Brugerhåndbog. Håndtér virksomhedens opkald med. 3Switch

Brugerhåndbog Håndtér virksomhedens opkald med 3Switch

Indholdsfortegnelse 1 Indledning...... 3 1.1 Brugerhåndbogen...... 3 1.2 Switch-enheden og dens funktioner... 3 1.2.1 Brugerens hovedfunktioner... 3 1.3 Installer 3Switch programmet... 3 1.4 Log på 3Switch... 4 1.5 Ny programversion...... 4 2 Programmet 3Switch... 4 2.1 Brugerens programvindue...... 4 2.1.1 Hovedmenu...... 6 2.1.2 Mine indstillinger...... 6 2.1.3 Programindstillinger...... 7 3 Brugerfunktioner i 3Switch...... 8 3.1 Mine indstillinger...... 8 3.1.1 Status...... 8 3.1.2 Viderestilling...... 9 3.1.3 Viderestillingsliste......10 3.1.4 Indgående spærringsliste......11 3.1.5 Spærreliste for udgående kald...12 3.1.6 Mine oplysninger......13 3.1.7 Skjult nummer......13 3.1.8 Vis svargruppenummer ved indkommende kald til svargruppen...14 3.1.9 Ekstrainformationer......14 3.1.10 Kø på brugerens nummer......15 3.1.11 Adgangskode......15 3.1.12 3Switch-kode......16 3.2 Indstillinger......16 3.2.1 Kolonner......16 3.2.2 Automatisk start og log ind......17 3.2.3 Autentificering i proxyserver...17 3.2.4 Visning af værktøjslinje for funktionstaster......18 3.2.5 Tildeling af funktionstaster......18 3.2.6 Meddelelse om serverforbindelse...19 3.2.7 Statusmeddelelse......19 3.2.8 Meddelelse om log ind-status...19 3.3 Øvrige funktioner......19 3.3.1 Telefonbog......20 3.3.2 Outlook Synk.........21 3.3.3 Mobil omstilling af opkald......23 3.3.4 Tryk på 0 for at få fat i omstillingen...24 3.3.5 Servicenummer (388)......24 3Switch Ordliste... Error! Bookmark not defined. Side 2 af 24

1 Indledning 1.1 Brugerhåndbogen I denne håndbog beskrives de funktioner, Brugeren kan benytte på 3Switch i virksomheden. Håndbogen er inddelt i følgende kapitler: Indledning med grundlæggende oplysninger 3Switch programmet Brugerfunktioner 1.2 Switch-enheden og dens funktioner Med 3Switch- platformen kan Brugeren håndtere virksomhedens indgående kald i et virtuelt miljø med mobile tilslutninger. 1.2.1 Brugerens hovedfunktioner Som bruger af den nye 3Switch er det muligt at: Ringe og sende sms'er fra telefonbogen Angive status for tid, viderestilling og meddelelser til receptionisten Flytte igangværende samtaler Søge efter/vise indholdet af telefonbogen Søge efter/vise kollegers status i telefonbogen Oprette private kontaktpersoner i telefonbogen Definere filter for indgående opkald, negativ- og positiv-nummerliste Logge på og af svargruppe "Tryk på 0 for at få fat i omstillingen" i 3Svar 1.3 Installer 3Switch programmet Installering af 3Switch PC applikation på din PC Åben www.3.dk/3switch i din browser Side 3 af 24

Vælg 3Switch Basis Klik 3Switch til PC under Software til download 3Switch applikationen hentes derefter ned på din PC Installer *.exe filen og følg vejledningen 1.4 Log på 3Switch Sådan logger du på 3Switch: Start 3Switch-programmet, der er placeret under "Start", "Alle programmer" på pc'en. Dialogboksen for log ind vises på skærmen. Ved log ind første gang skal du angive dit mobiltelefonnummer (2233445****) i stien for "Bruger" og angive den tildelte adgangskode. Vælg rollen Bruger. Angiv, om systemet skal: - Huske din adgangskode - Udføre automatisk log ind Log på, og start programmet. 1.5 Ny programversion 3Switch har en indbygget kontrol, som automatisk minder Brugeren om, at der ligger software- opdateringer klar til at blive hentet. Hvis Brugeren har en software version, som ikke længere understøttes af 3, downloades den nyeste version automatisk. 2 Programmet 3Switch I dette afsnit beskrives de vigtigste detaljer for brugerne omkring programmet 3Switch. 2.1 Brugerens programvindue 1 Feltet Søg: Her kan brugeren indtaste forskellige søgeparametre og telefonnumre ved udgående opkald. Side 4 af 24

