Udbudsbetingelser. Rammeaftale Tablets

Transkript

1 Rammeaftale Tablets

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Formål og baggrund Generelt om udbuddet Kundernes forpligtelser af rammeaftalen Kundens aftageforpligtelse Kundens anvendelse af rammeaftalen Udbuddets genstand Obligatorisk og frivilligt sortiment Tablets Apple ios kompatible tablets Google Android kompatible tablets Microsoft Windows kompatible tablets Tilbehør Covers Strømforsyninger Dockingstationer Tastaturer Serviceydelser Stykbaserede ydelser Timebaserede ydelser Tidsplan for udbudsforretningen Hvem kan afgive tilbud Deltagelse som del af flere tilbudsgivere Tildelingskriterium Evaluering af Pris Tablets Tilbehør Serviceydelser Samlet evaluering af underkriteriet Pris Evaluering af sortimentsbredde Tilbuddets indhold og udformning Generelt Tilbuddets indhold Leverandørens priser - bilag B Revisorerklæring Tro- og loveerklæring Følgebrevet Elektronisk tilbudsafgivelse Forbehold og mindstekrav Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Informationsmøde Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Side 2 af 33

3 16. Fortrolighed Side 3 af 33

4 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen H. C. Hansens Gade København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Kenneth Qvistgaard kq@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (udbudssiden): SKI Kundeservice Telefon: (+45) kundeservice@ski.dk Side 4 af 33

5 2. Udbudsmaterialets bestanddele Ud over udbudsbekendtgørelsen samt nærværende dokument består det samlede udbudsmateriale af: Aftalen mellem SKI og Leverandøren o Bilag I Kundeliste o Bilag II Leverandørens rapportering til SKI o Bilag III Opdatering af sortiment o Bilag IV E-katalog, webshop og E-handel o Bilag V CSR o Bilag VI Regulering af priser o Bilag VII Rammeaftale Bilag A Kravspecifikation Bilag B Leverandørens Priser Bilag C Tro- og loveerklæring vedr. kostpriser Spørgeskemaer og erklæringer Tro- og loveerklæring vedr. gæld til det offentlige Revisorerklæring Side 5 af 33

6 3. Formål og baggrund SKI udbyder Rammeaftale tablets, vedrørende levering af tablets med tilhørende tilbehør og tilknyttede serviceydelser. Udbuddet gennemføres på vegne af en række kunder, der forud for udbuddet har forpligtet sig til at anvende Rammeaftalen, jf. nærmere herom under punkt 4. Formålet med udbuddet er at sikre kunderne en Rammeaftale, som opfylder kundernes forventninger og indkøbsbehov. Markedet for tablets er karakteriseret ved en hurtig teknologisk udvikling, der medfører, at produkterne forældes særdeles hurtigt. Dertil kommer, at kommunerne har meget forskellige behov på tværs af kommunalforvaltninger og kommunale jobfunktioner, hvilket stiller krav om diversitet i forhold til blandt andet produkternes operativsystemer, netværks- og lagringsmuligheder, skærmstørrelse, it-sikkerhedskrav samt øvrige funktioner. En bestemt tabletvariant eller -tilbehør kan eksempelvis være teknisk problematisk at integrere i alle kommuners eksisterende it-strukturer og/eller på tværs af kommunale områder og funktioner. Derudover er der et særligt behov for, at tablets til skolebrug kan understøtte de lokale undervisningsmetoder og -funktioner, der ligger til grund for anvendelsen at tablets i undervisningen, herunder at tablets afvikler de nødvendige applikationer. De forskellige kommunale indkøbsbehov og den hastige teknologiske og funktionsmæssige udvikling på tabletområdet betyder derfor, at en Rammeaftale med meget få standardprodukter, hurtigt risikerer at blive teknologisk utidssvarende og dermed ikke vil imødekomme kommunernes forretningsmæssige, it-sikkerhedsmæssige, økonomiske og driftsmæssige behov i hele Rammeaftalens levetid. Dette er årsagen til, at nærværende udbud er udformet på en måde, der sikrer, at kommunerne får en Rammeaftale, som i hele aftaleperioden kan dække hele eller størstedelen af de kommunale behov, og en Rammeaftale, hvor sortimentet løbende holdes opdateret, så det sikres, at produkterne er teknologisk tidsvarende og møder kommunernes behov. Måden hvorpå dette er sikret er bl.a. ved, at: Undlade at kravspecificere alle produkter ned til mindste detalje, men i højere grad beskrive nogle få generelle funktionelle mindstekrav. Stille krav til teknisk kompatibilitet. Stille krav om, at produkterne svarer til markedsudviklingen. Kræve at rammeaftalens sortiment løbende opdateres. Stille krav om, at produkterne lever op til gældende sikkerhedsstandarder. Side 6 af 33

