Projektinitieringsdokument (PID) Hurtigt patientoverblik [05.02.2018]
Indhold 1 STAMDATA... 3 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 3 3 AFGRÆNSNING... 4 4 MÅL OG SUCCESKRITERIER... 4 5 BUDGET... 5 6 EVALUERING OG GEVINSTER... 6 7 TEKNISK LØSNING... 6 8 ORGANISERING... 7 9 TIDS- OG MILEPÆLSPLAN... 8 10 LEVERANCER... 9 11 KVALITET... 9 12 RISICI... 9 13 INTERESSENTER... 10 14 KOMMUNIKATION... 10 15 INFORMATIONSSIKKERHED... 10 16 OVERDRAGELSE FRA PROJEKT TIL DRIFT... 11 17 TOLERANCER... 11 18 REVISIONSHISTORIK... 11 19 BILAG... 11 1
Forord inden udfyldelse af PID Som udgangspunkt skal alle punkter udfyldes i PID en. Det er intentionen, at PID en skal beskrive projektet bredt samt give projektlederen mulighed for at se projektet fra flere forskellige perspektiver. Der kan være punkter, som ikke er relevante for alle projekter. Hvis der er et eller flere punkter, som ikke er relevante for det aktuelle projekt, så notér begrundelsen under punktet i PID en. Lad være med at opfinde emner, der tilpasser projektet til PID en. Når PID en godkendes er der sikkerhed for grundige overvejelser omkring projektet inden igangsættelse. 2
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Hurtigt patientoverblik Tom Høg Sørensen Etablere et hurtigt overblik over patientens situation, når patienten kommer i konsultationen, ringer eller sender en e-konsultation. 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) I almen praksis er der mange og korte kontakter med patienterne. Dette kan være alt fra en patientkonsultation i klinikken (ofte 10 minutter), pr telefon eller pr. e-konsultation. I langt de fleste af disse situationer bruger lægerne og klinikpersonalet tid på at skaffe sig et overblik over patientens aktuelle situation, både helbredsmæssigt og socialt. Også patientens præferencer i forhold til behandling, samtykker mv. kræver tid at fremfinde. Ikke alle praksissystemer har en patientforside, og hvis de har, så er den ikke tilstrækkeligt dynamisk/intelligent. 2.2 Formålet med projektets løsning Læger og klinikpersonale efterlyser et hurtigt og effektivt overblik over patientens stamdata og præferencer gerne i form af en patientens side, hvor relevante data og aftaler med patienten kan registreres, og som er tilpasset den enkelte patients situation. Formålet med projektets løsning er at give lægen og klinikkens personale et hurtigt overblik over patientens situation, når der er behov herfor (se afsnit 2.1), og dermed frigive tid til andre opgaver. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet er forankret i programmet Digital Almen Praksis, der har til formål at udnytte den teknologiske udvikling til at gennemføre digitale tiltag i almen praksis, der kan optimere og lette arbejdsgangene for de praktiserende læger og dermed frigøre tid og rum til flere opgaver. Programmet Digital Almen Praksis er initieret af Sundheds- og Ældreministeriet i samarbejde med Praktiserende Lægers Organisation (PLO), KL, Danske Regioner og MedCom. 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen Det forventes, at læger og klinikpersonalet ved opslag af en patient i klinikkens IT-system får et samlet overblik over patientens situation ved et enkelt klik. Indholdet af overblikket kan variere alt efter patientens aktuelle situation og sygdomsforløb. Der vil klart være forskel på overblikkets indhold, hvis patienten har fx KOL eller diabetes. Indholdet vil ligeledes kunne være forskelligt alt afhængigt af den sundhedsfagliges rolle i klinikken. Overblikket vil grundlæggende præsentere de data, som er relevant for patientens situation, og risikoen for at vigtige oplysninger overses reduceres. Der etableres en funktion i hvert lægesystem, der gør det muligt at konfigurere overblikket for hver sundhedsfaglig rolle eller alternativt for hver enkelt bruger. Elementerne, der kan sammenstilles i overblikket, er eksisterende elementer, som findes forskellige steder i lægesystemet. 3
