1. Formalia Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 19 d. 06.09.2013 (a) Ordstyrer: Camilla (b) Referant: Ditte (c) Til stede: Alle pånær Kim. (d) Godkendelse af dagsorden: {Møde lukkes} {Møde åbnes} (e) Godkendelse af referat fra 20.06.2013: Kolding tjekker. Vi godkender næste gang. (f) Godkendelse af referat fra 25.06.2013: Kolding tjekker. Vi godkender næste gang. (g) Godkendelse af referat fra ekstraordinært møde i Berlin: Monika samler referaterne. Vi godkender næste gang. 2. Beskeder (a) Camilla: Jeg har arbejdet en del i sommerferien. Deltog også i en rigtige hyggelige og vellykket Arkivweekend. Jeg har derudover løbende over sommeren haft møder med fokusgruppen ude i ballerup omkring hvad der skal laves af forandringer. Så har jeg også haft møder med AUS omkring Schools On the Run evente som kommer til at finde sted til september. De vil gerne have at DTU studerende løber med så det har jeg brainstorme lidt med dem. Så var jeg også sammen med Kim og Trine ude og hænge plakter op i ballerup samt hænge PF over alt rundt om vores sekreteriat. Jeg har også haft et møde med Erik Haastrup hvor vi begge er blevet enige om at vi ikke har tid eller overskud lige nu til at kunne sætte en International Day på benene. Så den kommer desværre til at blive aflyst i år. Ud over det har jeg en Sensommerfest at se til som bliver nice :) (b) Ditte: Jeg har arbejdet meget med arkivet: vi havde en yderst vellykket arkivweekend - resultatet er lagt på fb siden. Pfantasy Dôme har været og hente nogle ting, og jeg har kontaktet alle kollegierådene, som små småt er begyndt at hente deres ting. Arbejdet en del med vores referater, så de snart er hjemmeside-klar. Jeg har haft 2 møder med FRFU, og kan fortælle, at de næste FR møder er blevet flyttet. Jeg har haft en del at gøre med studiestarten, både i forbindelse med Vidensby og t-shirt, besøg af antropologistuderende {Møde lukkes} {Møde åbnes}, videohold, lokaler til rusjoint (er der kommet styr på), klager fra hytter etc. {Møde lukkes} {Møde åbnes} Så har der været rigtig mange henvendelser om fitness rabat. Jeg har været til FRR møde, arbejdet med valgudvalget (vi har indhentet konstitueringsdatoer så der kan blive lavet plakat). Jeg er blevet kontaktet af GraduateLand.com som arbejder med at skabe kontakt mellem virksomheder og studerende i hele Norden. Camilla, Monika og jeg holdt møde med dem i mandags. Der har selvfølgelig også været en masse lækre ferie aktiviteter: IPhO, til middag hos Ditte (tak for besøget!), forberedelsestur i Berlin og 22 rusture. Jeg har rykket IDA et par gange for at få de mail adresser, der blev bestilt til os i juni, men stadig uden held, jeg har skrevet deadlines for FR meddelelser ind i vores kalender for resten af perioden og jeg har opdateret det interne regnskab. Så har jeg hilst på den nye Grøn Dyst ansvarlige og er gået i gang med at planlægge rådscup. Var til KABS møde i går og på arkivet med Nanna. (c) Kim: Ikke til stede. (d) Mikkel: Jeg har været guide til IPHO. Jeg har været til middag hos Ditte. Jeg har lavet Lyssværds sorbet og fernet marings til arkiv weekenden. Så har jeg lavet en masse forskellige småting der skulle være styr på ifht. Ballerup gennem hele sommeren, men det har været lidt op af bakke pga ferier. Har været til møde med Studiemiljø Arbejdsgruppe (SMAG) møde sammen med Monika hvor vi fik tildelt lokaler i Ballerup. Det er også delvist møbleret. Har lavet PF arrangement for nye danske kandidater sammen med Monika. Lavet S14 gruppe ting med Seneca. Været på ornli sy b13påtur i berlin. Været på alle de dejlige rusture sammen med b13påtur. Jeg er blevet kontaktet af en Nina 1
