Økonomi Procedure, tids- og handleplan for regnskab i Assens Kommune
1. Indledning 3 2. Det udgiftsbaserede regnskab 5 2.1. Registreringsfasen 5 2.2. Rapporteringsfasen 5 3. Det omkostningsbaserede regnskab 7 3.1. Registreringsfasen for det omkostningsbaserede regnskab 7 4. Teknisk afslutning af regnskabet 9 4.1. Formelle rammer 9 4.2. Regnskabsåret i perioder 9 4.3. Likvide konti 9 4.4. Moms 9 4.5. Afstemning af systemkonti 10 4.6. Fejlkonti 10 4.7. Mellemregningskonti 10 4.8. Salgsstyring 10 4.9. Intern afregning 10 4.10. Anlægsaktiver 11 4.11. Andet 11 4.11.1. Selvejende institutioner med driftsoverenskomster 11 4.11.2. Nulstilling af funktion 08.51.52 (autoriserede grupperinger) 11 4.12. Hovedart 0 11 4.13. Direkte posteringer på hovedkonto 9 11 4.14. Indregning af selskabers værdi (funktion 09.32.21 Aktiver og andelsbeviser m.v.) 11 4.15. Statuskonti 11 4.16. Obligatoriske oversigter 12 4.17. Overførsler mellem årene 14 Bilag 1 Tidsplan for regnskab 2009 15 Bilag 2: Kontaktpersoner 17 Bilag 3: Ansvar for afstemninger 19 Bilag 4. Liste over eksterne regnskabsaflæggelser 20 2
1. Indledning Procedure, tids- og handleplan for regnskabet i Assens Kommune beskriver, hvordan der skal aflægge regnskab, og hvilke produkter regnskabet består af. I regnskabet sker der en opgørelse af afvigelser af årets aktiviteter og forbrug. Herudover sker der en vurdering af kommunens økonomiske situation. Dette er med til at danne grundlag for planlægning og styring af næste års aktiviteter og forbrug. Det er derfor vigtigt, at regnskabet giver et retvisende billede af den økonomiske præstation i regnskabsåret. Som følge af budgetmodellen er der i regnskabsaflæggelsen fokus på dokumentation herunder enhedspriser og mængder samt de opsatte mål for aktiviteter. Der følges med andre ord op på de forudsætninger, som lå til grund for beregningen af budgettet. Regnskabet danner også grundlag for opgørelse af og vurdering af mulige overførsler mellem regnskabsåret og det følgende budgetår. Regnskabet indeholder både et udgiftsbaseret og omkostningsbaseret regnskab. Årsagen til at kommunerne skal afgive regnskab ud fra to principper skyldes, at kommunerne ikke fuldt ud er overgået til det omkostningsbaserede budget- og regnskabssystem, idet kommunerne ikke vedtager omkostningsbaserede bevillinger. Formålet med det omkostningsbaserede regnskab er at øge gennemsigtigheden omkring kommunernes forbrug af ressourcer og øge sammenligneligheden mellem den private og kommunale opgavevaretagelse for hermed at sætte yderligere fokus på produktivitet og effektivitet. Regnskabsafslutningen består af to faser, en registreringsfase og en rapporteringsfase. Herefter kommer den politiske behandling. Revisionen reviderer regnskabet løbende under hele processen. Registreringsfasen handler om hvorfor, hvornår og hvordan fagområdeerne skal registrere regnskabsoplysninger. Rapporteringsfasen handler om hvorfor, hvornår og hvordan fagområderne i samarbejde med økonomikonsulenterne skal udarbejde ledelsesberetning mv. Der er mange mennesker involveret i at afslutte et regnskabsår og lave kommunens samlede regnskab. Det stiller store krav til planlægning og overholdelse af tidsplaner. Samtidig er der forskellige roller i arbejdet. Fagcheferne skal i samarbejde med økonomikonsulenterne aflægge regnskab for de respektive politikområder og disse skal forelægges for fagudvalgene. Budget og regnskab samt Finans bearbejder det samlede regnskab og står for den samlede forelæggelse for Økonomiudvalget og Byrådet. Revisionen reviderer kommunens samlede regnskab og forsyner det med en påtegning med konklusionerne af den udførte revision. Selv om Procedure, tids- og handleplan forsøger at være detaljeret og grundigt i forhold til de enkelte arbejdsopgaver i regnskabsafslutningen, har erfaringer fra tidligere år vist, at der kan blive behov for at bede fagområderne om yderligere bistand i løbet af processen. Der kan være særlige opgørelser, redegørelser eller andet. Budget og regnskab samt Finans vil i givet fald kontakte de berørte fagområder direkte. Udover at regnskabet skal aflægges korrekt og til tiden, er det for Budget og regnskab samt Finans et centralt mål i forbindelse med regnskabsafslutningen, at samarbejdet med fagområderne skal være i top og dialogen i centrum. Fagområderne er altid velkomne til at kontakte Budget og regnskab samt Finans med spørgsmål eller andet. Kontaktpersoner fremgår af bilaget. Der vil blive udsendt en mere detaljeret materialeplan med udgangspunkt i opgørelser som Kommunernes Revision efterspørger. I Procedure, tids- og handleplan beskrives i bilag også tidsplaner for de processer, der udover registrerings- og rapporteringsfasen, er knyttet til regnskabsaflæggelsen, herunder afslutningsfasen og de obligatoriske oversigter. Tidsplanen for det omkostningsbaserede regnskab beskrives i et 3
