Rammeaftale 02.02 (ny maj 2014) 24. juni 2014 1

24. juni 2014 2 Hvilke behov ligger til grund for aftalen? 02.02-2014 02.02 en -2014 forhandleraftale Antal leverandører: 1(D+M) + 2 (M) = 3 Sikrer nem tildeling Løbetid 1 + 1 +1 +1 år = 4 år Holder leverandøren på plads Dybt sortiment med mange producenter Sikrer dækning af kundebehov Dynamisk sortimentsudvidelse Sikrer teknologisk opdatering Avancerne er låst - cost+ modellen Styrer priserne over tid Nem tildeling ved Direkte tildeling Træk på aftalen Simpelt Miniudbud Fornyet konkurrenceudsættelse

Hvad kan købes på aftalen 24. juni 2014 3

Hvad kan købes på aftalen. 24. juni 2014 4 All-in-one Arbejdspladser Specs. Antal positioner Antal frie positioner Touch Traditionel Basis Kompleks Avanceret Basis Kompleks Avanceret 20 pr. producent 5 pr. producent 20 pr. producent 5 pr. producent Bærbare Notebooks Basis Kompleks Avanceret 50 pr. producent 5 pr. producent Hybrider Basis Kompleks Avanceret 30 pr. producent 5 pr. producent Håndholdte Mini tablets Basis Kompleks Avanceret 10 pr. producent 5 pr. producent Tablets Basis Kompleks Avanceret 20 pr. producent 5 pr. producent

Hvad kan købes på aftalen. 24. juni 2014 5 Arbejdspladser Specs. Antal positioner Antal frie positioner Stationære Desktop Basis Kompleks Avanceret 20 pr. producent 5 pr. producent Tower Basis Kompleks Avanceret 20 pr. producent 5 pr. producent Tynde klienter Mobil (Crome) Basis Kompleks Avanceret 5 pr. producent 5 pr. producent Traditionel Basis Kompleks Avanceret 15 pr. producent 5 pr. producent Tilbehør Skærme 15 pr. producent 5 pr. producent Batterier 30 pr. producent 5 pr. producent Covers 30 pr. producent 5 pr. producent Tasker 30 pr. producent 5 pr. producent Dock + Portrep. 30 pr. producent 5 pr. producent Mus + tastatur 15 pr. producent 5 pr. producent Strømforsyning 30 pr. producent 5 pr. producent

Hvad kan købes på aftalen. 24. juni 2014 6 Serviceydelser (Stykbaserede) Serviceydelser (Timebaserede) Arbejdspladser Pålægning af image Tyverimærkning - Fysisk Tyverisikring - Elektronisk Asset registrering Emballagehåndtering Bortskaffelse HelpDesk Tekniker Udrulningsleder Uddannelseskonsulent Driftskonsulent

24. juni 2014 7 Leverandør eks. Producenter Hovedgruppe All-in-one computere Acer Apple Asus Dell Fujitsu HP Lenovo MSI Samsung Bærbare computere Acer Apple Asus Dell Fujitsu HP Lenovo MSI Samsung Håndholdt computere Acer Apple Dell Fujitsu HP Huawei Lenovo Microsoft MSI Sony Samsung Stationære computere Acer Apple Asus Dell Fujitsu HP Lenovo MM-Vis. Tynd klienter Acer Dell Fujitsu HP Lenovo MSI Nexterm. Samsung Tilbehør Fra ovenstående Total antal computere : ca. 700

Hvad kan købes på aftalen. 24. juni 2014 8 Arbejdspladser Antal positioner Tilbudt leverandør 1 Antal Producenter Antal frie positioner All-in-one Touch 20 pr. producent 63 5 pr. producent 9 Traditionel 20 pr. producent 58 5 pr. producent Bærbare Notebooks 50 pr. producent 190 5 pr. producent 9 Hybrider 30 pr. producent 78 5 pr. producent Håndholdte Mini tablets 10 pr. producent 39 5 pr. producent 11 Tablets 20 pr. producent 79 5 pr. producent