For at sikre en høj faglig konsensus og højere ensartethed i hvilke informationer, der er relevant for at danne et hurtigt og godt overblik over patientens situation, er løsningen implementeret i de forskellige lægesystemer ud fra fælles faglige anbefalinger i almen praksis. For at sikre ensartetheden og deling af gode erfaringer er der etableret en fælles Cloud, hvor setup for de gængse visningsregler stilles til rådighed, og hvorfra den enkelte klinik kan hente dem ned i eget system. Da lægernes præferencer er individuelle, kan overblikket til enhver tid tilpasses den enkelte læge. Det er også muligt for den enkelte klinik at gemme en relevant visningsregel op i den fælles Cloud, så andre klinikker kan få gavn af denne konfiguration. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Der vil fortsat skulle bruges en del tid på at bladrer rund i patientens data for at skaber et overblik over patientens situation. Fx hvis patienten lider af KOL, vil det være nødvendigt at finde patientens seneste lungefunktionsundersøgelse. Når der manuelt skal bladres mellem forskellige vinduer for at skabe sig et overblik over patientens situation vil der, ud over flere klik med et øget tidsforbrug til følge, være risiko for at vigtige oplysninger overses, og risikoen for manglende eller forkert behandling af patienten vil være højere. 2.6 Alternative løsningsscenarier (Vurdér) De forskellige leverandører til almen praksis vil kunne udvikle/videreudvikle egne løsninger og tilbyde deres kunder i praksis hver deres systemspecifikke løsning. Dette alternativ fravælges dog, da der ønskes en høj faglig konsensus og højere ensartethed i hvilke informationer, der er relevant for at danne et hurtigt og godt overblik over patientens situation. Der ønskes derfor fælles faglig baserede løsninger for almen praksis. 3 Afgrænsning Der kan i udgangen af dette projekt være behov for at etablere et selvstændigt udbredelsesprojekt i almen praksis for løsningen. Dette udbredelsesprojekt er ikke en del af nærværende projekt. 4 Mål og succeskriterier Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 1. Workshops Invitér interesserede læger, PLO og DSAM til at deltage i 2-4 workshops, hvor omfang af dataelementer, der skal kunne sættes op i patientoverblikket, fastlægges, samt hvilke standardoverblik og forskellige typer af overblik, der kan forekomme. MedComs opgave vil være at koordinere definitionen af de standardoverblik og forskellige typer af overblik, der skal kunne forekomme. Det er vigtigt at sikre, at alle leverandører på området, bakker op om den tekniske løsning med en fælles Cloud. Produkt: Beskrivelse af Usecases. Beskrivelse dataelementer, der skal kunne sættes op i patientoverblikket samt hvilke standardoverblik og forskellige typer af overblik, der kan forekomme. Leverandører på området bakker op om den tekniske løsning med en fælles Cloud. 4
Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 2. Permanent lægefaglige gruppe. Etablere en permanent lægefaglige gruppe, der definerer og dokumentere de gængs fælles visningsregler. 3. Placering af fælles Cloud er afgjort og tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt leverandør. 4. Pilotimplementering og indsamling af relevant feedback 5. Evaluering af pilotforløb og specifikation af funktionelle krav. Afgørelse om hvor fælles Cloud skal ligge. Tildeling af opgave til udvalgt leverandør om deltagelse i udvikling af pilotløsning og driftstest. Gennemfør pilotimplementering og høst feedback fra deltagende læger. Evaluér pilotforløb. Udarbejd specifikation af mindstekrav der skal stilles til alle leverandøres systemer i forhold til at kunne levere den ønskede funktionalitet. Stil pilotløsning, systemdokumentation og implementeringsvejledning til rådighed for leverandørerne. 