selvstændigt afsnit. Der vil blive lagt et samlet årshjul for økonomi i kronologisk orden ud på intranote. Budget og regnskab samt Finans vil løbende opdatere denne plan, hvis der skulle ske ændringer heri. I principper for tids- og handleplan beskrives de processer og produkter, som regnskabsaflæggelsen består af samt kontaktpersoner i forbindelse hermed. Derudover beskrives regler og retningslinjer for regnskabsaflæggelsen. Nedenstående figur viser de vigtigste pejlemærker i regnskabsprocessen, som er gældende fra år til år. Nov Dec Jan Feb Ma Apr Maj Jun Jul Aug Sep Økonomiudv algets behandling af pricipper, tids-og handleplan for regnskab Registrering af anlægsaktiv er skal v ære afsluttet Supplementsperiode I Supplementsperiode II Afstemninger Endeligt regnskab tilgængeligt Fagområderne i samarbejde med økonomikonsulenterne udarbejderregnskabsforkl aringer, serv iceudgifter og anmoder om ov erførsler Chefgrupperne behandler regnskabet Direktionen behandler regnskabet Økonomiudv alget behandler regnskabet Registeringsfasen Rapporteringsfasen Politiskbehandling By rådet behandler regnskabet og ov ersender det til rev isionen Regnskabet offentliggøres Rev isionen behandler regnskabet løbende By rådet behandler rev isonsberetningen og godkender endeligt regnskab 4
2. Det udgiftsbaserede regnskab Det udgiftsbaserede regnskab (drift og anlæg) viser en opgørelse af årets udgifter og indtægter og dermed årets aktiviteter og forbrug, herunder afvigelser i forhold til de planlagte aktiviteter og budgetterede forbrug. Det udgiftsbaserede regnskab danner ligeledes grundlag for en opgørelse af og vurdering af mulige overførsler mellem regnskabsåret og næste budgetår. Samlet set kan regnskabet betragtes som en opfølgning på de forudsætninger, som lå til grund for budgettet. Se i øvrigt pkt. 4.16. Det udgiftsbaserede regnskab afspejler overordnet et billede af kommunens samlede økonomiske situation. Med de mange formål regnskabet har, bliver det således et væsentligt redskab i planlægningen og styringen af næste års aktiviteter og forbrug og det er derfor vigtigt, at regnskabet giver et retvisende billede af året. Det er i den forbindelse væsentligt at bemærke, at dette kun kan ske såfremt alle statuskonti er afstemt og specificeret. Der er mange mennesker og med forskellige roller - involveret i processen med at afslutte et regnskabsår og lave kommunens samlede regnskab. Det udgiftsbaserede regnskab består konkret af forskellige oversigter, jf. afsnit 4.16 og kan opdeles i følgende to faser: 1): En registreringsfase og 2): En rapporteringsfase 2.1. Registreringsfasen Registreringsfasen indeholder bogføring af alle udgifter og indtægter, som vedrører regnskabsåret. Leverandørfakturaer, hvor varer og ydelser er modtaget i regnskabsåret, opkrævninger, regninger til andre kommuner, interne afregninger og anlægsaktiver vedrørende regnskabsåret skal være bogført i økonomisystemet, så de indgår i regnskabet. Registreringsfasen kan opdeles i to perioder; supplementsperiode I og supplementsperiode II; jf. tidsplanen. I fasen indgår ligeledes kontrol og afstemning. Dette for at sikre at de udgifter og indtægter, der er registreret i økonomisystemet, er korrekte. F.eks. skal saldoen i banken stemme med bogføring, statuskonti skal være afstemt og specificeret m.v. 2.2. Rapporteringsfasen Når registreringsfasen er afsluttet påbegyndes rapporteringsfasen. I rapporteringsfasen analyseres på datagrundlaget fra registreringsfasen. Der udarbejdes en politisk ledelsesberetning (= specielle bemærkninger; jf. afsnit 4.16) for hvert af kommunens politikområder. Ledelsesberetningen er en opfølgning på den politiske budgetinformation og indeholder bemærkninger omkring væsentlige afvigelser mellem det oprindelige budget og regnskabet, herunder også afvigelser i forhold til mængder 1. Andelen af hhv. serviceudgifter og overførselsudgifter på politikområdet skal ligeledes opgøres. Ledelsesberetningen udarbejdes i et samarbejde mellem nøglepersoner i fagområderne og Budget og Regnskab og forelægges de respektive fagudvalg. Herefter bearbejdes materialet til kommunens samlede regnskab i Budget og Regnskab. Det samlede regnskab forelægges politisk i Økonomiudvalget og i Byrådet. Revisionsbehandlingen foregår løbende under hele regnskabsprocessen. 1 I forbindelse med implementering af målstyringskonceptet vil der fra 2010 skulle følges op på målsætninger og kvalitets- og resultatmål. 5
