1. Netværksmøde AULA. Fredericia den

AULA 1. Netværksmøde Fredericia den 17.01.2018 Copyright 2018 Netcompany. Alle rettigheder forbeholdes. Elektronisk, mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse, oversættelse eller kopiering af dette dokument eller dele deraf er, uanset formål, ikke tilladt uden forudgående skriftlig tilladelse fra Netcompany

Dagsorden 10:00-10:30 Velkomst og introduktion Nyt fra KOMBIT og KL 10:30-11:45 (Udvalgt) funktionalitet i Aula Aula og Brugerportalsinitiativet Aula projektet set fra Århus kommune 11:45-12:15 Frokost 12:15-13:45 Implementeringsplaner Implementeringshåndbogen og KLIK Oprydning og migrering Uddannelse og allokering Widgets og Aula 13:45-15:00 Aula infostande og netværk Netværksmøder 2: December 2018 3: April 2019 4: August 2019 5: December 2019 6: April 2020 2018 Netcompany Side 3

Christina T. Hansen CHEFKONSULENT IMPLEMENTERING / KOMBIT Christian Holm SENIORKONSULENT IMPLEMENTERING / KOMBIT Susanne Rasmussen CHEFKONSULENT KOMMUNIKATION / KOMBIT Mads-Peter Galtt PROJEKTLEDER / KL Jesper Lund Andersen MANAGER / FUNCTIONAL LEAD Thomas Ankler CHANGE MANAGER / IMPLEMENTERING Anne K. Vadgaard SENIOR CHANGE CONSULTANT / IMPLEMENTERING Pernille Schultz SENIOR CHANGE CONSULTANT / IMPLEMENTERING Frederik Skov CHANGE CONSULTANT / IMPLEMENTERING 2018 Netcompany Side 4

Nyt fra KOMBIT Christina Thenning Hansen, KOMBIT 2018 Netcompany Side 5

Dialogmøder efterår 2017

Værdiskabelse

Funktionsbeskrivelse

Tidsplan

www.aula.dk

Yammer

Funktionalitet i Aula Jesper Lund Andersen, Netcompany 2018 Netcompany Side 12

Agenda Kort om leveranceprocessen (Udvalgt) Funktionalitet i Aula En sammenhængende løsning Sikker fildeling Grupper Opslag og Feedet Galleri 2018 Netcompany Side 13

Løsning Organisatorisk implementering Succes 2018 Netcompany Side 14

Kort om udviklingsprocessen - tidsplanen 29/9 2017 21/9 2018 14/12 2018 14/12 2018 4/9 2020 Afklaring Design, Udvikling og Test Prøver og godkendelse Implementering, uddannelse og udrulning 2018 Netcompany Side 15

Vi deler udviklingen op i fire delleverancer Marts 18 Juni 18 September 18 Oktober 18 Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 DL 4 Videreudvikling Beskeder Søgning Administration af: Grupper Brugere Kalender Opslag / Feedet Notifikation Central administration Kommunal administration Integration med UniLogin Integration med Skemaplanlægning Login Galleri Profil Hjemmesider Kalender sync Besked sync Samtykkeerklæringer Integration: OneDrive/GDrive Integration:NemSMS Komme/Gå Infotavler Beskeder (SMS) 2018 Netcompany Side 16

(Udvalgt) Funktionalitet i Aula 2018 Netcompany Side 17

Vi er stadig i gang og vi bliver hele tiden klogere 2018 Netcompany Side 18

Aula bliver udviklet med massiv brugerinddragelse 2018 Netcompany Side 19

Vi involverer brugerne i hele udviklingsprocessen. Afklaringsfase Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 DL 4 = 1 stk. brugerinddragelses workshop (3-8 timer): Dialog og feedback med repræsentanter fra brugergrupperne. Præsentation af tidlige designskitser og koncepter. = 1 stk. brugervenlighedstest (4-12 timer): Tænke-højt test med færdige og delvist færdige elementer, med brugere der aldrig har set løsningen før. 2018 Netcompany Side 20

Aulas funktionalitet En samlet løsning 2018 Netcompany Side 21

Én sammenhængende løsning 2018 Netcompany Side 22

2018 Netcompany Side 23

Én sammenhængende løsning Centralt Kommuner Instituitioner 2018 Netcompany Side 26