Regulering af priser og substitution 24. juni 2014 9

24. juni 2014 10 Substitution/addition af produkter Kan foregå følgende måneder: Februar, marts, april, maj, juni, juli september, oktober, november og december Prisregulering Priserne kan reguleres md dollar/euro udviklingen Avanceprocenterne må ikke stige

24. juni 2014 11 Hvordan handler du ind på aftalen? Direkte tildeling hos primær leverandør Miniudbud alle 3 leverandører i spil Find vejledning og bilag på www.ski.dk

24. juni 2014 12 Hvem er de så??? Leverandør Direkte tildeling Miniudbud KMD X X Dustin Comm2ig X X

Direkte tildeling 24. juni 2014 13

24. juni 2014 14 Hvordan foretages en direkte tildeling i praksis 1.Gå på KMD s hjemmeside 2.Få et log-in til 02.02 aftalen 3.Vælg de produkter der passer 4.Bestil

Miniudbud 24. juni 2014 15

24. juni 2014 16 Hvad udløser miniudbud fornyet konkurrenceudsættelse Trigger 1 Skærpede krav til udstyr samt volumen > 25 stk. Trigger 2 Volumen > 99 stk. Trigger 3 Udstyr + Projekt/serviceydelser (fast pris på timer) Skifteomkostninger kan indregnes Kvalitets- og evt. projektevaluering

24. juni 2014 17 Hvordan har SKI gjort det nemt? E-katalog Let miniudbud 1. SKI har lavet 3 skabeloner 2. Udfyld og send til alle 3 leverandører 3. Modtage tilbud og evaluer via evalueringsværktøj 1. Pris 2. Kvalitet 3. Projekt Find skabeloner, bilag mm. på www.ski.dk

24. juni 2014 18 Besparelse potentiale vurderet på 6% af varelinjerne (18% forventet oms.) Et prisbencmark på SKI's nye rammeaftale for computere pr. 7. april 2014 viser et besparelsespotentiale på 36 % i forhold til markedspriser. Priserne på bærbare computere er beregnet til at være omkring 40 % lavere end markedspriser for gængse mærker som Lenovo og HP. For Apple's produkter (primært Ipads) er et besparelsespotentiale i størrelsesordenen af 25 %. For skærme ligger besparelsespotentialet i omegnen af 45 %. Det har ikke været muligt, at benchmarke produktgruppen stationære computere, da de tilbudte computere er special-konfigurerede produkter.

Diverse 24. juni 2014 19

24. juni 2014 20 Ordrebekræftelse Max. 3 dage efter afgivelse af bestilling SKAL indeholde leveringsdato Bod i tilfælde af forsinket levering 0,25% pr. arbejdsdag max. 5% af den forsinkede vares pris Dog skal det samlede bodbeløb udgøre mere end 1.500 kr.

24. juni 2014 21 Afbestilling 1. Kunden kan afbestille frem til modtagelsen af ordrebekræftelsen 2. Kunden kan inden for 2 dage afbestille ordren, hvis leveringsdatoen ligger længere end 6 uger frem i tiden beregnet fra modtagelsen af ordrebekræftelsen. Fragt 1. Priserne er inkluderet samtlige omkostninger til transport i DK, adm. og forsikring frem til leveringsadressen. 2. Altså ingen yderligere fragtomkostninger, gebyrer etc. Betalingsbetingelser: 30 dage fra modtagelse af faktura

24. juni 2014 22 Garantien følger producentens produktgaranti Der er vedhæftet et link til produktets garanti i SKIs e-katalog Producenternes def. er forskellige for de forskellige garantityper Check evt. om der behov for udvidet garanti

SKI HAR EN GOD MAVEFORNEMMELSE - HVAD HAR I???

