Indhold. Projektmanagement. Få styr på ressourcerne. Læringsmål. Projektledelse (management) Projektarbejde

Transkript

1 Projektmanagement Indhold Konflikthåndtering, oplæg fra grupper Værktøjer til ressourcestyring Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner. Projektledelse PV 9 Efteråret 2012 Datalogi og Software Gruppearbejde Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Billede: Læringsmål Få styr på ressourcerne At få ideer til hvordan konflikter bedst kan håndteres På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. Projektledelse (management) Projektarbejde Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat. 1

2 Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke! Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner Gode råd til projektledelse 1 Deadline is deadline! Gode råd til tidsplaner 1 Få lavet tidsplan fra dag 1, så der er styr på de forskellige deadlines. Det kan desuden være en god idé at sætte god tid af til de forskellige ting, så der i værste fald er tid til at lave det om. Det kan derudover være en god idé at planlægge hvad der skal laves fra gang til gang, så alle får lavet noget og tidsplanen overholdes. Disse ting gør det både nemmere at rette til og giver meget mere struktur på arbejdsgangen. At starte med at lave en tidsplan er en rigtig god ide, så har alle en måde hvorpå man kan følge godt med i hvor langt man er i projektet. Det er en god ide at starte bagfra. Gode råd til tidsplaner 2 Brug meget tid på planlægning i starten. Få det diskuteret igennem, så man ved, hvad man vil. Få lavet en rød tråd med det samme. Få lavet nogle overskrifter, lav stikord til hver. Bliv enige om hvornår man arbejder, og hvornår man har pause. Læg et skema for dagen. Dem, der kommer for sent (uden aftale, eller dårlig grund), giver kage (eller lignende). Læg plan for hele perioden. Tilret løbende. Have et mål for hvad for man skal lave den pågældende dag. 2

3 Gode råd til tidsplaner 3 Bedre planlægning ved, at skabe et overordnet overblik fra starten. Indføre milepæle for projektet, således det er nemmere, at overholde en tidsplanlægning. Få drøftet fritidsaktiviteter og arbejdsvaner, således hver person i gruppen, er klar over hvornår den enkelte har tid, og hvornår personen udføre sine opgaver. Dag til dag planlægning er en rigtig god ide. Simpelthen at give hinanden lektier, så folk ved hvad de skal lave, og ikke bare ligger på sofaen derhjemme, fordi de ikke vidste de burde arbejde. Altid opsummere fra dag til dag, hvad folk har fået skrevet, og hvor langt man er nået. Samt en fordeling af arbejdsopgaver derudfra. Tidsplaner Planlæg med forskellige tidshorisonter: Langsigtet hele projektperioden overblik l Store opgaver, få milepæle Aktivitetsniveau fra milepæl til milepæl l Der hvor i er lige nu l Detaljeret aktivitetsplan med mange mindre opgaver l Deadlines Dag eller ugeplaner når der er travlt l Hvad skal vi nå i dag l To do lister Aktivitetsplaner Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = at gøre liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = at gøre liste på grafisk form) 3

4 Eksempel på aktivitetsplan Ressourceplanlægning Fordél ressourcer hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. Gantt-kort X-aksen er en tidsakse een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) Eksempler på tidsplaner Tegnet af Helle Algreen Ussing Kilde:P2 procesanalyse B212, juni

5 Eksempler på milepælstidsplan Samle alt på skrift, læse det og lave disposition til arbejdsbladene og præsentationen til statusseminaret Udarbejde tids- og aktivitetsplan for tiden efter statusseminaret Udarbejdet overheads til fremlæggelsen Få sammenhæng i de arbejdsblade vi har valgt at sende, skriv spørgsmål op vi ønsker at diskutere og send dem til suppleringsgruppe og vejleder Øve fremlæggelse Mandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag Alle Pia Ole Signe Henrik Søren Robert Milepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43 Alle Alle Pia og Henrik har ansvaret for at sende arbejdsblade Alle Tidsplaner Et konkret eksempel 6X 10X 8X 14X 6X 2X 10X 4X 2X 2X X X 4X Ialt: 70X 28 Hvordan finder vi X? Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Vi skal bruge 70 X Der er 6 personer i gruppen Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X? X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage]? X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage]

6 Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Procesanalyse 3 Kravspecifikation Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: Hvorfor har det taget længere tid? Kan vi arbejde forsinkelsen ind? Kan vi organisere arbejdet på en anden måde? Kan vi skære noget af projektet fra? Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder? Afslutning Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 6

7 Gode råd til projektledelse Rollefordelingen skal på plads tidsligst muligt, det er smart at vide hvem der laver hvad, for at kunne fordele opgaverne bedst. Rollefordeling med en projektleder som kan tage beslutninger for projektet. På et organisatorisk plan vil det være fint med en projektleder. Det skal dog gøres klart om hvad pligter og magt som projektleder har. Projektleder En person kan stå med hele arbejdet, blive ekskluderet fra gruppen eller hurtigt blive for bossy. Projektledelse - citater Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager! Citat: Projektledelse i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195 PAUSE 15 min. Projektledelse Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - funktioner Projektlederen en person 39 Hvad er ledelse? Lederegenskaber Blake og Moutons def. fra 1985 Ledelse vil sige at opnå resultater målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejderne. Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress 7

8 Klip fra Krøniken Møde i ledelsesgruppe Hvad foregår der? Hvordan praktiserer man ledelse? Hvordan er stemningen? Hvordan er kulturen? Lederopgaver Agne Lundquist Instrumentelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Emotionelle Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne Lederopgaver Lederroller Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil. Adizes lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen i t (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til mismanagement. Producentrollen Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknologi, der skal til for at skabe resultater Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer. 8

9 Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde. Opgaver Lav langsigtede tidsplaner for jeres projektarbejde (det overordnede niveau), start f.eks. med at lave et aktivitetsdiagram med de store overordnede opgaver Hvordan vil i håndtere projektledelses opgaverne i jeres gruppe: l Hvilke opgaver er der og hvem skal varetage dem l Tag f.eks. Adize s ledelsesstil test og diskuter om i har alle egenskaberne i gruppen og hvad i vil gøre hvis de ikke er til stede. Alle elementer i opgaverne er belyst og bearbejdet med øvelser og diskussioner under workshop en. Desuden kan der hentes inspiration fra: Adize s lederstiltest Ledelsesstiltest på papirform 9