7 4. Generelt om udbuddet Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet vedrører tablets samt tilhørende tilbehør og tilknyttede serviceydelser. Der er tale om et begrænset udbud af en 3-årig forpligtende rammeaftale. At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at en række tilsluttede kunder forud for udbuddet har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, jf. nærmere herom under punkt 5.1. De forpligtede kunder fremgår af Bilag I (Kundeliste). Den forpligtende rammeaftale indgås mellem leverandøren og den enkelte kunde, hvilket i praksis indebærer, at der vil blive indgået en række enslydende rammeaftaler, én for hver kunde. Den enkelte rammeaftale regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren. Rammeaftalerne er ikke indbyrdes afhængige. Den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. Det er et vilkår for indgåelse af rammeaftalerne, at den vindende tilbudsgiver indgår en såkaldt Aftale med SKI. Rammeaftalerne indgås således under forudsætning af, at leverandøren indgår Aftalen med SKI. Aftalen regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren. Nærmere oplysning om forholdet mellem Aftalen og rammeaftalerne, samt fremgangsmåden ved indgåelse af rammeaftalerne kan findes i Rammeaftalens punkt 2. Side 7 af 33

8 5. Kundernes forpligtelser af rammeaftalen 5.1. Kundens aftageforpligtelse Kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalerne indebærer en aftageforpligtelse for den enkelte kunde til at anvende rammeaftalen i relation til de udbudte varer og ydelser, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af de varer og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Dette gælder dog ikke i det omfang, kunden har fravalgt at forpligte sig indenfor en eller flere af følgende produktkategorier: Tilbehør Tilknyttede stykbaserede ydelser (f.eks. tyverimærkning) Tilknyttede timebaserede ydelser Oplysning herom fremgår af Bilag I (Kundeliste). Kunderne er ikke forpligtet til at købe ind for en bestemt volumen i rammeaftalens løbetid. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en forpligtelse for kunden til at anvende rammeaftalen i det omfang kunderne har brug for at indkøbe varer og ydelser omfattet af rammeaftalens sortiment. Forpligtelsen til at anvende rammeaftalen gælder fra de(n) ikrafttrædelsesdato(er) for den enkelte kunde, som fremgår af Bilag I (Kundeliste). Har kunden ikke valgt en ikrafttrædelsesdato, gælder forpligtelsen fra det tidspunkt, parterne har underskrevet Rammeaftalen. For nærmere oplysning om kundernes forpligtelse kan der henvises til punkt 3.1. i Rammeaftalen Kundens anvendelse af rammeaftalen Kunden anvender rammeaftalen ved at foretage et direkte træk på rammeaftalen i form af en konkret bestilling fra kunden om levering af en konkret leverance. Side 8 af 33

9 6. Udbuddets genstand Udbuddet vedrører indkøb og levering af tablets med tilhørende tilbehør og serviceydelser, som angivet i skemaet nedenfor: Produktgruppe Tablets Underproduktgruppe Tablets til almindelig brug Tablets til undervisningsbrug Tilbehør Covers Strømforsyninger Tastaturer Dockingstationer Serviceydelser Stykbaserede ydelser Timebaserede ydelser De nærmere fastsatte krav til varerne/ydelserne fremgår af bilag A (Kravspecifikation). Alle Varer/ydelser, der tilbydes, skal leve op til kravene i bilag A (Kravspecifikation), og de skal leveres under de vilkår, der fremgå af Aftalen med tilhørende bilag, og Rammeaftalen med tilhørende bilag. Tilbudsgiver er i hele Rammeaftalens forløb forpligtet til at opdatere de udbudte Varer og ydelser og priser i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag III (Opdatering af sortiment) og bilag VI (Regulering af priser) Obligatorisk og frivilligt sortiment Produktgrupperne er opdelt på følgende måde: Tablet og Serviceydelser er omfattet af det obligatoriske sortiment. Tilbehør er opdelt i et obligatorisk og frivilligt sortiment. Dette forklares nærmere i det følgende: Det obligatoriske sortiment er specificeret på varelinjeniveau. Tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde alle Varer/ydelser omfattet af det obligatoriske sortiment. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder en eller flere Varer/ydelser omfattet af det obligatoriske sortiment, vil tilbudsgivers tilbud blive anset for at være ukonditionsmæssigt, og vil derfor blive afvist, jf. dog punkt Det obligatoriske sortiment bliver evalueret efter underkriteriet pris, jf. retningslinjerne i punkt 9.1 Side 9 af 33

