fra KMD, fremgik det på side 1, at boligydelsen var beregnet ud fra en månedlig husleje på kr. 5.300 (svarende til en årlig leje på kr. 63.600). Af bilag til afgørelsen fremgik imidlertid under punktet Boligoplysninger, at der var fratrukket kr. 5.883 om året i huslejen. Denne reduktion var ikke på nogen måde begrundet, idet der hverken var henvist til boligstøttelovens 11, stk. 1, 1. led, eller angivet de for skønsudøvelsen bestemmende 18

hovedhensyn. Der var ej heller kortfattet redegjort for de faktiske omstændigheder, som kommunen havde tillagt væsentlig betydning. Sag nr. 72 Kommunen havde ved boligstøtteberegningen nedsat den årlige nettohusleje fra kr. 42.000 til kr. 22.800 medførende en delvis bevilling af boligsikring. Baggrunden herfor var, at der var tale om et lejemål i en miserabel stand. En del af reduktionen (kr. 1.200) skyldtes dog også, at der i forbindelse med lejemålet var en garage. Det fremgik ikke af lejekontrakten, at der var brugsret til garagen. Af afgørelsen, som ligeledes byggede på KMD s afgørelseskoncept, fremgik det, at boligsikringen var beregnet ud fra en månedlig husleje på kr. 3.500 (svarende til en årlig leje på kr. 42.000). Af bilag til afgørelsen (benævnt Detaljeret oversigt over udregningen af boligsikringen) fremgik det imidlertid, at der ved opgørelsen af boligudgiften var foretaget et fradrag på kr. 19.200 om året i huslejen. I en parentes herefter blev det anført, at fradraget fx kunne skyldes garage, carport, eller at lejen var større end den normale leje for tilsvarende boliger eller luksuriøst udstyr. Kommunen havde således alene generelt angivet, hvornår man fandt grundlag for at foretage fradrag, mens der ikke var angivet de for denne sag helt konkrete hovedhensyn, som havde været bestemmende for kommunens skønsmæssige nedsættelse af nettohuslejen. Der var i øvrigt ikke henvist til boligstøttelovens 11, stk. 1, 1. og 2. led, ligesom der heller ikke kort var redegjort for de faktiske omstændigheder, som kommunen havde tillagt væsentlig betydning. En kommune, som tegner sig for 29 af de utilstrækkeligt begrundede, skriftlige afgørelser, har i størsteparten af disse sager (26 sager) forud for afgørelsen udsendt en agterskrivelse/et orienteringsbrev, hvori redegøres for bestemmende hovedhensyn i relation til huslejenedsættelsen, og hvori henvises til boligstøttelovens 11, stk. 1. Nævnene skal bemærke, at denne fremgangsmåde ikke fritager kommunen for at efterleve begrundelseskravene i forvaltningslovens 24, når afgørelsen efterfølgende skriftligt meddeles borgeren. I et mindretal af de skriftligt meddelte afgørelser (3 sager hidrørende fra samme kommune) havde kommunen delvist opfyldt begrundelseskravene, idet der var henvist til boligstøttelovens 11 (dog uden angivelse af rette stk. og led) og angivet de for skønsudøvelsen bestemmende hovedhensyn. Der var imidlertid ikke kort redegjort for de faktiske omstændigheder, som kommunen havde tillagt væsentlig betydning. I alle 3 sager havde kommunen lagt vægt på oplysninger om andre lokale lejemål. Borgeren kunne i ingen af sagerne antages at være bekendt med dette sammenligningsgrundlag, hvorfor der kort burde have været redegjort herfor i begrundelsen. I alle 54 sager har kommunerne bygget den skriftlige afgørelse på en standardskrivelse fra KMD. Det bemærkes hertil, at ansvaret for, at en afgørelse er ledsaget af en fyldestgørende begrundelse, hviler på den myndighed, der træffer afgørelsen. En myndighed, som anvender afgørelsesmodeller, eventuelt fra en ekstern leverandør som fx KMD, må derfor påse, at eventuelle fortrykte dele af en begrundelse er fyldestgørende i forhold til den konkrete sag. I modsat fald har myndigheden ansvaret for (om nødvendigt) at korrigere og supplere de fortrykte dele af begrundelsen. 19