som laver Ballerups interwebs, som gerne vil lave en side om os, så de gamle Ballerupper får informaion den vej igennem. Jeg har skrevet en artikel til Krydsfeldt om frivilligkultur, ejerskab og centerråd i Ballerup. Jeg har været til Lars Christiansens tiltrædelsesreception hvor Hans (?) aftrådte. (e) Monika: Besøg hos SRAU, en håndfuld kælderbarvagter, DSF Sommerkursus (som var rigtig godt!), arrangementer for nye kandidatstuderende, møde med Bendsøe om internationalisering, møder i forskellige udvalg i DSF fire dage i streg, artikelskrivning til Momentum, IDA hovedbestyrelsesmøde, møde om ISN på Ballerup, møde med afklaring af praksis for behandling af eksamensklager og et par andre småmøder. Er startet på planlægning af efterårets mange aktiviteter, herunder en foreløbig mødekalender for semesteret. Har sendt en mail med rettelser om PF til DTU s hjemmeside, som er blevet ordnet (sig lige til, hvis der er flere fejl, så har jeg mailadressen på en meget samarbejdsvillig medarbejder). Var til borgermøde om kommunens budget/strategi. Har snakket med IDA og Akademisk Råd om niveauet i matematikundervisningen, og de vil gerne sætte fokus på, at det skal højnes allerede fra folkeskolen. Var med Yngrelisten på strategiweekend og blev blandt andet sat ind i, hvordan vi kan få yngre-dagsordenen (herunder studerende og nydimitterede) indarbejdet i IDA s budget/strategi. Har næsten fået styr på opstillingerne til kollegiale organer, så mangler bare tilbagemelding fra de faglige råd. Har fotograferet pressede undervisningsfaciliteter i forbindelse med finansieringskampagnen. Hvis I har forelæsning i et overfyldt lokale eller oplever lignende problemer, må I meget gerne sedende en mail. Var til møde på kampsax, som der kom flere interessante ting ud af: En aktiv på finaniserings-kampagnen, en kommunalpolitiker til debatten og lidt viden om kollegiesituationen (Søren har lovet at briefe Kim lidt om dette) samt lidt løs sladder. De vil gerne have flyers om kommunalvalgdebatten til deres postkasser og være med til at reklamere for det. Desuden kan meddeles, at DSF droppede deres idé om at tage til Pride parade, samt at IDA besluttede at melde sig ind i Akademikerne. (f) Nanna: Arkiv weekend, lavet hjemmeside, diverse ting til RusJoint, skrevet krydsfelt artikel. Sørget for at der er blevet lavet mange små forbedringer i S-huset. Holdt et møde med Erik og John omkring det næste halve år med særligt fokus på Kælderbaren og RusJoint. Planlægge hvordan AKUM kommer til at foregå det næste halve år, der kommer til at være nogen små ændringer i forhold til hvordan det tidligere har været kørt. Været på Ballerup for at kigge på lokaler og igen for at se på de loakler vi så fik. Hjulpet Camilla med aktivrummet. Planlagt med Erik hvornår der skal være Crew info møde. Snakket med Erik omkring S-hus skovtur og gået i gang med planlægningen af denne. Kigget på hvordan udsmykningen i S-huset kan forbedre, har allerde fået sat en plakatvæg, stripperstang og hængt lyskæder op. Fået pyntet vores fine nye opslagstavle. Planlagt AlumneJoint (i aften), hvor jeg for første gang selv skal prøve at være booker, så det bliver spændende. Gået i gang med min bachelor, så det er super fedt. (g) Natashia: Har holdt møde med FRR for både interne og eksterne repræsentanter. Det