10 Det frivillige sortiment består af et antal åbne varelinjer inden for produktkategorien Tilbehør. Tilbudsgiver kan tilbyde Varer, der indholdsmæssigt falder indenfor en af de 4 underproduktgrupper (covers, strømforsyning, dockingstationer og tastaturer). Produkter tilbudt som frivilligt sortiment i produktkategorien, skal være kompatibelt med de tablets, som tilbudsgiver tilbyder under produktgruppen Tablets. Det er frivilligt for tilbudsgiver, om denne ønsker at tilbyde varer omfattet af det frivillige sortiment. Det frivillige sortiment bliver dog evalueret på baggrund af underkriteriet sortimentsbredde, jf. retningslinjerne i punkt 9.2, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at tilbyde flest mulige Varer i det frivillige sortiment Tablets Tilbudsgiver skal tilbyde tablets, der er kompatible med følgende operativsystemer: Apple ios. Google Android. Microsoft Windows Pro edition. For hvert operativsystem skal der tilbydes tablets inden for følgende 3 modelgrupper, som nærmere er beskrevet i bilag A (Kravspecifikation): High-end-model. Standard-model. Mini-tablet. Alle tablets skal leveres med et præinstalleret OEM-operativsystem. Det er et krav for alle tabletvarianter, at disse på tidspunktet for tilbudsgivers afgivelse af tilbud på rammeaftalen leveres præinstalleret med en af de på udbudstidspunktet to nyeste versioner fra operativsystemsproducenten på markedet i Danmark. De nærmere fastsatte krav til tabletvarianterne fremgår af bilag A (Kravspecifikation). Af punkt fremgår hvor mange tabletvarianter, der skal tilbydes, inden for hvert af de tre operativ systemer. Der skal gøres opmærksom på, at der ikke er nogen forskel i kravene til de tablets, der skal tilbydes til almindelig brug, og de tablets der skal tilbydes til undervisningsbrug. Tilbudsgiver skal dog afgive priser for henholdsvis tablets, der købes af kunderne til undervisningsbrug, og tablets der købes af kunderne til anden brug end undervisning Apple ios kompatible tablets Tilbudsgiver skal i alt tilbyde 18 tabletvarianter af Apple ios kompatible tablets. Side 10 af 33

11 I det følgende skema beskrives hvilke 18 tabletvarianter, der skal tilbydes fordelt på lagringskapacitet og modelgrupper. Lagringskapacitet High-end model Standardmodel Minitablet 16 GB Variant 1 Variant 7 Variant GB Variant 2 Variant 8 Variant GB Variant 3 Variant 9 Variant GB 3G/4G LTE 32 GB 3G/4G LTE 64+ GB 3G/4G LET Variant 4 Variant 10 Variant 16 Variant 5 Variant 11 Variant 17 Variant 6 Variant 12 Variant 18 De nærmere fastsatte krav til tabletvarianterne fremgår af bilag A (Kravspecifikation) Google Android kompatible tablets Tilbudsgiver skal i alt tilbyde 18 tabletvarianter af Google Android kompatible tablets. I det følgende skema beskrives hvilke 18 tabletvarianter, der skal tilbydes fordelt på lagringskapacitet og modelgrupper. Lagringskapacitet High-end model Standardmodel Minitablet 16 GB Variant 1 Variant 7 Variant GB Variant 2 Variant 8 Variant 14 Side 11 af 33

12 64+ GB Variant 3 Variant 9 Variant GB 3G/4G LTE 32 GB 3G/4G LTE 64+ GB 3G/4G LTE Variant 4 Variant 10 Variant 16 Variant 5 Variant 11 Variant 17 Variant 6 Variant 12 Variant 18 De nærmere fastsatte krav til tabletvarianterne fremgår af bilag A (Kravspecifikation) Microsoft Windows kompatible tablets Tilbudsgiver skal i alt kunne levere 12 tabletvarianter af Microsoft Windows kompatible tablets. I det følgende skema beskrives hvilke 12 tabletvarianter, der skal tilbydes fordelt på lagringskapacitet og modelgrupper. Lagringskapacitet High-end model Standardmodel Minitablet 64 GB Variant 1 Variant 5 Variant GB Variant 2 Variant 6 Variant GB 3G/4G LTE 128+ GB 3G/4G LTE Variant 3 Variant 7 Variant 11 Variant 4 Variant 8 Variant 12 De nærmere fastsatte krav til tabletvarianterne fremgår af bilag A (Kravspecifikation) Tilbehør Tilbudsgiver skal tilbyde tilbehør inden for underproduktgrupperne: - Covers. - Strømforsyninger. - Dockingstationer. Side 12 af 33

13 - Tastaturer. Der kan kun tilbydes tilbehør, der er kompatibelt med de tilbudte tabletvarianter. De nærmere fastsatte krav til tilbehøret fremgår af bilag A (kravspecifikation). Dette gælder også ved substitution af en eller flere tabletvarianter. I det følgende gives et overblik over det tilbehør, der skal tilbydes Covers Obligatorisk sortiment Tilbudsgiver skal tilbyde 4 typer af covers. Det er et krav, at der tilbydes én af hver covertype pr. tabletvariant: Åbent cover uden skærmbeskyttelse: 1 kompatibelt cover, pr. tabletvariant, dvs. i alt 48 antal. Lukket cover med skærmbeskyttelse: 1 kompatibelt cover pr. tabletvariant, dvs. i alt 48 antal. Komplet cover, der beskytter tablettens bagside, hjørner, kanter og skærm: 1 kompatibelt cover pr. tabletvariant, dvs. i alt 48 antal. Ekstra robust cover, som er stødsikkert og rettet mod anvendelse i undervisningssektoren: 1 kompatibelt cover pr. tabletvariant, dvs. i alt 48 antal. Der skal således tilbydes 4 typer pr. tabletvariant, og i alt tilbydes 192 antal covers. Frivilligt sortiment I det frivillige sortiment kan tilbudsgiver tilbyde op til 200 antal covers. Covers omfattet af det frivillige sortiment må ikke være identisk med de covers, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. De tilbudte covers skal derudover være kompatible med de tabletvarianter, som tilbudsgiver tilbyder på rammeaftalens tabletsortiment Strømforsyninger Obligatorisk sortiment Tilbudsgiver skal tilbyde én kompatibel strømforsyning/lader pr. tabletvariant. Der skal således i alt tilbydes 48 antal strømforsyninger/ladere som tilbehør tabletvarianterne. Frivilligt sortiment I det frivillige sortiment kan tilbudsgiver tilbyde op til 20 forskellige strømforsyninger. Strømforsyninger omfattet af det frivillige sortiment må ikke være identisk med de strømforsyninger, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. Side 13 af 33