Nævnene skal på baggrund af det oven for anførte henlede kommunernes opmærksomhed på forvaltningslovens krav om begrundelse. Afgørelser ikke meddelt skriftligt - notatpligt Når en kommunal afgørelse om boligstøtte ikke meddeles skriftligt, er der hverken efter forvaltningsloven eller andre bestemmelser krav om, at der gives en (samtidig) begrundelse til borgeren. Som oven for anført følger det imidlertid af en almindelig retsgrundsætning, at en myndighed har notatpligt om alle væsentlige ekspeditioner i en sag. Det er således nævnenes opfattelse, at det af dokumentationsmæssige grunde skal noteres på sagen, hvilken afgørelse der er truffet, og hjemlen herfor. Nævnene har derfor vurderet, om kommunerne i de 10 sager, hvor der ikke foreligger en skriftlig afgørelse, har noteret ovennævnte oplysninger. I alle 10 sager fremgår det af journalen og/eller skærmprint fra beregningssystemet, hvilken afgørelse der er truffet (boligstøttens størrelse og fra hvilket tidspunkt borgeren har ret til boligstøtten), men i ingen af sagerne har man noteret hjemlen for huslejereduktionen (boligstøttelovens 11, stk. 1, 1. og/eller 2. led). Nævnene skal derfor anbefale, at kommunerne fører notat også om retsgrundlaget. Partshøring Det følger af forvaltningslovens 19, stk. 1, at kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte faktiske oplysninger, som er væsentlige og til ugunst for parten, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Nævnene har ved gennemgangen af sagerne vurderet, i hvilket omfang der var pligt til at foretage partshøring, og i bekræftende fald om partshøring er foretaget. Der var efter nævnenes opfattelse pligt til at foretage partshøring i samtlige undersøgte sager, idet der i alle sagerne forelå væsentlige, faktiske oplysninger, som var til ugunst for ansøger, og som pågældende ikke kunne antages at være bekendt med. Som det fremgår af tabel 4 var partshøringspligten kun i 2 sager (3 procent) efterlevet. I 62 sager (97 procent) havde kommunerne således ikke foretaget den fornødne partshøring. 20

Eksempler på manglende partshøring Sag nr. 27 Kommunen reducerede ved boligstøtteberegningen nettohuslejen fra kr. 52.440 til kr. 46.053 medførende en delvis bevilling af boligydelse. Baggrunden herfor var oplysning om, at der i samme ejendom var et tilsyneladende tilsvarende lejemål, hvor huslejen ved boligstøtteberegningen var tilsvarende reduceret. Kommunen burde have partshørt borgeren over de foreliggende faktiske oplysninger om sammenligningslejemålet, herunder hvad lejen for dette lejemål boligstøttemæssigt var fastsat til. Det fremgik i øvrigt af sagen, at kommunen forud for afgørelsen havde tilsendt borgeren et såkaldt partshøringsbrev. Efter nævnenes opfattelse kan partshøringsbrevet dog ikke anses at udgøre en korrekt partshøring. Brevet må snarere opfattes som en agterskrivelse. Dette skyldes, at borgeren ikke hermed blev gjort bekendt med ovennævnte faktiske oplysninger om sammenligningsgrundlaget, men derimod alene blev underrettet om, at kommunen påtænkte at reducere lejen beregningsmæssigt, idet denne i henhold til boligstøttelovens 11, stk. 1, måtte anses væsentligt at overstige lejen for andre lejligheder af tilsvarende størrelse og kvalitet. Sag nr. 48 Kommunen havde reduceret nettohuslejen fra kr. 26.004 til kr. 18.700 medførende afslag på boligsikring. Baggrunden herfor var dels oplysninger om lejeniveau, størrelse og beliggenhed for 2 andre lejemål, dels oplysninger om lejemålets stand fremkommet ved besigtigelse. Kommunen burde have partshørt ansøger over de faktiske oplysninger om de 2 lejemål, der blev sammenlignet med. Kommunen burde endvidere have partshørt over oplysninger fremkommet ved besigtigelse, idet borgeren ikke kunne antages at være bekendt med, hvilke oplysninger kommunen var kommet i besiddelse af ved besigtigelsen, idet det ikke var dokumenteret, at hun deltog i besigtigelsen og i den forbindelse blev underrettet om, hvilke oplysninger kommunen noterede til sagen. Sag nr. 57 Kommunen havde nedsat nettohuslejen fra kr. 41.256 til kr. 32.775 svarende til en m 2 -pris på kr. 575. Dette udløste en delvis bevilling af boligsikring. Baggrunden herfor var ifølge de foreliggende oplysninger kommunens interne retningslinier (skuffecirkulære) gældende for kommunens boligstøtteberegning for 2005. Heraf fremgik, at den maksimale m 2 -pris for byggeri opført før 1. januar 1982 var fastsat til kr. 500 angiveligt svarende til m 2 - prisen på 2 konkrete lejemål/ejendomme. Det fremgik endvidere af skuffecirkulæret, at der kunne accepteres en m 2 -pris på kr. 575, hvis lejemålet var moderniseret efter 1. januar 1982, men før 1. januar 1996. 21

