Det vi gør, det gør vi ordentligt

Det vi gør, det gør vi ordentligt DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører / september 2012 ÆNDRET SKILTNING PÅ EJENDOMMENE Hvordan gør vi opgaven med ny skiltning operationel ude på ejendommene? Hvordan skilter vi så ens som muligt på alle ejendomme.? Vi har udarbejdet en skiltemanual, der nøje beskriver, hvor vi benytter/monterer og opsætter skilte, mærkater og opslag på ejendommene. Læs mere side 3 HUSK - NYT NAVN PÅ LEVERANDØRFAKTURAER Når du får en faktura fra en leverandør skal du kontrollere, at fakturaen er udstedt til ejendommen, c/o DEAS A/S og til den korrekte adresse Læs mere side 4 HUSK VIGTIG INFO OM VICEVÆRTSEMINARET Nu nærmer viceværtseminaret sig med hastige skridt. Vi minder lige om, at du skal fotograferes i dit nye arbejdstøj på seminaret se evt. sidste nummer af Den Blå Tråd. Gruppefotografering sker på dag 2 (3/10). Dernæst husk at tage tøj på, der matcher vejret, vi skal være ud hele eftermiddagen den 2/10 samt delvist om aftenen. Niels Koefoed, indkøbschef NYE STEMPLER Bemærk, bestilling af nye stempler skal altid gå gennem din projektleder. Læs mere side 5 MERE SYNLIG DEAS FACILITY SERVICES Læs meget mere om DEAS Facility Services Læs mere side 2

DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /september 2012 / Side 2 af 6 MERE SYNLIG DEAS FACILITY SERVICES Fortsat fra forsiden Siden 1989 har vi vækstet betydeligt inden for serviceydelser og tilbyder i dag meget andet end det, man almindeligvis forstår ved ejendomsadministration. Med DEAS anno 2012 er vi en virksomhed, der favner mange fagområder og forskellige kompetencer, og som har en bred palet af serviceydelser. I takt med at vi er vokset, har markedet og dermed vores konkurrenter også været i kraftig vækst for at kapre markedsandele. Det betyder, at vi hele tiden må være opmærksomme på, at vi tilpasser os bevægelser og tendenser i markedet, og at vi er på forkant for bedst muligt at realisere vores vision og mål for de kommende år. Derfor bruger vi det bedste fra Dan-Ejendomme as til at forme det ny DEAS mod nye mål. Men hvad har alt dette at gøre med en viceværts hverdag, Ja i bund og grund kunne vi jo bare lade som om, de serviceydelser, I leverer ude på ejendommene, ikke har noget at gøre med de visioner og mål, som DEAS har for de kommende år. Men nej - det vil der ikke være sund fornuft i! Vi er en samlet enhed, og vi vil have, at vores kunder skal oplever os som en samlet serviceenhed, der leverer kundeorienteret serviceydelser - vi vil tættere på kunden - og kunden vil opleve os som mere synlig i forhold til de services, der er på ejendommen, eller som løbende ydes. Vi tror fuldt og fast på, at jo bedre vi løser opgaverne, jo mere tilfreds bliver kunden og jo flere vil vælge DEAS til at passe deres ejendomme fremover. Hvordan leverer vi så mere synlig DEAS Facility Services ude på ejendommene? Vi vil styrke viceværtens kommunikationsevne med lejer ved at etablerer kurser i elementær pc-brug og e-mailbetjening samt kursus i kommunikation og konflikthåndtering. Vi vil synliggøre vores kommunikation til lejere via nye og ændrede opslag i opgange monteret på nye opslagstavler. Vi vil skabe tryghed for lejer ved at opsætte mærkater ved opgange, der henviser til ejendomsadministrator og akut hjælp. Vi vil skabe tryghed og synliggøre viceværten på ejendommen gennem ensartet uniformering. Vi vil standardisere og forbedre informationen om udførelse af trappevask gennem kvalitetsmærkning. Dette er kun foreløbige tiltag til forbedring af kommunikation og de serviceydelser, vi til dagligt har ansvaret for, og som medvirker til at synliggøre os i gadebilledet. Vores tilstedeværelse på en ejendom skal være et stærkt argument for at: Mennesker skal ønske at bo, handle og arbejde i de ejendomme, vi har ansvar for. I skrivende stund er vi ved at komme på plads på vores nye adresse ved Flintholm, Dirch Passers Allé 76, og samtidig er vi godt i gang med de sidste forberedelser til det kommende viceværtseminar den 2. og 3. oktober i Tivoli. Så der er mange ting, der rør på sig i DEAS men det handler jo også om, at vi er en kundeorienteret servicevirksomhed, der hele tiden er i udvikling og har fokus på at forbedre vores services over for kunderne. Jeg glæder mig meget til a møde de af jer, der kommer til viceværtseminarer. Ps. Det er vigtigt, at du læser afsnittet om DEAS skiltning på ejendommen og efterfølgende udfylder og fremsender skiltebestillingsformularen til din projektleder. God læselyst.

DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /september 2012 / Side 3 af 6 DEAS SKILTNING PÅ EJENDOMMENE Fortsat fra forsiden Som vi skrev i Den Blå Tråd i august vil vi styrke og standardisere skiltning og opslag på ejendomme og i opgange. Skiltningen vil være så ens som muligt på alle ejendomme, og alle opslag med oplysning om ejendomskontor, kontaktdata på vicevært, projektleder og administrator, akutservice mv. vil blive sat op efter en ensartet standard. Formålet er at give lejerne tryghed for, at vi i det nye DEAS Facility Services har styr på deres ejendom og kan give dem den fornødne tryghed for, at vi er tilgængelige og kan håndtere ethvert behov hos dem på en professionel og sober måde. Hvordan gør vi så opgaven operationel ude på ejendommene, og hvordan skilter vi så ens som muligt på alle ejendomme? For at sikre det, har vi udarbejdet vedlagte skiltemanual, der nøje beskriver, hvor vi benytter/opsætter og monterer skilte, mærkater og opslag på ejendommene. Ved ejendommens kontor nedtages eksisterende ejendomskontor-skilt og et nyt skilt opsættes, jævnfør skiltemanualens vejledning. Som udgangspunkt monteres skiltet udvendig på murværk, nærmest døren til ejendommens kontor eller ved postkassen. Skiltet bestilles via din projektleder, som kontakter dig vedrørende dine kontaktoplysninger, som bliver påført skiltet. Efter bestilling leveres skiltet til ejendommen i en samlet skiltelevering. Med skiltningen vil vi skabe en synlig service, mere information og tryghed på det rette sted på det rette tidspunkt og vi vil sikre, at vores lejere og beboere altid ved, hvordan de kan komme i kontakt med os eller DEAS akutservice uden for normal arbejdstid. Derfor har vi også valgt at designe to nye typer mærkater, der skal monteres på udvalgte hoveddøre på ejendommen. Den ene mærkat henviser til vores telefonnummer på ejendommens administration, og den andet henviser til vores telefonnummer for akut service. Mærkaterne opsættes, jævnfør skiltemanualens vejledning. Kvalitetskontrol af trappevask gennemføres fra 1. november, du kan læse mere herom i næste udgave af Den Blå Tråd. Forbedret information om trappevask Et af de nye tiltag vi også indfører, er en form for kvalitetskontrol af trappevask, hvor firmaet, der står for trappevask skal kvitterer for, at arbejdet er udført kvalitetsmæssigt korrekt, så vi samtidig skaber en god service til vores lejere, ved at informere om, hvornår der er foretaget trappevask. I forbindelse med trappevask skal firmaets selv sikre, at de har kvitteret for opgavens udførelse, viceværten skal således løbende foretage kontrol af, at der er kvitteret for opgaven, og at den er tilfredsstillende udført. Alle DEAS-skilte til ejendommene bestiller I via ejendommens projektleder. I forbindelse med bestilling er der i denne udgave af Den Blå Tråd vedlagt en skiltemanual, der detaljeret beskriver, hvorledes vi har valgt at skilte på ejendommene. Samtidig vedlægger vi en skilte-bestillingsformular, som I skal returnerer til jeres projektleder, som vil foretager den samlede bestilling hos DEAS skilteleverandør, Bentzen. Alle skilte fremsendes samlet til ejendommen. Meningen er, at efterfølgende skal alt være opsat en uge efter, at skiltene er leveret til ejendommen. Peter Bremer, teknisk driftschef Facility Services

DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /september 2012 / Side 4 af 6 HUSK - NYT NAVN PÅ LEVERANDØRFAKTURAER Når du får en faktura fra en leverandør skal du kontrollere, at fakturaen er udstedt til ejendommen, c/o DEAS A/S og til den korrekte adresse. Alle leverandører har fået en mail om både navneskift og adresseændring, men hvis du alligevel modtager en faktura, der ikke er korrekt udstedt, skal du bede leverandøren ændre vores navn til DEAS A/S. Vores hovedadresse er også ændret til Dirch Passers Allé 76, 2000 Frederiksberg. Fakturaer skal stadig udstedes i henhold til vores regler, se nedenfor og henvis i øvrigt til vores hjemmeside, www.deas.dk/da/leverandoer, hvor leverandører kan læse meget mere om faktureringskrav mv. Eksempel på adressering af fakturaer: 99-999 Ejendomshus c/o DEAS A/S Varmemester Navn Navnesen Ejendomskontoret Ejendomsgade 14, st. 9999 Ejendomsby Er du i tvivl, så kontakt din projektleder. BRAND I KOLDING Du har sikkert både hørt og læst om det i medierne. Søndag, den 2. september blev en af vores ejendomme, Slotsparken i Kolding, udsat for en voldsom og meget omfattende brand. I skrivende stund har der været bygningssagkyndige inde i bygningen. Det generelle billede er heldigvis ikke så slemt som frygtet der er endda ting fra lejligheder på 3. salen, hvor branden hærgede, der kan reddes. Men der forestår både et stort opbygningsarbejde og et stort renoveringsarbejde, også fordi mange af lejlighederne er meget fugtige. Forventningerne er pt., at beboerne i de vandskadede lejligheder kan flytte tilbage i løbet af et halvt år, mens den øverste etage først står klar om et års tid. Det er en stærk oplevelse at være vidne til en brand, hvor mange familier på et splitsekund mister deres bolig, indbo og deres kæreste minder - og ikke mindst for ejendommens vicevært, som jo kender hver enkelt familie. Følelserne får frit løb, og folk reagerer forskelligt. Ofte er viceværten den første, lejerne henvender sig til med et utal af spørgsmål spørgsmål, der ofte slet ikke er svar og afklaring på i sådanne situationer. Her er det, at viceværten skal bevare overblikket og tage de professionelle briller på selv om det er pokkers svært, når man står midt i situationen. Husker du foredraget med psykolog Lisbeth B. Thorsen på viceværtseminaret sidste år, så husker du sikkert også de gode råd og redskaber, hun gav i forhold til krisekommunikation. Det man gør bedst i en krisekommunikation, hvor følelserne ofte er i kog, er at give sig tid til at lytte og samtidig kende sine egne grænser. Det vil sige frem for at love for meget, så sig i stedet, at du vil undersøge nærmere. For det er vigtigt at holde sig for øje, at det, vi lover lejerne, det skal vi også kunne holde.

DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /september 2012 / Side 5 af 6 Vicevært Peter Madsen har ydet en kæmpe indsats i forbindelse med branden, så stor tak til Peter for den formidable håndtering af lejere og alle de mange tusinde praktiske ting/forhold, Peter har påtaget sig både på selve dagen for branden og ikke mindst i de efterfølgende hektiske dage. Her til sidste vil vi lige benytte lejligheden til at minde om, at informationsfilmen (DVD), Det brænder (udgivet af TrygFonden), stadig kan rekvireres hos din projektleder, hvis der er lejere, der ønsker et eksemplar. Lars Lindegaard Olsen, afdelingsleder Regionskontor Midt/Syd NYE STEMPLER Vi skal minde om, at du ikke selv må bestille stempler. Bestilling skal altid gå gennem din projektleder, der så vil sørge for, at du modtager et stempel, som indeholder de korrekte oplysninger og er opsat efter vores standard. Så har du allerede selv bestilt nyt stempel i forbindelse med navneskiftet, så tag fat i din projektleder, så I sammen kan finde ud af, om det lever op til vores standard. Anette Merlin, afdelingschef Ejendomsadministration - Investeringsejendomme DEAS ERHVERV SIGER TAK - tak til vores kollegaer, ejendomsfunktionærerne. DEAS Erhverv nyder - stort set dagligt - godt af det fine samarbejde med ejendomsfunktionærerne på vores ejendomme. Ofte har vi behov for en hjælpende hånd på den enkelte ejendom, når vi ikke selv kan være tilstede. Det kunne være en kommende lejer, som har lyst til at se et lejemål i f.eks. Nykøbing, og for at spare en masse tid - vi kunne bruge bedre end at sidde i en bil nogle timer, kontakter vi gerne ejendomsfunktionæren på ejendommen, som venligt viser lejemålet frem. Ejendomsfunktionæren er på denne måde vores forlængede arm og måske den bedste af slagsen, idet han kender ejendommen ud og ind. I forbindelse med navneskiftet fra JKE til DEAS Erhverv har ejendomsfunktionærerne udenfor København, specielt i det jyske, været en uvurderlig hjælp. Uden et eneste lille muk har de, med kort varsel, nedtaget skilte på ejendommene med gammelt navn. Tak herfra. Tak er kun et fattigt ord - så derfor vil vi sige TAK på vores helt egen måde på viceværtseminaret i oktober 2012. På gensyn i Tivoli DEAS Erhverv DIN SIKKERHED OG TRYGHED ER DET VIGTIGSTE - MEN HVAD GØR VI, NÅR DET ALLIGEVEL GÅR GALT!! Desværre har vi i DEAS oplevet, at en stigende tendens til aggressioner i samfundet også finder vej til vores ejendomme. En af vores gode erfarne kolleger har desværre været udsat for en meget ubehagelig og voldelig konfrontation med en lejer / en lejers sambo. Det er en ualmindelig stærk og ubehagelig oplevelse at blive konfronteret med en person, der ønsker at straffe eller sanktionere en, især når man alene passer sit arbejde.

DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /september 2012 / Side 6 af 6 I den aktuelle situation blev viceværten mødt af en aggressiv lejer på kontoret en lejer, der lige skulle gøre regnskabet op i forlængelse af et flyttesyn! Det medførte blandt andet slag og spark, verbale tæsk og ødelagt inventar og kontormaskiner, og efterfølgende måtte vores kollega til behandling på skadestuen. Vi er alle rystede og meget harme over, hvordan en helt almindelig arbejdssituation kan udvikle sig og blive til et overfald. Sagen blev selvfølgelig politianmeldt, og den voldelige person er blevet dømt ved retten men det er jo kun en ringe trøst! Vi vil gerne slå fast, at vi vil gøre alt for at værne om din sikkerhed og tryghed ude på ejendommen der er intet, der er vigtigere. Hvis du på nogen måde eller i nogle situationer føler dig truet eller presset af personer i eller omkring din ejendom, skal du reagere og bede om hjælp. Du er altid stillet, så du kan få hjælp til fx vanskelige flyttesyn, den vanskelige samtale med en lejer eller andre situationer, hvor du ikke føler dig godt tilpas. I DEAS har vi nul tolerance over for aggressiv adfærd. Kontakt straks din projektleder eller din Arbejdsmiljørepræsentant de vil sørge for, at du får hjælp. Vi kan ikke helt undgå konflikter, det er vores verden for kompleks til. Det, der er vigtigt, er, at vi skal undgå, at konflikter udvikler sig. Husk hvis en situation er ved at udvikle sig, og hvis du oplever, at ligegyldigt, hvad du gør, så øger du konflikten så kan den eneste løsning være, at du bakker ud af situationen og beder om time out. Herefter kontakter du din projektleder, beskriver situationen for ham og får hjælp til at løse sagen. Hvis det alligevel går galt, så vil vi gøre alt for at hjælp dig, og du må ikke holde dig tilbage! For øjeblikket taler vi med Falck og vores forsikringsselskab om at etablere en fast aftale om hurtig psykologisk førstehjælp. For at få et overblik over truende situationer eller over situationer, der har været tæt på at udvikle sig, vil vi gerne høre fra dig vi har brug for at lære og for at opsamle erfaringer. Kontakt regionsdirektør Erik Wulf Bundesen, ewb@deas.dk eller 39 46 61 83. Erik W. Bundesen, regionsdirektør Regionskontor Midt/Syd