Overførslerne forelægges dog i en særskilt sag i Økonomiudvalget og Byrådet. 2.3 Anlægsregnskaber I afsnit 4.4.2 Principper for økonomistyring i Assens kommune skal der aflægges særskilte anlægsregnskaber for afsluttede anlæg når Anlægsbevillingens bruttoudgifter beløber sig til 2,0 mio. kr. eller derover. Der er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen. For anlæg under 2,0 mio. kr. skal der ikke udarbejdes særskilte anlægsregnskaber. Afsluttede anlægsregnskaber under nævnte beløbsgrænse skal opføres på en totalliste, hvor funktion, sted, bevilling samt forbrug er opført. I øvrigt henvises til Principper for økonomisk styring af anlægsprojekter i Assens kommune. 6
3. Det omkostningsbaserede regnskab Det omkostningsbaserede regnskab består konkret af forskellige oversigter, jf. afsnit 4.16 Regnskabsafslutningen for det omkostningsbaserede regnskab består af henholdsvis en registrerings- og en rapporteringsfase. Fagområdernes registreringsfase slutter ved lukning af anlægsmodulet. 3.1. Registreringsfasen for det omkostningsbaserede regnskab Lukning af Anlægsmodulet Budget og regnskab skal have ajourført anlægsaktiver og aktiveringspligtige varebeholdninger i anlægsmodulet. Det betyder, at alle køb over 100.000 kr. der opfylder kriterierne for et anlægsaktiv, skal være indregnet. Hvor kan man læse mere? For praktisk håndtering henvises til de generelle vejledninger for det omkostningsbaserede regnskab i Indenrigs- og socialministeriets vejledning (www.im.dk Budget- og regnskabssystem for kommuner efter kommunalreformen). I et bilag til Assens kommunes principper for økonomistyring er der detaljeret fastlagt, hvorledes kommunens regnskabspraksis er. Aktiverne i det omkostningsbaserede regnskab registreres i anlægsmodulet. Efter lukningen af anlægsmodulet sørger Budget og Regnskab for postering af alle poster, der er relateret til det omkostningsbaserede regnskab, herunder afskrivninger, tilgange, afgange, op- og nedskrivninger, tjenestemandspensioner, skyldige feriepenge, leasing samt varebeholdninger. Disse posteringer er særskilt registreret i økonomisystemet og indgår ikke i det udgiftsbaserede regnskab. Det er Budget og Regnskabs ansvar i samarbejde med fagområderne, at oplysningerne i anlægsmodulet er opdateret og retvisende. Budget og Regnskab foretager omkostningsbaserede posteringer i økonomisystemet efter lukning af supplementsperiode II, det har ingen indflydelse på det udgiftsbaserede regnskab. Særligt omkring tjenestemandsforpligtelser og feriepengeforpligtelser: Det er Løn- og Personales ansvar, at oplysningerne om tjenestemandspensioner samt skyldige feriepenge kommer frem til Budget og regnskabsafdelingen til registrering i omkostningsregnskabet, jfr. nedenfor. Tjenestemandsforpligtelser Kommunens tjenestemandsforpligtelser er opgjort aktuarmæssigt i forbindelse med åbningsbalancen pr. 1. januar 2007. Forpligtelsen er opgjort samlet for hele kommunen incl. de overtagne amtspersonaler i forbindelse med kommunesammenlægningen. Efterfølgende aktuarmæssig beregning minimum hvert 5 år og i forbindelse hermed udarbejdes en ny opgørelse, således der i forbindelse med regnskabsafslutningen kan blive korrigeret for ændringer. Feriepengeforpligtelser Løn og Personaleafdelingen bestiller en rapport hos KMD, der sikrer, at alle skyldige feriepenge bliver registreret i omkostningsregnskabet. Feriepengeregistreringen skal i omkostningsregnskabet omfatte alle optjente feriepenge d.v.s. incl. personale, som har ret til ferie med løn. 3.2. Rapporteringsfasen 7
Der udarbejdes ikke særlige bemærkninger til det omkostningsbaserede regnskab. 8
