Vejledning til foreningsadministration.randers.dk: Vær opmærksom på, at nogle skærmbilleder kan have ændret sig en smule, siden denne vejledning er skrevet. OBS! Ekstra hjælp i findes på flere sider inde i systemet: Indhold Foreningsregister side 1 Vis booking: Bookinger side 2 Vis booking: Forespørgsler side 3 Foreningsoplysninger: Grundoplysninger side 3 Foreningsoplysninger: Kontakter side 4 Foreningsoplysninger: Øvrige oplysninger side 5 Tilskud/medlemmer: Tilskudsbesked side 5 Tilskud/medlemmer: Tilskudsansøgning side 6 Tilskud/medlemmer: Medlemstal side 7 Tilskud/medlemmer: Send e-mail side 7 1
Foreningsregister Det er vigtigt, at foreningen har opdateret foreningsoplysninger og medlemstal. Ellers kan foreningen ikke søge tilskud. Der findes forskellige måder at søge foreninger frem. Søgningen kan ske ved at søge på foreningens navn, på aktivitet, på lokalområde og på kategori. Vis booking: Bookinger Når siden åbnes vises automatisk bookinger fra dags dato. Hvis man ønsker at se bookinger fra en anden dato indskriver man den ønskede dato og klikker på Søg. For at vise bookinger i et interval angiv også en til og med dato. For at se bookingbesked, klik på ikonet b. Et nyt vindue åbnes og viser bookingbeskeden, denne kan udskrives herfra. For at se mere information om en booking, så klik på ikonet i. Et nyt vindue åbnes som viser information om bookingen. Hvis bookingen er af typen sæsonbooking hver uge, hver anden uge eller hverdag, vises en knap Vis dato. Hvis der klikkes på denne knap vises hvilke tilfælde (datoer) som er booket. Hvis brugeren klikker på en linje med en booking kommer denne til siden Søg ledige tider, fanebladet Enkelt søgning, og har her mulighed for at foretage en ny søgning på anlægget. Dagsdato er valgt automatisk og tiden er den samme som tiden på den tidligere booking. Indeholder den aktuelle linie en booking af type sæsonbooking, dvs. hver uge, hver anden uge eller hver dag, havner brugeren på Sæson/avanceret søgning og det er typen af sæsonbooking som er valgt på den tidligere booking som vises. Det er også muligt at ændre inden en ny søgning. Brugeren kan ændre anlæg, dag og tid hvis det ønskes. 2
Vis booking: Forespørgsler Viser en liste over kundens bookingforespørgsler, viser forespørgsler fra dagsdato og fremad. En bruger ser kun de forespørgsler som ikke er behandlet (Godkendte/Afslået) af administrator. Foreningsoplysninger: Grundoplysninger Foreningen kan registrere ændringer i for eksempel adresseoplysninger eller udskiftning af formand eller kasserer mv. 3
Foreningsoplysninger: Kontakter Siden indeholder de kontaktpersoner som er registreret på foreningen. Afhængig af brugerens rettigheder, er det muligt at oprette en ny kontakt til foreningen, ændre oplysninger på allerede oprettet kontakt samt slette en kontakt. For at ændre en registreret kontaktperson, klik på kontaktpersonen i listen, de informationer som man har om den valgte kontaktperson indsættes i felterne. Foretag forandringen og klik derefter på Gem. For at slette en kontrakt, klik på boksen med kryds til højre i listen på den aktuelle kontaktperson. Hvis brugeren markerer, at en kontaktperson skal webpubliceres (=bliver synlig på internettet) og derefter klikker på knappen Gem, vises en meddelelse om at kontaktpersonen skal godkende, at denne bliver webpubliceret ift. loven, se billede nedenfor. Formand og kasserer skal have synlige kontaktoplysninger. Foreningsoplysninger: Øvrige oplysninger Side til vedligehold af oplysninger om foreningstype og foreningens aktiviteter. For at oprette en oplysning vælg i dropdown-listen. Klik derefter på knappen Opret. For at fjerne en oplysning klik på krydset længst ude til højre i listen. Oplysningen fjernes med det samme alternativt behandles den af administratoren alt efter rettigheder. 4
Tilskud/medlemmer: Tilskudsbesked Klik på lille + i højre side og se, hvordan tilskudsansøgningen så ud. Klikkes på b, åbnes der et nyt vindue med tilskudsbesked som derefter kan udskrives. Tilskud/medlemmer: Tilskudsansøgning Hvis medlemsoplysninger ikke er ændrede for det aktuelle år og/eller aktivitetsoplysninger ikke er ændret for den aktuelle periode og år vises en meddelelse i rødt. For at opdatere disse oplysninger, klik på fanebladet Medlemstal. Vælg tilskudsansøgning modulet er tilgængeligt/synligt fra 2. januar 2014. Vælg ansøgning i dropdownlisten. Indtast deltagerbetaling på siden medlemstilskud. På siden findes en liste med de tilskudsansøgninger som foreningen har foretaget. Der findes tre forskellige typer af status for en ansøgning. Sendt/ikke behandlet: Ansøgningen er sendt. Sagsbehandleren har endnu ikke behandlet ansøgningen. Foreningen kan ikke foretage ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Ændre/uddybning: Sagsbehandleren kræver en ændring/uddybning af ansøgningen. Hvis en ansøgning har status Ændre/uddybning skal ændringen foretages i ansøgningen og sendes ind igen for yderligere behandling. For at ændre i ansøgningen, klik på aktuel ansøgning i søgte tilskud. Ansøgningen åbnes på en ny side, se hjælpeafsnittet Udfyld/ændre tilskudsansøgning. Ændring udført: Ansøgningen er ændret/uddybet og sendt ind igen for yderligere behandling. Foreningen kan ikke foretage ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Når en ansøgning er godkendt af sagsbehandleren sendes den ind i systemet og kan ikke længere ses i listen over ansøgninger som foreningen har foretaget. Ansøgningen er kun godkendt for videre behandling i systemet, det betyder ikke at tilskuddet er bevilliget. 5
For at sende mail til tilskudsadministrationen, for eksempel for at vedlægge filer, klik på knappen Send mail. For at søge et tilskud, vælg type af tilskud i listen. En ny side åbnes med ansøgningen som skal udfyldes. Tilskud/medlemmer: Medlemstal Denne side viser foreningens medlemsoplysninger. Disse oplysninger skal udfyldes før foreningen kan søge om tilskud. Indtastning af antal foretages i felterne. Når indtastningen er gjort, klik på Gem eller Send. Indtastningen sendes automatisk til sagsbehandleren for behandling. Tilskud/medlemmer: Send e-mail Side til at sende meddelelse til sagsbehandlerne/supporten. Udfyld navn, e-mailadresse, vælg ærinde i listen og indskriv meddelelse til sagsbehandlerne/supporten Hvis man har et kundenummer så bør man indskrive dette. Vil du kontaktes via telefon i stedet for e-mail, klik i vinduet og indskriv telefonnummer. Klik på Send. 6