gik rigtig godt. De eksterne medlemmer gav os hjemmearbejde for. Så FRR er gået igang med at kigge på eksistensgrundlaget for forenings aktiviteter. Har deltaget en smule i arkivweekend, hvor vi fik smidt en masse gamle bilag ud og ryddet op på økonomi hylderne. Har holdt møde med de interne medlemmer af FRR og har efterfølgende lavet oplæg til FR omkring Boghandlen og dens bestyrelse sammen med Ditte. Har opsagt vores aftale med Dansk Mediaforsyning der solgte annoncer til Krydsfelt. Er derfor ved at lave ny kontrakt med Tom der også står for Studiemessen, for at se om dette kan give Krydsfelt nogle flere indtægter. Har mere eller mindre fået afsluttet regnskabet for SFF12. De sidste penge er blevet lokaliseret og de faglige råd får snart de overskydende penge. Har fået afsluttet regnskabet for TH Mogensen fonden. De sidste penge er blevet delt ud, og der er dermed ikke flere penge i fonden. Har holdt oplæg med Monica til Kandidat arrangement for nye efteroptagende kandidatstuderende med anden baggrund end DTU. Har været til Lars tiltrædelsesreception på campus Ballerup med Kolding. (h) Trine: Været til virkelig god til middag hos Ditte. Jeg har lavet hjemmeside, som nu er offentliggjort. Dog er der stadig små ting der skal rettes. Jeg har fundet en løsning til at lægge referater 2
på hjemmesiden (der kan godt være flere der redigere på samme tid, hvis de bare ikke redigere den samme side). Har lavet hjemmesidevejledninger til alle de faglige råd. Været på en hyggelig og produktiv forberedelsestur til Berlin med jer, efter fuldt af 22 fantastiske rusture. Været på Ballerup og sætte en masse plakater op om centerrådsmøder med mere og sætte PF skilte op på vores sekretariat sammen med Camilla og Monika. Haft semesterets første kælderbarvagt sammen med Nanna. Haft møde med Birgit om Krydsfelt og nu er der helt styr på vores artikler til de næste par blade. Sendt en masse portalen meddelelser ud for diverse udvalg. Indkaldt til det klubudvalgsmøde på tirsdag. Er så småt gået i gang med at kigge på de gamle årsberetninger, og har sat en deadline til de faglige råd (1. december). 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Kælderbarsudvidelse: Intet nyt. - Hjemmeside (Trine): Taget under meddelelser. - Rundellen (Kolding): Der er kommet oplagstavle for foreningen op. Det bliver en sekretariatsvagtopgave at tjekke opslagene. Natashia og Kolding sætter bogstaver på rundellen i dag. Trine kontakter plakatmanden, så han kender reglerne for den nye opslagstavle. - Arkiv weekend (Ditte): Nanna og Ditte skriver i kalenderen når de er på arkivet fremover. De vil også invitere B14eu med. - Nøglesystem til Studentercenteret og Fælleskontoret (Kolding): CAS har nået loftet for deres driftsbudget, så vi udskyder projektet. - Husorden (Kolding og Natashia): På sidste møde blev det besluttet, at det skal der være styr på inden september. Det er ikke sket endnu. Kolding kigger på det i dag, og vi regner med at se på det til næste møde. - Kampagne for noget-for-noget fonden (Kim): Kim er her ikke. - Evalueringskampagne (Monika): Rask har lige sendt de endelige filer, så nu kan de sendes til kontaktpersoner på DTU samt til trykken. AUS kunne godt finde lidt penge til det. - Rusjoint (Nanna): Alle skal reklamere i vildskab! - Splitflag (Natashia): Vi har fundet et på arkivet. Det er i dårlig stand. Vi venter med at købe et nyt. - Skabe til Krydsfelt: De står i aktivrummet, så snart lokalet åbner så kan de gå i gang