Én sammenhængende løsning Centralt Kommuner Instituitioner 2018 Netcompany Side 27

Aulas funktionalitet Sikker fildeling 2018 Netcompany Side 28

Ideen bag Sikker fildeling ESDH 2018 Netcompany Side 29

Vi gør det nemt at gøre det rigtige 2018 Netcompany Side 30

Aulas funktionalitet Grupper 2018 Netcompany Side 31

Grupper Grupper kan være: Klasser Stuer Årgange Hold Faggrupper Projektgrupper Forældregrupper Grupper bruges til: Målretning af indhold Målretning af kommunikation Adgangsbegrænsning Opsætning af brugere Grupper kan: Gå på tværs af institutioner og kommuner Oprettes fra eksterne systemer Kan være indholdsbærende 2018 Netcompany Side 32

Grupper til distribution og adgangsbegrænsning Forældre i 3B Sprogpædagogerne i Brøndby Kommune Projekt: Vikingetiden AKTvejledere?!! 2018 Netcompany Side 33

Aulas funktionalitet Opslag og feedet 2018 Netcompany Side 34

Nemt at filtrere Nemt at se hvad der er nyt Andre moduler bruger også feeded Nemt at se hvad der er vigtigt Nemt at se hvorfor du modtager dette indhold 2018 Netcompany Side 36

Aulas funktionalitet Galleri 2018 Netcompany Side 37

Tak for jeres tid! 2018 Netcompany Side 39

Aula og BPI Thomas Ankler, Netcompany Mads-Peter Galtt, KL 2018 Netcompany Side 40

AULA en del af Brugerportalsinitiativet ADMINISTRATIVE SYSTEMER LÆRINGS- PLATFORM OG DIGITALE LÆRINGS- MIDLER AULA FILDELING Samlet giver BPI rammerne for: Planlægning Forberedelse Gennemførelse Evaluering af pædagogisk praksis Samarbejde med og omkring børnene http://aula.dk/wp-content/uploads/2017/12/funktionalitet-i-aula-december-2017-.pdf 2018 Netcompany Side 41

Augusta i 4.B et eksempel Team Læringsplatform Fildeling 2018 Netcompany Side 42

AULA en del af Brugerportalsinitiativet BPI (uddrag) Overordnet behov Indhold Format Aula Samarbejde, kommunikation, planlægning og arkiv - Samarbejde omkring en handleplan - Opslag om besøg i zoo - Planlægning af teammøde - Sikker fildeling - Opslag - Kalender Læringsplatform Mål, evaluering og proces (forløb) - Augustas faglige og sociale årskalender med mål - Vikingforløb med læringsmål - Augustas faglige og sociale status, nye mål for proces for indfrielse af de nye mål - Årsplan - Forløb - Elevplan Fildelingsløsning Kollaboration, pædagogisk produktion og arkiv - Analysemodel for noveller - Opgave: Budget for lejrskole - Postcast om digital dannelse - Delt dokument - Regneark - Lydfil 2018 Netcompany Side 43

Augusta i 4.B et eksempel AAU Udgangspunkt - AULA Placering Forbindelse På baggrund af en observation ønsker teamet omkring 4.b, at udarbejde en handleplan for Augusta. I handleplanen foreslår teamet nye læringsmål for Augusta. I dansk skriver Augusta et svar på en opgave, som dansklærer Karen har stillet. Observation og handleplan i (AULA) Læringsmål i forløb i (læringsplatform) Dokument delt mellem dansklærer Karen og Augusta i fildeling Udgangspunkt - Fildeling Placering Forbindelse Teamet omkring 4.b udarbejder en flot invitation til skolelørdag Matematiklærer Karsten vil sende et opslag ud til 4. b elever og forældre Matematiklærer Karsten har delt eleverne op i grupper. Hver gruppe skal stå for et matematikværksted, hvor de skal undervise forældrene i forskellige faglige temaer. Dokument delt mellem teammedlemmer (fildeling) Opslag (AULA) Forløb (læringsplatform) Nye læringsmål til forløb (læringsplatform) knyttes til handleplanen (AULA) I et forløb (læringsplatform) knyttes et delt dokument (fildeling) mellem dansklærer Karen og Augusta Dokumentet (fildeling) knyttes til opslag (AULA) Forløb (læringsplatform) knyttes til opslag (AULA) 2018 Netcompany Side 44