2 Hjælp: Menupunkt til information om programversion. 3 Handlinger: Menupunkt til tilføjelse af personlige kontaktpersoner. 4 Arkiver: Menupunkt til at logge af systemet. 5 Indstillinger: Menupunkt til brugerens personlige og generelle indstillinger. 6 Rullemenu med forskellige søgekriterier: Navn, telefonnummer, e-mail og andre felter. 7 Omstillingsnummer: Klik her for at få vist de gemte omstillingsnumre. 8 Svargrupper: Klik her for at få vist de gemte svargrupper. 9 Katalog: Klik for at sortere kontaktpersonerne efter de respektive poster. 10 Oversigtsvinduet: Viser antal receptionister, der er logget på, telefonbøger og svargrupper. 11 Status: Viser brugerens aktuelle status for tilstedeværelse 12 Status: Hurtigmenu til ændring af status. 13 Log ind-status: Menupunkt til at logge på og af serveren. 14 Tilslutning: Menupunkt til manuel tilslutning, hvis forbindelsen ikke fungerer. 15 Opkald: Menupunkt til at ringe til en valgt kontaktperson/afslutte en igangværende samtale. 16 Ryd: Fjerner de indtastede tegn i feltet Søg. 17 Telefonbogsvinduet: Viser detaljerede oplysninger om medlemmerne i telefonbogen. Side 5 af 24

1 12 3 2 13 4 14 5 15 6 16 7 17 8 9 11 10 2.1.1 Hovedmenu Hovedmenuen aktiveres med knappen for indstillinger og er inddelt i "Mine indstillinger" og Programindstillinger". 2.1.2 Mine indstillinger I "Mine indstillinger" kan brugeren udføre følgende indstillinger: Status: Her kan brugeren angive den aktuelle status med viderestilling, tidspunkt og tekstmeddelelse. Viderestilling: Her kan brugeren angive, hvor opkaldet skal omstilles til. Viderestillingsliste: Her kan brugeren angive, om han/hun vil have sin egen viderestillingsliste. Indgående spærringsliste: Her kan brugeren filtrere indgående opkald ved at acceptere eller afvise opkaldene. Spærreliste for udgående opkald: Her kan brugeren filtrere udgående opkald ved at acceptere eller afvise opkaldene. Side 6 af 24

Skjult nummer: Her kan brugeren angive, hvordan nummeret skal præsenteres, og om genopkald skal være tilladt, hvis modtageren ikke svarer. Mine oplysninger: Her kan brugeren ændre sine personlige oplysninger og indstillinger som f.eks. sprog, adgangskode osv. Ekstrainformationer: Her kan brugeren vælge, hvilken type ekstra oplysninger der skal vises i 3Switch, f.eks. titel, afdeling osv. BEMÆRK! Yderligere oplysninger om de forskellige funktioner finder du i kapitel 3: Brugerfunktioner i 3Switch. 2.1.3 Programindstillinger I Programindstillinger" kan brugeren udføre følgende indstillinger: Kolonner: Angiv hvilke kolonnetyper, der skal vises i hovedvinduet, som f.eks. navn, nummer osv. Automatisk start og log ind: Vælg, om systemet skal starte automatisk. Autentificering i proxyserver: Angiv adgangskode, hvis proxyserveren kræver det. Vis værktøjslinje for funktionstaster: Vælg denne indstilling for at få vist funktionstaster i hovedvinduet. Tildeling af funktionstaster: Marker, hvilken funktion der skal tilhøre de enkelte funktionstaster. Side 7 af 24