med at bruge dem. Camilla snakker med Birgit. - Brugsretsaftale til Ballerup: Vi har fået lokaler over sommerferien. Vi starter med at få centerrådene op og køre før vi rykker for en egentlig brugsretaftale. - PF året (Kim/Lisbeth): Punkt til næste møde. - Vedtægtsændringer for PF pokerklub (Trine): Trine har rykket dem, men uden svar. Vi dropper punktet. - DSE hygge: Kolding har ikke kunnet få fat i dem. Han følger op på det. - Notat om omvendt undervisning: Kommer på som punkt på næste UPR-møde. Hvornår skal vi bruge notatet? Monika snakker med Kim om hvornår det skal bruges. - Ansøgning til Jubilæumsfonden: Kim er ikke til stede. - Studenterambassadører for DTU: Monika synes, at det ville være bedre at bruge navnet studenterambassadør til det samme, som man bruger det til på KU, så hvis DTU stadig gerne vil have konceptet, må de gerne finde noget andet at kalde det. Vi håber projektet dør i stilhed. - Notat om tyverier: Monika har snakket med de ansatte på PF sekretariatet, som bekræfter, at de har oplevet en stigning i antallet af tyverier. Hun har desuden sendt en henvendelse til IDA Forsikring for at se, om de oplever det samme, og evt. har nogle konkrete tal. Diana Norling har lovet at undersøge sagen. Update kommer senere. - Penge fra SSF12: Styregruppen har været langsomme til at afslutte regnskabet. Pengene er fundet nu. De faglige råds overskud er på vej nu. - {Møde lukkes} {Møde åbnes} 3
(b) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Krydsfelt: Trine har snakket med Birgit. Nanna har fået lov til at få midtersiderne til jul. Leveringsadressen i Ballerup: plakatmanden har forsøgt at tage fat i Lars omkring det. Kolding tager fat i Birgit med en kontakt i Ballerup hun kan ringe til, så de kan få en leveringsadresse. 4. Overlevering (a) SU debat (Camilla): Intet nyt. (b) IDA-valg til B16: Intet nyt. (c) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (d) Åbent hus: Intet nyt. (e) OPtursoplæg: Mangler at komme ind i mappen, men er færdigt. (f) N5T (Kim): Kim er pt. i Finland til N5T. Overleveringen er ikke færdig endnu. (g) Fusion: Intet nyt. (h) Kø-fest til årsfest (Nanna): Intet nyt. (i) Årsfest: Intet nyt. (j) Hjemmeside: Intet nyt. (k) Samarbejde med IDA: Intet nyt. (l) Studiecafé: Intet nyt. (m) Aktivfest i juni: Intet nyt. (n) PF sommerarrangement (Nanna): Intet nyt. (o) Boghandelens bestyrelse (Natashia): Intet nyt. (p) Mappen Lidt om klager og (måske) merit/dispensationer : Monika har tilføjet stikord fra mødet med den klageansvarlige i administrationen samt kontaktoplysninger. Hvis nogen har en god case (Kolding?), må I meget gerne give den til Monika, der vil lægge den i mappen. DMDU vil gerne være med til at skabe klarhed om deres praksis - dels ved at bidrage til mappen, men måske også ved et infomøde el. lign. Så Monika skal snakke med dem snart samt finde ud af, om CMDU vil være med til noget lignende. (q) Rustursshow (Ditte): Jeppe Dahl fra KABS13 indtræder. Jeppe Dahl fra KABS indtræder og giver os input til overleveringen om rustursshow: - Showet er fedt! Men blev nogle gange opfattet lidt beruset. - Ankomsten til hytterne blev også nogle gange opfattet lidt for beruset. - For meget berusethed/overgearethed kan måske mudre billedet af, hvor seriøse vi er. - Det var godt, at vi ringede på forhånd, når vi ankom til hytterne, for at afstemme fx. hvor meget vi måtte larme. - Selvom vi har glemt et bestyrelsesmedlem -joken er sjov, har KABS egentlig ikke tid/overskud til, at vi sådan ringer dem. Jeppe Dahl fra KABS13 udtræder. 5. IDA pulje Pengene skal ikke gå til t-shirts alligevel. Der er 14.000 ca. KABS for lov til at komme med forslag. Gerne ting til når vi udvider studiestarten med Ballerup. Ditte snakker med KABS 6. Brutto arrangenemt (a) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) Vi giver lokaler, møbler, rengøring, men ellers bliver der ikke givet penge til forehavendet. 4
