VEJLEDNING - BILAG 2 BILAG 2: Klargøring af data og manuel upload Klargøring af data, inden manuel upload af datasæt til portalerne Dette er et bilag til del 2 af vejledningerne til Tilfredshedsportalen/eKommune Del 1: Tilfredshedsportalen og ekommune, Systemkrav, Adgang og funktionaliteter Del 2: Overførsel af data til portalerne Del 3: Standardrapporter Del 4: Analysecenter Bilag 1: Værdier for svartyper Bilag 2: Klargøring af data og manuel upload
Indhold Klargøring af data og manuel upload... 3 Før formatering og upload af datasæt... 3 Formatering af datasæt... 4 Formatering af lokalspørgsmål... 5 Rensning af datasæt... 6 Omkodning af data... 6 Validering af svarværdier... 9 Alder... 10 Blanke værdier... 11 Manuel Upload... 12 Stamdata [1/6]... 13 Filer [2/6]... 13 Overskrifter [3/6]... 14 Filvalidering [4/6]... 14 Population [5/6]... 14 Kontaktperson [6/6]... 15 Efter upload... 16 Oprettelse af institutioner... 16 Offentlig tilgængelighed... 18 Redigér undersøgelser... 19 Version 10 Side 2
Klargøring af data og manuel upload Denne vejledning beskriver detaljeret, med udgangspunkt i Excel 2013, hvordan kommunen selv kan formatere og uploade data til portalen. Endvidere beskrives kravene til yderligere oplysninger i forbindelse med opload samt proceduren for offentlig tilgængelighed på www.tilfredshedsportalen.dk. Såfremt der i forbindelse med formatering og upload opstår spørgsmål eller behov for teknisk assistance, kan Hans Christian Riis i Statens Serum Institut kontaktes på ekommune@ssi.dk / 3268 9257. Før formatering og upload af datasæt For at lette processen med upload er der nødvendige informationer, som bør noteres/afklares før formatering og upload af datasæt påbegyndes. Det drejer sig om følgende (jf. afsnittet Afsendelse og kontrol i vejledningen Del 2): 1. Den rå data i et letlæseligt format (.csv,.xls eller lign.) 2. En liste over antallet af afsendte spørgeskemaer, opdelt på de institutioner eller enheder, der ønskes individuelle rapporter for (population). 3. Informationer om selve undersøgelsen. Dvs. en angivelse af: Året undersøgelsen er foretaget i Hvilken spørgeramme, undersøgelsen omfatter Type af undersøgelse (stikprøve-/totalundersøgelse) Hvilke spørgsmål, der er benyttet i undersøgelsen En kontaktperson i kommunen 4. Hvorvidt det overordnede resultat ønskes offentliggjort eller ej på www.tilfredshedsportalen.dk, og på hvilket niveau. Hvis lokale spørgsmål er anvendt, er det yderligere nødvendigt med: 1. En liste over hvilke lokale spørgsmål, der er brugt med de eksakte spørgsmålsformuleringer. 2. En liste over hvilke svarmulighedder, der har været til hvert enkelt spørgsmål, inkl. hvilke svarværdier, der er tilknyttet hver svarmulighed i survey-systemet/data. Version 10 Side 3
Formatering af datasæt Brug ALTID en kopi af den rå datafil til formatering, og brug aldrig den rå datafil til redigering. 1. Først skabes et overblik over koblingen mellem udsendte spørgsmål, og nummereringen i den benyttede spørgeramme (kan hentes her). 2. Herefter omdøbes variabelnavnene, således de passer med den brugte spørgeramme. Et eksempel kan ses i Figur 1, hvor d_x angiver kommunen nummerering. Figur 1: Fiktivt eksempel på kommunedata før formatering. I dette fiktive tilfælde antages at spørgsmålene er koblet på følgende måde: Kommune Spørgeramme Bemærkning nummerering nummerering d_1 1 Tilfredsheden med: Aktiviteterne i dagligdagen d_5 2 Tilfredsheden med: Aktiviteterne uden for dagtilbuddet, fx udflugter i skoven d_6 3 Tilfredsheden med: Personalets indsats for at udvikle dit barns sociale kompetencer (fx vise hensyn og forståelse for andre og indgå i grupper) d_11 4 Tilfredsheden med: Personalets indsats for at understøtte dit barns sproglige udvikling d_12 5 Tilfredsheden med: Personalets indsats for at understøtte dit barns fysiske og motoriske udvikling d_14 6 Tilfredsheden med: Personalets indsats for at få dit barn til at føle sig tryg og glad d_16 l_1 lokalspørgsmål id I_nummer Den variable, som kan identificere en given institution 3. Efter at have omdøbt variabelnavnene fås følgende: Version 10 Side 4