Aula projektet set fra Århus kommune Kirsten Kåg Mortensen, Århus Kommune 2018 Netcompany Side 45

Frokost fra 11:45-12:15 Find os på: For adgang til Yammer skriv til: AULA@kombit.dk 2018 Netcompany Side 46

Implementeringsplaner Anne Kathrine Pihl Vadgaard (Netcompany) 2018 Netcompany Side 47

Implementeringsplaner Forår 2018 Efterår 2018 Forår 2019 Efterår 2019 Forår 2020 Forberedelse af implementering Skoler Udrulning Ibrugtagning Onboarding Migrering Fortsat forberedelse Opfølgning Dagtilbud Udrulning Ibrugtagning Onboarding Migrering Pilot (skole) Pilotafprøvning Pilot (dagtilbud) Uddannelse af superbrugere Uddannelse af slutbrugere Uddannelse af superbrugere Uddannelse af slutbrugere Support organisation Go live Skoler Go live Dagtilbud (Løbende) 2018 Netcompany Side 48

Forår 2018 Arbejdsgrundlag Etablering af organisation og afklaring af ressource allokering (Skole og dagtilbud) Udarbejdelse af implementering- og uddannelsesplan (Skole og dagtilbud) Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse (Skole og dagtilbud) Afklar netværk og to-faktor login (Skole og dagtilbud) Afklar behov for widgets (Skole) Afklar migrering (Skole og evt. dagtilbud) Afklar support (Skole og dagtilbud) Efterår 2018 Forberedelse Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Aula (Skole) Planlæg udrulningsforløb ud fra udrulningsdrejebog (Skole) Hvordan skal medarbejdere gøre brug af funktionalitet i aula, den kommunale fildelingsløsning og læringsplatform? Organisere superbruger/support netværk og deltag i superbrugeruddannelse (Skole) Kvalitetssikring af UNI-Login og sikre at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet relevante grupper (Skole) Oprydning af data forud for migrering (Skole) Etablering af supportorganisation (Skole) 2018 Netcompany Side 49

Implementeringsstøtte 2018 Forberedelse Forår 2019 Efterår 2019 Forår 2020 Udrulning Ibrugtagning Fortsat forberedelse Udrulning Ibrugtagning 2 3 4 5 6 Undersøgelse af parathed Opstarts møde Udrulnings drejebog Kommunal opstart Teknisk møde Early life support Undersøgelse af parathed Teknisk møde Early life support Migrering Go live Skoler Go live Dagtilbud (Løbende) 2018 Netcompany Side 50

Uddannelsesstøtte 2018 Forår 2019 Efterår 2019 Forår 2020 Forberedelse Udrulning Ibrugtagning Fortsat forberedelse Udrulning Ibrugtagning Uddannelse for projektledere Administrator Superbrugere Kommunale uddannelsesforløb Administrator Superbrugere Kommunale uddannelsesforløb April 2018 Oktober 2018 Go live Skoler Oktober 2019 Go live Dagtilbud (Løbende) 2018 Netcompany Side 51

Udrulning i bølger 2018 Netcompany Side 52

Regional udrulning i bølger Regional udrulning Bølge 1: Region Nordjylland Bølge 2: Region Hovedstaden Bølge 3: Region Midtjylland Bølge 4: Region Syddanmark Bølge 5: Region Sjælland 2018 Netcompany Side 53

Udrulningsprøve Udrulningsforløbet Forberedelse Udrulning (forår 2019/2020) Central og decentral opsætning Central opsætning udført af den kommunale administrator herunder tildeling af roller, rettigheder og gruppemedlemsskaber. Trin Trin Trin Central implementering af anvendelsesstrategi herunder rammer for institutionernes hjemmeside. 1 2 3 Eventuel opsætning af widgets Kvalitetssikring af UNI-Login synkronisering Opsætning af institutioners hjemmesider Opsætning af grupper på institutioner Personlig tilpasning af Aula for alle decentrale brugere (pædagogisk personale, administrativt personale mv.) 2018 Netcompany Side 54

