Rådsmøde den 6/2 2007 kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede: Anders M Madsen Anne-Sofie A. Hansen Stefan Elmsted Jensen Jakob Becker Kirkegaard Sidsel Marie Andersen Mark Anderson Birte Martin (AMM) 20E (ASH) 19E (SEJ) 19D (JBK) 14A (SA) 19B (MA) 14D (BM) 18A Rådsmedlemmer ikke til stede: Beboere til stede: Kenneth 11D Centerleder Morten 19A Referat Relevant for / 1. Valg af referent og dirigent Referent: MA Dirigent: BM 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Det er godkendt 3. Opfølgning på punkter fra sidste møde Indstillingsudvalget Der er muligvis fundet en repræsentant Bøgehæk havedag Der vil blive afholdt en ekstraordinær havedag hvor bøgehækken bag række 8 vil blive klippet. Havedagen vil blive afholdt søndag den 25/2, med styring af BM. Almindelig Havedag Der vil blive afholdt havedag lørdag den 21. april. JBK har melder sig som ansvarlig, men ville være ønskeligt hvis der er flere der vil assistere med planlægningen og indkøb. Det aftales at der skal være rotation af køkkentjansen. AM sender en gammel havedagsseddel til JBK/resten af rådet. /BM /BM /JBK 1
Askebægere til centerbygningen /Pernille 14A Askebægerne kommer hjem den 9/2 og opsættes ved lejlighed Rygning forbudt skilte Der bliver samme aften sat skilte op i mellemgang og vaskeriet 4. Nyt fra/til inspektøren Nye lampehoveder på parkeringspladserne Det er muligt at udskifte pærerne i lamperne på parkeringspladserne, men fatningerne kan kun holde pærer på 7 W. Inspektørernes bud på udbedring er derfor at skifte toppen på lamperne. Inspektørerne indhenter et tilbud. Hul i tag i centerbygning og resulterende fugt i studierum Hullet vil blive udbedret i indeværende uge. Fugt i hus 16C og 16D Er under udbedring af inspektørerne Logbog AMM har lavet et udkaste som rådet har godkendt AMM laver en logbog som vil ligge på pulten i centerbygning inden for en uge. Fremover skal alle fejl og mangler inspektørerne skal gøres opmærksom på indskrives i denne logbog, hvorefter inspektøren vil notere at fejlen er registreret og fejlen skal herefter rettes inden for 10 dage. Akutte fejl, såsom vandskade skal dog indberettes telefonisk. 5. Nyt fra centerlederen, Insp. JBK /JBK /JBK /AMM, Centerleder Tjekliste til gennemgang af centerbygningen efter udlån Centerlederen har lavet et udkast som er blevet godkendt af rådet. Ny lånekontrakt til centerbygningen Centerlederen har lavet en ny lånekontrakt som er blevet godkendt af rådet. 6. Nyt fra diverse udvalg Barudvalget Barudvalget sender en mail til MA så han kan skrive arrangement ind i rækkemødedagsorden. AMM 2
Netgruppen Server i kopirummet Hammed fra netgruppen har undersøgt muligheden og informere rådet om at der kun er ét netstik og at de skal bruge to. Rådet er bekymrede over at serveren står på loftet og der er derfor givet grønt lys for at der skal installeres et netstik ekstra. Hammed har vil gerne have en nøgle til kopirummet og det er godkendt af rådet. Hjemmeside Der arbejdes stadig på hjemmeside, vaskeri, osv. Vaskeri Inspektørerne har gjort rådet opmærksom på at der i forbindelse med den nye interface for vaskeriet, også er mulighed for at booke vasketider på nettet. Rådet kikker på hjemmesiden og vurdere efterfølgende hvorvidt kollegiet vil bruge denne hjemmeside til bookning i stedet for det gamle system. JBK kontakter inspektørerne efter en adresse til hjemmesiden. Webmail/alias/password Der er indtil videre oprettet ca. 90 alias, hvilket rådet finder meget utilstrækkeligt. Rådet vurdere at det skyldes at beboerne er utilfredse med den megen spam. Som løsning på problemet med spam undersøger rådet to løsningsmuligheder: Jakob 19E har tilbudt at lave en brugerguide til overførsel af mail fra webmailen til egen computer ved brug af gratis-programmet Mozilla Thunderbird der har indbygget spamfilter som Jakob 19E har gode erfaringer med. SEJ undersøger muligheden for at lukke fra udefrakommende mail der sendes til ens tkxxxx@tkol.dk mail, men ikke til ens alias. Det forsøges desuden at gøre beboerne opmærksom på vigtigheden ved at have og tjekke tkol mailen på næste rækkemødedagsorden. Vedhæftninger i mails Af og til navngiver mailsystemet vedhæftede filer med untitled. SEJ undersøger sagen med netgruppen. Miljøgruppen Miljøgruppen har efter mødet med PKS indhentet tilbud på opsætning af el, varme og vandmålere, som miljøgruppen fremlægger for PKS onsdag den 14/2. Det indskærpes at evt. tiltag ikke vil medføre huslejestigninger. 3
