Kvik-guide: Sådan opretter du en bruger Denne guide henvender sig til brugere, der er oprettet med en administrator- eller superbrugeradgang, og som har brug for at oprette andre brugere med tilknytning til virksomheden. I denne guide kan du læse om følgende: Hvorfor skal man oprette brugere? Virksomhedsadministratorens rolle og ansvar Sådan opretter du en bruger Roller og rettigheder Trin for trin oprettelse af brugere Oprettelse af ekstra administrator Hvorfor skal man oprette brugere? Adgang til personfølsomme oplysninger DA Statistik har fået et nyt system, som medfører ændring af procedurer for indberetning/upload af filer fra og med 2013. Med det nye system etablerer vi på http://indberetning.da.dk mulighed for, at du kan se de medarbejderspecifikke/personidentificerbare data, der hver statistikperiode indberettes for jeres virksomhed ligesom virksomheden fremover vil blive informeret om datakvaliteten. Dette uanset om jeres virksomhed i dag indberetter statistikdata selv eller via et lønservicebureau. Adgangen til indberetning.da.dk kræver brugerid og password. Kun brugere oprettet i vores system kan få adgang og disse skal oprettes af jer i vores brugeradgangsmodul. Brugere med roller/rettigheder, der giver adgang til personfølsomme oplysninger skal være indforstået med, at adgangen alene må anvendes med henblik på at kvalitetssikre virksomhedens indberetninger til DA Statistik, og derved forbedre kvaliteten af den eller de statistikker, som virksomheden tilbydes fra sin arbejdsgiverorganisation. Den hidtidige virksomhedsadgang mange har benyttet indtil 2012 udgår derfor som følge af adgangen til personfølsomme data, og erstattes af personspecifikke brugeradgange, som kun bør tildeles personer med relevant tilknytning til virksomheden. Opret andre brugere end virksomhedsadm. For at kommunikationen mellem DA Statistik og virksomheden bliver så målrettet som muligt anbefaler vi, at der udover virksomhedsadministrator som DA Statistik har oprettet som den første bruger via autorisationsblanketten oprettes en eller flere brugere. Dette sikrer at vi altid kan komme i kontakt med virksomheden samt målrettet korrespondance i forbindelse med anmodninger, rykkere, tilbagemeldinger m.m.
Side 2 Virksomhedsadministrators rolle og ansvar Rollen som virksomhedsadministrator er tildelt en person, som virksomhedens ledelse betror kendskab til løn- og fraværsoplysninger for samtlige medarbejdere i virksomheden. Tilsvarende skal administrator have kendskab til de personer med tilknytning til virksomheden, som skal oprettes som brugere. Sidstnævnte gælder også for superbrugeren. Virksomhedsadministrator kan placere ansvaret for virksomhedens data hos sig selv, og det indebærer, at vedkommende vil blive DA Statistiks kontaktperson ved anmodninger, evt. rykker og tilbagemeldinger på indberettede data. Virksomhedsadministrator kan også vælge at uddelegere adgange til relevante personer med tilknytning til virksomheden både internt og eksternt, f.eks. en lønbogholder eller en ekstern lønkonsulent. Sådan opretter du en bruger Oprettelse af virksomhedens brugere og administration af deres rettigheder og adgange foretages af virksomhedsadministrator eller superbruger via brugeradministrationsmodulet på indberetning.da.dk, som du får adgang til ved at logge på med dit brugerid og password. Roller og rettigheder Roller og rettigheder De roller, der kan vælges i brugeradministrationsmodulet er fastlagt på forhånd og implicit i disse roller er der lagt rettigheder. Hierarkiet er som følgende: Administrator er øverst i hierarkiet. Har fuld adgang til alle data for alle statistikker for virksomheden på indberetning.da.dk ligesom administrator har adgang til samtlige brugere og kan oprette alle typer. En administrator kan oprette en ekstra administrator via modulet, hvis der er behov for det. Alle administratorer på samme virksomhed har samme rettigheder, og hvis ingen andre brugere oprettes vil administratorerne være sidestillede i forhold til DA Statistiks kontakt til virksomheden. Administrator er den eneste der kan oprette personer med superbrugeradgang. Superbruger Superbrugeren kan oprette andre brugere med rollen læseadgang eller indberetteradgang. Der er ikke mulighed for at superbruger kan oprette andre superbrugere. Superbrugeren har adgang til både at se data og uploade/indberette filer. Adgangen til at se data kan være begrænset på p-nummer eller lønmodtagergruppeniveau. Læseadgang for brugere med læseadgang er der kun adgang til at se data samt indberette data/uploade filer. Læseadgangen kan begrænses på p-nummer eller lønmodtagergruppeniveau. Bruger med læseadgang har ikke mulighed for at oprette andre brugere. Indberetteradgang indberetter kan uploade/indberette filer, der er hverken mulighed for at se indberettede data eller at oprette andre bru-
