Bilag 1 Kravspecifikation vedr. udbud af kontrakt om markedsoverva gning af byggevarer. 1. Opgaver Udbuddet drejer sig om styrelsens opgave med markedsovervågning af byggevarer. Opgaverne er delt i 3 hovedopgaver: en proaktiv indsats, reaktiv markedsovervågning, samt drift af hjemmesiderne byggevareinfo.dk og danishcprcontactpoint.dk. De bliver hver især beskrevet nærmere i det følgende og yderligere uddybet i pkt. 3. 1.1 Proaktiv indsats Den proaktive indsats gennemføres som følge af et EU krav, der blev indført med indre markedspakken for byggevarer. Indre markedspakken blev vedtaget i juni 2009, og skal styrke effektiviteten af det indre marked, uden at det sker på bekostning af forbrugernes sikkerhed og sundhed. Byggevareområdet i Danmark er overordnet set omfattet af to regelsæt dels byggevareforordningen (305/2011/EF) og dels bygningsreglement 2010, BR10. Med byggevareforordningen stilles der krav til CE-mærkning af byggevarer, som er omfattet af en europæisk harmoniseret standard. Med baggrund i byggevareforordningen udstedes harmoniserede europæiske standarder, som fastsætter testmetoder og regler for attestering af byggevarer. Det bestemmes således, hvilke metoder, der skal bruges til f.eks. at bestemme en vares egenskab (f.eks. isoleringsevne), mens det egentlige krav til størrelsen på denne egenskab (f.eks. hvor meget varen isolerer), fastsættes i bygningsreglementet. I bygningsreglementet stilles der nationale krav til det danske byggeri, herunder til de egenskaber, en byggevare skal have. Den proaktive markedsovervågning vil primært være rettet mod produkter, der er omfattet af krav om CE-mærkning. Indsatsen skal sikre, at byggevarer i Danmark markedsføres og sælges i overensstemmelse med de regler, der følger af den gældende lovgivning. Indsatsen kan derfor vedrøre kontrol af markedsføringen, kontrol af CE-mærkningen, kontrol af den tekniske bagvedliggende dokumentation og endelig en kontrol af byggevarens faktiske tekniske egenskaber. Efterleves reglerne ikke, har styrelsen mulighed for at give påbud og politianmelde virksomhederne.
Den proaktive markedsovervågning af byggevarer gennemføres som en kombination af bl.a. en kontrolbesøg, sagsbehandling, informationskampagne, og evt. test af byggevarer. I forbindelse med tilrettelæggelsen af de enkelte indsatser vil omfanget og det konkrete indhold blive aftalt nærmere med styrelsen i en separat aftale. I de fleste tilfælde vil kontroldelen (kontrol af dokumentationen og test af ydeevneegenskaberne) dominere, mens det i enkelte tilfælde kan være mere hensigtsmæssigt, at informationsdelen fylder mere. Denne afvejning vil blive gennemført af styrelsen. Tilbudsgiveren er ansvarlig for al teknisk faglig vurdering, der måtte opstå i forbindelse med og under en indsats. Der skal gennemføres 2 til 3 årlige indsatser i samarbejde med styrelsen. Antallet af indsatser kan variere afhængig af opgavens omfang og kompleksitet. Hver indsats kan indeholde flg. opgaver, som tilbudsgiver skal lave oplæg til: Overblik over relevant lovgivning på området eller indsatsen Udarbejdelse af informationsmateriale til hjemmesider samt udsendelse til virksomheder Udtagning af virksomheder til kontrolbesøg (ca. 15-30 pr. indsats) Gennemførsel af kontrolbesøg samt udarbejdelse af efterfølgende kontrolrapport Gennemførelse af dokumentationskontrol i henhold til gældende lovgivning Sikre en gennemførsel af evt. tests og tilhørende afrapportering Udarbejdelse af udkast af partshøringer, påbud og afslutningsskrivelser Udarbejdelse af udkast til afrapportering på dansk og evt. engelsk Løbende dialog med styrelsen under indsatsen Nedsættelse af en følgegruppe Deltagelse og afholdelse af relevante møder Koordinering med andre deltager i en evt. fælleseuropæisk indsats. Omfanget af ovenstående opgaver aftales nærmere med styrelsen i et separat tillæg for hver indsats efter kontraktens indgåelse. 1.2 Den reaktive markedsovervågning: Styrelsen behandler en del såkaldte reaktive sager som en del af markedsovervågningen af byggevarer. Den reaktive markedsovervågning iværksættes typisk som følge af en anmeldelse af en virksomhed på byggevareinfo.dk. Anmeldelsen kan f.eks. gå på manglende lovpligtig dokumentation. Styrelsen sender herefter anmeldelsen inkl. bilag til tilbudsgiver, som herefter foretager en vurdering af anmeldelsen, samt hvilken gældende lovgivning byggevareren måtte være omfattet af. Herefter udarbejder tilbudsgiver en indstilling til det videre sagsforløb. Tilbudsgiver skal bistå styrelsen med teknisk bistand i forbindelse med sagsbehandling af modtagende anmeldelser.
