IT vejledning i MUS for medarbejdere Indhold 1 Indledning... 2 2 MUS processen... 2 3 AUHRA pålogning og startside... 2 4 Medarbejder modtager invitation til MUS... 5 5 Medarbejderens forberedelse til MUS... 6 5.1 Forberedelse med spørgeguide... 6 5.2 Forberedelse vedr. aftaleskema... 8 6 Medarbejderen udfylder og afsender aftaleskema... 10 7 Medarbejder modtager godkendt eller kommenteret aftaleskema... 11 7.1 Medarbejder modtager godkendt aftaleskema... 11 7.2 Medarbejderen modtager rettelser til aftaleskemaet... 11 8 Ofte stillede spørgsmål... 12 8.1 Når du logger på første gang... 12 8.2 Glemt brugernavn eller password... 13 8.3 Hovedmenuen forsvinder... 14 1
1 Indledning Denne IT-vejledning indeholder en gennemgang af IT-understøttelsen af AU s MUS-koncept. Vejledningen er opbygget således, at hvert afsnit svarer til en delproces i lederens workflow med MUS. IT-understøttelsen er et modul i AU kommende HR-system, normalt omtalt som AUHRA. I MUS-projektets pilotfase vil der endnu være en del elementer i IT-systemet, der ikke har sin endelige form. 2 MUS processen MUS-processen indeholder ifølge konceptet følgende 6 trin: Det er ikke forudsat i konceptet, og anbefales heller ikke af hensyn til samtalens kvalitet, at der anvendes computer under samtalen. Spørgeguide og Aftaleskema kan printes ud og medbringes til samtalen. Aftaleskemaet udfyldes elektronisk af medarbejderen umiddelbart efter samtalen. Systemet er baseret på et flow mellem medarbejder og leder, hvor kun én af parterne har bolden af gangen. Lederen starter flowet ved at sende MUS-invitation til medarbejderen. Når medarbejderen har modtaget invitationen er et tomt aftaleskema tilgængeligt for denne. Medarbejderen har derefter bolden, indtil samtalen er gennemført, hvorefter det udfyldte aftaleskema sendes tilbage til lederen. Hvis lederen har kommentarer sendes skemaet tilbage med kommentarer, hvorefter medarbejderen reviderer og returnerer det til lederen. Herefter godkender lederen, hvorved skemaet lukkes. Skemaet vil herefter kunne læses af begge parter, men kan ikke ændres. Skemaet vil blive liggende i systemet. I det følgende gennemgås processen, som medarbejderen skal følge. 3 AUHRA pålogning og startside Efter aftale med AU HR er der udsendt brugernavn og password til alle deltagere i MUS samt hhv. en vejledning til MUS-processen og en IT-vejledning. Mangler du dit login, så kontakt da din HR-partner. Start AUHRA med følgende URL: http://auhra.au.dk Inden man logger på, kan brugeren vælge sprog, dansk eller engelsk. I pilotfasen er systemet dog kun opsat til dansk. 2
Log på med det tilsendte brugernavn og password. Har du glemt dit brugernavn eller password, se afsnittet 8.2 Glemt brugernavn eller password. Følgende startside vises efter logon: Af hensyn til datafortrolighed vil systemet låse skærmen ved 30 min inaktivitet. Herefter skal man indtaste password igen for at fortsætte arbejdet. Startsiden indeholder følgende elementer: Arbejdsliste Består af en liste af meddelelser om, at der er sket ændring i et flow, hvor man er deltager. Dette typisk i form af at man har bolden i et flow eller, at et flow er godkendt. Listen indeholder links til den side hvorfra man skal fortsætte sit arbejde i det konkrete flow. Tips. Ferieregel giver mulighed for, f.eks. når du er på ferie, at lade alle meddelelser gå til en kollega. Reglen kan sætte op så modtageren enten kun får læseadgang til meddelelserne eller får ret til at gennemføre det pågældende flow. Adgang til arbejdsliste giver mulighed for mere permanent at udnævne en stedfortræder. Foretrukne Her kan du selv definere links til specifikke funktioner i systemet eller til relevante, interne eller eksterne websider. Definition foretages med knappen Personalisér. Hovedmenu I hovedmenuen MUS Medarbejderrolle findes 2 funktioner: 1. MUS Proces, hvorfra medarbejderen får overblik over afsluttede MUS-processer og kan deltage i igangværende MUS-processer 3