Side 3 gere. Virksomheden har et servicebureau For virksomheder, der anvender servicebureau i deres løn- eller fraværsadministration er det kun i visse tilfælde nødvendigt at tildele disse bureautyper indberetteradgang til jeres virksomhed. Lønservicebureauet har deres egen adgang til indberetning af statistik. Selv om virksomheden anvender et lønservicebureau, er det nødvendigt at oprette brugere til statistikken Øvrige Medarbejderomkostninger, da indberetning til denne hovedsageligt drejer sig om oplysninger som lønservicebureauet ikke kender i tilstrækkeligt omfang. Trin for trin oprettelse af brugere Oprettelsen af brugere er som følgende: Trin 1 På forsiden af indberetning.da.dk klikker du på Opret ny bruger i højre side af skærmen. Trin 2 - Login Trin 3 - kontaktoplysninger for bruger Log ind med dit brugerid samt password. Hvis det er første login anvender du password modtaget på brev. Du bliver herefter promptet for ændring af password, vælg et du kan huske, da det fremover skal anvendes ved login på indberetning.da.dk. Når du er logget ind dirigeres du direkte til brugeradministrationsmodulet. Afhængig af virksomhedens statistikdeltagelse vil der være op til fem skærmbilleder, du skal igennem før brugeren er oprettet. Du vil bl.a. blive guidet igennem brugerens kontaktoplysninger, hvilke statistikker og roller brugeren skal tilknyttes og efterfølgende om brugerens adgang eventuelt skal begrænses til enkelte arbejdssteder (p-numre) eller lønmodtagergrupper. Der skal registreres kontaktoplysninger for brugeren til brug for bl.a. fremsendelse af password.
Side 4 CVRnr., brugeren skal tilknyttes. Nedenunder vises P-nummer samt adressen, som password sendes til. Hvis virksomheden har flere P-numre kan anden postadresse vælges via drop-down alternativt skal adressen tastes manuelt. Dette gøres ved at sætte hak i boksen, hvorefter anden adresse kan indtastes. Særligt om BrugerId/ brugere er kendt i forvejen E-mail anvendes som brugerid. Når du indtaster e-mail adresse valideres denne i vores database. Findes e-mail ikke i forvejen, så skal du udfylde øvrige obligatoriske felter fornavn, efternavn og telefon. Er e-mail kendt i forvejen betyder det at brugeren allerede har en adgang til enten www.kompetencefonde.dk eller indberetning.da.dk. I disse tilfælde skal du ikke udfylde fornavn, efternavn og telefon, men kun vælge CVRnr., brugeren skal have adgang til. Valg af CVR-nummer - Du kan kun oprette brugere på CVR-numre, du selv har adgang til som administrator eller superbruger. Disse vil være listet i drop-down menuen. Default vises det CVR-nummer, du er logget ind på. Valg af P-nummer - Der vises p-numre for virksomheden. Der skal vælges et p-nummer, hvor password for brugeren skal sendes hen. P-nummerets adresse bliver brugerens postadresse. Manuel indtastning af adresse - Hvis brugerens password skal sendes til en anden postadresse end virksomhedens, skal du sætte hak i boksen og ufylde denne manuelt. Trin 4 - Statistikdeltagelse Tildeling af roller De statistikker virksomheden skal indberette til er vist. Der er op til fire statistikker lønstatistik, fraværsstatistik, øvrige medarbejderomkostninger og ulykkesstatistik. Brugere til ulykkesstatistikken kan først oprettes i løbet af februar 2014. Virksomheder, der deltager i ulykkesstatistikken får besked fra DA statistik, når brugere kan oprettes. Alle virksomheder skal som minimum indberette til lønstatistikken. For en eller flere af de viste statistikker skal brugeren have en rolle, som definerer, hvad brugeren har adgang til i forhold til virksomhedens data hos DA Statistik. Default har brugeren Ingen adgang/rolle.