14 De tilbudte strømforsyninger skal derudover være kompatible med de tabletvarianter, som tilbudsgiver tilbyder på Rammeaftalens sortiment Dockingstationer Obligatorisk sortiment Tilbudsgiver skal tilbyde 1 kompatibel dockingstation pr. tabletvariant (gælder kun modelgruppen high-end modeller), dvs. 16 dockingstationer i alt. De nærmere fastsatte krav til dockingstationer fremgår af bilag A (kravspecifikation). Frivilligt sortiment I det frivillige sortiment kan tilbudsgiver tilbyde op til 20 forskellige dockingstationer. Dockingstationer omfattet af det frivillige sortiment må ikke være identisk med de dockingstationer, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. De tilbudte dockingstationer skal derudover være kompatible med de tabletvarianter, som tilbudsgiver tilbyder på Rammeaftalens sortiment Tastaturer Obligatorisk sortiment Tilbudsgiver skal tilbyde tastaturer inden for de to nedestående modelvarianter. Trådløst tastatur løst: 1 kompatibelt tastatur pr. tabletvariant, dvs. 48 tastaturer i alt. Tastatur i cover: 1 kompatibelt tastatur pr. tabletvariant, dvs. 48 tastaturer i alt. Der skal således kunne leveres 96 tastaturer i alt. De nærmere fastsatte krav til tastaturerne fremgår af bilag A (kravspecifikation). Frivilligt sortiment I det frivillige sortiment kan tilbudsgiver tilbyde op til 25 forskellige tastaturer. Tastaturer omfattet af det frivillige sortiment må ikke være identisk med de tastaturer, som er omfattet af det obligatoriske sortiment. De tilbudte tastaturer skal derudover være kompatible med de tabletvarianter, som tilbudsgiver tilbyder på Rammeaftalens sortiment Serviceydelser Stykbaserede ydelser Tilbudsgiver skal tilbyde følgende stykbaserede ydelser: Side 14 af 33

15 Tyverisikring Elektronisk. Tyverisikring Fysisk. Udvidet garanti på 1 år ekstra. All risk forsikring 1 år. All risk forsikring 2 år. All risk forsikring 3 år. De nærmere fastsatte krav til ydelserne fremgår af bilag A (kravspecifikation) Timebaserede ydelser Tilbudsgiver skal kunne tilbyde følgende timebaserede ydelser: Tekniker. Udrulningsleder. Uddannelseskonsulent. Driftskonsulent. Alle ydelser skal prissættes, og priserne vil indgå i evalueringen, jf. punkt De nærmere fastsatte krav til ydelserne fremgår af bilag A (kravspecifikation). Side 15 af 33

16 7. Tidsplan for udbudsforretningen 30. september 2014 Offentliggørelse af Udbudsbekendtgørelse 15. december 2014 Meddelelse om prækvalifikation 19. december 2014 Offentliggørelse af udbudsmaterialet. 8. januar 2015 Informationsmøde for prækvalificerede ansøgere, jf. punkt januar 2015 Vejledende spørgefrist, jf. punkt januar 2015 kl Tilbudsfrist 2. marts 2015 Forventet tildeling Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. 14.april 2015 Forventet aftaleindgåelse 15. april 2015 Forventet ikrafttrædelse af Aftalen Side 16 af 33

17 8. Hvem kan afgive tilbud Enhver økonomisk aktør, der er blevet prækvalificeret i udbuddet, er berettiget til at afgive tilbud. Hver prækvalificeret tilbudsgiver kan kun afgive ét tilbud. Såfremt en prækvalificeret tilbudsgiver ikke kan levere samtlige Varer og/eller ydelser omfattet af Rammeaftalens sortiment, er det muligt at anvende underleverandører, jf. herved Rammeaftalens punkt Overdragelse af tilbud Hverken en enkeltstående virksomhed, en deltagende virksomhed i et konsortium, eller et konsortium kan overdrage et tilbud til en anden økonomisk aktør efter tilbudsafgivelse og inden kontraktindgåelse, og derved lade en anden økonomisk aktør indtræde i tilbudsgivers eller en deltagende virksomheds sted Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Deltagelse som del af flere tilbudsgivere Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, fx selv afgiver tilbud som enkeltstående virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 17 af 33