Netværksstand om implementeringsplaner og udrulning Tid til spørgsmål og diskussion om planer, støtte, udrulning etc. Arbejde med at gribe foråret 2018 an: Hvad er de tre næste skridt i implementeringsprojektet? 2018 Netcompany Side 55

Implementeringshåndbogen og KLIK Pernille Schultz (Netcompany) 2018 Netcompany Side 56

Information om og støtte til implementeringen af Aula 2018 Netcompany Side 57

www.aula.dk jeres indgang til implementeringsinformation 2018 Netcompany Side 58

Implementeringshåndbogen del 1 og del 2 / Generel introduktion og opgavebeskrivelser Samme arbejdsopgaver- samme opbygning Overskrift Beskrivelse Artikel Overskrift Beskrivelse Artikel Tre prioriteter: Kritisk obligatorisk, obligatorisk, anbefalet Deadline for afvikling af opgaver Grøn, gul, rød grå til orientering Mulighed for at uddelegere kommunale opgaver og for at lave lokale opgaver 2018 Netcompany Side 59

KOMBITs tidsplan for ibrugtagning af KLIK Netværksmøde 1 Præsentation af KLIK ved Netværksmøder Januar 2018 Projektledere tilgår KLIK (via mail) Primo februar 2018 Tilmelding til KLIK Webinar (KOMBIT inviterer via mail) Ultimo februar 2018 KOMBIT afholder Webinar April 2018 Uddannelsesforløb for projektledere, hvor kendskab til KLIK er en forudsætning 2018 Netcompany Side 60

Primære arbejdsopgaver forår 2018 Oprydning og Migrering Uddannelse og allokering Widgets 2018 Netcompany Side 61

Oprydning og Migrering Thomas Ankler (Netcompany) Christian Holm (KOMBIT) 2018 Netcompany Side 62

Oprydning og migrering 2018 Netcompany Side 63

Oprydning og migrering: Her og nu Begræns opbygningen af indhold SkoleIntra Opdyrk arbejdsgange, der begrænser forøgelsen af dataindholdet i SkoleIntra og FællesNet tidligt i processen. 2018 Netcompany Side 64

Oprydning og migrering: Plan Hvem skal inddrages i planens tilblivelse? Gå i dialog med f.eks. lokalarkivet samt ressourcepersoner. Inddrag pædagogiske og administrative medarbejdere (forvaltning og institution), som kender til skolernes brug af SkoleIntra Hvordan laves planen? Analyser indholdet af skolernes SkoleIntra Træf strategiske beslutninger (Hvad gemmer kommunen, hvor?) Lav en konkret instruks til pædagogiske medarbejdere ift. oprydning. Husk at få afklaret skolernes SkoleIntra i forhold til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (fx skolebestyrelsesreferater) Link til Strategi for datamigrering til Aula http://aula.dk/wp-content/uploads/2017/12/strategi-for-datamigrering-til- Aula-ver-1.1.pdf 2018 Netcompany Side 65

Uddannelse Pernille Schultz (Netcompany) 2018 Netcompany Side 66

Uddannelsesforløb A. Uddannelsesforløb A for kommunens administratorer af Aula Holdundervisning af 2 dages varighed B. Uddannelsesforløb B for superbrugere for pædagogisk personale Holdundervisning af 7 timers varighed C. Uddannelsesforløb C for superbrugere for administrative medarbejdere Holdundervisning af 7 timers varighed - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - D. Uddannelsesforløb D for pædagogisk personale E. Uddannelsesforløb E for administrative medarbejdere 2018 Netcompany Side 67

Aula uddannelsesmodel Skole Dagtilbud 2018 Netcompany Side 68

Uddannelse skole Efterår 2018 Uddannelse af kommunale administratorer afsluttes min. 4 uger inden udrulning Uddannelse af superbrugere for administrativt og pædagogisk personale afsluttes min. 2 uger inden udrulning Lokal uddannelse af administrativt og pædagogisk personale 1. august 2019 Go live Forår 2019 Udrulning af 12 ugers varighed 2018 Netcompany Side 69