Meddelelse om serverforbindelse: rforbindelse: Vælg, om han/hun skal have en meddelelse, hvis serverforbindelsen bliver afbrudt. Statusmeddelelse: Vælg, om han/hun skal have en meddelelse i form af et pop-up-vindue, når status ændres. Meddelelse om log ind-status: Vælg, om han/hun skal have en meddelelse i form af et pop-up-vindue, når log ind-status ændres. BEMÆRK! Yderligere oplysninger om de forskellige funktioner finder du i kapitel 3: Brugerfunktioner i 3Switch. 3 Brugerfunktioner i 3Switch I dette afsnit beskrives nogle af de muligheder, som er tilgængelige for brugerne på 3Switch. 3.1 Mine indstillinger Følgende brugerfunktioner kan udføres under "Mine indstillinger" i hovedmenuen. 3.1.1 Status Anvendes til visning af brugernes status for tilstedeværelse i telefonbogen. Aktivering af status Ved angivelse af den aktuelle status kan brugeren: Åbne "Mine indstillinger" i hovedmenuen (se billedet til højre) eller højreklikke på sit navn i telefonbogen og derefter vælge "Status". BEMÆRK! Ved brug af hurtigmenuen klikkes på ikonet, som viser den aktuelle status øverst til højre. Uafhængigt af fremgangsmåden kan brugeren vælge mellem følgende statustyper: Side 8 af 24

Tilgængelig Optaget Møde Frokost Gået for i dag Kommer tilbage Viderestilling ling og tidsangivelse for status Når brugeren vælger "Status" og "Angiv" i "Mine indstillinger" eller højreklikker på navnet i telefonbogen og vælger "Status" og "Angiv", kan han/hun angive: Destination for viderestilling til 3Svar, omstillingen eller til et andet nummer. Tidspunkt - hvor længe brugeren er optaget (vises i telefonbogen). Tekstmeddelelse, som vises i telefonbogen. 3.1.2 Viderestilling Når brugeren vælger "Status" og "Angiv" i "Mine indstillinger" eller højreklikker på navnet i telefonbogen, kan han/hun viderestille følgende opkald: Ubetinget (alle opkald) Ved optaget Ved intet svar Ved ingen kontakt Side 9 af 24

Ved spærring af opkald Opkaldet kan viderestilles til: 3Svar (grundindstilling for alle typer bortset fra "Alle opkald") Omstillingen Til eget angivet nummer (Destination) - Angiv det nummer, som opkaldet skal viderestilles til (457xxxxxxx), i vinduet ved siden af. Automatisk talebesked (fortæller, at brugeren er optaget). - Hvis du vil gemme den tilføjede viderestilling, skal du klikke på Anvend og derefter klikke på Gem. Hvis du vil fjerne de tilføjede viderestillinger, skal du vælge Nulstil viderestilling" under "Mine indstillinger", "Viderestilling". BEMÆRK! Hvis der ingen viderestillinger udføres, vises det indgående opkald som sædvanligt. 3.1.3 Viderestillingsliste Når brugere vælger "Mine indstillinger" og "Viderestillingsliste" i hovedmenuen eller højreklikker på navnet i telefonbogen og derefter vælger "Viderestillingsliste", kan brugeren oprette en liste over sine egne tilføjede numre for sine viderestillinger. Side 10 af 24

Viderestillingslisten fungerer sådan, at opkaldet sendes videre til det første nummer, der er angivet på listen, hvis brugeren ikke kan besvare opkaldet. Hvis denne person heller ikke besvarer opkaldet, sendes det videre til den næste person osv. Bemærk! Hvis opkaldet skal viderestilles til 3Svar efter gennemringning af listen, skal du angive dit mobilnummer med præfikset 22334XXXXXXXXX som sidste nummer på listen. 3.1.4 Indgående spærringsliste Brugeren kan filtrere indgående opkald ved at acceptere eller afvise opkald. Positiv-nummerliste: En liste med numre, der aldrig omstilles, men kan viderestilles til 3Svar, omstillingen eller til et angivet nummer. Negativ-nummerliste: Numre, der findes på den positive-nummerliste, men altid omstilles uanset den valgte henvisning. Hvis der f.eks. findes en nummerserie på den positive-nummerliste, kan du vælge, hvilke af disse der skal kunne ringe via henvisningen. Side 11 af 24