24. juni 2014 24 Velkommen til informationsmøde Forpligtende Rammeaftale 50.70 Interaktive tavler og AV-udstyr Medio juni 2014

24. juni 2014 25 Hvad med den gamle frivillige 02.14 Av- og Undervisningsudstyr. Udløber dec. 2014 Ingen erstatning Men på 02.07 Kommunikationsudstyr til indbydes (sep. 2014): A. videokonference B. videoovervågning

24. juni 2014 26 Forpligtende rammeaftale Proces forud for offentliggørelse: Kommunal projektgruppe har bidraget til udbudsdesign og udbudsmateriale Teknisk dialog med markedet justering af krav Kommunal høring af udbudsmaterialet justering af krav Kommunal tilslutningsperiode Offentliggørelse Forventet ikrafttrædelse: medio juni 2014 Interaktive tavler Interaktive projektorer Projektorer Infoskærme Konsumer skærme IALT 6 løsninger 1 løsning 1 løsning 3 løsninger 3 løsninger 14 løsninger

24. juni 2014 27 Overblik over tilslutning Spørgsmål Svar Tilsluttede kommuner? 85 kommuner (svarende til 92% af Danmarks befolkning) Andre tilsluttede? 9 andre Forventet volumen i aftaleperioden? Undtagelser? Minimum 193 mio.kr. Kunne tilslutte sig hele aftalen eller enkelte kategorier Kunne undtage skoleområdet eller enkelte institutioner Selvejende institutioner kan nå at tilslutte sig

28 Forpligtelsen Kommunal aftageforpligtelse Når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens sortiment Frivillig for selvejende institutioner Er efter tilslutning berettiget, men ikke forpligtet, til at købe de af Rammeaftalen omfattede produkter og tjenesteydelser. Interaktive tavler Interaktive projektorer Projektorer Infoskærme Konsumer skærme IALT 6 løsninger 1 løsning 1 løsning 3 løsninger 3 løsninger 14 løsninger

24. juni 2014 29 Udbudsdesign: Overblik over rammeaftalen Spørgsmål Antal aftaler? Antal leverandører? Svar Én rammeaftale ingen delaftaler 11 konditionelle leverandører (afhængigt af tildeling) Tildelingskriterium? Der tildeles 1 (+2) leverandører per produktløsning (14 stk.): Leverandør 1 vinder retten til Kundens direkte tildeling Leverandør 1, 2 og 3 vinder retten til at deltage ved Kundens miniudbud Laveste pris (TCO model - baseret på evalueringsscenarieforbrug inkl. el-forbrug) Tildelingsmodel? Direkte tildeling (v/ køb af én type løsning under kr. 200.000,-) Miniudbud (v/ køb af én type løsning for kr. 200.000,- eller derover) Rammeaftalens varighed? 4 år Kunden har individuel mulighed for at opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel, tidligst til udløb af rammeaftalens 2. år

24. juni 2014 30 Sortiment hvad kan købes!!!

24. juni 2014 31 Sortiment (se bilag B1) Løsninger består af: Udgangspunkt: Smalt standardiseret sortiment Sikre kompatibilitet til eksisterende it-miljøer Understøtte teknologisk udvikling Lette anskaffelsen for Kunderne Fleksibelt inden for standardiserede rammer Interaktive tavler Interaktive projektorer Projektorer Infoskærme Konsumer skærme I ALT 6 løsninger 1 løsning 1 løsning 3 løsninger 3 løsninger 14 løsninger HOVEDPRODUKT : Fx Interaktiv projektor eller monitor eller fx FAST DEFINERET samlet løsning, fx: Monitor med beslag og player modul Montering af den samlede løsning, samt tilslutning til eksisterende el- og internet. Hostet software-pakke Basis opsætning af designskabelon TILKØBSPRODUKTER, fx: Monteringstilkøb / Serviceaftaler Reservedele / Tilbehør / Kurser