Figur 2: Formateret datasæt. 4. Hvis lokalspørgsmål indgår i datasættet, skal tilhørende svar- og sprøgeramme udarbejdes. Obs. navngivningen af lokalspørgsmål skal være lille l. Check at variabelnavnet ikke er eks. L_1. Når data er formateret korrekt eksporteres denne til *.csv-formatet og er klar til upload til portalerne. Indgår lokalspørgsmål skal nedenstående afsnit følges. Formatering af lokalspørgsmål Upload af lokale spørgsmål kræves to separate data-filer (spørgeramme og svarramme), som skal følge et givent format, samt værdiangivelserne angivet i Bilag 1 Svartyper og Svarværdier. På nuværende tidspunkt kan følgende lokalspørgsmål vises i standardrapporterne: Tilfredshedsspørgsmål Ja-Nej-spørgsmål Ja-Nej-Både-og-spørgsmål Andre typer af spørgsmål indgår ikke i standardrapporterne, men kan trækkes vha. analysecentret efter fuldendt upload af data. Spørgeramme Spørgerammen indeholder angivelsen af spørgsmålsnummeret (l_x) og tilhørende spørgsmålsformulering. En skabelon til spørgeramme kan downloades på http://www.kl.dk/btu under Tilfredshedsportalen. Figur 3: Eksempel på spørgeramme til lokalspørgsmål. Spørgerammen skal eksporteres/gemmes som en *.csv-fil, og er derefter klar til upload. Version 10 Side 5
Obs. check en ekstra gang at alle formuleringer af lokalspørgsmål er angivet, samt LSID-værdien stemmer overens med angivelsen i selve data-filen for undersøgelsen. Svarramme Svarrammen indeholder angivelsen af svarværdierne på de lokale spørgsmål. En skabelon til svarramme kan downloades på http://www.kl.dk/btu under Tilfredshedsportalen. Figur 4: Eksempel på spørgeramme til lokalspørgsmål. Svarrammen skal eksporteres/gemmes som en *.csv-fil, og er derefter klar til upload. Obs. check en ekstra gang at alle svarangivelser på lokalspørgsmål er angivet. Rensning af datasæt Afhængigt af brugte survey-program til undersøgelsen, kan den anvendte notering variere. Førend data kan uploades til portalerne, skal disse renses og formateres efter fælles standard, for at data kan sammenlignes. Omkodning af data I enkelte tilfælde kan det risikeres at svarskalaen på spørgsmål er omvendte. Kravet til kodning af værdiangivelser er angivet i Bilag 1 Svartyper og Svarværdier. Et eksempel på korrekt (venstre) og forkert (højre) værdiangivelse af tilfredshedsspørgsmål er: KORREKT FORKERT 5. Meget tilfreds 1. Meget tilfreds Version 10 Side 6
4. Tilfreds 2. Tilfreds 3. Hverken/eller 3. Hverken/eller 2. Utilfreds 4. Utilfreds 1. Meget utilfreds 5. Meget utlfreds 6. Ved ikke 6. Ved ikke Omkodning af værdiangivelse kræver mere teknisk snilde og varsomhed, men kan gøres på følgende måde i Excel 2013 (eksemplet tager udgangspunkt i tilfredshedsspørgsmål, med svarværdien 1 til 6). 1. I Figur 5Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. ses udsnit af et datasæt, hvor kolonne D ønskes inverteret pga. omvendt kodning af svarskalaen. 2. Kolonnen til højre for kolonnen der ønskes rettet markeres (i dette tilfælde ved et tryk på E) og med et højre klik indsættes en tom kolonne. Figur 5: Eksempel på formateret datasæt, hvor svarskalaen er vendt forkert. 3. Nu markeres den tomme celle til højre for første værdi, hvori følgende indtastes: =IF(AND(celle>0;celle <6);6-celle;IF(celle =6;6;"")) (for Engelsk Excel) =HVIS(OG(celle >0;celle <6);6-celle;HVIS(celle =6;6;"")) (for Dansk Excel) Celle erstattes af den pågældende celle der skal konverteres (se Figur 6). Version 10 Side 7
Figur 6: Konvertering af svarværdier. 4. Formlen kan nu trækkes til resten af kolonnens celler ved brug af den lille firkant nederst i højre hjørne. Se markering i Figur 6. 5. Når alle værdier er konverteret, markeres hele kolonnen (her E) og indholdet kopieres og indsættes (speciel) for at gamme værdierne. Dette gøres ved + efterfulgt af + + I dialogboksen vælges værdier og Ok. Se Figur 7. Version 10 Side 8
Figur 7: Indsæt speciel 6. Værdierne er nu indsat og den gamle kolonne (kolonne D) kan nu slettes. Husk at indsætte spørgsmålsnummer i den nyoprettede kolonne. Alternativt kan Statens Serum Institut assistere med omkodning ved at rette henvendelse til ekommune@ssi.dk / 3268 9257. Validering af svarværdier For at undgå problemer senere i processen, bør det sikres at svarværdier ligger inden for interval Version 10 Side 9