Aktivering af liste Hvis brugeren vil angive og aktivere spærringslister, kan han/hun åbne "Mine indstillinger eller højreklikke på navnet i telefonbogen og derefter vælge Indgående spærringsliste". Sådan defineres numre på den positive/negative-nummerliste: 1 Marker den valgte liste, og indtast det nummer, som skal spærres/omstilles. 2 Ved aktivering af listen skal du markere afkrydsningsfeltet for aktivering og klikke på Anvend" og "Gem". 3.1.5 Spærreliste for udgående kald Virksomhedens kontoadministrator kan oprette opkaldsspærring for brugerne. Se listen over de numre, der er spærrede/tilladte ved at åbne "Mine indstillinger" og vælge "Spærreliste for udgående opkald" eller højreklikke på navnet i telefonbogen. Side 12 af 24

3.1.6 Mine oplysninger Når du vælger "Mine oplysninger" i "Mine indstillinger" eller højreklikker på navnet i telefonbogen, kan du ændre dine personlige oplysninger. Uafhængigt af fremgangsmåden kan du angive følgende oplysninger: Fornavn Sprog Efternavn E-mail-adresse Adgangskode 3Switch-kode Hvis du vil gemme de tilføjede oplysninger, skal du klikke på Anvend" og derefter klikke på "Gem". 3.1.7 Skjult nummer Når du vælger "Skjult nummer" i "Mine indstillinger" eller højreklikker på navnet i telefonbogen, kan du angive, hvordan dit nummer skal præsenteres for andre, og om du vil tillade automatisk Side 13 af 24

tilbagekald ved optaget eller manglende svar. Uafhængigt af fremgangsmåden kan brugeren vælge mellem følgende alternativer: Skjult nummer Vis mobilnummer Vis fastnetnummer Vis virksomhedsnummer Hvis du vil gemme den tilføjede nummerpræsentation, skal du klikke på Anvend og derefter klikke på Gem. 3.1.8 Vis svargruppenummer ved indkommende kald til svargruppen Når du modtager et opkald, kan du se om opkaldet er blevet tilsluttet direkte eller gennem en svargruppe. Det kan du gøre ved at sætte kryds i Vis svargruppenummer for indkommende kald til svargruppen N.B. Når et opkald forbindes til dig via en svargruppe, vises svargruppens nummer i telefonens display. Denne information følger med, selv når opkaldet er viderestillet. Hvis du gemmer svargruppens telefonnummer i mobilens adressebog, kan du give gruppen et navn eksempelvis Support Herefter vises navnet i displayet, når du bliver ringet op via svargruppen. 3.1.9 Ekstrainformationer Når du vælger "Ekstrainformationer" i "Mine indstillinger" eller højreklikker på navnet, kan du vælge, hvilke yderligere oplysninger der skal vises i telefonbogen som f.eks. titel, afdeling osv. Uafhængigt af fremgangsmåden kan du angive følgende oplysninger: Titel Afdeling Ekstra (8 forskellige felter) Hvis du vil gemme den tilføjede nummerpræsentation, skal du klikke på Anvend" og derefter klikke på "Gem". Side 14 af 24

3.1.10 Kø på brugerens nummer Hvis dit nummer er optaget, og en anden person ringer dig op, har du mulighed for at aktivere en kø funktion. Du kan selv aktivere køen, men administratoren bestemmer, hvor lang tid opkaldet skal kunne holdes i kø, og om den der ringer, skal høre ventemusik eller ej. Der kan max være 2 samtidige kald i kø. Åbn menuen Indstillinger og vælg Mine indstillinger, efterfulgt af Køindstillinger. I den dialogboks, der åbnes er kø-fanebladet valgt. Marker feltet Brug køen. Åbn drop-down boksen og vælg hvad der skal ske med kald, du ikke besvarer fordi køen er fuld eller fordi max-tiden er nået. Klik på Gem. Hvis du vil høre, når der er nogen venter i kø, kan du eventuelt aktivere Banke på funktionen på mobiltelefonen2 3.1.11 Adgangskode Når du vælger "Adgangskode" i "Mine indstillinger", kan du ændre din eksisterende adgangskode for at logge ind i 3Switch. Hvis du vil gemme den ændrede adgangskode, skal du klikke på Anvend" og derefter klikke på "Gem". Side 15 af 24

