Projektledelse SLP foråret 2011 MedIS og Medicin Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Læringsmål På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. Billede: http://www.bvs.zh.ch/ Fokus: Få styr på ressourcerne Projektledelse (management) Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker http://www.primus.com.gr/images/library/timemanagement.gif Projektarbejde Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke! Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat. 1
Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner Deadline is deadline! Ressourceplanlægning Fordél ressourcer hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. 2
Aktivitetsplaner Eksempel på aktivitetsplan Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = at gøre liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = at gøre liste på grafisk form) http://www.impactconsulting.co.uk/img/planning-operational-activity.jpg Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: Vejledermøder Koordinationsmilepæle (statusseminar) Færdiggørelse af arbejdsblade Aflevering Gantt-kort X-aksen er en tidsakse een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug http://www.caravantelecom.com/timeplanning_files/image002.jpg http://www.ganttchart.com/baseline%20gannt.png Eksempler på tidsplaner Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) Tegnet af Helle Algreen Ussing 3
Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004 Eksempler på milepælstidsplan Eksempel på personlig ugeplan Samle alt på skrift, læse det og lave disposition til arbejdsbladene og præsentationen til statusseminaret Udarbejde tids- og aktivitetsplan for tiden efter statusseminaret Udarbejdet overheads til fremlæggelsen Få sammenhæng i de arbejdsblade vi har valgt at sende, skriv spørgsmål op vi ønsker at diskutere og send dem til suppleringsgruppe og vejleder Øve fremlæggelse Mandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag Alle Pia Ole Signe Henrik Søren Robert Milepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43 Alle Alle Pia og Henrik har ansvaret for at sende arbejdsblade Alle Reference: Mikkelsen & Riis (1998:347) 4
Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 27 Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 28 I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 29 5
Projektledelse - citater Hvorfor er projektledelse relevant? Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager! Citat: Projektledelse i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195 Projektledelse Hvad er ledelse? Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - en funktion Projektlederen en person Tannenbaum 1961 Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål Hvad er ledelse? Lederegenskaber Blake og Moutons def. fra 1985 Ledelse vil sige at opnå resultater målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejderne. Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress 6
Klip fra rejseholdet Møde i ledelsesgruppe Klip fra møde i ledelsesgruppe Hvad foregik der? Hvordan praktiserede man ledelse? Hvordan var stemningen? Hvordan var kulturen? 37 Lederopgaver Agne Lundquist Lederopgaver Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil. Lederroller Producentrollen Adizes lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen i t (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til mismanagement. Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater 7
Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer. Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde. Opgave i grupperne 1. Identificer hvilke ledelsesroller jeres gruppe har behov for. 2. Diskuter hvordan rollerne/opgaverne skal varetages (hvem? hvor længe? Rotation?) 3. Brug evt. Adize s ledelsesstilstest: http://www.dyringlarsen.dk/test/adizes/adizes.asp til at fordele opgaverne. 4. Synliggør jeres projektledelsesplan i grupperummet og send dem til lpj@es.aau.dk 8