24. juni 2014 32 Interaktive tavler (bilag A.2.1-6) Produktløsninger Varianter - definerende faktorer: 1. Lev. = Direkte 1 Standard løsning (uden krav om software kompatibilitet) 2 Avanceret løsning (uden krav om software kompatibilitet) 3 Standard løsning (kompatibel med Smart Notebook-software) 4 Avanceret løsning (kompatibel med Smart Notebook-software) 5 Standard løsning (kompatibel med Active Inspire-software) 6 Avanceret løsning (kompatibel med Active Inspire-software) Altid short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 80,1 (intervaller /touch) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 80,1 (intervaller /touch) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Solutors AV CENTER AV-CENTRUM AV CENTER Solutors Atea Solutors Atea AV CENTER Atea Solutors Vanerum-SIS AV CENTER Atea Nordisk Skoletavle Fabrik Atea AV CENTER Nordisk Skoletavle Fabrik

24. juni 2014 34 Interaktive projektorer (bilag A.2.7) Produktløsninger 7 Standard interaktiv projektor med pen-touch Varianter - definerende faktorer: Inkl. software-pakke (ingen krav om kompatibilitet) Ultra throw-projektor 2 størrelser (intervaller) Projektor alene / Fast montering m. større højtalere AV CENTER Solutors A/S Vanerum-SIS

24. juni 2014 36 Projektorer Produktløsninger Varianter - definerende faktorer: 8 Projektorer Med/Uden montering: (bilag A.2.8) Projektor til fastmontering, lille model (2500-2999 ansilumens) Projektor til fastmontering, medium model (3000-3999 ansilumens) Projektor til fastmontering, stor model (4000-4900 ansilumens) Short throw-projektor til fast montering (2500-2999 ansilumens) Ultra short throw-projektor til fast montering (2500-2999 ansilumens) Mobile uden montering: Mobil projektor - lille model (2500-3499 ansilumens) Mobil projektor - medium model (minimum 3500 ansilumens) Mobil LED projektor - lille model (1900-2499 ansilumens) Mobil LED projektor - medium model (minimum 2500 ansilumens) Atea Solutors AV CENTER

24. juni 2014 38 Infoskærme & digital signage professionel kvalitet (bilag A.2.9-11) Produktløsninger 9 Samlet digital signagepakkeløsning 10 Basis infoskærmsløsning Samlet løsning: Hostet software (inkl. 1st linesupport) Integreret/eksternt player modul LED-monitor, beslag Montering Opsætning af designtemplate Samlet løsning: Hostet software (inkl. 1st linesupport) Eksternt player modul Montering LED-monitor, beslag Varianter - definerende faktorer: IMMEDIAD A/S Solutors A/S AV CENTER IMMEDIAD A/S Atea A/S Solutors A/S Ca. 10 Størrelser 15 til min. 73 (intervaller) 5 typer beslag Væg-beslag til fast montering Væg-beslag med dreje-/tiltfunktion Loftbeslag med dreje-/tiltfunktion Fritstående gulvstativ (store størrelser) Bord-/gulvstander (små størrelser) 11 Professionelle monitorer Kun monitor ingen software Med / uden montering Atea A/S Solutors A/S AV CENTER

24. juni 2014 40 Skærm-udstyr af konsumer kvalitet (bilag A.2.12-14) Produktløsninger Varianter - definerende faktorer: 1. Leverandør = Direkte 12 Smart TV af konsumer kvalitet til afvikling af webindhold 13 Stor format monitor uden touch 14 Stor format monitor med touch LED-teknologi 8 størrelser 15 til min. 73 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Bord-/gulvstativ LED-teknologi 5 størrelser 54 til min. 78 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Fritstående gulvstativ Motoriseret hæve-/sænkebeslag LED-teknologi 4 størrelser 54 til min. 78 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Fritstående gulvstativ Motoriseret hæve-/sænkebeslag IMMEDIAD A/S AV CENTER Solutors A/S Solutors A/S Atea A/S AV CENTER Vanerum-SIS Solutors A/S AV CENTER