3.1.12 3Switch-kode Når du vælger "3Switch-kode" i "Mine indstillinger", kan du ændre din eksisterende adgangskode til din 3switch. Hvis du vil gemme den ændrede adgangskode, skal du klikke på "Gem". 3.2 Indstillinger Følgende indstillinger kan udføres under "Indstillinger" i hovedmenuen. 3.2.1 Kolonner Brugeren vælger, hvilke kolonner der skal vises i hovedvinduet ved at markere Kolonner" under "Indstillinger" i hovedmenuen (se nedenfor): Navn Mobilnummer Fastnetnummer Lokalnummer E-mail Status Titel Afdeling Ekstra (8 felter) Hvis du vil gemme den angivne nummerpræsentation, skal du klikke på "Gem". Side 16 af 24

3.2.2 Automatisk start og log ind Når du markerer "Automatisk start og log ind" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan du vælge: Gem adgangskode: angiv, om adgangskoden skal gemmes ved næste log ind. - Hvis du fjerner markeringen, kan programmet ikke længere huske adgangskoden. Automatisk log ind: Angiv om log ind skal udføres automatisk, når programmet startes. - Dette fungerer kun, hvis brugeren har angivet, at programmet skal huske adgangskoden. - Hvis afkrydsningsfeltet ikke er markeret, fravælges automatisk login. Besvarer automatisk: angiv, om programmet skal starte automatisk, når pc'en startes. 3.2.3 Autentificering i proxyserver Når brugeren markerer Autentificering i proxyserver" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun angive en adgangskode, hvis proxyserveren kræver det. Angiv brugernavn og adgangskode for at blive godkendt på proxyserveren. Angiv, om programmet skal godkendes automatisk i forhold til proxyserveren ved næste log ind i vinduet "Vis ikke denne oplysning mere. Hvis du vil gemme den angivne nummerpræsentation, skal du klikke på "Gem". Side 17 af 24

3.2.4 Visning af værktøjslinje for funktionstaster Når brugeren markerer "Vis værktøjslinje for funktionstaster" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun vælge at få vist de valgte funktionstaster i hovedvinduet. 3.2.5 Tildeling af funktionstaster Når brugeren vælger "Tildeling af funktionstaster" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun angive de funktioner, der skal være tilknyttet de respektive funktionstaster. Side 18 af 24

3.2.6 Meddelelse om serverforbindelse Når brugeren vælger "Meddelelse om serverforbindelse" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun angive, om han/hun skal have en meddelelse, hvis serverforbindelsen bliver afbrudt. 3.2.7 Statusmeddelelse Når brugeren vælger Statusmedelelse" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun angive, om han/hun skal have en meddelelse i form af et pop-up-vindue, når status ændrer sig (se billedet til højre). 3.2.8 Meddelelse om log ind-status Når brugeren vælger "Meddelelse om log ind-status" under "Indstillinger" i hovedmenuen, kan han/hun angive, om han/hun skal have en meddelelse i form af et pop-up-vindue, når log ind-status ændrer sig (se billedet til højre). 3.3 Øvrige funktioner Side 19 af 24