18 9. Tildelingskriterium SKI vil indgå Rammeaftale med 1 leverandør på baggrund af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtigt tilbud. Tildeling af Rammeaftalen vil således ske til den leverandør, der har afgivet det "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Underkriterier samt vægtning heraf fremgår nedenfor: Underkriterier Vægt Betydning Pris 80 % Laveste pris for det obligatoriske sortiment Sortimentsbredde 20 % Antal varer tilbudt under det frivillige sortiment 9.1. Evaluering af Pris Evalueringen af Pris sker ud fra det obligatoriske sortiment. Underkriteriet Pris vægtes på følgende måde: Produktgruppe Underproduktgruppe Vægt kontraktsum Tablets Tablets til almindelig brug 30% Tablets til undervisningsbrug 30% Tilbehør Covers 10% Strømforsyninger, Dockingstationer og Tastaturer 10% Serviceydelser Stykbaserede ydelser 10% Timebaserede ydelser 10% Underkriteriet pris evalueres på baggrund af en beregnet Samlet kontraktsum for tilbudsgivers obligatoriske sortiment. Tilbudsgivers samlede kontraktsum for det obligatoriske sortiment beregnes på grundlag af de af tilbudsgiver udfyldte priser i bilag B (leverandørens priser), og ud fra kundernes samlede estimerede forbrug i kontraktperioden, der til dels baserer sig på historiske data. Kundernes estimerede forbrug fremgår af bilag B (se faneblad 10 Prisevaluering, kolonne G). Side 18 af 33

19 Ordregiver understreger, at det estimerede antal produkter og ydelser, anført i kolonne G "Estimeret antal", er ordregivers samlede forventede forbrug i Aftalens levetid. Estimatet er delvist baseret på historiske indkøbsdata. Ordregiver gør opmærksom på, at det faktiske forbrug, herunder Kundernes præferencer og indkøbsadfærd i forhold til Rammeaftalens sortiment, kan ændre sig i Rammeaftalens levetid. Under punkterne er det beskrevet, hvorledes tilbudsgivers priser beregnes og vægtes for henholdsvis tablets, tilbehør og serviceydelser, og under punkt er det angivet, hvordan den samlede evaluering af de tre produktgrupper finder sted. Når tilbudsgiver har udfyldt alle prisoplysninger i bilag B, overføres disse oplysninger til faneblad 10 om Prisevaluering, som automatisk beregner den i punkterne beskrevne fremgangsmåde. En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver udfylder priser i bilag B fremgår af punkt De prisoplysninger, som tilbudsgiver skal udfylde, er forskellig for produktgrupperne, jf. nærmere herom under punkt Tablets På baggrund af de af tilbudsgiver tilbudte kostpriser tillagt den avance, som tilbudsgiver har oplyst pr. varelinje, beregnes en SKI-pris pr. tabletvariant for henholdsvis almindelig brug og uddannelsesbrug. SKI-prisen pr. varelinje, der automatisk overføres til faneblad 10 (Prisevaluering), ganges dernæst med kundernes estimerede forbrug (kolonne G), og det fremkomne tal udgør herefter en estimeret kontraktsum pr. varelinje (kolonne H). De forventede kontraktsummer pr. varelinje for underproduktgruppen Tablets til almindelig brug lægges dernæst sammen, og den fremkomne værdi vægtes med 30%, som angivet i skemaet ovenfor i punkt 9.1. Ligeledes lægges de forventede kontraktsummer pr. varelinje for underproduktgruppen Tablets til undervisningsbrug sammen og den fremkomne værdi vægtes med 30 %, jf. skemaet i punkt 9.1. De to vægtede værdier udgør en estimeret kontraktsum pr. produktundergruppe Tilbehør På grundlag af de af tilbudsgiver tilbudte listepriser fratrukket den rabatprocent, som tilbudsgiver har oplyst pr. varelinje for underproduktgrupperne covers, strømforsyninger, dockingstationer og tastaturer beregnes en SKI-pris pr. varelinje. Denne SKI pris, der automatisk overføres til faneblad 10 (Prisevaluering), ganges dernæst med kundernes estimerede forbrug (kolonne G), og det fremkomne tal udgør herefter en estimeret kontraktsum pr. varelinje (kolonne H). De forventede kontraktsummer pr. varelinje lægges dernæst sammen for hver af de fire underproduktgrupper, således at der fremkommer en samlet værdi for henholdsvis covers, strømforsyninger og dockingstationer og tastaturer. Side 19 af 33