Alder Det forekommer at respondenter ved baggrundsvariablen for alder har angivet værdien med kommatal eller fødselsår (hvor der spørges til alder i helår). De pågældende aldersværdier slettes derfor fra datasættet (obs. kun aldersværdien. Ikke hele respondenten) Rettelsen af alder kan udføres ved brug af Excels filtreringsfunktion. 1. Marker data-filens første række. 2. Tryk på knappen Filtrer under fanebladet DATA, hvorefter alle spørgsmål bliver filtrerbare ved at trykke på den lille trekant for det pågældende spørgsmål. Alternativt bruges genvejen + + Figur 8: Filtreringsfunktion findes under fanen DATA. Baggrundsvariablen alder har følgende nummerering: Spørgeramme Forældre til børn i dagtilbud Forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) Forældre til børn i SFO-Fritidshjem Forældre til klub-børn til og med 5. klasse Hjemmepleje Plejebolig Botilbud Genoptræning Spørgsmålsnummer 52 (alder i hele år) 35 (alder i hele år) 22 (alder i hele år) 23 (fødselsår) 24 (fødselsår) 19 (fødselsår) 31 (fødselsår) 3. Fjern markeringen i Markér alt og sæt derefter et kryds i de værdier, som skal fjernes, afslut med at trykke. Version 10 Side 10
Figur 9: Filtrering muliggør udvælgelse af specifikke værdier. Figur 10: Efter filtrering kan værdierne markeres og fjernes. 4. Nu vises kun de værdier, som er markeret i filtreringen. Marker værdierne og slet dem ved at trykke Delete. 5. Filtreringen fjernes herefter ved igen at sætte kryds i Markér alt og trykke. Blanke værdier Nogle survey-programmer benytter punktum (.), bindstreg (-) eller andre symboler for blanke besvarelser i datasættet. Dette skal ændres før upload, da portalerne forventer blanke/tomme felter for ubesvarede spørgsmål. Dette korrigeres i Excel ved at benyttet Søg og erstat, som kan udføres ved brug af genvejen: + I dialogboksen indtastes symbolet brugt for ubesvarede spørgsmål under Søg efter og feltet for Erstat med beholdes tom. Herefter trykkes. Version 10 Side 11
Figur 11: Eksempel på søg og erstat, hvor punktum ønskes erstattet af en blank værdi. Manuel Upload Når datasættet er formateret og spørge-/svarramme er gemt (ved inklusion af lokalspørgsmål) kan upload af undersøgelsen foretaget på www.ekommune.net ved at vælge Upload undersøgelser under fanen Tilføj nye data. Proceduren for upload af undersøgelser består af 6 dele, hvoraf første del er udfyldelse af stamdata for undersøgelsen, der ønskes uploadet. Info-ikoner hjælp/info på de enkelte felter. bidrager med yderligere Version 10 Side 12
Stamdata [1/6] 1. Pågældende kommune, hvori undersøgelsen er foretaget, vælges i dropdown-menuen. 2. Den anvendte spørgeramme for udførte undersøgelse angives i dropdown-menuen. På nuværende tidspunkt findes følgende 10 rammer: Spørgeskemaerne kan downloades i WORD-format fra KL s hjemmeside her. 3. Angivelse af undersøgelsestypen, totalundersøgelse eller stikprøve. 4. Til-/fravalg af lokalsprøgsmål i datasættet. I forbindelse med første trin angives om det uploadede data-sæt indeholder lokale spørgsmål eller ej, hvilket har betydning for næste trin, Filer [2/6]. 5. Datoangivelse for undersøgelsen. Endvidere angives hvorvidt data ønskes offentliggjort på den borgevendte portal, samt en ønsket dato. Det skal noteres at vælges ja til offentliggørelse, vil den opgivne dato angive hvornår data inkluderes i datavarehuset, og ikke automatisk offentliggørelse til den brugervendte portal. Offentliggørelse af data på den brugervendte portal skal gøre i SharePoint-listen Off. Tilgængelighed (se afsnit Offentlig tilgængelighed s.18). Filer [2/6] Data-filen uploades i *.csv-format. Er der i trin 1 angivet lokalspørgsmål, vil der kræves et valg af spørge- og svarramme til disse (Figur 13). 1. Et *.csv-datasæt vælges ved at bruge 2. Når et datasæt er valgt, trykkes 3. Linjen Der er ikke valgt nogen fil vil ændre farve til grøn. Version 10 Side 13
Figur 12: Upload af undersøgelse UDEN lokalspørgsmål. Figur 13: Upload af undersøgelse MED lokalspørgsmål. Overskrifter [3/6] Angivelse af Over- og under overskrift. Her angives de ønskede overskrifter, som vises på rapportens forside. Filvalidering [4/6] De uploadede *.csv-filer valideres ved check af data-formateringens overskrifter. Hvis dette check fejler, forekommer navngivningsfejl i datasættet, som skal rettes før upload kan fuldføres. Er der problemer med at rette fejlen, kan SSI kontaktes (gerne incl. fejlmeddelelse) på ekommune@ssi.dk. Population [5/6] Indlæses filen korrekt, vil næste trin være angivelse af populationsstørrelser. Institutionsnumrene vil være de angivelser, som under formatering af datasæt er angivet under I_nummer. Obs. Det er institutionens totalpopulation som indtastes, og ikke antallet af respondenter i den pågældende institution. Version 10 Side 14