24. juni 2014 41 Styring af sortiment, priser og ny teknologi

24. juni 2014 42 Sortiment: Substitution, Prisregulering & varelinje-udvidelser Muligheder 2 gange årligt 1/1 og 1/7 Almindelig substitution (bilag III) Pris regulering (bilag III) Varelinje-udvidelser (bilag IV) Samme tekniske & funktionelle egenskaber Efterleve samme kravspecifikation Må ikke allerede findes på rammeaftalen Software-fabrikat må ikke udskiftes Hardware-fabrikat må ikke udskiftes på interaktive tavler Hardware-fabrikat må gerne udskiftes på øvrige 2,5 % fast halvårlig nedregulering på standard løsninger: (alle produktløsninger undtagen: 2, 4, 6, 8, 11) Mulighed for kursregulering ifht. Euro eller Dollar Pris er max.pris leverandøren kan sætte prisen ned Tomme varelinjer reserveret ny teknologi ifht. oprindeligt tilbudt Skal IKKE tilbydes ved tilbudsafgivelse KAN tilbydes senere Skal være en teknologisk forbedring af produktløsningen Prisen kan ligge max. 15 % over den gældende pris for hovedprodukt

24. juni 2014 43 Tildeling til en leverandør

24. juni 2014 44 Udbudsdesign: Sådan køber institutionen ind (1/3) 1. Kunden skal opgøre sit behov Hvilken produktløsning? Hvilken løsning har jeg brug for? Estimeret anskaffelsesbeløb Hvor meget ønsker jeg at købe ind for? - Kunde = Kommune, flere skoler, institution - Kunden må ikke kunstigt opdele sit indkøb 2. Kunden tildeler den relevante leverandør Er anskaffelsens værdi under kr. 200.000,- Direkte tildeling til Leverandør 1 Er anskaffelsens værdi over kr. 200.000,- Miniudbud via simpel skabelon (ca. 14 dage) (OBS: Kunden kan ved miniudbud skærpe bestemte krav) 3. Løsningen leveres: Indenfor maksimalt 14 dage fra bestilling Medmindre andet aftales ml. Kunde og Leverandør Enten: Uden overtagelsesprøve (fx fremsendelse) Eller: Med overtagelsesprøve (med Kundens medvirken) Eller: Med overtagelses- og driftsprøve (uden Kundens medvirken)

24. juni 2014 45 Udbudsdesign: Sådan køber institutionen ind (2/3) Kundens behovsopgørelse kan eksempelvis basere sig på: Formålet med anskaffelsen Fx hvis Kunden allerede har tilsvarende udstyr, hvor der er behov for softwarekompatibilitet, således at f.eks. undervisningsmaterialer, skal kunne bruges på det nye udstyr. Teknisk krav til udstyr Fx hvis Kunden har særlige krav til placering af udstyr, fysisk beskaffenhed/robusthed, mm

24. juni 2014 46 Udbudsdesign: Sådan køber institutionen ind (3/3) Som hjælp til behovsopgørelse kan Kunden foretage Teknisk afklaring, fx: Svarer funktionaliteter til forventninger og behov? Kan løsningen fysisk placeres på det tiltænkte sted? Hvilke elementer skal indgå i købet, fx serviceaftaler, el-installation? Afklaring af tids- og prøveplan Forhold som Kunden er ansvarlig for fx strømstik Evt. besigtigelse ved leverandøren (uden omkostning)

24. juni 2014 47 Miniudbud hvordan?

24. juni 2014 48 Udbudsdesign: Miniudbud evalueringskriterie Laveste pris Skabelon ved miniudbud standardiserer og effektiviserer proces Kunden kan skærpe eksisterende krav til: Montering (kabling, herunder beslag, påsat ramme, opsætning af udstyr, tilslutningspanel + betjeningspanel) Projektorer (ansilumens) Monitorer (Skærmteknologi + skærm-størrelser, herunder f.eks. tommestørrelse, rammestørrelse og skærmtykkelse) Andet (lydstyrke, garanti, opløsning fx på dokumentkamera eller projektor)