6. Implementér og udbred løsning Implementér og udbred løsning til øvrige systemer. 7. Brugerne oplever en gevinst En væsentlig baggrund for beslutningen om at starte projektet. Gruppe etableret med beskrivelser. Kriterie: Afgørelse om placering af fælles Cloud. Tildeling af opgave til udvalgt leverandør i udvikling af pilotløsning og driftstest. Kriterie: Pilotdriftsafprøvning og feedback fra deltagere. Produkt: Evaluering af pilotforløb. Specifikation for løsningen. Kriterie: Systemdokumentation og implementeringsguide stilles til rådighed for leverandørerne. Kriterie: 1: Alle LPS leverandørerne har implementeret løsningen i deres system. 2: Teknisk udbredelse til alle klinikker 3: Implementer fælles Cloud. Gennem spørgeskemaundersøgelser: 1: Brugerne oplever et kvalitetsløft 2: Brugerne oplever en tidsbesparelse 5 Budget Projektet er en del af den samlede budgetramme for programmet Digital Almen Praksis. Posteringstekst År År I ALT Lønninger Overheadudgifter Møder/rejser egne Konsulentbistand Mødegodtgørelse -og forplejning Samarbejdsaftaler Informationsmateriale Konference, stand 5
It, øvrigt Statistik Diverse, inkl. repræsentation IALT 6 Evaluering og gevinster 6.1 Strategi for gevinstrealisering / Effektiviseringsgevinster Evaluering af projektet vil følge de beskrevne milepæle, således forstået, at der følges op på hvorvidt milepælene nås, og hvis ikke, hvordan det ved korrigerende handlinger vil kunne lykkes at nå de enkelte milepæle. Gevinstrealisering og effektiviseringsgevinst vil være i form af øget kvalitet og effektiv udnyttelse af konsultationstid. Når lægen slår patienten op i IT-systemet, vil der umiddelbart være et godt overblik over patientens situation, og lægen kan hurtigt vurdere patientens henvendelse i en sammenhæng. Det skal overvejes, om man ønsker at måle den tid direkte, som lægen bruger til at skabe sig et overblik over patienten før og efter at løsningen er implementeret. Alternativt laves en spørgeskemaundersøgelse blandt lægerne, som måler lægens oplevelse af den implementerede løsning. 6.2 Økonomisk gevinst Der forventes principielt ikke økonomiske gevinster i dette projekt. Dog kan der blive tale om frigivelse af tid i almen praksis, som kan bruges til andre opgaver. Der er ikke udarbejdet businesscase på projektet. 6.3 Kvalitetsløft og ikke-økonomiske gevinster Projektet forventes at give et kvalitetsløft for almen praksis og vil give øget faglig konsensus og ensartethed. 7 Teknisk løsning Projektet er opdelt i to tekniske spor. Spor 1: Implementering af løsningen i de enkelte lægesystemer. Spor 2: Implementering af den fælles Cloud. 7.1 Test Spor 1: Test af en eller to lægesystemer. Spor 2: Der testes om der kan hentes visningsregler fra den fælles Cloud. Herudover testes, om der kan oprettes, rettes og slettes visningsregler i den fælles Cloud. Der skal ligeledes testes brugerrettigheder på den fælles Cloud. 6
8 Organisering 8.1 Projektorganisation National bestyrelse for IT Styregruppe for Digital almen praksis MedComs styregruppe Projektledelse Bedre forberedelse af konsultation Brugergruppe Leverandørgruppe 8.2 Styregruppe Projektet hører ind under programmet for Digital Almen Praksis og referere til en fælles overordnet styregruppe. Der vil derfor ikke til de enkelte projekter i programmet blive nedsat styregrupper. 8.3 Projektgrupper [f.eks. teknik, kliniker, projektleder] Brugergruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tom Høg Sørensen MedCom PLO - 1 repræsentant DSAM? 1-2 repræsentant Dak-e? (Henrik Rasmussen) 1 repræsentant PL-forum - 1 repræsentant Almen praksis - Mindst 3 læger, 1 sekretær, 1 bioanalytiker og 1 sygeplejerske fra praksis. Leverandørgruppe Titel Navn /Funktion Organisation Projektleder Tom Høg Sørensen MedCom Projektmedarbejder Gitte Henriksen MedCom Standardiseringskonsulent? MedCom Leverandør - Leverandør for fælles Cloud 7