Tilbudsgiver skal kunne varetage sagsbehandlingen af de reaktive sager herunder: Vurdering af anmeldelsens indhold samt udarbejdelse af teknisk notat med indstilling til det videre sagsbehandlingsforløb Dokumentationskontrol Udarbejdelse af udkast til partshøring, påbud og afslutningsskrivelse Brug af skabeloner som styrelsen udarbejder Løbende dialog med styrelsen i sagerne Løbende mødedeltagelse med styrelsen Som en del af de reaktive sager skal tilbudsgiver også bistå styrelsen med teknisk bistand i forbindelse med RAPEX-notifikationer. Styrelsen modtager RAPEX-notifikationer via Sikkerhedsstyrelsen fra andre EU-medlemslande vedr. farlige byggevarer. Styrelsen sender anmeldelsen videre til tilbudsgiveren, som så skal undersøge om byggevaren er blevet markedsført og solgt i Danmark, og udarbejde et notat til styrelsen. Hvis byggevaren ikke er solgt i Danmark, så sluttes sagen og Styrelsen foretager sig ikke yderligere. Såfremt byggevaren er blevet solgt i Danmark, så indleder styrelsen en sag, hvortil tilbudsgiveren skal bistå styrelsen med den samme tekniske bistand som ved andre reaktive sager. 1.3 Driften af byggevareinfo.dk og danishcprcontactpoint.dk: Styrelsen varetager endvidere 2 hjemmesider vedr. vejledning og information omkring markedsføring og salg af byggevarer. På byggevareinfo.dk og danishcprcontactpoint.dk kan interesserede finde information vedr. anvendelse af byggevarer, import og eksport af byggevarer samt information om styrelsens markedsovervågning af byggevarer. Der findes fakta om CE-mærkning og byggevareforordningen, lister over europæiske harmoniserede standarder, samt information om de europæiske brandregler mm. Byggevarer branchens aktører, som f.eks. producenter, kan via byggevareinfo.dk få vejledning og information om henholdsvis at anvende danske og udenlandske byggematerialer og eksportere dansk producerede materialer til udlandet. Danishcprcontactpoint.dk er en søsterplatform til byggevareinfo.dk, og er hovedsageligt til for udenlandske byggevarer producenter. Danmark er forpligtet til at have et produktkontaktpunkt, jf. EU-forordning nr. 764/2008 om oprettelse af produktkontaktpunkter. Tilbudsgiveren skal stå for ajourføring af listerne over europæiske harmoniserede standarder på både byggevareinfo.dk og danishcprcontactpoint.dk. Tilbudsgiver skal kunne håndtere følgende opgaver: Besvarelse af spørgsmål på hhv. dansk og engelsk, der bliver indsendt inden for 24 timer på byggevareinfo.dk og 14 dage på danishcprcontactpoint.dk Opdatering af hhv. spørgsmål/svar og Q&A i anonymiseret form Opdatering af liste over gældende harmoniserede europæiske produktstandarder
2. Periode og økonomi Udbuddets hovedkontrakt løber fra 1. april 2014 til 31. december 2016. Herefter kan styrelsen vælge at forlænge kontrakten i op til 2 år, dvs. til udgangen af 2018. Tilbudsgiver skal beskrive forventet årligt tidsforbrug, timepris samt honorar ved løsning af hhv. de forskellige hovedopgaver og hvert delelement under hver af de 3 hovedopgaver. Vederlaget for løsning for opgaverne, afregnes pr. mdr. efter medgået tid efter en fastsat timepris, som der gives tilbud på. Fakturaen skal indeholde en udspecificering af timeforbrug på hver sag for hhv. de proaktive indsatser, samt hver af de reaktive sager, og driften af hjemmesiderne. Endvidere, skal det fremgå, hvor stor en andel af det forventede årlige honorar er blevet faktureret for hver af de 3 hovedopgaver, samt en udspecificering af rejseomkostninger pr. medarbejder på hver af sagerne og indsatserne. Fakturering skal ske månedsvis bagudrettet. Herudover skal de almindelige krav om elektronisk fakturering følges. Faktura sendes til Energistyrelsen. Faktura betales netto kontant senest 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Det forventes, at budgetrammen fordeles på maksimalt 3.000.000 kr. ekskl. moms pr. år, hvilket svarer til en samlet kontraktsum for perioden 1. april 2014 til 31. december 2016 på 8.250.000 kr. ekskl. moms. Såfremt kontrakten forlænges i yderligere 2 år, vil budgetrammen på den 2 årige option være maksimalt 6.000.000 kr. ekskl. moms. Honoraret inkluderer tillæg vedrørende de proaktive indsatser. Kontraktsummen forventes at fordele sig på 2/5 til proaktive indsatser, 2/5 til reaktive sager, samt 1/5 til drift af hjemmesiderne.