20 Værdien for underproduktgruppen covers vægtes derefter med 10%, og værdierne for underproduktgrupperne strømforsyning og dockingstationer og tastaturer vægtes sammenlagt med 10 %, jf. skemaet i punkt 9.1. De to vægtede værdier udgør en estimeret kontraktsum pr. produktundergruppe. Det skal i øvrigt understreges, at det kun er tilbehør omfattet af det obligatoriske sortiment, som indgår i prisevalueringen Serviceydelser Priserne for serviceydelser evalueres på baggrund af de faste priser, tilbudsgiver har udfyldt i bilag B (leverandørens priser). Priserne for stykbaserede ydelser, der automatisk overføres til faneblad 10 (Prisevaluering) ganges med kundernes estimerede forbrug (kolonne E), og den fremkomne værdi udgør en estimeret kontraktsum (kolonne F) pr. varelinje. Denne estimerede kontraktsum vægtes herefter med 10 %, jf. skemaet i punkt 9.1. Tilsvarende fremgangsmåde anvendes for timebaserede ydelser, som vægtes med 10 %, jf. skemaet i punkt 9.1. De to vægtede værdier udgør en estimeret kontraktsum pr. produktundergruppe Samlet evaluering af underkriteriet Pris De vægtede kontraktsummer for alle underproduktgrupperne lægges til sidst sammen til en Samlet kontraktsum. Denne samlede kontraktsum for underkriteriet Pris bliver omregnet til point og vægtet med 80 %, jf. skemaet i punkt Evaluering af sortimentsbredde Evalueringen af sortimentsbredde sker på baggrund af det antal varer, som tilbudsgiver har tilbudt på det frivillige sortiment for produktgruppen tilbehør. Jo flere varelinjer tilbudsgiver tilbyder, des bedre resultat i evalueringen. Der kan dog maksimalt tilbydes 265 antal varelinjer. Der vil blive givet point på baggrund af antallet at tilbudte varer, og herefter vil resultatet af pointgivningen blive vægtet med 20%. Dog hvis tilbudsgiver byder flere varianter ind af samme produkt i samme farvegruppe, vil disse varianter kun blive betragtet og evalueret som ét produkt. Ved farvegruppe forstås f.eks. flere forskellige nuancer af rød. Dog vil f.eks. rød ctr. lyserød ikke blive betragtet som værende i samme farvegruppe eller rød ctr. mørkerød, men derimod vil f.eks. to forskellige nuancer af mørkerød blive betragtet som værende i en farvegruppe. Side 20 af 33

21 Hvis tilbudsgiver tilbyder det maksimale antal varelinjer, der kan tilbydes, opnår tilbudsgiver maksimal point. Side 21 af 33

22 10. Tilbuddets indhold og udformning Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for Aftale og Rammeaftale med tilhørende bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud (fx standard vilkår), er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktsforholdet mellem leverandøren og kunderne. Tilbud skal afgives på dansk. Tilbuddet skal afleveres elektronisk og i signeret stand, jf. punkt 10.2 og Ved afgivelse af tilbud erklærer tilbudsgiver derved, at tilbuddet lever op til alle mindstekrav i kravspecifikationen, jf. bilag A Tilbuddets indhold Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende følgende dokumenter: 1) Leverandørens priser - bilag B. 2) Tro og love-erklæring. 3) Revisorerklæring. 4) Følgebrev. I det følgende er det uddybet, hvordan dokumenterne skal udfyldes og indsendes: Leverandørens priser - bilag B Alle priser og øvrige oplysninger om de tilbudte varer og ydelser, skal udfyldes i bilag B. Udfyldelse af priser og øvrige oplysninger er forskellig afhængig af, hvilken produktgruppe der skal angives prisoplysninger mv. for. I det følgende gennemgås derfor, hvordan bilag B udfyldes for de tre produktgrupper. Tabletvarianter De tabletvarianter, der skal tilbydes, er de samme inden for underproduktgrupperne Tablets til almindelig brug og Tablets til undervisningsbrug. Side 22 af 33

23 Der skal dog for hver tablet (under fanebladet 2 Tablet ) oplyses to kostpriser for hver tabletvariant. Den ene kostpris skal være tilbudsgivers kostpris ved køb af tablets til almindelig brug, mens den anden kostpris skal være den kostpris, der gælder ved køb af tablets til uddannelsesbrug. Prisen for Tablets til almindelig brug er prisen, som gælder ved alle tilbudsgivers indkøb af tabletvarianter, bortset fra køb af tabletvarianter til uddannelsessektoren. Ved kostpris forstås leverandørens indkøbspris, eksklusiv moms, ved køb af tablets hos en producent eller en anden underleverandør. Kostprisen udgøres af den rene indkøbspris, dvs. eksklusiv enhver form for omkostning for Leverandøren relateret til købet, som fx fragtomkostninger, administration, forsikring m.v.. Tilbudsgiver skal derudover oplyse sin avance i procent (under faneblad 1 Leverandøroplysninger ) for tablets for henholdsvis Tablets til almindelig brug og Tablets til undervisningsbrug. Avancen skal angives for de tre tabletmodelgrupper (high-end-model, standard-model og mini-tablet) indenfor operativsystemerne ios-, Android- og Windows kompatible tablets. De angivne avancer vil automatisk blive overført til fanebladet 2 Tablet. Med avance forstås det tillæg, som leverandøren kan opkræve i tillæg til kostprisen for levering af tablets. Avancen indeholder leverandørens indtjening samt margin til dækning af leverandørens alle øvrige omkostninger forbundet med levering under og drift af rammeaftalen, herunder udgifter til administration, fakturering, transport- og leveringsomkostninger, afgifter og told. Såfremt tilbudsgiver ikke har prissat (kostpris eller avance) en eller flere tablets, vil det samlede tilbud blive anses for at være ukonditionsmæssigt og derfor afvist. Det er ikke tilladt at udfylde kostpriser eller avance med 0 eller et negativt tal. Såfremt tilbudsgiver prissætter (kostpris eller avance) en eller flere tablets med 0 eller et negativt tal vil det samlede tilbud blive anses for at være ukonditionsmæssigt og derfor afvist. Tilbudsgiver skal i øvrigt udfylde relevante oplysninger, om de tilbudte tablets i faneblad 2 Tablets. Tilbehør - obligatorisk sortiment Priser for tilbehør omfattet af det obligatoriske sortiment skal udfyldes for hver underproduktgruppe. Tilbudsgiver skal udfylde tilbudsgivers offentligt tilgængelige listepris pr. tilbehør i fanelad 3-6 ( Covers, Strømforsyninger, Dockingstationer og Tastaturer ). Ved offentlig tilgængelige listepris forstås den til enhver tid gældende og offentlig tilgængelige nettopris, som tilbydes til en bred skare af privatkunder eller erhvervskunder, og som fremgår af Leverandørens hjemmeside, webshop - uanset beskyttelse med fx login-, fysiske butik - uagtet butikken ejes af Leverandøren, eller at den er drevet i franchise koncept, forudsat at Leverandøren eller et med Leverandøren koncernforbundet selskab er franchisegiver - o.l. Såfremt der er forskellige offentligt tilgængelige priser, er det den billigste pris, der er gældende. Listeprisen skal oplyses for den 5. januar Tilbudsgiver skal derudover tilbyde en rabatsats i procent (under faneblad 1 Leverandøroplysninger ) for hver underproduktgruppe. Rabatsatsen er den procentuelle sats, der skal fratrækkes den af tilbudsgivers offentlige tilgængelige listepris, når SKI s kunder skal købe tilbehør. Side 23 af 33