4. Teknisk afslutning af regnskabet Den tekniske afslutning af regnskabet omfatter bl.a. afstemning, intern afregning mellem afdelingerne og regnskabsføring. 4.1. Formelle rammer De formelle rammer for regnskabsarbejdet er Lov om kommuners styrelse (styrelsesloven), styrelsesvedtægten for Assens Kommune samt i dokumentet Principper for Økonomistyring i Assens Kommune. Arbejdet med regnskabet involverer mange medarbejdere i kommunen, i alle afdelinger samt i decentrale institutioner. Når arbejdet med regnskabet starter, bliver der udpeget en række kontakt personer i afdelingerne, som står for den løbende koordination og kommunikation om regnskabsarbejdet. 4.2. Regnskabsåret i perioder Regnskabsåret er opdelt i perioder: Forsupplement, som dækker december måned i året FØR regnskabsåret Januar december i regnskabsåret Supplement I: primo januar ca. medio januar i året EFTER regnskabsåret (jf. årets tidsplan for konkrete datoer) Supplement II: primo januar ca. ultimo februar i året EFTER regnskabsåret (jf. årets tidsplan for konkrete datoer) Årets løbende posteringer samt betaling af fakturaer sker i perioden Forsupplement samt i kalenderåret januar december. Leverandørfakturaer vedrørende varer og ydelser, som er modtaget i regnskabsåret, kan betales i perioden Supplement I. Efter udløb af Supplement I-perioden, er der lukket for decentrale enheders adgang til at bogføre fakturaer på gammelt regnskabsår. Supplement II-perioden anvendes af økonomikonsulenter samt administrativt udpegede personer til afslutningsposteringer, herunder refusioner, fejlrettelser m.v. 4.3. Likvide konti Budget & Regnskab foretager den overordnede afstemning af likvide konti samt kommunens samlede likviditet (funktion 08.22.01 til 08.22.11 samt 09.22.01 09.22.11). Fristen for afstemning af ultimosaldi på de likvide konti findes i årets tidsplan. Det sikres, at likvide konti er afstemt ved årets udgang, herunder at likvide aktiver tilhørende selvejende institutioner er bogført på funktion 08.28.18. konto vedr. kassekladder er nulstillet ved årsskiftet Bankkonti er afstemt ved årsskiftet. 4.4. Moms Der findes flere forskellige typer moms ( toldmoms og købsmoms). Fælles for alle typer moms er, at de skal afstemmes og afregnes efter gældende regler fra bl.a. Indenrigs- og socialministeriet og SKAT. Budget & Regnskab opgør ved slutningen af supplementsperiode II kommunens samlede købsmoms. Alle manuelle posteringer på momskonti skal kunne forklares. 9
Alle á conto beløb til selvejende institutioner med driftsoverenskomst skal nulstilles. Afdelinger, som har projekter, der er omfattet af reglerne for fondsmoms, hvor der skal foretages modregning i kommunens samlede købsmomsafregning, skal indrapportere dette til Budget & Regnskab. I forbindelse med modtagelse af bevillingsskrivelserne (typisk fra fonde og ministerier) skal denne hurtigst muligt indsendes til budget- og regnskab således at konti kan oprettes korrekt med specielle momskoder. Budget & Regnskab opgør kommunens samlede huslejemoms ved udgangen af supplementsperiode II. Budget & Regnskab udposterer momsafrundingskonto for kommunen som helhed. Afdelingerne afstemmer og afregner toldmoms til SKAT for opgaver omfattet af registreret virksomhed. Budget & Regnskab opgør kommunens samlede moms på udstykninger ved udgangen af supplementsperiode II. 4.5. Afstemning af systemkonti I kontoplanen findes en række systemkonti, som anvendes af kommunens forskellige fagsystemer til automatisk bogføring 2. Afdelingerne skal nulstille, afstemme og specificere systemkontiene alt efter kontoens formål. 4.6. Fejlkonti Fagsystemer, der foretager posteringer i økonomisystemet, indeholder til tider posteringer, der ikke kan bogføres korrekt (fx kan en konto være lukket). Samtlige fejlkonti skal ved udgangen af supplementsperiode II være nulstillet. 4.7. Mellemregningskonti Mellemregningskonti skal oprettes på funktion 08.52.59 (09.52.59). Posteringer på mellemregningskonti skal ved supplementsperiodens udløb være afstemt, og relevante poster skal være udkonteret til endelige konti. Mellemregninger imellem afdelinger og decentrale enheder skal være afklaret og/eller nulstillet jf. regnskabspraksis i principper for økonomistyring. Beløb på funktion 08.52.59 (09.52.59), der i henhold til konteringsreglerne skal overføres til efterfølgende regnskabsår, skal ikke udkonteres. Det kan fx være indeholdt A-skat, registreret moms eller mellemregningsforhold med borgerne. Saldi, der ikke udkonteres i regnskabsåret, skal specificeres og forklares senest på et tidspunkt fastsat i årets tidsplan. 4.8. Salgsstyring Salgsstyring anvendes til at udstede fakturaer til eksterne og for indtægtsområder med momsregistreret virksomhed. Opkrævningen skal løbende afstemme kommunens debitorer, og senest i forbindelse med årsregnskabet skal samtlige debitorer opgøres, herunder afstemninger. Alle systemkonti i forbindelse med Salgsstyring skal enten være nulstillet eller kunne specificeres ved årets udgang. 4.9. Intern afregning Afregning mellem kommunes afdelinger og decentrale institutioner skal ske inden den fastsatte tidsfrist, jf. årets tidsplan. 2 Jf. bilag 2. 10
