Indhold. Få styr på projektet. Læringsmål. Brainstorm. Værktøjer til strukturering. Post-It brainstorm

Transkript

1 Få styr på projektet PV 7 Efteråret 2011 Bachelor i IT og informatik Datalogi og Software Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Indhold Struktureringsværktøjer - Brainstorm, fremtidsværksted, struktur- og flowdiagrammer Værktøjer til ressourcestyring Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner. p Projektledelse Målgruppeanalyse v.christina Gruppearbejde efter frokost. Billede: Læringsmål Værktøjer til strukturering På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. Et kort ville hjælpe Billede: clipart/choice.gif Brainstorm Brainstorm er et værktøj til IDEgenerering Spillereglerne er (Asborn, 1941/1948) Det definerede tema/problem skal være velkendt for alle deltagere. Lad tankerne flyde over. Kritik finder først sted senere. Jo flere ideer jo bedre. Bliv inspireret undervejs. Post-It brainstorm Bliv enige om, hvad udgangspunktet for brainstormingen skal være Generer ideer hver for sig og skriv dem på Post-it sedler Læs hinandens ideer og strukturer ideerne i fællesskab ved at flytte lapper indenfor samme kategori sammen Diskuter og vurder forslagene ud fra valgte kriterier, f.eks. interesser, realiserbarhed, ressourcer eller relevans

2 Struktur og diagrammer Mind-map Skaber overblik og ideer ved at: Skrive et aktuelt spørgsmål på midten af et stort stykke papir Brainstorme ud fra dette spørgsmål og marker dem som hybrider til spørgsmålet. Tegne grene imellem spørgsmål og ideer, og brug forgreningerne til at detaljere forslagene. Eksempler på mind-map Kilde: 2

3 Årsags-virkningsdiagrammer Mål middel diagrammer Reference: Mikkelsen & Riis (1998:424) Reference: Mikkelsen & Riis (1998:421) 5 min. summemøde om strukturering digital Kædet liste datapakke Opgave: Lav en eller flere strukturer, dvs. en ordning af (nogle af) disse ord/elementer i en helhed vær parat til at fortælle om jeres resultater. Sorter Regler: I må gerne ændre ordene fra/til navne- til/fra udsagns- til/fra tillægsord og fra engelsk til dansk men kun således, at ordets stamme bibeholdes og er genkendelig. I må også gerne tilføje enkelte hjælpeord for at skabe strukturen. datastrukturer 15 Kom med nogle eksempler på jeres strukturer Struktur - 1 digital User interface design datastrukturer Ordnende princip: Farve dataflowdiagram Dynamisk lagerallokering tabel Sorter Eventuelt struktureringsprincip: Regnbuens farver 18 3

4 Struktur - 2 Ordnende princip: Grammatik Struktur - 3 Ordnende princip: Alfabetisk Udsagnsord: Navneord: Tillægsord: brænde Dynamisk tabel digital Algorithms brænde dataflowdiagram datapakke datastrukturer t digital Dynamisk lagerallokering Struktur - 4 Ordnende princip: Sprog Struktur - 5 Strukturerende princip: Flow/ sekventielt forløb Engelsk: Dansk: Algorithms Power supply kravspecifikation svartid kravspecifikation design Refresh time User interface Struktur - 6 Strukturerende princip: Hierarkisk Et par eksempler på sekventielle strukturer program Algorithms datastrukturer Sorter Lav Kædet liste tabel

5 Flowdiagram Struktureringsprincipper Her er det processer og her er det komponenter Stigende talværdier (talsystemet) Alfabetisk rækkefølge (telefonbogen) Kronologisk rækkefølge (kongerækken) Sekventiel rækkefølge (flow diagram) Hierarkisk opbygning Top-down Bottom-up Få styr på ressourcerne Projektledelse (management) Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker Projektarbejde Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke! Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat. 5

6 Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner Deadline is deadline! Ressourceplanlægning Fordél ressourcer hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. 6

7 Aktivitetsplaner Eksempel på aktivitetsplan Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = at gøre liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = at gøre liste på grafisk form) Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: Koordinationsmilepæle Vejledermøder Færdiggørelse af arbejdsblade Aflevering Gantt-kort X-aksen er en tidsakse een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug Eksempler på tidsplaner Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) Tegnet af Helle Algreen Ussing 7

8 Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004 Eksempler på milepælstidsplan Samle alt på skrift, læse det og lave disposition til arbejdsbladene og præsentationen til statusseminaret Udarbejde tids- og aktivitetsplan for tiden efter statusseminaret Udarbejdet overheads til fremlæggelsen Få sammenhæng i de arbejdsblade vi har valgt at sende, skriv spørgsmål op vi ønsker at diskutere og send dem til suppleringsgruppe og vejleder Øve fremlæggelse Mandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag Alle Pia Ole Signe Henrik Søren Robert Milepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43 Alle Alle Pia og Henrik har ansvaret for at sende arbejdsblade Alle Eksempel på personlig ugeplan PAUSE 15 min. Reference: Mikkelsen & Riis (1998:347) 48 8

9 Tidsplaner Et konkret eksempel 6X 10X 8X 14X 6X 2X 10X 4X 2X 2X X X 4X Ialt: 70X 50 Hvordan finder vi X? Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Vi skal bruge 70 X Der er 6 personer i gruppen Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X? X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage]? X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage] Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Procesanalyse 3 Kravspecifikation

10 Uge dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: Hvorfor har det taget længere tid? Kan vi arbejde forsinkelsen ind? Kan vi organisere arbejdet på en anden måde? Kan vi skære noget af projektet fra? Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder? Afslutning Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 58 Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 59 I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis 60 10

11 Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis Projektledelse - citater Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager! Citat: Projektledelse i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195 Hvorfor er projektledelse relevant? Projektledelse Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - en funktion Projektlederen en person Hvad er ledelse? Hvad er ledelse? Tannenbaum 1961 Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål Blake og Moutons def. fra 1985 Ledelse vil sige at opnå resultater målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejderne. 11

12 Lederegenskaber Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikationsevne Tåler stress Klip fra Krøniken Møde i ledelsesgruppe Hvad foregår der? Hvordan praktiserer man ledelse? Hvordan er stemningen? Hvordan er kulturen? Lederopgaver Agne Lundquist Lederopgaver Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil. Lederroller Producentrollen Adizes lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen i t (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til mismanagement. Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater 12

13 Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer. Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde. Efter pausen: Målgruppeanalyse Pause 15 min. 13