24 For Covers skal der tilbydes en rabatsats for fire modeller ( Åben cover, Lukket cover, Komplet Cover og Ekstra robust cover ) fordelt på operativsystemerne ios-, Android- og Windows kompatible tablets. I forhold til Strømforsyning skal der oplyses en rabat for strømforsyninger, fordelt på operativsystemerne ios-, Android- og Windows kompatible tablets. For Dockingstationer skal der oplyses en rabat for dockingstationer, fordelt på operativsystemerne ios-, Android-, og Windows kompatible tablets. For Tastaturer skal der oplyses en rabatsats for to modeller ( Trådløs tastatur løst og Trådløs tastatur i cover ), fordelt på operativsystemerne ios-, Android- og Windows kompatible tablets. De udfyldte rabatsatser vil automatisk blive overført til fanebladene for underproduktgrupperne Covers, Strømforsyninger Dockingstationer og Tastaturer. Det er ikke tilladt at udfylde listepriser med 0 kr. Såfremt tilbudsgiver prissætter listeprisen for et eller flere tilbehør til 0 kr. vil det samlede tilbud blive anses for at være ukonditionsmæssigt og derfor afvist. Det er tilladt at udfylde rabatsatsen med 0, men ikke med et negativt tal. Hvis tilbudsgiver tilbyder en rabatsats med et negativt tal, vil det samlede tilbud blive anset for at være ukonditionsmæssigt. Hvis tilbudsgiver har glemt at udfylde en listepris for tilbehør, vil det samlede tilbud blive anset for at være ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil derfor blive afvist. Har tilbudsgiver glemt at udfylde en rabatsats, vil SKI udfylde rabatsatsen med 0. SKI s udfyldelse af rabatsatsen med 0 indebærer, at rabatsatsen 0 vil indgå i evalueringen af pris, og rabatsatsen vil efterfølgende være bindende for tilbudsgiver i kontraktsperioden, såfremt tilbudsgiver vinder udbuddet. Tilknyttede serviceydelser Tilbudsgiver skal under faneblad 7 Stykbaserede ydelser udfylde en samlet fast pris pr. ydelse. Tilbudsgiver skal endvidere under faneblad 8 Timebaserede ydelser angive en timepris pr. ydelse. Alle priser skal inkludere alle omkostninger forbundet med levering og drift af rammeaftalen, herunder udgifter til administration, fakturering, transport- og leveringsomkostninger, afgifter og told, mv. Tilbehør - Frivilligt sortiment. Priser for det frivillige sortiment for underproduktgrupperne ( Covers, Strømforsyninger og Tilbehør ) skal udfyldes under faneblad 9 Frivilligt sortiment. Tilbudsgiver skal udfylde tilbudsgivers offentlige tilgængelige listepris pr. tilbehør, som tilbudsgiver tilbyder. Ved offentlige tilgængelige pris forstås den til enhver tid gældende og offentlig tilgængelige nettopris, som tilbydes til en bred skare af privatkunder eller erhvervskunder, og som fremgår af Leverandørens hjemmeside, webshop uanset evt. beskyttelse med fx login - og fysiske butikuagtet butikken ejes af Leverandøren, eller at den er drevet i franchise koncept, forudsat at Leverandøren eller et med Leverandøren koncernforbundet selskab er franchisegiver - o.l. Såfremt der er forskellige offentligt tilgængelige priser, er det den billigste pris, der er gældende. Side 24 af 33