24. juni 2014 49 Diverse Priserne er incl. fragt, adm., forsikring, leveringsomkostninger, rejse og transportudgifter Betalingsbetingelser: 30 dage efter fyldestgørende faktura Efter kundens anmodning er Leverandøren forpligtet til at levere en indkøbsstatistik Tilvalg: Overtagelsesprøve + Driftsprøve Ordrebekræftelse med leveringsdato fremsendes efter 2 dage Bod: 0,4% pr. dag max. 15% og bodstørrelsen >2.000 kr. Muligheder, efter reglerne i Bilag A Leveringsvilkår, for suppleringskøb (miniudbud)

24. juni 2014 50 SKI hjælp!!! 1. E-katalog 2. Quick-Guide + Brochure 3. Miniudbudsskabelon Bilag C.1 + C.2

I ER ALTID VELKOMMEN TIL AT KONTAKTE Jørgen-Ib Hansen Mobil 24 48 15 77 E-Mail jih@ski.dk

24. juni 2014 52 50.45 Servere Leverandør: ATEA Bredt sortiment Attraktive priser Aftalen træder i kraft 15.juni 2014

24. juni 2014 53 Aftalens mål Sikre kompatibilitet til eksisterende it-miljø Til attraktive priser Gennem en enkel bestillingsmodel for kunden Løsning: Rammeaftale med én leverandør (forhandler)

24. juni 2014 54 Indhold - overblik Spørgsmål Antal aftaler Antal leverandører Tildelingsmodel Rammeaftalens varighed Svar 1 rammeaftale 1 leverandør (forhandler) Ingen Som udgangspunkt 3 år. Obs.: Mulighed for at opsige rammeaftalen med seks måneders varsel, tidligst til udløb af rammeaftalens 2. år

24. juni 2014 55 Sortiment Hvad kan man købe? Hardware 7 forskellige serverkonfigurationer fordelt på racks og blades i forskellige kategorier. For hver serverkonfiguration tilbydes 4 forskellige fabrikater IBM, DELL, HP, Supermicro Dvs. i alt 28 servere. De 7 serverkonfigurationer er fordelt på kategorierne: Avanceret servere (høj performance/virtualisering) Medium servere Basis servere (simpel server med 1 cpu, fx billedserver) Eksempler på øvrige forskelle: Antal cpu er, antal kerner og skalering. Kvalitet Fastsat gennem mindstekrav i samspil med den kommunale projektgruppe Eksempel: Serverne skal leveres med den til en hver tid nyeste cpu-generation fra chipset-producenten.

24. juni 2014 56 Sortiment Hvad kan man købe? Tilbehør HDD, RAM, Netkort, DAS-løsninger mv. Tjenesteydelser 1. Serviceaftale 3 år Option: 1 eller 2 år ekstra Option: 2 timers reaktionstid i stedet for 4 timer Option: 24/7 driftstid alle dage i stedet for 8-17 man-fre. 2. Tjenesteydelser på timepris Fysisk installation/montering Installation og konfiguration Avanceret købsrådgivning (fx design af løsninger) Uddannelse af driftspersonale

24. juni 2014 57 Kundens anvendelse af rammeaftalen Direkte træk på rammeaftalen, da kun én leverandør Bestilling via telefon, mail eller web/portal Krav om dedikeret serviceteam/helpdesk (single point of contact) Aftalens priser ligger 35 pct. lavere end vejledende priser

24. juni 2014 58 Tilmelding til aftalen for selvejende uddannelsesinstitutioner Selvejende uddannelsesinstitutioner kan efter Rammeaftalens ikrafttrædelse tilslutte sig til frivilligt at gøre brug af Rammeaftalen. Det betyder den selvejende institution efter tilslutning er berettiget men ikke forpligtet til at købe de af Rammeaftalen omfattede produkter og tjenesteydelser. Selvejende uddannelsesinstitutioner tilslutter sig Rammeaftalen ved at underskrive og indsende en tilslutningsaftale til SKI. Tilslutningsaftalen for selvejende uddannelsesinstitutioner kan fås ved henvendelse til SKI s kundeservice på telefon 33 42 70 00 eller kundeservice@ski.dk.

24. juni 2014 59