4.10. Anlægsaktiver Økonomisystemets anlægsmodul skal ved udgangen af supplementsperiode II være ajourført med tilgange (aktiver over kr. 100.000) og afgange, op- og nedskrivninger, varebeholdninger, leasingbetalinger m.v. Registreringerne danner grundlag for Assens Kommunes omkostningsbaserede regnskab, jf. afsnittet herom. 4.11. Andet 4.11.1. Selvejende institutioner med driftsoverenskomster Selvejende institutioner med driftsoverenskomst (som ikke anvender kommunens økonomisystem) får typisk dækket deres driftsudgifter af kommunen i á conto beløb. Beløbene skal nulstilles senest med udgangen af supplementsperiode II, jf. bilag 4. 4.11.2. Nulstilling af funktion 08.51.52 (autoriserede grupperinger) De autoriserede grupperinger på funktion 08.51.52, som vedrører bl.a. pensioner med 100% statsrefusion, skal gå i 0 ved regnskabsårets afslutning. En evt. difference mellem udbetalinger og modtaget statsrefusion på 08.51.52 skal overføres til status ved at udligne differencen på de autoriserede grupperinger på 08.51.52 og modpostere den på 08.25.12 (tilgodehavender hos staten). 4.12. Hovedart 0 Hovedart 0 vedrører udelukkende det omkostningsbaserede regnskab. Hovedart 0 skal være i balance. Posteringer på hovedart 0 må kun foretages af Budget & Regnskab. 4.13. Direkte posteringer på hovedkonto 9 Direkte posteringer på hovedkonto 9 skal være i balance og skal specificeres ved årets udgang. 4.14. Indregning af selskabers værdi (funktion 09.32.21 Aktiver og andelsbeviser m.v.) Værdien af ikke-noterede aktier og andre kapitalandele skal indregnes i kommunens balance. Indregningen sker efter den indre værdis metode ud fra kommunens ejerandel og selskabets egenkapital, opgjort i henhold til senest aflagte årsregnskab eller foreløbige regnskab. Postering skal ske på funktion 09.32.21 inden udgangen af Supplementsperiode II med modpost på balancekonto 09.75.99. Indregningen gælder også for ejerandele i fælleskommunale selskaber ( 60 selskaber). Der redegøres for de direkte posteringer under finansiel status. Beregningerne dokumenteres desuden i regnskabets oversigt over selskabsdeltagelse. 4.15. Statuskonti Kort efter udløbet af Supplementsperiode II kan det endelige årsregnskab udskrives. Senest når det endelige årsregnskab kan udskrives, skal der foreligge en afstemning og specifikation af saldiene på alle statuskonti. Alle afstemninger skal kvalitetssikres, således at dens specifikationer er både reelle og retvisende samt at der er fulgt op på specifikationens poster. 11
4.16. Obligatoriske oversigter Kommunens regnskab indeholder en række oversigter, der giver et samlet overblik over kommunens økonomi. Disse oversigter udarbejdes af Budget & Regnskab. Regnskabet skal i henhold til Indenrigs- og socialministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner som minimum indeholde følgende oversigter: Oversigt Ansvarlig Indhold Udgiftsregnskab: Regnskabsopgørelse Budget & Regnskab Regnskabsopgørelsen skal i en kortfattet form vise kommunens udgifter og indtægter opgjort efter udgiftsbaserede principper. Formålet med opgørelsen er at give en overordnet præsentation af det faktiske årsresultat sammenholdt med det budgetterede. Til opgørelsen knyttes der en kort analyse og vurdering af årets resultat samt en forklaring af årsagerne til afvigelser fra det budgetterede. Finansieringsoversigt Budget & Regnskab Formålet med finansieringsoversigten er at vise, hvilken betydning årets regnskabsresultat opgjort efter udgiftsbaserede principper sammen med de finansielle dispositioner (bl.a. lånoptagelse) har for de likvide aktiver, samt om de likvide aktiver udvikler sig som budgetteret. Oversigt over overførte uforbrugte driftsbevillinger Budget & Regnskab Baggrunden for denne oversigt er, at der er tale om oplysninger, som kan være væsentlige for kommunens økonomi. Oversigten over overførte uforbrugte bevillinger oplyser således om det øgede likviditetsbehov i forhold til det vedtagne budget. Regnskabsoversigt Budget & Regnskab Regnskabsoversigten er den regnskabsmæssige parallel til budgettets bevillingsoversigt, dvs. det den skal vise regnskabet på bevillingsniveau. Regnskabsoversigten