3. Uddybning af opgavens indhold 3.1 Den proaktive indsats For den proaktive indsats ligger der foruden det i kaptitel 1 beskrevne indhold, her en nærmere gennemgang af indholdet i punkterne: General sagsbehandling og kontrolbesøg Informationskampagne Tilbudsgivers rolle 3.1.1 General sagsbehandling og kontrolbesøg En indsats kan bestå af bl.a. kontrolbesøg og laboratorietests. Kontrolbesøgene kan omfatte fabrikanter, forhandlere (både hos grossister, i detailleddet og hos internetforhandlere) og byggepladser. Der vil i gennemsnit blive gennemført mellem 15 og 30 kontrolbesøg pr. indsats. Antal kontrolbesøg og efterfølgende test en indsats vil indeholde, vil variere de enkelte indsatser i mellem, og fastlægges nærmere i kontrakttillægget for hver enkelt indsats. For den proaktive indsats skal tilbudsgiver forestå kontrolbesøgene, men styrelsens sagsbehandlere kan vælge at deltage. Opgaven med kontrolbesøg og sagsbehandling kan underopdeles i følgende elementer: 1. Planlægning af den enkelte indsats 2. Gennemførelse af kontrolbesøg og udtagning af stikprøver 3. Kontrol af dokumenter Ad 1) Planlægning af den enkelte indsats Forud for gennemførelsen af en indsats skal denne planlægges i detaljer. Planlægning gennemføres i et tæt samarbejde mellem tilbudsgiver og styrelsen på baggrund af oplæg fra tilbudsgiver. Som en del af planlægningen skal tilbudsgiveren gennemføre: Afdækning af markedet, f.eks. hvor varen omsættes (forhandlere, byggepladser, mv.) Udvælgelse af de konkrete virksomheder Plan for hvilke byggevarer, der evt. skal testes Materiale til udlevering samt skemaer til afrapportering Forud for hver indsats skal tilbudsgiveren udarbejde materiale, som kan udleveres ved ankomsten og skemaer til afrapportering af kontrolbesøg og dokumentkontrol. Ad 2) Gennemførelse af kontrolbesøg og udtagning af stikprøver Tilbudsgiveren har følgende opgaver i forbindelse med kontrolbesøgene: Kontrollere virksomhedens markedsføring Kontrollere om de lovpligtige dokumenter (CE-mærke, ydeevnedeklaration,
anden teknisk dokumentation/mærkning/prøvnings-/beregningsrapporter mm.) er tilgængelige Kontrollere om de egenskaber, der skal deklareres for, er deklareret i overensstemmelse med gældende lovgivning Eventuelt at udtage stikprøver af byggevarer til test Kontrolbesøgene gennemføres som en stikprøvekontrol med uanmeldte kontrolbesøg hos virksomheder og som anmeldte besøg på byggepladser. Eventuel kontrol i toldområder, fx havne, koordineres mellem SKAT og styrelsen. Kontrolindsatsen gennemføres ud fra den udarbejdede plan i det pågældende kontrakttillæg. Styrelsen og tilbudsgiver fastlægger, hvordan selve kontrolbesøgene gennemføres, hvilket sikrer, at alle virksomheder behandles ens. Eventuelle justeringer kan gennemføres af styrelsen og tilbudsgiver. Styrelsen og tilbudsgiver beskriver, hvordan et besøg gennemføres fra start til slut, herunder: Hvordan kontrollanterne giver sig tilkende ved ankomsten Hvordan markedsføringen af byggevarerne dokumenteres af kontrollanterne Hvilke kriterier, der skal anvendes for udvælgelse af byggevarer til kontrol, henholdsvis dokumentkontrol og laboratorietest Eventuel betaling for produkterne Hvordan byggevarerne sendes til laboratoriet Kontrolbesøgene skal afrapporteres enkeltvis til styrelsen, og der skal laves en samlet afrapportering af indsatsen, når denne er afsluttet. Styrelsen kan forlange at denne afrapportering også skal udarbejdes på engelsk. Styrelsen afgør, hvorvidt der skal udtages byggevarer til test. Såfremt der skal foretages test, vil det være en del af tilbudsgivers opgave at udtage stikprøver til test og fremsende disse til det valgte laboratorium. Kriterierne, for hvilke byggevarer der skal udtages, aftales på forhånd mellem styrelsen