Side 5 Superbruger: Brugeren har adgang til at se personfølsomme data, brugeren kan indberette statistikoplysninger samt oprette andre brugere på virksomheden, der skal have læse- eller indberetteradgang. Læseadgang: Brugeren får adgang til at se personfølsomme data, og kan indberette/uploade filer. Indberetter: Brugeren får kun adgang til at uploade/indberette filer, der er ikke adgang til personfølsomme oplysninger. Data for øvrige medarbejderomkostninger er p.t. skema, der skal udfyldes når brugeren er logget ind. For denne statistik er det tilstrækkeligt at tildele en bruger enten indberetter- eller superbrugeradgang. Indberetteradgangen vil i dette tilfælde give adgang til at udfylde skemaet, mens superbrugeradgangen udover at indberette/udfylde skemaet også giver mulighed for at oprette ekstra brugere på statistikken. Trin 5 valg af adgange for lønstatistik I trin 5 skal du tage stilling til, hvilke lønmodtagergrupper samt p-numre brugeren skal have adgang til. Det er også i dette trin, du kan begrænse brugerens adgang til enkelte p-numre eller lønmodtagergrupper. Default er intet valgt. Du kan manuelt afkrydse i tabellen med virksomhedens p-numre eller du kan benytte kvikvalg oven over tabellen: Vælg alle medarbejdere i virksomheden - Ved valg af denne afkrydses alle kolonner for alle p-numre. Brugeren får adgang til at se alle lønmodtagere for alle p-numre. Vælg alle fastlønnede - Ved valg af denne afkrydses fastlønnede for alle p-
numre. Brugeren får adgang til at se alle fastlønnede for alle p-numre. Side 6 Vælg alle timelønnede - Ved valg af denne afkrydses timelønnede for alle p- numre. Brugeren får adgang til at se alle timelønnede for alle p-numre. Vælg alle øvrige - Valg af denne afkrydses øvrige for alle p-numre. Brugeren får adgang til at se alle øvrige for alle p-numre. OBS. Afgrænsningen af fastlønnede, timelønnede og øvrige følger lønstatistikvejledningens definitioner for aflønningsform i personoplysning 0800: Fastlønnede er lønmodtagere med koderne 3, 4 eller 5. Timelønnede er med koderne 1 eller 2, og Øvrige er lønmodtagere med koderne 81-92. Manglende/inaktive P- numre Trin 6 - valg af adgange for fraværsstatistik Trin 7 - opsummering af brugerens adgange Mangler du p-numre for din virksomhed i tabellen eller er der p-numre på listen, der ikke er aktive længere kontakt venligst DA Statistik for oprettelse/inaktivering af disse. Trin 6 vedrører adgange til fraværsstatistik, hvor der skal træffes de samme valg som for lønstatistikken. Øvrige medarbejderomkostninger er et skema, der skal udfyldes og vedrører virksomheden som samlet juridisk enhed, derfor er det unødvendigt at begrænse brugerens adgang på lønmodtager- eller P-nummer niveau. Den valgte rolle superbruger eller indberetter giver automatisk adgang til hele virksomheden. På sidste trin vises en kort opsummering af brugerens adgange med roller og rettigheder samt kontaktoplysninger. Ved at trykke Godkend accepteres data og brugeren oprettes. Alternativt vælges Tilbage, og data kan rettes inden godkendelse. Når de indtastede data er godkendt, modtager brugeren en e-mail med brugerid og link til indberetning.da.dk. Password afsendes kun efterfølgende som personligt brev hvis brugeren ikke er kendt i forvejen. Information om dette vil stå i e-mailen til brugeren. Oprettelse af ekstra administrator Virksomhedsadministrator har som den eneste bruger mulighed for at oprette ekstra administrator, som er sidestillet i rettigheder med allerede oprettede administratorer. I boksen med brugeradministrationen findes et særskilt punkt til oprettelse af administrator. Oprettelsen består kun af to steps, et til at udfylde brugerid samt navn og telefonnummer samt et til at vælge cvrnr., brugeren skal være administrator for.
Side 7 I feltet med virksomhed vises drop-down med de cvrnr. administrator selv har adgang til og kan tildele adgang til for andre administratorer Når cvrnr. er valgt trykkes Udfør for at acceptere registreringen, hvorefter den oprettede bruger modtager en e-mail med brugerid og link til indberetning.da.dk. Hvis personens brugerid er kendt i forvejen navn og tlf. skal dermed ikke udfyldes på skærmbillede 1 så skal brugeren anvende det password, der allerede benyttes på kompetencefonde.dk/indberetning.da.dk. I modsat fald sendes personligt brev med midlertidigt password. Bemærk, at uanset administrators relationer til virksomheden, så vil password blive sendt til virksomhedens hovedadresse.