skal gøre det muligt at sammenholde årsbudgettets bevillingsposter og de i årets løb afgivne tillægsbevillinger med de endelige regnskabstal. Bemærkninger til regnskabet Budget & Regnskab/fag-områderne Ligesom for budgettet vil det ofte være hensigtsmæssigt at opdele bemærkningerne i en generel og en speciel del. I de generelle bemærkninger (ledelsesberetningen) foretages en sammenligning af det faktiske forløb i regnskabsåret med de generelle planlægningsforudsætninger, bl.a. om pris- og lønudviklingen, som lå til grund for budgetvedtagelsen. Der redegøres for de regnskabsmæssige konsekvenser af afvigelser mellem det faktiske og det forudsatte forløb. De generelle bemærkninger afgives mest hensigtsmæssigt i tilknytning til regnskabsopgørelsen. 12
Oversigt Ansvarlig Indhold I de specielle bemærkninger (også kaldet ledelsesberetningerne) redegøres mere detaljeret for de konstaterede afvigelser mellem regnskabs- og bevillingsbeløb. De specielle bemærkninger afgives mest hensigtsmæssigt i tilknytning til regnskabsoversigten. I bemærkningerne til regnskabet skal redegøres for de swap-aftaler, som kommunen har indgået. Herunder også for swapaftaler, som er indgået i tidligere regnskabsår, men fortsat løber. Anlægsregnskaber Budget & Regnskab Beløber bruttoudgifterne til et anlægsarbejde sig til 2 mio. kr. eller mere, skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab. Omkostningsregnskab: Anvendt regnskabspraksis Budget & Regnskab Beskrivelsen af den anvendte regnskabspraksis i relation til det omkostningsbaserede regnskab skal kort og præcist beskrive, hvordan de frihedsgrader der er ved udarbejdelsen af det omkostningsbaserede regnskab er udnyttet. F.eks. bagatelgrænser for indregning af aktiver, anvendte afskrivningsperioder, principper for anvendelse af op- og nedskrivninger, anvendelse af grupper eller "klumper" ved indregning af aktiver, evt. indregning af ikkeautoriserede aktiver og forpligtelser som f.eks. tjenestemandspensioner og feriepenge. Beskrivelsen skal endvidere indeholde ændringer i anvendt regnskabspraksis i forhold til tidligere år. Resultatopgørelse Budget & Regnskab Formålet med resultatopgørelsen i det omkostningsbaserede regnskab er at specificere årets resultat som årets indtægter fratrukket årets periodiserede ressourceforbrug. Balance Budget & Regnskab Formålet med balancen er at vise kommunens aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo regnskabsåret og året før, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtelser. De enkelte poster kan uddybes i noter. Omregningstabel Budget & Regnskab Omregningstabellen har til formål at forklare forskellen mellem det omkostningsbaserede og det udgiftsbaserede resultat. Pengestrømsopgørelse Budget & Regnskab Anlægsoversigt Budget & Regnskab Anlægsoversigten viser den regnskabsmæssige værdi af kommunens materielle og immaterielle aktiver. Garantier, eventualrettigheder og forpligtelser Budget & Regnskab Af fortegnelsen over garantier skal som minimum fremgå garantiens størrelse ultimo regnskabsåret, hvem der er långiver 13
Oversigt Ansvarlig Indhold samt for hvem, der er afgivet garanti. Ved garanti til boligbyggeri kan der angives samlede tal for restgarantisummen. Ved eventualrettigheder forstås ydelser, som i realiteten må betragtes som drift- eller anlægstilskud, men hvor kommunen har sikkerhed i form af pantebreve eller lignende, og/eller hvor kommunen har ret til at få tilskuddet tilbagebetalt, hvis det formål, tilskuddet er ydet til, opgives inden for en given tid. Øvrige oversigter og redegørelser: Personaleoversigt Budget & Regnskab Personaleoversigten skal kunne danne grundlag for en vurdering af personalefor- Udførelse af opgaver for andre myndigheder Omkostningskalkulationer ved kommunal leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand Egne oversigter: Budget & Regnskab Budget & Regnskab bruget. Baggrunden for disse bestemmelser er hensynet til at sikre en tilstrækkelig åbenhed om den kommunale opgavevaretagelse, herunder at sikre en efterfølgende kontrol med, at opgavevaretagelsen ikke har medført en konkurrenceforvridning i forhold til den private sektor. En opfølgning og kontrol af, om priskravet har været fastsat korrekt, herunder om de forventede effektiviseringer eller ændringer i kvalitetsstandarden er gennemført. 