og tilbudsgiver. Ad 3) Kontrol af dokumenter Dokumentkontrollen gennemføres efter kontrolbesøget er afsluttet. Ved kontrollen skal det undersøges, om de relevante dokumenter (f.eks. CE-mærkning, ydeevnedeklaration, teknisk dokumentation/prøvnings-/beregningsrapporter mv.) og informationer (f.eks. om der er deklareret for det, der er krav om i Danmark, og om de lovpligtige test er gennemført) er tilgængelige. Dernæst skal det kontrolleres, om de lovkrav, der fastsættes med bygningsreglementet overholdes. Det kan f.eks. være en bestemt brandklasse, niveauet for isoleringsevne mv. Forud for de enkelte indsatser fastlægger tilbudsgiveren og styrelsen, hvad der skal kontrolleres, i forbindelse med dokumentkontrollen på baggrund af oplæg fra tilbudsgiveren.
Tidsplan og ramme for afrapportering aftales mellem styrelsen og tilbudsgiver forud for kontrolbesøgenes opstart. Som udgangspunktet skal styrelsen modtage en besøgsrapport senest 8 arbejdsdage efter gennemført besøg. Tilbudsgiver skal udarbejde et notat med oversigt over evt. overtrædelser samt indstilling til det videre sagsforløb. Derudover skal tilbudsgiveren udarbejde udkast til partshøring, påbud og afslutningsskrivelse efter aftale med styrelsen. Disse udkast skal være fremsendt til styrelsen senest 8 arbejdsdage efter modtagelsen af partshøringer etc. Den valgte tilbudsgiver skal benytte styrelsens skabeloner ved udarbejdelse af udkastene. 3.1.2 Informationskampagne Informationskampagnen skal sikre, at relevante aktører har kendskab til: De regler, byggevaren er omfattet af Hvem, der har ansvaret for, at reglerne overholdes Den forestående kontrolindsats Opfølgning og evaluering Tilbudsgivers rolle vil især være knyttet til de tekniske regler, den enkelte byggevare er omfattet af. Tilbudsgiver skal således kunne fremstille et velbegrundet overblik over de krav der stilles til den pågældende byggevare i bl.a. den relevante harmoniserede standard og i bygningsreglementet. Informationsindsatsen kan rettes mod alle led i kæden: fabrikant, importør, forhandler, entreprenør, byggepladsleder mv. Tilbudsgiveren skal således udarbejde et oplæg til, hvem den enkelte indsats skal rettes mod. Informationskampagnerne kan både bestå af brede tiltag, såsom artikler i relevante fagblade eller lokalaviser mv., og af mere målrettet og direkte henvendelser, fx gåhjemmøder og udsendelse af breve enten elektronisk eller i papirform. Tilbudsgiveren skal således udarbejde et oplæg, som drøftes med styrelsen. Tilrettelæggelse af informationsindsatsen vil ske i et tæt samarbejde mellem de relevante brancheorganisationer og styrelsen. Hver enkelt informationsindsats skal planlægges individuelt. I planlægningsfasen skal flere forhold afklares på baggrund af et oplæg fra tilbudsgiver. Herunder: Hvilke brancheorganisationer, der skal inddrages i en følgegruppe Hvilken rolle brancheorganisationerne skal spille Den konkrete målgruppe skal defineres Hvilke midler (gåhjemmøde, artikler mv.) kampagnen skal bestå af 3.1.3 Tilbudsgivers rolle Tilbudsgivers rolle vil både være knyttet til formidling af de tekniske regler jvf. de europæiske harmoniserede standarder og bygningsreglement på et let forståeligt sprog. Det er her centralt, at