7. DTU åbent hus 7/11 Der var ingen der stod til start-up møde. Camilla arbejder på det. Kolding har snakket med Maria Dinesen om at hvis vi vil have professionelt trykte bannere/plakater, så skal vi bare sige til. Camilla prøver at hverve en frivillig gruppe til det. Kolding siger til Marie Dinesen at vi er interesserede og at Camilla snakker med hende. 8. Studiemesse og PF stand 24.-25. september (a) Hvad har vi med? Årets hjælpelærer og sidste chance for at få rabat på PF medlemsskab, hvis man har være på rustur. Måske bliver der bolcher. (b) Hvem er ansvarlig? Monika står får det og genbruger princip fra DSE messe. (c) Kan DSF i den forbindelse lave lidt oplysningsarbejde (og hvordan)? Ja, det gør de i forbindelse med studiestartskampagnen. 9. Vedtægtsændringer for Polymus De må gerne være konsekvente med om de beskriver sig selv som klubben eller foreningen. Deres formål lyder ikke helt som om det passer. Misligholdelse af ordensregler er en mærkelig formulering. Der studses over at alle ved højere læreranstalter kan blive medlemmer. Vi burde måske en anden gang tage en diskussion om hvorvidt der generelt hos klubberne bør være ekstra medlemsfordele ved at være DTU er/pf er - det kunne være godt at tage op på et FR møde. Trine tager fat i Polymus omkring vores kommentarer. 10. Til middag hos Kim 8/9 Det er kl. 10 på søndag hos Kims mor på Østerbro. Ditte og Monika bliver nødt til at gå lidt tidligt. Ditte køber noget i morgen. 11. Ligestillingsevent i Malmø (a) Vil vi med? Vi takker nej. (b) Har vi ønsker ti deres dagsorden? Nej, det koster 8.900 at få et punkt på. 12. Ballerup (a) DSR medlemmer der skal have PF rabatter: Alle gamle DSR medlemmer kan komme forbi et af vores to sekretariater og få et PF klistermærke. Kolding arbejder på at få overført deres medlemsoplysninger til vores database. (b) Tjekliste: Monika kom til at tænke på, at det kunne være en meget god motivation til at bruge et par ledige halve dage i Ballerup, hvis vi laver en tjekliste over småting, som man rent fysisk skal være derude for at lave. Vi bliver enige om at hver gang der opstår en større eller mindre Ballerup opgave så kan man smide den ud i fb gruppen til udbud. Kolding laver en liste også med nogle generelle opgaver som han deler med os andre, når den er færdig. (c) Møder i Ballerup: Der er stormøde med Lars på mandag kl. 15 i Ballerup om hvad PF laver og hvorfor. Kolding og Kim (måske også Monika) tager til stormøde. Der er også en række stiftende centerrådsmøder. Der er konstitueringslister i Dittes dueslag på sek. som også kan bruges i Ballerup. Kolding laver en PF præsentation og har også allerede lavet en Krydsfelt artikkel. Der bliver søgt penge fra FAKU d. 17/9. Husk startpakke til fagligt råd og vejledning for økonomiansvarlige, i de hæfter er der også et udkast for dagsorden til konstituerende møde. Man kan også invitere dem til Rådscup og aktivfest (30/9) med det samme. Vi finder ud af hvem der skal være rådskontakter løbende. Stiftende møder: 18/9: Natashia og Kolding 19/9: Monika og Kolding 5