8.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Tom Høg Sørensen 25% Projektledelse og stort kendskab til PL og udvikling af lægesystemer Projektdeltager Gitte Henriksen - Stort kendskab og god kontakt til PL og kommunikation med disse Projektdeltager? - Standardiseringskonsulent Administration - - Budget/regnskab og andre administrative opgaver. Ekstern konsulent Martin Bach Jensen Professor i almen medicin, Nord-kap - Stort kendskab Bedre forberedelse til konsultation og god kontakt til dak-e og sidder i bestyrelse hos DSAM. Ekstern konsulent Flere? -. 9 Tids- og milepælsplan 9.1 Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Projektforberedelse og afklaring 1.kvartal 2018 1.kvartal 2018 1 2 Workshops 1.kvartal 2018 2.kvartal 2018 3-4 3 Tildeling af pilotløsningsopgave og 3.kvartal 2018 4.kvartal 2018 5-6 gennemførelse heraf. 4 Evaluering af pilotforløb og specifikation 1.kvartal 2019 1.kvartal 2019 3 af funktionelle krav 5 Implementering og godkendelse af 2.kvartal 2019 3.kvartal 2019 6 løsning til alle systemer Etablering af permanent lægefaglige 3.kvartal 2019 3.kvartal 2019 1 gruppe. 6 Teknisk udbredelse af løsning til 4.kvartal 2019 4.kvartal 2019 1 alle klinikker 7 Organisatorisk udbredelse i alle klinikker 4.kvartal 2019? 9.2 Milepælsplan 1. juli 2018 Lægesystemleverandører bakker op om valgt løsning. 1. juli 2018 Tildeling af pilotløsningsopgave til udvalgt Lægesystemleverandør. 31. marts 2019- Pilotafprøvning er gennemført og implementeringsguide udarbejdet. 30. september 2019 Løsning implementeret og alle systemer er godkendt. 31. oktober 2019 - Teknisk udbredelse af løsning til alle kliniker 8
10 Leverancer 10.1 Hovedleverancer og afhængigheder Leverance 1. 2. 3. 4. Beskrivelse Leveringstidspunkt Afhængigheder Beskrivelse af løsning og usecases Etablere en lægefaglige gruppe, der definerer og dokumentere de gængs fælles visningsregler. Udstilling af monitorering for udbredelse og anvendelse af løsningen. Implementeringsguide for det gode patientoverblik i almen praksis 1. juli 2018 Workshop er afholdt. 1. juli 2018 Pilotløsning er i anvendelse. 31. marts 2019 Pilotløsning er implementeret og der er indsamlet relevant feedback 11 Kvalitet Alle leverandører skal til hver en tid leve op til og overholde de minimumsspecifikationer der beskrives gennem dette projekt. Der er endnu ikke taget stilling til om leverandører skal testes og certificeres inden de anvender den fælles Cloud. 12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Lægesystemleverandørerne ønsker ikke at deltage og bekoste egen udviklingstiltag. Uenighed om hvor relevant fælles Cloud er for praksis i forhold til indsatsen. Hovedparten af praksis tage ikke løsningen i brug. Der høstes ikke nogen gevinst Projektet kan gennemføres, men uden fælles visningsregler gemt i Cloud. Kan få konsekvens for effektiv ibrugtagning, da fælles gængse visningsregler ikke blot kan hentes ned fra Cloud. Høster ikke den tidsbesparelse og kvalitetsløft løsningen vil kunne give. Det bør overvejes om der i projektet skal indgås samarbejdsaftaler og honorere leverandørerne med et symbolsk beløb for udvikling i eget system. Alternativt må PLO gå i dialog og evt. lægge pres på leverandørerne på vegne af deres medlemmer. MedCom skal afklare og tidlig i forløbet drøfte med PLO og deres IT- og dataudvalg, hvilke fordele og ulemper der er i forhold til placering og etablering af fælles Cloud og kommende drift heraf. Der kan være et behov for at etablere et udbredelsesprojekt af løsningen i almen praksis. Denne opgave er ikke forankret i dette projekt. Styregruppen for Digital almen praksis. MedCom Styregruppen for Digital almen praksis. 9