4.17. Overførsler mellem årene Ud over ledelsesberetningerne pr. politikområde under de enkelte udvalg indeholder regnskabet en generel vurdering af kommunens økonomiske situation og råderum, herunder mindreforbrug og merforbrug i regnskabsåret. Det vil danne baggrund for Byrådets godkendelse af regnskabet og af en samtidig godkendelse af beløb til overførsel fra regnskabsåret til følgende budgetår. Ordinær adgang til overførsel af driftsbevillinger fra regnskabsåret til det følgende budgetår er gældende for alle decentrale enheder, som er godkendt til overførsel. Der er ubegrænset overførselsadgang for både over- og underskud dog skal afvigelser på mere end +/- 5% af det korrigerede budget kommenteres i en redegørelse til Byrådet. Ekstraordinær adgang til overførsel af driftsbevillinger kan bevilges af Byrådet. Ansøgning om ekstraordinær overførsel af driftsbevillinger behandles i det politiske system sammen med den øvrige regnskabsbehandling. Principper for overførsler er i øvrigt omfattet af Principper for decentralisering Assens Kommune. Links: (Materialeplan fra Kommunernes Revision) Skabeloner for ledelsesberetning Principper for økonomistyring Indenrigs- og socialministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner: http://www.im.dk/im/site.aspx?p=2873 14
Bilag 1 Tidsplan for regnskab 2009. December 2009 01.12-17.01: Supplementsperiode I: Regninger vedr. 2009 anvises og betales via WEB-Betaling. Regninger skal betales efterhånden som de indløber, betalingskreditten skal man dog huske at udnytte Skoler, institutioner m. fl. har sidste mulighed for betaling af regninger m.m. til regnskabsåret 2009. En detaljeret materialeplan fra Kommunernes Revision udsendes. Materialeplanen påføres navne for udførelse af opgaverne. Januar 2010 01.01-17.01: Supplementsperiode I: (se ovenfor) 18.01-31.01: Afstemninger: Statuskonti afstemmes ultimo 2009, eventuelle korrektioner i forbindelse med afstemningen bogføres på regnskabsåret 2009. Når statuskonti er afstemt pr. ultimo 2009 fremsendes afstemningen (jf. liste) til budget- og regnskabsafdelingen. For at sikre at afstemningerne stadig stemmer tjekkes de i forbindelse med udløb af supplementsperiode II. Husk at der skal være kvalitet i afstemningerne. Jf. særskilt regulativ. Afstemningerne samles i Acadre sagsnr. 09/38749 således kommunens revision har let adgang til at gennemgå afstemningsmaterialet. 31.01.: Alle puljer mv. skal være fordelt og omplaceret. Februar 19.01-14.02.: Supplementsperiode II: Der udarbejdes endelige regnskaber på ældreområdet, skole- og daginstitutioner, børn/voksen området samt alle områder, hvor kommunen er regnskabsførende. Der skal sendes regninger til andre kommuner samt andre offentlige myndigheder. Regningerne bogføres i regnskab 2009. Man skal være opmærksom på, at de eventuelle statusposteringer, der foretages, har indflydelse på eventuelt udarbejdede statusafstemninger, hvorfor enkelte af disse afstemninger skal korrigeres. Marts 04.03: Materiale vedr. årsberetningen og overførsler skal lægges på fælles sag. 04.03: Chefgrupperne behandler ledelsesberetning samt overførsel af uforbrugte midler for 2009 til 2010 for områder og institutioner med overførselsadgang. 08.03: Overførsel af uforbrugte midler for 2009 til 2010 for områder og institutioner med overførselsadgang fremsendes til direktionen jf. principper for decentralisering samt årsberetning (oversigter, generelle bemærkninger, ledelsesberetninger mv.) for udgiftsregnskab 10.03: Direktionen behandler overførsler for drift og anlæg for 2009-2010. Direktionen behandler årsberetning (oversigter, generelle bemærkninger, ledelsesberetninger mv.) for udgiftsregnskab. 11.03: Budget- og regnskab udarbejder dagsordenspunkt med bilag til byrådssekretariatet. 17.03: Økonomiudvalget behandler overførsler fra 2009-2010 samt årsberetning (oversigter, generelle bemærkninger, ledelsesberetninger mv.) for udgiftsregnskab. 24.03: Årsberetningen og det udgiftsbaseret regnskab behandles i Byrådet og oversendes til revisionens endelig behandling April Omkostningsregnskab udarbejdes. Vurdering af det udgiftsbaserede regnskabs konsekvenser for budget 2010 til drøftelse i fagudvalg. 15
Maj Omkostningsregnskab forelægges direktionen til godkendelse og økonomiudvalget til orientering. Juni Juli August September 22.09: Økonomiudvalget behandler revisionsberetningen for det udgifts- og omkostningsbaserede regnskab samt endelig godkendelse af regnskab 2009. 29.09: Byrådet behandler revisionsberetningen for det udgifts- og omkostningsbaserede regnskab samt endelig godkendelse af regnskab 2009. Oktober November December 16