3.3.1 Telefonbog Anvendes til at søge efter og ringe til kontaktpersoner, sende sms og e-mail. Søgning i telefonbogen Ved søgning efter kontaktpersoner kan brugeren søge i den samlede telefonbog eller henholdsvis blandt interne, eksterne og private kontaktpersoner. I telefonbogen er det muligt at søge efter navn, nummer, e-mail eller at søge i alle felter. Hvis du vil finde en kontaktperson, skal du udfylde søgefeltet i søgevinduet (se det markerede felt i billedet til højre). I søgeresultatet vises alle angivne oplysninger for den valgte kontaktperson med den aktuelle status. Opkald til angivet kontaktperson i telefonbogen Brugeren kan ringe til en valgt kontaktperson i telefonbogen på følgende måde: Dobbeltklik på den valgte kontaktperson for at ringe direkte til personen (hurtigmenu). Marker den valgte kontaktperson i telefonbogen, og klik på knappen "Ring" (se billedet til højre). BEMÆRK! Knappen "Ring" kan også anvendes til at afslutte en igangværende samtale. Højreklik på den valgte kontaktperson i telefonbogen. Her kan brugeren også kan vælge at ringe direkte til personens 3svar. Funktionen fungerer sådan, at systemet først ringer til brugeren, som derefter besvarer opkaldet, hvilket gør, at opkaldet bliver viderestillet. Opkald til kontaktperson, der ikke findes i telefonbogen Brugeren kan bruge telefonbogen til at ringe til personer, der ikke allerede e er gemt i telefonbogen, på følgende måde: Angiv telefonnummeret i søgevinduet (se billedet ovenfor), og klik derefter på knappen "Ring". BEMÆRK! Knappen "Ring" kan også anvendes til at afslutte en igangværende samtale. Side 20 af 24

Afsendelse af sms og e-mail Når brugeren højreklikker på den valgte kontaktperson i telefonbogen, kan brugeren også: Sende sms Hvis du vil tilføje flere modtagere, skal du søge efter kontaktpersonen ved hjælp af søgefeltet eller indtaste nummeret i søgefeltet og klikke på plustegnet. Sende e-mail Oprettelse af ny privat kontaktperson Når brugeren vælger "Handlinger" i hovedmenuen, kan brugeren tilføje private kontaktpersoner i telefonbogen. - BEMÆRK! De private kontaktpersoner er kun synlige for brugeren selv. 3.3.2 Outlook Synk Hvis jeres virksomhed abonnerer på 3Switch Outlook Synk tillægsydelsen, har du mulighed for at få adgang til dine Outlook kontakter og kalender gennem 3Switch programmet. Ydermere kan jeres receptionist automatisk se, om du er i møde eller ej - uden at brugeren manuelt behøver at ændre status. Synkroniseringen er kun envejs og ændringer af kontakt og kalender data, kan kun ske gennem Outlook du risikerer altså ikke at slette data i Outlook, som du ikke ønskede. Du skal følge nogle simple steps, som er beskrevet nedenfor: Side 21 af 24

A. Installering af Outlook plugin B. Konfiguration af Outlook plugin C. Outlook synk aktivering i 3Switch A. Installering af Outlook plugin Først skal du installere et lille plugin til Outlook, som sender informationerne videre til 3Switch. På den måde vil 3Switch afspejle Outlook, og det er derfor en god idé holde Outlook opdateret, ved f.eks. at være på lokalnetværket regelmæssigt (fysisk eller via VPN). 1. Gå ind på www.3.dk/3switch og download 3Switch Outlook Synk plugin. 2. Luk Outlook 3. Åben installations filen og følg instruktionerne. 4. Efter endt installation, vil du se en ny 3Switch menu i værktøjslinjen. 5. Start Outlook op igen N.B! Hvis du ikke kan finde 3Switch menuen i Outlook, kan du eventuelt prøve at genstarte Outlook eller højreklikke ke på værktøjslinjen, hvor du vælger WPBX. B. Konfiguration af Outlook plugin Du har nu installeret Outlook plugin et, og skal indtaste nogle få indstillinger Klik på knappen Flere i 3Switch menuen og vælg Indstillinger. Indtast 3Switch brugernavn og adgangskode Angiv hvor ofte du ønsker at synkronisere i Resync interval feltet. Standard er 300 sekunder, og svarer til hver 5 minut. N.B! Den maksimale værdi, man kan angive, er 86 400 sekund, hvilket svarer til 1 døgn. Klik på Gem. C. Outlook Synk aktivering i 3Switch Side 22 af 24