Uddannelse dagtilbud Efterår 2019 Uddannelse af kommunale administratorer afsluttes min. 4 uger inden udrulning Uddannelse af superbrugere for administrativt og pædagogisk personale afsluttes min. 2 uger inden udrulning Lokal uddannelse af administrativt og pædagogisk personale Go live umiddelbart efter udrulning Forår 2020 Udrulning af 12 ugers varighed 2018 Netcompany Side 70

Supplerende uddannelse Aula projektledelse gennemførsel og forankring Uddannelsesforløb A-E Opfølgende uddannelsesforløb Ledelsesforankring og værdiskabelse Konsultativ bistand www.netcompany.com/aula 2018 Netcompany Side 71

Hvordan introduceres Aula? Forældre Skole og Dagtilbud Elever 2018 Netcompany Side 72

Netværksstand - Uddannelse og support Uddybende orientering om uddannelse - koncept og undervisningsmateriale Support Spørgsmål, sparring og dialog 2018 Netcompany Side 73

Widgets Frederik Skov (Netcompany) 2018 Netcompany Side 74

Widgets Widget substantiv <-s> /ˈwɪdʒɪt/ Dims Det er en underlig dims Dippedut Hvad skal man bruge den dippedut til? Duppedit Duppeditten opfører sig underligt Himstregims Himstregimsen er vist gået i stykker Dingenot Hvordan ser dingenoten ud? [IT] Widget - En widget er et program, der konstant kører eller gør noget - du kan derfor kalde det et kørende- aktivt program 2018 Netcompany Side 75

Eksempelvis: Ugeplaner Bibliotekssystem (Bogaflevering) Dagens menu (madordning) 2018 Netcompany Side 76

Eksempelvis: Læringsplatform Fildelingssystem Læremidler, didaktiskeog pædagogiske værktøjer 2018 Netcompany Side 78

Bud på Widgets identificeret af KOMBIT Trivsel og Pædagogik Hjernen og Hjertet Skolesundhed.dk Infoba Progression og Læring Års- og elevplaner Karakter- og fraværssystem Mit Skoleskak Kompetenceudvikling for medarbejdere Hverdagsorganisering Madordninger Bibliotekssystem Glemmekasse Bemærk: Dette er ikke lig med, at disse Widgets bliver udviklet, eller at leverandørerne har vist interesse. 2018 Netcompany Side 79

Widgets - Filosofi Åben tankegang Central rolle i Aula Tilpasning lokale behov Kommunalt- og institutionelt niveau Forenklede databehandleraftaler Klar forenkling ingen udveksling af data 2018 Netcompany Side 80

Widgets - Sikkerhed Aula Widget (Vue.js) Properties (tokens, etc) External system (Eg. LMS) 2018 Netcompany Side 81

Widgetstand (del. 2) Proces: Fra ide til udførsel Kvalitetssikring: Den gode brugeroplevelse 2018 Netcompany Side 82

Opsamling Anne & Thomas (Netcompany) 2018 Netcompany Side 83

Opsamling Forår 2018 Efterår 2018 Arbejdsgrundlang og forberedelse af implementering Uddannelse af superbrugere Pilot (skole) Netværksmøder 2, December 2018 3, April 2019 4, August 2019 5, December 2019 6, April 2020 Støtteforløb 2018 Netcompany Side 84

Stande Varighed Stadeholder 1. Værdiskabelse og forandringsledelse I forbindelse med Aula 2. Widgets Hvorfor og hvordan? 3. Support, superbrugere og uddannelseskoncept Centralt og decentralt 4. Funktionalitet der understøtter og ændrer pædagogisk praksis Nye arbejdsgange i skole og dagtilbud 1 runde 60 min 2 runder 20 min 2 runder 20 min 2 runder 20 min 5. Implementeringsplaner, bølger og støtteforløb 2 runder 20 min 6. Oprydning og migrering 2 runder 20 min Runde 1: kl. 14.00-14.30 Runde 2: kl. 14:30-15:00 Christina (KOMBIT) & Kristina (Gladsaxe kommune) Frederik (Netcompany) Pernille (Netcompany) & Christian (KOMBIT) Mads-Peter (KL) Anne (Netcompany) Thomas (Netcompany) 2018 Netcompany Side 85

Kaffepause og billetsalg fra 13:45-14:00 Netværksstande 14:00-15:00 Find os på: 2018 Netcompany Side 86