Figur 14: Angivelse af populationsstørrelser for datasættets institutioner. Kontaktperson [6/6] I sidste trin angives kontaktinformationer på den person i kommunen, som kan kontaktes ved evt. spørgsmål til data på den pågældende undersøgelse. Herefter vil det tage noget tid før rapporter kan trækkes fra portalen. I mellemtiden oprettes manglende institutioner (Oprettelse af institutioner s.16) og angivelse af evt. offentliggørelse (Offentlig tilgængelighed s.18). Version 10 Side 15
Efter upload Når data er uploadet til portalerne skal datasættets institutioner oprettes og niveauet for offentlig tilgængelighed sættes. Oprettelse af institutioner På denne SharePoint-liste defineres institutionerne på de enkelte rammer. Det angivne Institutionsnummer er det ID, som søges efter i kolonnen I_nummer i de uploadede *.csv-filer. Er I_numrene ikke angivet i institutionslisten, vil institutionsrapporterne ikke kunne genereres korrekt. Tilføjelse af nye institutioner Indeholder det nye datasæt institutioner, som ikke findes på listen kan de manuelt oprettes ved at bruge nederst på siden. Version 10 Side 16
Figur 15: Oprettelse af nye institutioner. Følgende felter SKAL udfyldes Kommune Institutionsnavn o Dette navn vil fremgå af rapporterne. Institutionsnummer o Dette er navngivningen i den uploadede *.csv-fil i kolonnen I_nummer. Ønskes rapporter at kunne trækkes efter gruppering på underinddeling, distrikt/område og/eller underkategori, kan disse felter udfyldes ved oprettelse. Når de ønskede informationer er indtastet trykkes Gem. Dette gentages for alle de institutioner, som ikke findes på institutionslisten. Når alle institutioner er oprettet trykkes på. Version 10 Side 17
Offentlig tilgængelighed Efter upload af data til portalerne, er det muligt at sætte niveauet for offentliggørelse til www.tilfredshedsportalen.dk. På denne SharePoint-liste defineres hvorvidt data på portalen skal offentliggøres eller ej på kommune- og/eller institutionsniveau. Det er muligt at redigere de enkelte elementer og efterfølgende synkronisere listen til den brugervendte side. Figur 16: Udsnit fra SharePoint-listen Off. tilgængelighed. Ændring af synlighed til den borgervendte portal For at ændre synligheden af data på den brugervendte portal, findes den pågældende kommune og ramme for tilfredshedsundersøgelsen. Ud for det ønskede element trykkes musen holdes over kommunen. og Rediger element. Knappen fremkommer først når Offentliggørelse på kommune/institutionsniveau angives og gemmes. Version 10 Side 18
Når alle ændringer er foretaget, trykkes. Redigér undersøgelser Efter upload af data til portalerne, er det muligt at ændre i populationsstørrelsen, hvis denne skulle være angivet forkert under upload. Det er ligeledes muligt at aktivere/deaktivere sine uploadede data. På SharePoint-listen Redigér undersøgelser vises data uploadet til datavarehuset med et udpluk af de anførte informationer ved upload. På listen kan populationsstørrelser redigeres ( ), såfremt disse ikke er oplyst ved upload/fejlindtastet, samt deaktivering af data. Rediger populationsstørrelse Ønskes en populationsstørrelse ændret efter upload trykkes på, som tillader angivelse af populationsstørrelsen af de institutioner (I_nummer), som findes i det uploadede datasæt. Figur 17: Indtastning af populationsstørrelsen for institutioner. Institutionerne svarer til det angivne I_nummer i data-filen. Deaktiver/aktiver data Ønskes et datasæt deaktiveret fjernes fluebenet fra kolonnen Er data godkendt. Dette kunne eksempelvis ønskes hvis yderligere respondenter har indleveret besvarelser efter upload. Version 10 Side 19
Hvis data senere ønskes genaktiveret, tilføjes atter et flueben. Datasættet bliver dog først aktivt efter natlig kørsel. Figur 18: Udsnit fra SharePoint-listen Redigér undersøgelser. Version 10 Side 20