reglerne formidles på en måde, der er letforståeligt for den valgte gruppe, evt. brug af underleverandør. I mange tilfælde vil den enkelte indsats have flere målgrupper (fx forhandlere, indkøbere og entreprenører), og kommunikationen skal målrettes hver enkelt gruppe. Tilbudsgivers rolle kan f.eks. omfatte udarbejdelse af artikler til forskellige fagblade og planlægning og afholdelse af gå-hjem-møder. Konkret vil tilbudsgivers rolle forud for enhver indsats konkret skulle aftales med styrelsen i et kontraktstillæg, der angiver mere detaljeret, hvordan indsatsen skal gennemføres, detaljeret tidsplan samt budget. Honoraret for indsatsen er indeholdt i den samlede kontraktsum. 3.2. Den reaktive markedsovervågning Tilbudsgiveren er ansvarlig for al teknisk faglig vurdering, der måtte opstå i forbindelse med og under en reaktiv sag. Den tekniske gennemgang omfatter bl.a., at tilbudsgiveren først og fremmest skal konstatere om der er hold i anmeldelsen ved at undersøge, om det anmeldte produkt er omfattet af styrelsens ressort, samt om oplysningerne om anmeldte virksomhed og de påståede overtrædelser er relevante. Tilbudsgiver skal udarbejde et notat med oversigt over evt. overtrædelser samt indstilling til det videre sagsforløb. Dette notat skal være fremsendt til styrelsen, senest 8 arbejdsdage efter modtagelsen af anmeldelsen. Det videre sagsforløb kan være en af følgende: Afslutning af sagen, hvis der ikke foregår noget ulovligt, som styrelsen skal forfølge eller det henhører under en anden styrelses ressort. I det tilfælde sendes der en kort besked til anmelder om, at sagen afsluttes med orientering om sagens udfald. Partshøring af anmeldte virksomhed. I det tilfælde udarbejder tilbudsgiveren et udkast til partshøring, som styrelsen sender til virksomheden. Styrelsen videresender den dokumentation, som anmeldte virksomhed har indsendt på baggrund af partshøringen, til tilbudsgiveren. Herefter foretager tilbudsgiver endnu en teknisk vurdering samt laver en opdatering af notatet med en indstilling til det videre forløb. Det videre sagsforløb kan være en af følgende: Afslutning af sagen, hvis sagen er fuldt oplyst til, at styrelsen kan træffe afgørelse om, hvorvidt byggevaren markedsføres og sælges lovligt. Tilbudsgiveren skal udarbejde et udkast til en afslutningsskrivelse. Påbud om at standse markedsføring og salg. Tilbudsgiveren skal udarbejde et udkast til et påbud. Afslutningsskrivelse sendes til virksomheden, når denne har dokumenteret overfor styrelsen, at det ulovlige forhold er ophørt. I dette tilfælde skal det afklares med styrelsen, om virksomheden vil blive politianmeldt for den konstaterede
overtrædelse. Det skal således fremgå af udkastet til afslutningsskrivelsen, som tilbudsgiveren udarbejder. Den tekniske bistand omfatter således, at tilbudsgiveren udarbejder udkast til partshøring, påbud og afslutningsskrivelse efter aftale med styrelsen. Disse udkast skal være fremsendt til styrelsen senest 8 arbejdsdage efter modtagelsen af partshøringer etc. Den valgte tilbudsgiver skal benytte styrelsens skabelonener ved udarbejdelse af udkastene. Tilbudsgiverens notat skal indeholde, hvilke lovregler der gælder for den anmeldte byggevare, og om de lovpligtige dokumenter er tilgængelig mv. 3.3 Byggevareinfo.dk og danishcprcontactpoint.dk 3.3.1 Spørgsmål/svar-service Spørgsmål/svar-servicen, der er tilgængelig på både byggevareinfo.dk, består af en 24-timers mailservice. Interesserede kan indenfor 24 timer få svar på spørgsmål om korrekt anvendelse af byggevarer ift. overholdelse af gældende regler, standarder og normer, herunder spørgsmål relateret til import og eksport af byggevarer. Alle byggevarespørgsmål besvares af tilbudsgivers faglige medarbejdere indenfor 24 timer. Enkelte spørgsmål besvares efter rådgivning hos eksterne eksperter. Spørgsmål af politisk eller juridisk karakter skal videresendes til styrelsen. På danishcprcontactpoint.dk skal tilbudsgiver varetage samme service dog på engelsk og med svarfrist på 10 arbejdsdage. Tilbudsgiver står således for den del af driften af hjemmesiderne, der vedrører spørgsmål/svarservicen og ajourføring af listerne med de europæiske harmoniserede standard. Styrelsen varetager alle andre funktioner i relation til driften af de to hjemmesider.