Så mangler du eller din 3Switch Administrator blot at aktivere Outlook synkronisering i 3Switch. 1. Åbn menuen Indstillinger og vælg Mine indstillinger efterfulgt af Mine oplysninger. 2. I den dialogboks, der åbnes, er Mine Oplysninger fanen valgt. Marker det du ønsker at synkronisere: 3. Klik på Gem. Private kontaktpersoner Private kontaktpersoner synkroniserer de kontaktpersoner du har lokalt under Kontakter i Outlook. Efter synkronisering kan kontakterne ne findes under Private kontakter i 3Switch programmet. Global adresseliste Global adresseliste synkroniserer kontakter fra Microsoft Exchange Globale adresseliste (GAL). Bemærk dog, at hvis jeres virksomhed er en del af en stor organisation i Danmark eller udlandet, kan det betyde at flere tusinde kontakter flyttes over i 3Switch, som kan bevirke, at 3Switch programmet bliver langsom at starte op. 3 anbefaler derfor at Global adresseliste ikke afkrydses. Efter synkronisering kan kontakterne ne findes under Private kontakter i 3Switch programmet. Kalender Din Outlook kalender synkroniseres med Outlook. Og status-opdateringer i 3Switch opdateres automatisk med de møder, du har lagt i din Outlook-kalender. kalender. Synkroniseringen går 1 uge frem i tiden, og man kan max have 35 kalender aftaler ad gangen i 3Switch. Når kalenderaftalen slutter, vil din status automatisk ændres tilbage til Tilgængelig. Den sidst brugte viderestilling illing du har angivet i forbindelse med et møde, vil automatisk blive anvendt på de efterfølgende Outlook kalenderaftaler i 3Switch. OBS, hvis Outlook afkrydsningsfelterne er grå, og ikke kan afkrydses, betyder det, at din virksomhed ikke abonnerer på 3Switch Outlook Synk kontakt din 3Switch Administrator. 3.3.3 Mobil omstilling af opkald Fra en 3mobil kan man altid omstille et aktivt kald, men måden det gøres på, er forskellig fra mobil til mobil. Nedenfor er fremgangsmåden for 3 forskellige typer af mobiltelefoner beskrevet: iphone Før du kan omstille kald, skal du oprette en Kontakt ved navn Omstilling med 4 som telefonnummer Med den nye kontakt, er din iphone parat til at omstille Besvar opkaldet Tryk på Tilføj person og ring op til personen, du vil omstille til Når forbindelsen er oprettet, skal du igen vælge Tilføj person Vælg kontakten Omstilling og tryk på 4 tallet. De to opkald bliver nu koblet sammen, og din telefon lægger automatisk på. Android Besvar opkaldet Side 23 af 24

Tryk på Menu knappen Tryk på Tilføj opkald og ring op til den person, du vil viderestille til Når du har vedkommende i røret, skal du trykke på tastatur ikonenet så tastaturet vises Tast 4 og tryk på det 4 tal som vises De to opkald bliver nu koblet sammen, og din telefon lægger automatisk på. Tastatur telefoner Besvar opkaldet Sæt personen op hold ved at trykke på den grønne tast (alternativt kan du trykke på Mere og vælge Parker ) Ring det nummer op du vil viderestille til Når forbindelsen er oprettet, skal du taste 4 og trykke på den grønne tast. De to opkald bliver nu koblet sammen, og din telefon lægger automatisk på 3.3.4 Tryk på 0 for at få fat i omstillingen Når brugeren indstiller sin 3Svar, kan han/hun bede dem, der ringer op, om at trykke på O for at blive omstillet til: Et andet nummer, f.eks. en kollega Omstillingen Funktionen kan slåes til og fra af brugeren. 3.3.5 Servicenummer (388) Du kan ved at ringe til 3Switch servicenummeret gøre følgende: Melde dig ind/ud af svargruppe Håndtere viderestillinger Logge ud af 3Switch Side 24 af 24