25 Listeprisen skal oplyses for den 5. januar Tilbudsgiver skal derudover (under fanebladet 1 Leverandøroplysninger ) tilbyde en rabatsats (i procent) for hver underproduktgruppe fordelt på operativsystemerne ios-, Android- og Windows kompatible tablets. De udfyldte rabatsatser vil automatisk blive overført til fanebladet 9 Frivilligt sortiment. Det er tilladt at tilbyde listepriser til 0 kr. Hvis tilbudsgiver tilbyde et negativt tal, eller såfremt tilbudsgiver ikke angiver en listepris, vil den pågældende vare (tilbehør), som er tilbudt med en negativ pris, eller ikke er prissat, udgå af evalueringen og af Rammeaftalens sortiment. Det er tilladt at udfylde rabatsatsen med 0, men ikke med et negativt tal. Hvis tilbudsgiver tilbyder et negativt tal vil det pågældende tilbehør, som er tilbudt med et negativt tal, udgå af evalueringen og af Rammeaftalens sortiment. Hvis tilbudsgiver har glemt at udfylde en rabatsats, vil SKI udfylde rabatsatsen med 0. SKI s udfyldelse af rabatsatsen med 0 indebærer, at rabatsatsen 0 vil indgå i evalueringen af pris, og rabatsatsen vil efterfølgende være bindende for tilbudsgiver i kontraktsperioden, såfremt tilbudsgiver vinder udbuddet. Det er ikke tilladt at tilbyde tilbehør, der er identisk med tilbehør omfattet af det obligatoriske sortiment. Såfremt tilbudsgiver tilbyder tilbehør, der er identisk med tilbehør omfattet af det obligatoriske sortiment, vil SKI lade det pågældende tilbehør udgå af evalueringen. Tilbudsgiver skal i øvrigt (i faneblad Frivilligt sortiment ) udfylde relevante produktoplysninger om tilbehøret, herunder hvilken tablet tilbehøret er kompatibel med og en beskrivelse af tilbehøret Revisorerklæring Tilbudsgivers revisor skal i revisorerklæringen angive på tro og love, at de listepriser, som tilbudsgiver angiver for tilbehøret i bilag B, var de offentligt tilgængelige listepriser, som defineret ovenfor, den 5. januar Tilbudsgivers revisor skal endvidere angive på tro og love, at de kostpriser, der tilbudsgiver angiver for tablets i bilag B, afspejler tilbudsgivers kostpriser, som defineret ovenfor, d. 5. januar Tilbudsgiver kan anvende den skabelon, som SKI har udarbejdet til revisorerklæring eller fremsende anden tilsvarende dokumentation Tro- og loveerklæring Tilbudsgiver skal i tro- og love erklæringen angive, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love lovbekendtgørelse nr. 336 af om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Side 25 af 33

26 Følgebrevet Følgebrevet generes automatisk i ETHICS (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet, jf. nærmere om ETHICS under punkt Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal konsortiet udpege en befuldmægtiget, der på konsortiets vegne udfylder, uploader og sender det samlede tilbudsmateriale. Tro- og loveerklæringen skal dog udfyldes af konsortiedeltagerne hver især, og sendes til den befuldmægtigede, der uploader og sender erklæringerne sammen med det øvrige tilbudsmateriale Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk via udbudssiden ETHICS. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. , CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 26 af 33

27 11. Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende Varer/ydelserne og/eller deres udførelse. Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 12.1 nedenfor. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via udbudssiden i ETHICS og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 27 af 33

28 12. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via SKI s udbudsside ETHICS. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via ETHICS. Det er tilbudsgivernes ansvar at holde sig orienteret med de svar, SKI måtte afgive på indkomne spørgsmål i ETHICS. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der er stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristens udløb, idet der tages hensyn til, hvorvidt spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Bemærk at SKI holder lukket fra d. 20. december til og med d. 4. januar 2015, SKI vil derfor ikke besvare spørgsmål i denne periode. Evt. spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt efter d. 4. januar Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted 8. januar 2015 kl Informationsmødet afholdes på adressen H.C. Hansens Gade 4, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 6. januar 2015 give SKI, besked om, hvor mange der deltager i mødet. Tilmelding foregår via til udbudskonsulent Kenneth Qvistgaard, kq@ski.dk SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver af hensyn til evt. pladsmangel. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbudsmaterialet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. Side 28 af 33

29 SKI vil efterfølgende gøre SKI s præsentation fra informationsmødet tilgængeligt på Side 29 af 33

30 13. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er: Den 30. januar 2015 kl SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Tilbud, der modtages elektronisk efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder fra tilbudsfristens udløb. Side 30 af 33

31 14. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Aftalen mellem SKI og leverandøren samt Rammeaftalen mellem hver enkelt tilsluttet kunde og leverandøren, er underskrevet. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI og de tilsluttede kunder har indgået ovennævnte aftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden aftaleindgåelse. Side 31 af 33

32 15. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 32 af 33

33 16. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI dog det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKI's kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 33 af 33