Bilag 2: Kontaktpersoner Kontaktpersoner i Budget og regnskab samt Finans i forhold til regnskabsaflæggelsen. Opgaver Kontaktpersoner Tlf. Mail Tidsplan for regnskabsprocessen Malene B. Moeslund 6474 7409 mbmoe@assens.dk Regnskabets registreringsfase Susanne Ginge 6474 7390 sugin@assens.dk Rapporteringsfase og Gitte Bøllingtoft 6474 7395 gibol@assens.dk årsregnskab Omkostningsbaseret Gitte Bøllingtoft 6474 7395 gibol@assens.dk regnskab Obligatoriske oversigter Lån/leasing Afstemninger Overførsel af uforbrugte midler fra 2009 til 2010: Drift Anlæg Indberetninger til Indenrigs- og socialministeriet Susanne Ginge Gitte Bøllingtoft Gunnar Markvardsen Gitte Bøllingtoft Else Jørgensen 6474 7390 6474 7395 6474 7395 6474 7405 sugin@assens.dk gibol@assens.dk gibol@assens.dk eajor@assens.dk Malene B. Moeslund 6474 7409 mbmoe@assens.dk Gitte Bøllingtoft 6474 7395 gibol@assens.dk Susanne Ginge 6474 7390 sugin@assens.dk Kontaktpersoner i forhold til registrerings- og rapporteringsfasen. Politikområder Kontaktpersoner Tlf. Mail Budget og regnskab Gitte Bøllingtoft 6474 7395 gibol@assens.dk samt Finans: 01. Politisk organisation Susanne Ginge 6474 7390 sugin@assens.dk 02. Administrativ organisation Susanne Ginge 6474 7390 sugin@assens.dk 03. Udviklingspolitik Susanne Ginge 6474 7390 sugin@assens.dk 04. Boligpolitik Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 05. Miljøpolitik Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 07. Infrastruktur Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 08. Politik for vedligeholdelse af grønne om- Gosia Stenshøj Bjørn Nielsen råder 09. Politik for vedligeholdelse af kommunale bygninger Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 6474 7401 6474 7402 6474 7401 6474 7402 6474 7401 6474 7402 6474 7401 6474 7402 6474 7401 6474 7402 bjnie@assens.dk goste@assens.dk bjnie@assens.dk goste@assens.dk bjnie@assens.dk goste@assens.dk bjnie@assens.dk goste@assens.dk bjnie@assens.dk goste@assens.dk 10. Fysisk planlægning Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 6474 7401 6474 7402 bjnie@assens.dk goste@assens.dk 11. Havneudvalg Bjørn Nielsen Gosia Stenshøj 6474 7401 6474 7402 bjnie@assens.dk goste@assens.dk 12. Beredskabskommis- Bjørn Nielsen 6474 7401 bjnie@assens.dk 17
Kontaktpersoner i forhold til registrerings- og rapporteringsfasen. Politikområder Kontaktpersoner Tlf. Mail sion Gosia Stenshøj 6474 7402 goste@assens.dk 13. Overordnet børn og Ryét Myren 6474 6410 rymyr@assens.dk ungepolitik 14. Politik for børn og Ulla Hansen 6474 7383 ulhan@assens.dk unge særlig indsats 15. Dagtilbudspolitik Ryét Myren 6474 6410 rymyr@assens.dk 16. Børnesundhedspolitik Ryét Myren 6474 6410 rymyr@assens.dk 17. Uddannelsespolitik Henrik Egedorf 6474 7394 heege@assens.dk 18. Kultur- og fritidspolitik 19. Arbejdsmarkedspolitik Anette Tholstrup 6474 7413 antho@assens.dk Merete Stryhn Due 6474 7462 msdue@assens.dk 20. Sundhedspolitik Marianne Nielsen 6474 7403 manie@assens.dk 21. Træningspolitik Marianne Nielsen 6474 7403 manie@assens.dk 22. Psykiatri- og handicappolitik Cecilia Greve 6474 7412 crgre@assens.dk 23. Sundhedsøkonomi Marianne Nielsen 6474 7403 manie@assens.dk 24. Ældrepolitik Lene Godskesen Hansen Per Mørk 6474 7458 6474 7399 legha@assens.dk pemor@assens.dk 25. Social Malene Moeslund 6474 7409 mbmoe@assens.dk 26. Sikringsydelser Malene Moeslund 6474 7409 mbmoe@assens.dk 27. Finans Gunnar Markvardsen 6474 7381 gamar@assens.dk Kontaktpersoner i forhold til omkostningsbaseret regnskab. Fagområder Kontaktpersoner Tlf. Mail Budget og regnskab Gitte Bøllingtoft 6474 7395 gibol@assens.dk samt Finans: Løn og personale Jan Gerts 6474 7418 jager@assens.dk 18
Bilag 3: Ansvar for afstemninger I det følgende oplistes konti, der skal afstemmes i forbindelse med udgangen af supplementsperiode I samt hvem der er ansvarlig for afstemningen. (Intern opgørelse og fremsendes derfor ikke til politiskbehandling) 19
Bilag 4. Liste over eksterne regnskabsaflæggelser (udfyldes efter politisk behandling men inden offentliggørelse på intranote) Institution/projektnavn Ansvarlig Kontaktperson Telefon Mailadresse i Budget og Regnskab eller Finans 5.14 Glamsbjerg Børnehave & Vuggestue Leder Ryét Myren 6474 6410 rymyr@assens.dk 5.34 Vestergade 4, Vissenbjerg Kristiansdahls Boligselskab m.fl. Domea Mette Winter Nielsen Mette Winter Nielsen 20
Økonomi Willemoesgade 15 5610 Assens