13 Interessenter Almen praksis er vigtig interessent i dette projekt, idet de er de primære aktører, der vil opleve gevinst i gennemførelsen af projektet. Derudover er leverandørerne vigtige for projektets gennemførelse. 14 Kommunikation Projektet vil blive kommunikeret som en del af den samlede kommunikationsstrategi for hele programmet Digital Almen Praksis. 14.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: At etablere et hurtigt overblik over patientens situation, når patienten kommer i konsultationen, ringer eller sender en e-konsultation. Det forventes at det hurtige overblik kan spare tid i forbindelse med konsultationerne. En tid, der kan bruges på andre opgaver. Overblikket forventes samtidigt at øge kvaliteten af patientbehandlingen, da overblikket reducerer risikoen for, at der er data der gemmer sig på forskellige skærmbilleder. For at sikre højere faglighed, ensartethed og deling af gode erfaringer etableres en fælles Cloud, hvor de mest gængse sammenstillinger af data i overblikket stilles til rådighed, og hvorfra den enkelte klinik kan hente dem ned i eget system. Da lægernes præferencer er individuelle, kan overblikket til enhver tid tilpasses den enkelte læge. Har en læge sammensat et godt overblik, kan denne lægge det op i den fælles Cloud til gavn for sine kolleger på tværs af klinikker. Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: 14.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Budskaber til interessenter/målgrupper kommunikeres via nyhedsbreve, monitorering/afrapportering, samt generel information på MedComs hjemmeside herunder mødeindkaldelser og mødereferater. Det vurderes ikke relevant for dette projekt at evaluere kommunikationsdelen. 15 Informationssikkerhed Der er i dette projekt ikke tale om at registrere eller anvende nye oplysninger. I dette projekt er der tale om at præsentere udpluk af eksisterende data på samme skærmbillede. Der er altså tale om data, som i forvejen præsenteres på forskellige skærmbilleder eller faneblade i samme IT-system. Man skal dog være opmærksom på, at data bestemte sundhedsfaglige roller ikke har adgang til i forvejen, ikke umiddelbart må vises på det fælles skærmbillede. 15.1 Sikkerhedsmæssig risikovurdering Da der er tale om anden visning af eksisterende data i eksisterende IT-systemer, er er det ikke nødvendigt at udarbejde en omfattende risikovurdering af løsningen. Der skal dog være 10
fokus på, at adgangen til data i løsningen skal understøttes af den eksisterende adgangshåndtering i IT-systemet. 15.2 Konsekvensvurdering for privatlivet Med beskrivelsen i afsnit 15.1 vurderes det, at projektet ikke giver ændringer i forholdet mellem datasubjektet (patienten) og den dataansvarlige (lægeklinikken). 16 Overdragelse fra projekt til drift 16.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Det er uafklaret hvem der skal varetage driften af fælles Cloud. 16.2 Driftsansvarlige Endnu ikke afgjort, hvilken organisation, der skal være driftsansvarlig for den fælles Cloud. Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) Platformsejer (teknisk drift) 17 Tolerancer Råderum for projektleder Ingen. Overskridelse af de enkelte budgetpunkter behandles i styregruppen Ingen. Overskridelse kræver godkendelse af MedComs ledelse. Ingen. Overskridelse håndteres i afrapportering og behandles i styregruppen. 18 Revisionshistorik Toleranceområde Projektudgifter: Interne ressourcer: Tid: Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 05.02.2018 1.0 Oprettet THS 19 Bilag Deloitte rapport Digital Almen Praksis med speciel fokus på side 27-31 11