7. Polyteknisk telefoniforening AMM har som kollegiets repræsentant været til konstituerende møde i Polyteknisk telefoniforening. Til dette møde foreslog 2 kollegier at de ville nedlægge fastnet telefonsystemet på kollegierne da de ikke følte at de havde brug for systemet. Dette var resten af kollegierne dog uenige i. Rådet på trørødkollegiet er også stærkt uenige heri. Det blev også foreslået at lukke ned for ekstern tale, således at det kun ville være muligt at ringe internt på kollegierne. Forslaget er sendt til afstemning i de enkelte råd. Rådet på trørødkollegiet forkaster forslaget enstemmigt. Det blev foreslået at nedlægge Polyteknisk telefoniforening og i stedet blive administreret af PKS da det vil betyde mindre administrationsomkostninger. Polyteknisk telefoniforening har vist sig ikke at fungere da foreningen ikke har nogen magt og det derfor har taget 1,5 år at holde det konstituerende møde. Rådet stemmer for nedlæggelsen af Polyteknisk telefoniforening. 8. Penge og konti underskrifter indsamlet og det er nu muligt at oprette en konti 25 i Danske Bank. 9. Tage på husene Der bliver på nuværende tidspunkt ikke sat penge af på kollegiets budget til udskiftning af tage, da dette er en meget stor udgift, finder rådet det ansvarligt at undersøge levetiden af de eksisterende tage samt en pris for udskiftning. Dette undersøges af inspektørerne. Det ønskes af rådet at dette sættes på budgettet med høj prioritet, dog ikke i så det betyder huslejestigning. 10. Skur ved centerbygning SA MA, JBK /JBK Inspektørerne ønsker at dele skuret ved centerbygningen op i to, således at de kan aflåse den ene halvdel. JBK undersøger hvorvidt det er nødvendigt at foretage en opdeling af skuret. Punktet tages op på næste møde. 11. Containergården /AMM,ASH Børnehaven har i forbindelse med en oprydning fået forældre fra kollegiet til at åbne for containergåerden. AMM og ASH tage kontakt til børnehaven, da dette selvfølgelig er strengt forbudt. 4
12. Gennemgang af rækkemødereferater Række 2 Hus 4 har stadig vrøvl med DR og TV2 signal. AMM tager kontakt til Rækken Række 7 Række 7 s forslag til løsning af spam problemer er noteret og der arbejdes på en løsning jf. tidligere i referatet. Der vil ikke komme nogen afstemning i forbindelse med disse tiltag. Det foreslås at bruge web-reserveringssystem til reservering af vaskemaskiner. Rådet er klar over den mulighed og det undersøges jf. tidligere i referatet. Række 7 indvilligere i frivilligt at klippe bøgehækken bag række 8 jf. tidligere i referatet. Dette syntes rådet er en god ide. Række 8 Række 8 foreslår at slukke for timerne på ventilationsanlæggene da dette vil give bedre ventilation. Rådet er enige og AMM og ASH vil løbende slukke for timerne. Række 8 beder rådet indskærpe over for kollegiets beboere at vigepladserne for enden af nogen af rækkerne ikke er parkeringspladser, og at disse derfor ikke skal benyttes sådan. Rådet er enige og vil i rækkemødereferaterne gøre beboerne opmærksomme på problemet. 13. Ansøgninger til konto 25 Række 2 Søger? kr til en Nintendo Wii med mange controlere til kælderen. Denne er ikke bevilliget da rådet mener at det er tilstrækkeligt med en spille konsol i kælderen. Rådet opfordre til gengæld til at beboerne ansøger om penge til køb af spil til denne. Række 7 Søger om 200 kr til øl og vand til bøgehækkedag. Dette er bevilget. 5
14. Punkter til næste rækkemødedagsorden Bøgehækdag Der vil blive afholdt en ekstraordinær havedag til beskæring af bøgehæk bag række 8 søndag den 25/2. Række 7 har stillet sig til rådighed med Birte Martin 18A som fanefører, men vi vil gerne have så mange som muligt til at stille op da det er et stort arbejde. Så meld jer til Birte Martin i 18A. Havedag Kollegiet holder almindelig havedag lørdag den 21. april. Jakob 14A er tovholder men han vil meget gerne have hjælp til planlægning og indkøb. Logbog I erkendelse af at det nuværende system til kontakt mellem beboerne og inspektørerne i forbindelse med indrapportering af fejl og mangler ikke fungere er det valgt at benytte en logbog i stedet. Logbogen vil være placeret på pulten i centerbygningen. Fejl og mangler inspektørerne skal informeres om skal skrives ind i logbogen. Inspektørerne vil minimum en gang om ugen tjekke bogen og orientere beboeren om det videre skridt. Akutte fejl som vandskade skal selvfølgelig stadig indrapporteres telefonisk til inspektørerne på telefon???. Standsepladser Der gøres opmærksom på at det er strengt forbudt at benytte vigepladserne til parkering i mere end 15 min. Da dette er til gene for trafikken på kollegiet. Containerplads Det er kommet rådet for øre at beboere på kollegiet har åbnet for containerpladsen således at børnehaven har kunne komme af med deres affald. Alias Rådet opfordre igen alle til at få password og oprette alias, da det er meget vigtigt for at kollegiet kan fungere at information fra rådet og andre udvalg/foreninger på kollegiet kan sendes ud. Der arbejdes i øjeblikket med at stoppe spam problemet. Arrangementer i baren Pokerturnering den 16. februar Fastelavn den 25. februar Indflyttermøde den 9. marts Pokerturnering den 16. marts Tour de Rækkehus den 28. april 6
15. Næste Møde Næste møde afholdes den 6. marts kl. 19:00. Kage: AMM Kaffe og the: JBK Referent: SEJ Dirigent: MA 16. Eventuelt Der er ingen emner til eventuelt. 17. Lukkede punkter Kollegiets tegninger Punktet videreføres til næste uge. Attrap kameraer De kommer hjem i indeværende uge. Opsætningen diskuteres ved næste møde. 7
Dette referat er sendt til: Beboerne på Trørød Kollegiet (alle@tkol.dk) PKS (gl@pks.nu ) Inspektørerne (inspektor@tkol.dk) 8