2. Udestående handlinger, som indeholder uafsluttede forløb hvor lederen har initiativet (svarer til Arbejdslisten) Dokumenter Herunder ligger en række dokumenter. Kun dokumenter der starter med MUS er relevant for MUS-processen. Følgende MUS dokumenter findes: Dokument Anvendes af Anvendelse MUS Vejledning Medarbejder og leder Generel vejledning i MUS proces på AU MUS Tjekliste Leder Lederens tjekliste MUS IT-vejledning for leder Leder Denne vejledning. MUS IT-vejledning for medarbejder Medarbejder MUS IT-vejledning for medarbejder MUS Aftaleskema Medarbejder og leder Skemaet her er kun til orientering. Både leder og medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der ikke er VIP eller Leder. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide vip Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med VIP medarbejdere. Medarbejder anvender skemaet som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide Leder Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der har lederrolle. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide vip + Leder Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der har lederrolle og er VIP. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow.. Du skal orientere dig dels i MUS Vejledning, dels i aftaleskemaets opbygning. Blå bjælke øverst (øverste højre hjørne) Indeholder 2 funktioner: Log af. (VIGTIG) Husk at anvende denne for at logge af. Afslutning ved blot at klikke på kryds i vinduets højre hjørne kan give problemer med at logge på igen senere. Præferencer. Herfra kan brugeren sætte forskellige personlige definitioner op. Her er det bl.a. mulighed for at ændre password. 4
Når man står på en anden side end startsiden findes desuden: Hjem, som vil bringe brugeren tilbage til startsiden. Som medarbejder bør du først læse MUS Vejledning. Åbn nu siden MUS Proces fra hovedmenuen Klik på MUS Medarbejderrolle og herefter på MUS Proces Denne side en den centrale oversigtsside, der viser de igangværende og de fuldførte MUSprocesser. Medarbejderen har to MUS-processer i systemet. Dels en proces, som er et konkret forløb mellem leder og en medarbejder og som starter med udsendelse af MUS-invitationen og fortsætter til dokumentationen er godkendt af begge parter. Medarbejderens anden MUS-proces er forberedelsen med spørgeguide. 4 Medarbejder modtager invitation til MUS Medarbejderen vil modtage en e-mail, der angiver, at der er startet en MUS-proces af vedkommendes leder. Emnet i denne mail er: FYI: Your appraisal has been transferred to you. Følg nu følgende proces: 1. Log på AUHRA eller gå til forsiden, hvis du allerede er logget på. 2. Af arbejdslisten vil fremgå: Din vurdering er overført til dig 5
3. Klik på linket Din vurdering er overført til dig. Hvorefter følgende side vises: Denne side er udelukkende til underretning om at lederen nu har startet en MUS-proces med medarbejderen. Medarbejderen skal senere når MUS-samtalen er afholdt fortsætte processen. Dette kan han/hun gøre ved enten at anvende Rediger-funktionen på oversigtsbilledet eller ved at undlade at slettet denne underretning og starte processen med Opdater Handling. Underretningen gemmes ved at forlade siden med Returner til Arbejdsliste. Hvis siden forlades ved at trykke OK slettes siden fra arbejdslisten. 5 Medarbejderens forberedelse til MUS Forberedelsen består af to dele. Forberedelse af det indholdsmæssige vha. spørgeguides og forberedelse af hvorledes aftaler dokumenteres vha. et aftaleskema. 5.1 Forberedelse med spørgeguide Medarbejderen forbereder sig på MUS-samtalen ved i AUHRA at oprette en spørgeguide til sig selv svarende til ens funktion som medarbejder. Der findes hhv. en alm. spørgeguide, en spørgeguide til VIP, en til leder samt en til VIP og Leder. Spørgeguiden udfyldes af medarbejderen og kan kun ses af medarbejderen. Den kommer ikke på noget tidspunkt til lederens kendskab. Medarbejderen kan til enhver tid åbne spørgeguiden og se sine egne notater, også notater fra tidligere års MUS. Medarbejderen følger følgende proces: 1. Start på forsiden og åbn hovedmenuen MUS Medarbejderrolle samt MUS proces. 2. Tryk Start for Opret Egen spørgeguide på oversigtssiden. 6
3. Afhængig af medarbejderens rolle vælges den relevante spørgeguide: MUS Spørgeguide MUS Spørgeguide Leder MUS Spørgeguide VIP MUS Spørgeguide VIP og Leder Brug søgefunktionen ved at taste MUS efterfulgt af TAB som vist nedenfor 4. Tryk Næste 5. Tryk Udfyld skema. Udfyld nu skemaet til din egen forberedelse på MUS-samtalen. 7