Der var tale om et lejemål i en ejendom opført i 1948. Kommunen havde fra udlejer modtaget oplysning om, at lejemålet var moderniseret med nyt køkken og badeværelse i 1995 og nye termoruder i 2002, ligesom lejemålet i 2005 havde fået nye plankegulve. Kommunen burde efter nævnenes opfattelse have partshørt over oplysningerne i skuffecirkulæret, idet det må lægges til grund, at kommunen opfattede de internt fastsatte m 2 -priser som udtryk for faktiske oplysninger om det sædvanlige lejeniveau for tilsvarende lejemål. Oplysningerne var efter kommunens opfattelse i øvrigt væsentlige og til ugunst for borgeren, og borgeren kunne ikke antages at være bekendt hermed. Endvidere burde kommunen have partshørt over de oplysninger om modernisering, som udlejer havde afgivet, idet disse af kommunen ikke fandtes at kunne føre til, at den aftalte leje fuldt ud skulle accepteres ved boligstøtteberegningen. Oplysningerne var således ikke fuldt ud til gunst for borgeren, der i øvrigt efter det oplyste ikke kunne antages at være bekendt med de af udlejer afgivne oplysninger. På baggrund af det oven for anførte skal nævnene henlede kommunernes opmærksomhed på pligten til at foretage partshøring. Forvaltningslovens 19 er en garantiforskrift, hvorfor overtrædelse heraf som udgangspunkt medfører afgørelsens ugyldighed. Klagevejledning Det følger af forvaltningslovens 25, stk. 1, at skriftlige afgørelser om boligsikring/-ydelse skal være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om tidsfristen på 4 uger, jf. retssikkerhedslovens 67. Kravet om klagevejledning gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Som udgangspunkt er der ikke krav om, at der skal gives klagevejledning, hvis afgørelsen meddeles mundtligt. Den almindelige vejledningspligt medfører imidlertid, at myndigheden også, hvor en forvaltningsafgørelse meddeles mundtligt, om fornødent skal give klagevejledning. Som det fremgår af tabel 4 har nævnene vurderet, at klagevejledning skulle gives i 55 sager. Kun i 2 af disse sager blev det vurderet, at kravet om klagevejledning var tilsidesat. Eksempel på manglende klagevejledning Sag nr. 39 Nettohuslejen var af kommunen nedsat ved boligstøtteberegningen, hvilket blev meddelt borgeren skriftligt med korrekt klagevejledning. Efter klagefristens udløb indgav borgeren klage over lejenedsættelsen. Kommunen genoptog på baggrund heraf sagens behandling. Ny afgørelse med fortsat nedsættelse af lejen blev senere meddelte borgeren mundtligt. Der blev i den forbindelse ikke givet ny klagevejledning. 22

Nævnene har fundet, at der trods den mundtlige form alligevel var krav om klagevejledning ud fra den almindelige vejledningspligt. Kommunen måtte på baggrund af den tidligere klage gå ud fra, at borgeren heller ikke ville være tilfreds med den nye afgørelse og derfor eventuelt ønskede at indbringe sagen for klageinstansen. I 53 (96%) af de 55 sager blev afgørelsen i øvrigt meddelt skriftligt byggende på et standardkoncept med indbygget, fyldestgørende klagevejledning. I 9 sager har nævnene vurderet, at klagevejledning ikke var relevant. Dette skyldes, at det i disse 9 sager måtte lægges til grund, at borgeren ikke havde fået meddelelse om afgørelsen. Der kunne således ikke antages at foreligge en afgørelse, der kunne få retsvirkning efter sit indhold. Nævnene skal på baggrund af det oven for anførte bemærke, at tilsidesættelse af reglerne om klagevejledning i almindelighed fører til, at klagefristen på 4 uger suspenderes, indtil korrekt klagevejledning gives. Øvrige bemærkninger om formaliteten I en enkelt sag (sag nr. 22) har nævnene bemærket, at kommunen havde overtrådt notatpligten efter offentlighedslovens 6. Der var tale om, at kommunens ejendomsforvaltning til brug for vurdering af det lejedes værdi havde foretaget besigtigelse af lejemålet. Blandt andet på baggrund af oplysninger fremkommet ved denne besigtigelse blev lejen nedsat ved boligstøtteberegningen. Der forelå i sagen dog intet notat om, hvilke oplysninger der var fremkommet ved besigtigelsen. Nævnene skal henlede kommunernes opmærksomhed på, at offentlighedslovens 6, stk. 1, foreskriver, at i afgørelsessager skal en myndighed, der bliver bekendt med faktiske omstændigheder, der er af betydning for afgørelsen, gøre notat om indholdet af disse oplysninger. Sammenfattende vedrørende formalitetsvurderingen Den formelle vurdering af de undersøgte sager giver sammenfattende anledning til følgende anbefalinger Afgørelser bør meddeles skriftligt af hensyn til borgerens retssikkerhed og for at sikre dokumentationen for trufne afgørelser. Kommunerne skal sikre sig, at det på sagen noteres, at afgørelsen mundtligt er meddelt borgeren, og hvornår dette er sket. Kommunerne skal være opmærksomme på forvaltningslovens krav om begrundelse. Kommunerne skal være opmærksomme på pligten til at foretage partshøring. Forvaltningslovens 19 er en garantiforskrift, hvorfor overtrædelse heraf som udgangspunkt medfører afgørelsens ugyldighed. 23