13. FR234 25/9: Monika og Kolding 26/9: Trine og Kolding. (a) Plan og Bestyrelsesmeddelelser: KABS ønsker at stille foreslag om at forhåndsgodkende diplomkabs er allerede til FR235 i stedet for FR236 for at de akn deltage i vinterstudiestarten. De laver oplæg til FRFU inden søndag og hvis det kommer igennem, så betyder det at KABS13 kommer til at stå for deres hvervning, da det er før KABSeueu nedsættes. Der skal i så fald kun vælges for de 4 vinterstartende retninger, da vi endnu ikke kender den endelige struktur, dvs. der skal vælges: maskin, d. byg, d. kemi og d. elektro. Der er deadline for bestyrelsesmeddelelser i morgen lørdag - alle må gerne tage ansvar for de fælles meddelelser. (b) Meddelelser til faglige råd: - Valg af årets hjælpelærer: Skriv til uddannelse@pf.dk eller stem under studiemessen 24-25. september. Der søges også frivillige til at stå ved standen til studiemessen. Vinderen bliver offentliggjort til rådscuppen. - Aktivfest og rådscup d. 30/9. - Alle skal vælge 1-2 der kan hjælpe med at pille ned efter rådscup, før aktivfest. Eller som kan hjælpe med maden (søndag). Skriv en mail til naestformand@pf.dk eller sæt dem ind i google doc arket som ligger i vores fb-gruppe. - Hvis ikke formanden for det faglige råd gør det, så sig gerne et par varme ord om de kollegiale organer (ISN, AMU) - Vil I hjælpe med PF åbent hus d. 7/11? - Rusjoint 13/9 - Studiemesse d. 24-25. september, kom forbi! Det er også sidste chance for at blive PF medlem med rusturs-rabat. - Schools on the run d. 27/9. Find det på fb og tilmeld jer gratis på sekretariatet, de første 100 får gratis løbetrøje. Der er også koncert og konkurrencer. - Camilla søger internationale koordinatorer, det er honoreret, godt på et CV, man bestemmer lidt selv hvor meget arbejde man lægger. Skriv til camilla@pf.dk - Hvis man kunne tænke sig at lave lidt kampagnearbejde (noget for noget, kommunalvalg, DTU valg, pas godt på hinanden) i løbet af efteråret (eller måske lave lidt åbent hus-synlighed... camilla@pf.dk) er man nice og skal bare sende en mail. monika@pf.dk - Er du interesseret i at høre om at komme i bestyrelsen? Skriv en mail til amc@pf.dk og hør mere. - Hvis I har forelæsning i et overfyldt lokale eller oplever lignende problemer, må I meget gerne sende en mail til uddannelse@pf.dk. med et billede og/eller en historie - så kan DSF bruge det i deres kampagner for bedre uddannelsesfinansiering. - Deadline til årsberetningen d. 1. december. 14. Sekretariatsvagter Skriv gerne ind på forsiden af CN gruppen. Monika tager i eftermiddag og Natashia tager fredag d. 13/9 om eftermiddagen. 15. Kælderbarvagter Trine har lavet en doodle. Der er et problem nu på mandag. Nanna starter med at tage den og Trine overtager efter hun har været til S/M møde. Trine sender en plan ud for resten af semestret. 16. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - Læsesalens/S-husets åbningstider - Udlejning af læsesalen. - Centerrådsmøder - Vagter til Rusjoint 6
- PF Året - FR237: diskussion om medlemsfordele i klubber. (b) Tid/sted: FREDAG D. 13!!! kl. 8. (c) Kokke: Trine vil gerne bage boller. Monika vil gerne købe pålæg. 17. Eventuelt (a) Flytning af svømme-tidspunkt? Kolding og Natashia har meldt sig til det seriøse motionsløb. Mandag kl. 8 i fittness world bliver det nye. (b) Kolding vil spørge FR om der er nogen der vil hjælpe med de konstituerende centerrådsmøder. (c) Natashia vil kontakte IDA medhjælperne for at lave et nyt hyggearrangement. 7