6. Hvis du ikke er færdig med forberedelsen og ønsker senere at vende tilbage trykkes Gem som udkast. Der kan herefter arbejdes videre på skemaet ved at tilgå det fra oversigtssidens Opdatér-funktion, hvor skemaet vil stå med medarbejderens eget navn som initiativtager. Hvis skemaet er færdigbehandlet trykkes: Anvend (p) Næste Fuldført Herefter vil skemaet være låst, men kan vises fra oversigtssidens Detaljer-funktion under Fuldførte MUS-processer. Hvis du gerne vil udskrive dit forberedelsesskema og medbringe det til samtalen gøres følgende: 1. Gå ind i hovedmenuen MUS proces under MUS Medarbejderrolle 2. Vælg Detaljer under Fuldførte MUS-processer 3. Print siden med browserens almindelig Print-funktion. Det kan dog være en fordel, at anvende Vis udskrift: og vælg Udskriv dokument herfra. 5.2 Forberedelse vedr. aftaleskema Adgang til aftaleskemaet fås på følgende måde: 1. På oversigtssiden trykkes Rediger ud linjen svarende til lederens invitation. 8
2. Der ses nu følgende side: 3. Aftaleskemaets overskrifter og struktur kan nu ses under Vis Spørgeskema. Aftaleskemaets fulde layout kan ses med: 3.1 Vis/Opdater. 3.2 På den følgende side trykkes Udfyld skema. 3.3 Det fulde aftaleskema vises nu. 3.4 Aftaleskemaet kan nu udskrives med Browserens Vis udskrift 3.5 Vælg nu som vist på figuren nedenfor Liggende format, Skjul sidehoved/sidefod og Udskriv 9
3.6 Når du er tilbage i skemaet skal du vælge Annullér. Når du senere kommer tilbage og skal udfylde skemaet (som beskrevet i næste afsnit) kan du Gemme som udkast eller Anvend. 6 Medarbejderen udfylder og afsender aftaleskema Efter afholdelse af MUS skal medarbejderen udfylde aftaleskemaet. Følg følgende proces: 1. Gå ind i menupunktet MUS Proces 2. Tryk på Opdater 3. Tryk på Udfyld skema Det er i øvrigt muligt, at udfylde skemaet over flere omgange ved at trykke Gem som udkast. Skemaet vil først være synligt for lederen når det er afsendt i en senere fase. 10
4. Udfyld skemaet. Afslut med at trykke Anvend (p) 5. Forbered at sende skemaet til lederen ved at trykke Del med leder 6. Skriv evt. meddelelse til leder. 7. Tryk Afsend. Skemaet og meddelelsen er herefter tilgængelig for din leder. 7 Medarbejder modtager godkendt eller kommenteret aftaleskema 7.1 Medarbejder modtager godkendt aftaleskema Når lederen har godkendt aftaleskemaet modtager medarbejderen en mail med teksten: FYI: Your appraisal has been completed. Herefter vil MUS-dokumentet være flyttet fra Igangværende MUS-dokumenter til Fuldførte MUS-dokumenter på medarbejderens oversigtsside under menupunktet MUS Proces. 7.2 Medarbejderen modtager rettelser til aftaleskemaet Når lederen har tilbagesendt aftaleskemaet med angivelse af rettelser modtager medarbejderen en notifikation og e-mail med teksten: Din vurdering er overført til dig. For at lave rettelsen i aftaleskemaet gør medarbejderen følgende: 1. Tryk på linket i arbejdslisten 11
2. Medarbejderen noterer sig hvilke kommentarer eller rettelser, som lederen har angivet. Tryk derefter på Opdater handling i nederste venstre hjørne 3. Tryk på Vis/Opdater 4. Tryk på Udfyld skema og indarbejd rettelserne i skemaet. 5. Tryk Anvend (p) 6. Tryk Del med leder 7. Tryk Afsend Skemaet bliver nu sendt til leder for godkendelse, og vil herefter være tilgængelig for såvel leder som medarbejder. 8 Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl 8.1 Når du logger på første gang Ved første logon vil du blive bedt om at vælge et nyt password. Gem brugernavn og password på et sikkert sted. Første gang du logger på systemet skal du sikre sig at din computer accepterer pop-up vinduer fra systemet. Dette kan være meget forskelligt afhængigt af hvilken Browser du bruger og om du har installeret toolbars og andet. Bruger du Internet Explorer skal du gøre følgende: 12
Har du Google Toolbar skal du sætte følgende: Hvis du har undladt at deaktivere pop-up blokkeren vil systemet efterfølgende give følgende fejlmeddelelse: 8.2 Glemt brugernavn eller password Hvis du glemt dit brugernavn eller password kan du automatisk få det tilsendt ved at anvende Assistance til logon på AUHRA s logon side. Herfra kan bestilles nyt brugernavn og password. 13
8.3 Hovedmenuen forsvinder Der er i systemet en kendt fejl, der opstår ved længere tids inaktivitet. Fejlen viser sig ved at hovedmenuen forsvinder: Brugeren bliver herefter nødt til at logge af og på igen, herefter vil hovedmenuen igen vises. 14